小型會議室管理制度

小型會議室管理制度小型會議室管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保會議的效率與效果，規(guī)范會議室的管理和使用，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部小型會議室的預定、使用、管理及維護。

第三條會議原則

1.會議應遵循高效、務實、節(jié)儉的原則。

2.鼓勵召開必要性高、議程明確、參與人員精簡的會議。

3.會議應注重實際效果，減少形式主義。

第四條會議類型

1.例會：定期召開的會議，如周例會、月例會等。

2.專題會：針對特定議題召開的會議。

3.緊急會：突發(fā)情況下臨時召集的會議。

第五條會議組織

1.會議主持人：負責主持會議，確保會議議程順利進行。

2.會議記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要。

3.會議參與者：按時參加會議，積極參與討論，并提出建設性意見。

第六條會議時間

1.會議時間應提前通知，確保與會人員有足夠的時間準備。

2.會議時間應根據(jù)實際情況合理控制，避免影響正常工作。

第七條會議地點

1.會議地點應根據(jù)會議類型、參與人數(shù)等因素合理選擇。

2.會議地點應保持安靜、整潔，確保會議效果。

第八條會議通知

1.會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員等信息。

2.會議通知應提前發(fā)送，確保與會人員收到并及時回復。

第九條會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應保持手機靜音，避免影響會議進程。

3.會議期間，與會人員應遵守秩序，不得隨意離場或打斷他人發(fā)言。

第十條本制度的解釋權歸公司行政管理部門所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議預約

1.預約流程：會議發(fā)起人需提前向行政管理部門提交會議申請，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程等。

2.預約確認：行政管理部門收到會議申請后，應在1個工作日內(nèi)進行審核，確認會議室是否可用，并通知會議發(fā)起人。

3.會議室分配：行政管理部門根據(jù)會議需求、參與人數(shù)等因素，合理分配會議室。

二、會議準備

1.會議資料：會議主持人需提前準備會議相關資料，并在會議前至少1天發(fā)送給與會人員。

2.會議設備：會議主持人應提前檢查會議室內(nèi)的設備設施是否正常，如投影儀、音響、白板等。

3.會議場地布置：根據(jù)會議需求，提前安排會議室座位、擺放名牌、調(diào)試設備等。

三、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前5分鐘完成簽到，會議記錄人負責記錄簽到情況。

2.會議開始：會議主持人宣布會議開始，并介紹會議議程、參會人員。

3.會議議程：會議主持人按照預定議程逐項進行討論，確保會議內(nèi)容全面、深入。

4.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議內(nèi)容，特別是重要決策、結(jié)論、待辦事項等。

四、會議決策

1.決策原則：會議決策應遵循民主、集中、效率的原則。

2.表決程序：涉及表決事項，應按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進行表決。

3.決策記錄：會議主持人需明確記錄決策結(jié)果，并對異議進行說明。

五、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議接近尾聲時，會議主持人應對本次會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)重點事項。

2.待辦事項分配：會議主持人需明確指出會議中提出的待辦事項，并將任務分配給相關人員。

3.會議結(jié)束：會議主持人宣布會議結(jié)束，與會人員有序離場。

六、會議反饋

1.會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人應在1個工作日內(nèi)整理會議紀要，并發(fā)送給會議主持人審核。

2.會議紀要確認：會議主持人審核會議紀要后，應及時將紀要發(fā)送給所有與會人員。

3.會議效果評價：行政管理部門可定期收集與會人員對會議效果的反饋，以持續(xù)改進會議流程。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.紀要內(nèi)容：會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、待辦事項等。

2.紀要格式：會議紀要應采用統(tǒng)一的格式，條理清晰，便于閱讀。

3.紀要發(fā)布：會議紀要經(jīng)會議主持人審核通過后，應及時通過郵件、企業(yè)通訊工具等方式發(fā)送給所有與會人員。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.待辦事項分解：會議紀要中明確的待辦事項應分解為具體的任務，明確責任人、完成時間等。

2.任務跟蹤：行政管理部門應設立專人負責跟蹤會議紀要中的待辦事項，定期提醒責任人按計劃推進。

3.責任人反饋：責任人需在規(guī)定時間內(nèi)完成待辦事項，并及時向行政管理部門反饋完成情況。

三、會議紀要的督辦與評估

1.督辦機制：行政管理部門應建立會議紀要督辦機制，對未按期完成的待辦事項進行跟進，督促責任人盡快完成。

2.評估與反饋：行政管理部門定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為后續(xù)會議提供改進建議。

3.持續(xù)改進：根據(jù)會議紀要執(zhí)行過程中的問題，及時調(diào)整會議流程、管理措施等，提高會議效果。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.歸檔：會議紀要應按照一定的分類標準進行歸檔，便于后續(xù)查閱。

2.查閱權限：會議紀要的查閱權限應適當控制，確保公司內(nèi)部信息安全性。

3.保密要求：會議紀要中涉及敏感信息的內(nèi)容，應嚴格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行。

五、會議紀要的利用與分享

1.經(jīng)驗分享：會議紀要中總結(jié)的經(jīng)驗教訓，可通過內(nèi)部培訓、分享會等形式向公司其他人員傳播。

2.知識沉淀：會議紀要中涉及的業(yè)務知識、決策方法等，可整理成知識文檔，為公司內(nèi)部知識庫貢獻力量。

3.優(yōu)化決策：通過對會議紀要的分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持，提高決策效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂管理

1.預訂方式：公司提供在線預訂系統(tǒng)，便于員工實時查看會議室使用情況并進行預訂。

2.預訂原則：會議室預訂遵循“先到先得”的原則，同時考慮會議的重要性和緊急程度。

3.預訂審核：行政管理部門負責審核預訂請求，確保會議室合理分配，避免資源浪費。

二、會議室使用規(guī)范

1.使用時間：會議開始前，與會人員應提前進入會議室做好準備；會議結(jié)束后，及時離開，確保會議室按時歸還。

2.使用要求：會議期間，應保持室內(nèi)整潔，不得損壞設備設施，不得在室內(nèi)吸煙或進食。

3.設備使用：使用會議室內(nèi)的設備時，應遵循操作規(guī)范，確保設備安全。

三、會議室設備管理

1.設備檢查：行政管理部門定期檢查會議室內(nèi)的設備設施，確保其正常運行。

2.故障報修：發(fā)現(xiàn)設備故障時，應及時報修，并告知行政管理部門。

3.設備更新：根據(jù)會議需求和技術發(fā)展，適時更新會議室設備，提高會議效率。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.清潔衛(wèi)生：定期對會議室進行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.綠植布置：會議室可適當擺放綠植，增加室內(nèi)氧氣含量，提高會議舒適度。

3.空氣流通：確保會議室空氣流通，必要時開啟空調(diào)或新風系統(tǒng)，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量。

五、會議室安全管理

1.安全檢查：會議前，檢查會議室內(nèi)的消防設施、安全通道等，確保安全無隱患。

2.保密要求：會議涉及敏感信息時，應采取措施確保信息保密，如使用保密會議室、簽署保密協(xié)議等。

3.緊急處理：遇緊急情況，如火災、地震等，與會人員應立即按照公司應急預案進行疏散。

六、會議室資源優(yōu)化

1.資源調(diào)配：行政管理部門根據(jù)會議室使用情況，合理調(diào)配資源，提高使用效率。

2.使用監(jiān)控：通過技術手段監(jiān)控會議室使用情況，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.持續(xù)