高校人事檔案信息的開發(fā)利用

高校人事檔案信息的開發(fā)利用摘要：高校人事檔案涉及各類人員，內(nèi)容信息復(fù)雜多樣。文章認(rèn)為高校人事檔案信息的開發(fā)利用應(yīng)以夯實(shí)檔案信息資源建設(shè)為前提，以完善制度建設(shè)為基礎(chǔ)，以強(qiáng)化創(chuàng)新管理工作為著力點(diǎn)，以構(gòu)建創(chuàng)新服務(wù)模式為途徑。

關(guān)鍵詞 ：高等院校人事檔案開發(fā)利用

高校人事檔案不僅包括高校各級(jí)黨、政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及其相關(guān)工作人員的檔案，還包括高校的教學(xué)、科研、教輔人員和其他服務(wù)（產(chǎn)業(yè)、后勤）人員的檔案，以及在冊學(xué)生的檔案等。這些檔案所蘊(yùn)藏的信息是高校重要的人才信息資源庫，不僅為高校發(fā)現(xiàn)人才、激活人才、選拔人才、培養(yǎng)人才提供依據(jù)，而且能為社會(huì)各界、企事業(yè)單位選人、用人提供可靠參考。但由于種種原因，多年來，高校人事檔案信息在實(shí)際工作中并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。由于人事檔案，從形成到當(dāng)事人逝世，要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)，是一個(gè)內(nèi)容較多、形成條件要求高、管理原則性較強(qiáng)的系統(tǒng)工程。因此，高校人事檔案信息的開發(fā)利用應(yīng)以加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)、夯實(shí)開發(fā)利用基礎(chǔ)為前提，以完善制度建設(shè)為基礎(chǔ)，以強(qiáng)化創(chuàng)新管理工作為著力點(diǎn)，以構(gòu)建創(chuàng)新服務(wù)模式為途徑。本文結(jié)合高校人事檔案信息開發(fā)利用中存在的問題，以及當(dāng)代的信息環(huán)境和技術(shù)條件，提出開發(fā)利用高校人事檔案信息的方法和途徑。

一、夯實(shí)開發(fā)利用基礎(chǔ)

首先，建立人事檔案收集制度，健全收集網(wǎng)絡(luò)。豐富、完整的人事檔案信息，是開發(fā)利用的基礎(chǔ)。因此，高校人事檔案管理部門應(yīng)結(jié)合高校實(shí)際，建立、健全適應(yīng)本單位的人事檔案信息的收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查和核對(duì)制度，以及檔案材料的遞交、索要、登記備案等相關(guān)規(guī)范。健全檔案信息收集網(wǎng)絡(luò)，確保每個(gè)部門有專人負(fù)責(zé)人事檔案信息的收集，并保證收集渠道暢通。在人事檔案收集工作中，根據(jù)具體的情況和環(huán)境，靈活采取經(jīng)常性收集與專題性收集結(jié)合、集中全面收集與重點(diǎn)收集結(jié)合、跟蹤收集與突擊收集相結(jié)合等方式，及時(shí)收集、收全各種類型（紙質(zhì)、數(shù)字、音頻、視頻、多媒體等）的檔案材料，確保人事檔案信息的完整性。

其次，突出高校特點(diǎn)，豐富人事檔案內(nèi)容。教師的人事檔案是高校人事檔案信息的主體，而教學(xué)和科研是教師的中心工作。因此，高校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，從豐富教師人事檔案內(nèi)容入手，通過多種渠道充分挖掘相關(guān)的人事檔案信息，全面收集反映教師在教學(xué)、科研及各項(xiàng)工作中的業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果、評(píng)定評(píng)價(jià)等，以及反映教師個(gè)人業(yè)績的考核、考察、專業(yè)培訓(xùn)、道德品質(zhì)、潛在能力、誠信情況等信息，豐富教師人事檔案信息。同時(shí)，及時(shí)做好相關(guān)人事檔案材料的鑒定、歸檔、編研等工作，建立優(yōu)秀人才的業(yè)績檔案、科研成果檔案、人才意向檔案等，并實(shí)行材料、信息動(dòng)態(tài)跟蹤，確保檔案信息的新穎性。

第三，認(rèn)真審查、鑒別，確保人事檔案信息準(zhǔn)確無誤。針對(duì)目前存在人事檔案注水的不良現(xiàn)象，高校人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)政策、法規(guī)，及時(shí)、認(rèn)真地對(duì)收集到的人事檔案的相關(guān)信息進(jìn)行審核、確認(rèn)；同時(shí)對(duì)新收集、歸檔的材料，按照相關(guān)的原則與規(guī)定認(rèn)真進(jìn)行鑒定和甄別，充分提高人事檔案信息的質(zhì)量。另外，通過法規(guī)手段，明確界定各部門對(duì)檔案鑒定的處理權(quán)，對(duì)不在歸檔范圍內(nèi)的檔案材料，要本著取之有據(jù)、棄之有理的原則，及時(shí)、妥善處理，確保人事檔案信息真實(shí)、全面，使其真正成為培養(yǎng)、選拔干部和招聘、使用人才的重要依據(jù)。在引進(jìn)人才時(shí)，把調(diào)入人事檔案作為引進(jìn)人才的一項(xiàng)重要條件，檔隨人走，避免“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生，

二、創(chuàng)新管理體制

首先，改革高校人事檔案條塊分割、各自為政、多頭管理的工作機(jī)制，整合資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案一體化管理。將高校分頭形成的人事檔案，如教學(xué)、科研、個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的檔案，納入高校檔案館（室）統(tǒng)一集中管理，以杜絕多頭管理、職責(zé)不清的現(xiàn)象。這樣，不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和開展檔案評(píng)估目標(biāo)管理，便于隊(duì)伍建設(shè)和穩(wěn)定，使檔案工作人員集中精力做好檔案工作；而且有利于在“大人事檔案”的理念下，建立統(tǒng)一的硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享和人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，使高校的人事檔案信息完整化、系統(tǒng)化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用。

其次，健全、完善高校人事檔案工作制度。在收集、歸檔、整理、借閱、利用等方面建立嚴(yán)密的檔案管理制度體系，制定高校人事檔案工作的長期發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制，如《人事檔案信息收集制度》、《人事檔案繳送制度》、《人事檔案鑒別、核對(duì)、歸檔規(guī)范》、《人事檔案保管、保密制度》、《人事檔案查、借（閱）制度》、《人事檔案的現(xiàn)代化管理工作條例》、《人事檔案信息的錄入及維護(hù)制度》等規(guī)章制度。使人事檔案工作有章可循、有法可依，從而減少日常工作中的主觀性和隨意性，提高高校人事檔案信息的質(zhì)量。

第三，加強(qiáng)信息化建設(shè)。在當(dāng)今的信息時(shí)代，隨著信息載體多樣化，以及信息傳播、交流速度加快，個(gè)人檔案信息的種類、數(shù)量不斷增加，特別是很多檔案信息都以數(shù)字信息形式存在，這就要求必須利用信息技術(shù)，加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)。如針對(duì)不同性質(zhì)的檔案，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫（如工資數(shù)據(jù)庫、職工基本情況數(shù)據(jù)庫、教學(xué)業(yè)績數(shù)據(jù)庫、科研成果數(shù)據(jù)庫等等），并把不同的數(shù)據(jù)庫，通過一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)提供檢索、瀏覽（或下載），提高管理和利用的效率和質(zhì)量。同時(shí)，利用信息技術(shù)把不同類型的人事檔案信息整合起來，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理，為個(gè)人政績、業(yè)績的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，并依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)各部門之間的人事檔案信息資源的共建共享。

三、創(chuàng)建開發(fā)利用新模式

高校人事檔案信息的開發(fā)利用模式對(duì)開發(fā)利用的效果有直接的影響。筆者認(rèn)為，高校人事檔案信息的開發(fā)利用應(yīng)該以人為本，以需求為驅(qū)動(dòng)，在挖掘傳統(tǒng)模式潛力的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建高校人事檔案開發(fā)利用新模式，提高開發(fā)利用的效率與效果。

首先，以人為本，開展個(gè)性化服務(wù)。由于人事檔案的部分信息涉及個(gè)人隱私或者保密制度，因此，人事檔案信息往往是普通人望而卻步的一種信息資源。要提高高校人事檔案信息的利用率，就必須以人為本，針對(duì)不同的用戶和不同的檔案信息，開展個(gè)性化的服務(wù)策略：一是按照密級(jí)進(jìn)行管理的人事檔案，要及時(shí)調(diào)整人事檔案的保密范圍，適時(shí)做好解密鑒定和密級(jí)變更工作，使有需要的用戶能盡快利用到所需的信息；二是對(duì)需要查閱密件的用戶，應(yīng)根據(jù)相關(guān)制度，盡快做好用戶身份、意圖等方面的審查、登記，確保用戶快、準(zhǔn)利用到所需要的信息；三是對(duì)密件的提供利用進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，與人事檔案的形成單位和查閱單位建立常態(tài)的聯(lián)系機(jī)制，不斷了解、掌握并反饋密件的開發(fā)利用情況，保證檔案信息的順、暢流通；四是建立密件借閱室，對(duì)保密性強(qiáng)的人事檔案必須限制利用者在密件室查閱，與普通閱覽室隔離，既讓利用者查閱了所需要的人事檔案，又最大限度地防止了泄密。

其次，以需求為驅(qū)動(dòng)，做好高校人事檔案信息的編研工作。檔案編研工作是開發(fā)利用檔案信息的一種傳統(tǒng)模式，是高校人事檔案管理部門主動(dòng)為用戶提供人事檔案信息的有效手段。檔案信息的收集、鑒定、整理、編目、歸檔、保管等等，僅僅是檔案工作的基礎(chǔ)，而根據(jù)用戶的需求，對(duì)檔案信息的編研與開發(fā)，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的社會(huì)價(jià)值。在人事檔案的編研過程中，要以用戶的需求為驅(qū)動(dòng)，有的放矢，突出重點(diǎn)，在確保信息精、準(zhǔn)的同時(shí)，以點(diǎn)帶面，不斷拓寬編研范圍，保證編研的信息全面、系統(tǒng)。同時(shí)要根據(jù)用戶可能的信息需求，編制形成便于檢索、閱讀或下載的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。如《××(單位)各學(xué)科人才資源庫》、《××(單位)教學(xué)成果及分布》、《××(單位)科技成果匯編》、《××(單位)各部門歷任領(lǐng)導(dǎo)》、《××專業(yè)學(xué)術(shù)梯隊(duì)一覽表》等等，把那些零碎的存在于個(gè)人檔案中的靜態(tài)信息編制成系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的、可檢索的信息，為干部任免、職稱評(píng)聘、評(píng)先推優(yōu)、人力資源配置、學(xué)科發(fā)展、專業(yè)設(shè)置，以及選用人才，等等，提供詳實(shí)可靠的信息。

第三，充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各高校人事檔案信息的共享。由教育部組織領(lǐng)導(dǎo)，采取行政手段，要求各高校做好收集、整理、編研高校人事檔案信息，特別是優(yōu)秀人才的教學(xué)業(yè)績、科研成果、專業(yè)特長等方面的精品人事檔案信息，按高標(biāo)準(zhǔn)建好相關(guān)的數(shù)據(jù)庫和利用平臺(tái)，或直接利用云計(jì)算的功能，把各高校建好的、不涉及個(gè)人隱私和保密性的精品人事檔案信息數(shù)據(jù)庫上傳到云端，統(tǒng)一進(jìn)行管理與維護(hù)，通過統(tǒng)一的共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息在各高校之間的共建共享，提高人事檔案信息的利用率。

總之，高校人事檔案既是高校，也是社會(huì)各界重要的人力信息資源，而開發(fā)利用是高校人事檔案生命力的具體體現(xiàn)，是高校人事檔案管理的最終歸宿。高校人事檔案的管理者必須不斷提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，健全人事檔案管理制度，構(gòu)建高校人事檔案信息一體化管理模式，開拓創(chuàng)新，多途徑、多渠道地開發(fā)人事檔案信息資源，滿足高校、社會(huì)對(duì)人才信息的需求，使高校的人事檔案信息資源，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的效益和財(cái)富。

參考文獻(xiàn)

[1]趙金波.普通本科院校人事檔案信息資源開發(fā)利用之我見[J].廣西師范學(xué)院學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2024,30(2