村會(huì)計(jì)組會(huì)計(jì)檔案管理講義：村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)講義

村集體經(jīng)濟(jì)組織

會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)

第一部分教學(xué)組織

一、學(xué)習(xí)目的

村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案，是指村集體經(jīng)濟(jì)組織在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,

記錄和反映村集體經(jīng)濟(jì)組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資

料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案，完整地記錄了村集體經(jīng)濟(jì)組織歷年來發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，

是村集體經(jīng)濟(jì)組織資金運(yùn)作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要證明材料，具有查證、反映、監(jiān)督、史料記

載等重要作用。

管理村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案，國(guó)家有專門的技術(shù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

《會(huì)計(jì)法》第二十三條規(guī)定：各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資

料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部

門制定。自2016年1月1日起，單位（國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織）

施行《中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)一一會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

但是現(xiàn)實(shí)工作中，村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案管理存在諸多問題，常見的問題有：

⑴會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。有的村集體經(jīng)濟(jì)組織重資金管理，輕會(huì)計(jì)檔案管理，和健全

會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，使村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案管理工作

無(wú)章可循。

⑵會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂不規(guī)范或根本就不裝訂。有的村集體經(jīng)濟(jì)組織裝訂會(huì)計(jì)檔案粗

造，不整齊、不均勻：或裝訂過界，甚至將摘要都?jí)哼M(jìn)去；有的裝訂松散不結(jié)實(shí)，粘貼不牢固,

隨時(shí)都有掉頁(yè)的可能；有的村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案根本就不進(jìn)行裝訂，如，包包賬。

⑶會(huì)計(jì)檔案存放不當(dāng)、保管不善。有的村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案隨意堆放，或亂堆亂放，

甚至沒有專門的會(huì)計(jì)檔案管理櫥柜，隨意堆放在麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉(cāng)庫(kù)等,

以至于使會(huì)計(jì)檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠啃、蟲蛀，降低了會(huì)計(jì)檔案的壽命，達(dá)不到規(guī)定的會(huì)

計(jì)檔案保管期限。有的村集體經(jīng)濟(jì)組織也沒有指定專人管理會(huì)計(jì)檔案。

⑷會(huì)計(jì)檔案利用、移交、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)辦理手續(xù)不嚴(yán)密等等。

同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，村集體經(jīng)濟(jì)組織管理會(huì)計(jì)檔案的方式將會(huì)發(fā)生變化，由管理紙

質(zhì)會(huì)計(jì)檔案將逐步過渡到管理電子會(huì)計(jì)檔案。

為規(guī)范村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案的管理工作，提高村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理

水平，我們開發(fā)了《村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)》課程，希望廣大學(xué)員通過本課程的學(xué)

習(xí)，既要掌握紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理技能，也要熟悉電子會(huì)計(jì)檔案的管理技能，以及熟悉利用計(jì)

算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案，并能實(shí)現(xiàn)電子憑證的在線傳遞和線上應(yīng)用等，

與時(shí)俱進(jìn)地夯實(shí)村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案管理工作。

二、教學(xué)目標(biāo)

（-）知識(shí)目標(biāo)

1、了解新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的背景、過程、目的、法律依據(jù)，以及重大意義；

2、了解新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用范圍、施行時(shí)間；

3、重點(diǎn)掌握新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的要求。

（-）技能目標(biāo)

掌握新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的管理要求與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；會(huì)應(yīng)用新的《會(huì)計(jì)檔案管理

辦法》規(guī)定的管理要求與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案，實(shí)際工作中做到：

1、規(guī)范地收集、整理村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案；

2、規(guī)范地保管村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案；

3、規(guī)范地利用村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案：

4、規(guī)范地移交村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案；

3、規(guī)范地鑒定、銷毀村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案。

三、教學(xué)分析與準(zhǔn)備

1、教學(xué)重點(diǎn)、難點(diǎn)：村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、利用、移交、銷毀

2、教學(xué)策略：情景創(chuàng)設(shè)、項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)、操作示范、案例分析、實(shí)物展示等直觀教學(xué)。

3、教學(xué)安排：4課時(shí)。

4、教學(xué)環(huán)境：多媒體電教室。

5、教學(xué)用品：鋼筆，藍(lán)黑墨水，剪刀，鐵錐、裝訂機(jī)（手動(dòng)和自動(dòng)各一臺(tái)）或熱熔裝訂機(jī)，

手工捆扎的棉線、鐵夾、膠水，憑證封面、封底、包角紙，報(bào)表封面、封底，本年度所有會(huì)計(jì)

資料，會(huì)計(jì)檔案盒、會(huì)計(jì)檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)等。

四、教學(xué)內(nèi)容

本課程從理論和實(shí)務(wù)兩方面豐富翔實(shí)地講解村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理的政策要求、技

術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及實(shí)際工作中的具體操作.

項(xiàng)目一新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》解讀

項(xiàng)目二村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)操作

第二部分教學(xué)過程

項(xiàng)目一新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》解讀

任務(wù)一認(rèn)識(shí)新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的背景和過程

(-)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的背景

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、

承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)無(wú)法較好

地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要。

1、隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)

表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。

2、隨著我國(guó)會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國(guó)家檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制定或修訂，原《管

理辦法》的有關(guān)表述已不再適用，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定需要相應(yīng)

予以調(diào)整或完善。

(-)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的過程

1、2012年開始試點(diǎn)工作；

2、2013年?2014年綜合試點(diǎn)工作；

3、2014年12月、2015年5月兩次公開征求意見形成了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法(修訂草案)》；

4、2015年9月集中研究討論；

5、2015年12月11日公布；

6、2016年1月1日起施行。

二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂目的及法律依據(jù)

(一)修訂目的

為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案.

(-)法律依據(jù)

根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)制定。

(具體見新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第一條)

三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重大意義

1、有利于推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展

2、有利于促進(jìn)形成綠色、低碳的發(fā)展方式

3、有利于推進(jìn)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化

（具體見財(cái)政部、國(guó)家檔案局有關(guān)負(fù)責(zé)人就《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂答記者問）

任務(wù)二新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》解讀

一、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的適用范圍

1、國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織適用。

2、單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料不適用。

3、不具備條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶參照本辦法執(zhí)行。

4、各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局及檔案局、國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)

主管部門、國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國(guó)人民解放軍總后勤部可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦

法。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二條、第二十八條、第二十九條、第三十條）

所以，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用于村集體經(jīng)濟(jì)組織，實(shí)際工作中村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)

計(jì)檔案管理工作，應(yīng)執(zhí)行新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)范要求與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

二、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的施行時(shí)間

本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)

政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字（1998）32號(hào)）同時(shí)廢止。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三十一條）

三、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的主要內(nèi)容

（一）會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍

會(huì)計(jì)檔案，是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事

項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸

和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第三條）

（-）會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)

財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)

全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，

并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條）

（三）建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、制定會(huì)計(jì)檔案管理制度

單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定

銷毀等管理制度。

2、采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施

單位應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。比如:

防蟲蛀；防潮；防水災(zāi)、火災(zāi)；防盜；保密等等。

3、會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)

單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)管理本單位

的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條）

（四）做好會(huì)計(jì)檔案歸檔工作

下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

⑴會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

⑵會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

⑶）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；

⑷其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交

清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)

計(jì)資料

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條）

（五）利用信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案

單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第七條）

（六）做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作

1、單位內(nèi)部形成的電子會(huì)計(jì)檔案

同時(shí)滿足下列條件的，村集體經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)檔案可僅以電

子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

⑴形成的電子會(huì)計(jì)檔案來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

⑵使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)檔案，能夠輸出符合國(guó)

家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批

等必要的審簽程序；

⑶使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)

期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

⑷采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

⑸建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

⑹形成的電子會(huì)計(jì)檔案不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

2、單位外部形成的電子會(huì)計(jì)檔案

⑺滿足新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)檔案附有符

合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)

計(jì)檔案。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條、第九條）

以上七項(xiàng)要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電

子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。

單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位

外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。

（七）做好會(huì)計(jì)檔案的整理立卷工作

單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要

求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條）

（八）做好會(huì)計(jì)檔案的保管工作

⑴單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，

再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

⑵單位的會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保

管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十一條）

（九）做好會(huì)計(jì)檔案的移交工作

1、單位內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案移交

⑴單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔

案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

⑵紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及

其元數(shù)據(jù)一并移交，而且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔

案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

⑶單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用

性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條）

2、單位之間會(huì)計(jì)檔案移交

⑴單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

⑵移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、

冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

⑶交接會(huì)計(jì)檔案，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方

的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上

簽名或蓋章。

⑷電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一

并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢，確保所接收電子

會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十四條）

（十）做好會(huì)計(jì)檔案的利用工作

1、單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登

記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

2、單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，

應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

3、會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,

并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十三條）

（十一）熟悉會(huì)計(jì)檔案的保管期限

1、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。

2、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

3、各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管

期限為最低保管期限。

4、單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案

的保管期限辦理。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十四條、第十五條）

（十二）掌握會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序

1、單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒

定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔

案，可以銷毀。

2、會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)

構(gòu)或人員共同進(jìn)行.

3、經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

⑴單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、

起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

⑵單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)

管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

⑶單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷

人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,

應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)

管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十六條、第十七條、第十八條）

（十三）特殊情況下的會(huì)計(jì)檔案管理

1、不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案管理

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)

計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)

檔案保管清冊(cè)中列明。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十九條）

2、單位終止后會(huì)計(jì)檔案的管理

單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)

計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十條）

3、單位分立后的會(huì)計(jì)檔案管理

⑴單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查

閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

⑵單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔

案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

⑶單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并

按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

⑷單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可

以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單

獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十一條）

4、單位合并后的會(huì)計(jì)檔案管理

單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后

的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十二條）

5、項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案管理

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理

竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十三條）

6、會(huì)計(jì)檔案出境的管理

單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)

行。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十五條）

7、委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的會(huì)計(jì)檔案管理

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求

及相應(yīng)責(zé)任。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十六條）

（十四）違反《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》處罰

違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中

華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

（見新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十七條）

項(xiàng)目一教學(xué)內(nèi)容總結(jié)

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》共31條，與原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相比，主要作了以下調(diào)整：

完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍；增加并明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求；完善了會(huì)計(jì)檔案的銷

毀程序；明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求；調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，并延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔

案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有利于推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展；有利于促進(jìn)形成綠色、低碳

的發(fā)展方式；有利于推進(jìn)國(guó)家治理能力現(xiàn)代化。因此，村集體經(jīng)濟(jì)組織的有關(guān)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)

構(gòu)及會(huì)計(jì)人員、會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)及會(huì)計(jì)檔案管理工作人員必須準(zhǔn)確理解和把握新《會(huì)計(jì)檔案

管理辦法》的內(nèi)容與要求，對(duì)村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)檔案實(shí)行精細(xì)化管理，在加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)的紙

質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理中，還要利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息管理技術(shù)對(duì)村集體經(jīng)濟(jì)組織的電

子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化管理，提高村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化管理水平。

項(xiàng)目二村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)操作

特別說明：本課程所講的“會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)務(wù)操作”內(nèi)容僅適用于承擔(dān)村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)

計(jì)工作的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所從事的會(huì)計(jì)檔案整理立卷工作。

任務(wù)一認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的法律依據(jù)

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理，我國(guó)制定了一系列法律法規(guī)，比如：

1、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第二十三條規(guī)定,各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)

報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷毀辦法，由國(guó)務(wù)院財(cái)

政部門會(huì)同有關(guān)部門制定。

2、財(cái)政部、國(guó)家檔案管理局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條的規(guī)定，：?jiǎn)挝坏臅?huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)

計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔

的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

3、財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，記賬憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類

和編號(hào)順序進(jìn)行保管，不得散亂或丟失。

4、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002）

5、《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（2015年修正）

6、《電子檔案移交與接收辦法》（國(guó)家檔案局檔發(fā)[2012]7號(hào)2012年8月29日印發(fā)）

7、《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》

⑴DA/T46—2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》

⑵DA/T47-2009《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》

⑶DA/T48—2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》

任務(wù)二認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案整理立卷的基本要求

會(huì)計(jì)檔案整理立卷，是指將村集體經(jīng)濟(jì)組織處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)檔案，

進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

凡是村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映村集體經(jīng)濟(jì)組織經(jīng)濟(jì)業(yè)

務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、

傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案，在辦理完畢后均須整理保存。

會(huì)計(jì)年度終了后，村集體經(jīng)濟(jì)組織應(yīng)遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按會(huì)計(jì)檔案的關(guān)聯(lián)

性，進(jìn)行整理立卷，一般應(yīng)作到“三統(tǒng)一”，即統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案形成、統(tǒng)一管理要求，

并分門別類按各卷順序編號(hào)。

⑴統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)：一般分為“會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類、其他會(huì)計(jì)資料”

四類。

⑵統(tǒng)一檔案形成：會(huì)計(jì)檔案案冊(cè)封面、卡夾、存放柜和存放序列等統(tǒng)一。

⑶統(tǒng)一管理要求：建立村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案簿、會(huì)計(jì)檔案目錄；會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。

任務(wù)三紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案整理立卷實(shí)務(wù)操作

一、紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的整理立卷

任務(wù)：對(duì)某村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理立卷。

目的：能正確規(guī)范地對(duì)某村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理立卷。

(-)認(rèn)識(shí)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證整理立卷的基本要求

正確規(guī)范地對(duì)村集體經(jīng)濟(jì)組織的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理立卷，是會(huì)計(jì)人員或會(huì)計(jì)檔案管理

人員必備的操作技能。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的整理立卷工作，是指會(huì)計(jì)人員或會(huì)計(jì)檔案管理人員定期將零散的紙質(zhì)會(huì)計(jì)

憑證，按照記賬憑證編號(hào)順序進(jìn)行科學(xué)的分類、組合、立卷，外加會(huì)計(jì)憑證封面、封底，裝訂

及包裝成冊(cè)過程。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂完成后，應(yīng)在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證封面的裝訂線上加貼封簽；寫明會(huì)計(jì)憑證所

屬的單位名稱、使用的年月、記賬憑證的種類和起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及會(huì)計(jì)憑證的張數(shù)等,

并在已裝訂完成的會(huì)計(jì)憑證封簽處加蓋會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的騎縫圖章等等。

正確規(guī)范地對(duì)村集體經(jīng)濟(jì)組織的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理立卷，也是村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔

案管理質(zhì)量的得以提高的基礎(chǔ)與保障。收集、折疊、粘貼、排序和裝訂紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證等，每一

道工序都要求耐心細(xì)致地操作，切忌因整理立卷過程中的粗心大意，導(dǎo)致紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的散失、

損壞，使村集體經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理工作陷入被動(dòng)。所以，對(duì)村集體經(jīng)濟(jì)組織的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑

證正確規(guī)范地整理立卷一般有以下基本要求：

1、整理立卷的時(shí)間要求

村集體經(jīng)濟(jì)組織每月結(jié)賬完成后，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)及時(shí)整理立卷，一般來講，每月至少

應(yīng)進(jìn)行一次，并按月歸檔。

2、整理立卷的范圍要求

村集體經(jīng)濟(jì)組織必須對(duì)原始憑證、記賬憑證、科目匯總表、銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)

節(jié)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理立卷?？颇繀R總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi)，

作為科目匯總表的附件。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的村集體經(jīng)濟(jì)組織，還應(yīng)將轉(zhuǎn)賬憑證清單等裝訂在內(nèi)。

3、整理立卷的裝訂工具及材料要求

⑴裝訂紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的專用封皮

所有的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證都要加具封皮（包括封面和封底），封皮規(guī)格要與記賬憑證的大小相匹

配，或略大于所附的記賬憑證；封面材質(zhì)應(yīng)為結(jié)實(shí)、耐磨、韌性較強(qiáng)的120g以上牛皮紙，如圖

1所示。

itif憑KH而

圖1紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂專用的封皮

⑵紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂專用的包角紙

專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙也稱護(hù)角紙，其材質(zhì)質(zhì)量與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的封面相同，如圖2

所示。

圖2紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂專用的包角紙

⑶存放紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的專用檔案盒

存放紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的專用檔案盒其規(guī)格大小要與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂封面的大小相匹配，如

圖3所示。

七?ft4

圖3存放紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的專用檔案盒

⑷紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證專用的夾芯紙板

業(yè)務(wù)較多，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證厚薄不均勻時(shí)，可用夾塞紙板在裝訂處夾塞，以使紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證

厚度左右持平，避免右邊翻翹，美觀整齊。遵循節(jié)約和環(huán)保的原則，實(shí)際工作中夾塞紙板可剪

裁常見的廢棄包裝紙箱。

⑸紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證專用的裝訂線和針

如使用手動(dòng)裝訂機(jī)或半自動(dòng)裝訂機(jī)，應(yīng)使用棉線作為裝訂線。棉線彈性較好，便于裝訂時(shí)

拉緊，但使用棉線裝訂，還要使用專用的財(cái)務(wù)裝訂針，見圖4所示。如使用的是智能型全自動(dòng)

裝訂機(jī)，使用尼龍管加熱高溫鉀釘，見圖5所示。

圖4裝訂紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證使用的棉線和針

圖5裝訂紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證使用的尼龍管鉀釘

⑹紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證專用的膠水

用于粘貼紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙的膠水，最好選擇專用的護(hù)角紙膠水或檔案專用膠水，要無(wú)

毒、無(wú)臭、無(wú)腐蝕；粘合牢固、干燥迅速；耐高溫、耐潮濕、耐霉變等。

⑺紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證專用的裝訂機(jī)

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證專用的裝訂機(jī)有手動(dòng)型、半自動(dòng)型、全自動(dòng)型、智能型等。

①手動(dòng)型裝訂機(jī)，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證手動(dòng)打孔，手動(dòng)穿線扎牢；

②半自動(dòng)裝訂機(jī)，對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)打孔，但需要手動(dòng)穿線扎牢；

③全自動(dòng)裝訂機(jī)，既可對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)打孔，也可自動(dòng)穿線扎牢，只需手工打結(jié)；

④智能型裝訂機(jī)，不需要使用裝訂線裝訂，采用尼龍管加熱高溫卸釘，只需要按一下啟動(dòng)

鍵，鉆孔、送管、切管、裝管、定位、壓釧等裝訂工作全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，可輕松完成紙質(zhì)會(huì)計(jì)

憑證的裝訂工作，是目前我國(guó)廣大財(cái)會(huì)人員所喜愛的一種智能型裝訂機(jī)。

⑻其他用品

裁紙刀、鉛筆、直尺、大號(hào)長(zhǎng)尾夾或鐵夾、剪刀、數(shù)字印章、專用的護(hù)角紙膠水或檔案專

用膠水等，如圖6所示。

圖6紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂用的其他用具

(-)認(rèn)識(shí)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的整理立卷工作

1、分類整理

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的分類整理，是指紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證如果采用“收、付、轉(zhuǎn)”專用記賬憑證，則

應(yīng)按“收、付、轉(zhuǎn)”專用記賬憑證分類整理，如果采用通用記賬憑證，不需要分類，但需要對(duì)

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理，具體地操作步驟如下：

第一步，摘除附在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證內(nèi)的大頭針、回形針等金屬物

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證不能使用易氧化、易銹蝕的金屬性釘書針固定，一般用大頭針、回形針別住

即可，為防止裝書釘、大頭針、回形針等金屬物日后銹蝕紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證，影響紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的

保管質(zhì)量，整理立卷紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證時(shí)，一定要將這些金屬物摘除干凈。

第二步，整理附在紙質(zhì)記賬憑證后面的原始憑證

由于實(shí)際工作中收到的紙質(zhì)原始憑證大小不一，為了紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證整齊美觀，也利于保

管和使用，應(yīng)依照“大折疊，小粘貼”的原則，按紙質(zhì)記賬憑證的尺寸大小對(duì)紙質(zhì)原始憑證進(jìn)

行修剪、折疊，甚至粘貼。實(shí)際工作中，對(duì)附在紙質(zhì)記賬憑證后面作為記賬依據(jù)的紙質(zhì)原始憑

證，視不同的情況進(jìn)行整理：

⑴修剪

①實(shí)際工作中，附在紙質(zhì)記賬憑證后面作為記賬依據(jù)的紙質(zhì)原始憑證，如果其尺寸(長(zhǎng)或

寬)超出紙質(zhì)記賬憑證或其封面，但超出部分即無(wú)文字、圖表等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容又不影響紙質(zhì)原始

憑證內(nèi)容的完整性，其多余部門可以按紙質(zhì)記賬憑證或其封面的大小規(guī)格進(jìn)行修剪。

②實(shí)際工作中，附在紙質(zhì)記賬憑證后面作為記賬依據(jù)的紙質(zhì)原始憑證，如果其尺寸（長(zhǎng)或

寬）小于紙質(zhì)記賬憑證或其封面，但其無(wú)文字、圖表等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容又不影響紙質(zhì)原始憑證內(nèi)容

完整性的多余部門也可以修剪掉。

圖7沿虛線將多余的無(wú)字部分剪掉圖8修剪后的原始憑證

廣東省三收入f子，票據(jù)

CH3069628S

開票R期82014年01月I8R

電腦編i號(hào)：409090207名稱：6-1-302

用水月份用水性他由用單價(jià)用水■成收力爵■

2013*l2fl-WmW*番茄f函S~*?OT?213

2013”12月病民用水位JRa03313

水收價(jià)題，青拾卷元除的儕分（丫】3.65而）

收第點(diǎn)?220收電,0602

開票單位（瑞順八

（機(jī)力禁燃.F"；無(wú)效）廣東符財(cái)政廳印制

圖9沿虛線將多余的無(wú)字部分剪掉

質(zhì)額」廣東省三收入「池子）票據(jù)

CH306962SS

開票R期，2014年01月18R

電腦?1號(hào)：409090207名稱，C1-I-302

用水月份用水料版物用單搟用水*應(yīng)收金東

一荀彈近百—'o~72—'g-

30I3*J2fl用足用水境收*0.3313

就

人

案收金戴，修拾經(jīng)元附加伍分（丫［3.65元）

收?點(diǎn)?220收費(fèi)?0602

開累單位G#的:

（機(jī)打鼾綱.I■瑪無(wú)效）廣東雀財(cái)政廳印制

圖10已修剪的原始憑證

⑵折疊

實(shí)際工作中，附在紙質(zhì)記賬憑證后面作為記賬依據(jù)的紙質(zhì)原始憑證，如果其尺寸（長(zhǎng)或?qū)挘?/p>

超出紙質(zhì)記賬憑證或其封面，但超出部分即有文字、圖表等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容就不能進(jìn)行修剪，而應(yīng)

采用折疊方法進(jìn)行整理，并應(yīng)從縱向或橫向進(jìn)行折疊，常見的折疊方法有：

①長(zhǎng)型紙質(zhì)原始憑證的折疊

首先，將紙質(zhì)原始憑證固定在紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證的左上角，按紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷

單或紙質(zhì)記賬憑證的面積尺寸，沿著紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單底邊線或紙質(zhì)記賬憑證的底邊線，將原始

憑證長(zhǎng)出部分先自左向右三角對(duì)折，再自下向上平行對(duì)折。對(duì)折時(shí)應(yīng)注意將紙質(zhì)原始憑證的左

上角或左側(cè)面空出，以便于裝訂后展開查閱，見圖11所示。

圖11將紙質(zhì)原始憑證長(zhǎng)出紙質(zhì)記賬憑證的部分進(jìn)行對(duì)折

其次，沿著紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單底邊線或紙質(zhì)記賬憑證的底邊線，將長(zhǎng)出的部分往里折攏，使

紙質(zhì)原始憑證上下長(zhǎng)度與紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單上下長(zhǎng)度或紙質(zhì)記賬憑證的上下長(zhǎng)度大小相當(dāng)，見圖

12所示。

圖12將長(zhǎng)出部分折攏，上下兩段長(zhǎng)短相當(dāng)

最后，如果折攏后的紙質(zhì)原始憑證還長(zhǎng)出費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證的上邊線，則其長(zhǎng)出

部分再沿著紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證的上邊線，往內(nèi)折攏，使折過后的紙質(zhì)原始憑證的

上下兩段的長(zhǎng)短與紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證一致，見圖13所示。

圖13折疊后的原始憑證面積與記賬憑證大小一致

②寬型紙質(zhì)原始憑證折疊

首先，將紙質(zhì)原始憑證固定在紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證的左上角，按紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷

單或紙質(zhì)記賬憑證的面積尺寸，沿著紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單底邊線或紙質(zhì)記賬憑證的底邊線，將原始

憑證長(zhǎng)出部分先自左向右三角對(duì)折，再自下向上平行對(duì)折。對(duì)折時(shí)應(yīng)注意將紙質(zhì)原始憑證的左

上角或左側(cè)面空出，以便于裝訂后展開查閱，見圖14所示。

圖14將紙質(zhì)原始憑證長(zhǎng)出紙質(zhì)記賬憑證的部分進(jìn)行對(duì)折

其次，將紙質(zhì)原始憑證挨齊紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證的右邊線，沿右邊線將寬出部

分往里對(duì)折，使紙質(zhì)原始憑證大小長(zhǎng)短、左右寬度均與紙質(zhì)費(fèi)用報(bào)銷單或紙質(zhì)記賬憑證保持一

致，見圖15所示。

什秋覽0L

圖15將原始憑證面積寬出部分對(duì)折，使其記賬憑證長(zhǎng)、寬一致

⑶粘貼

如果隨附在紙質(zhì)記賬憑證后面的紙質(zhì)原始憑證數(shù)量不多，且紙質(zhì)原始憑證的紙張面積與紙

質(zhì)記賬憑證或費(fèi)用報(bào)銷單大致相同，或者紙質(zhì)原始憑證的紙張面積略小于紙質(zhì)記賬憑證或費(fèi)用

報(bào)銷單大致相同，一般不要使用膠水粘貼（因?yàn)槟z水粘貼后，如遇水、遇潮、遇風(fēng)、甚至高溫

天氣等情況，容易導(dǎo)致紙質(zhì)原始憑證等發(fā)生霉變、結(jié)成板狀、散落等），而要采用回形針或大

頭針將紙質(zhì)原始憑證別住在紙質(zhì)記賬憑證后面，等到裝訂紙質(zhì)記賬憑證時(shí)，抽掉別住在紙質(zhì)記

賬憑證上的回形針或大頭針即可，見圖16所示。

圖16常見的原始憑證粘貼方法

⑴平鋪方式粘貼

如果隨附在紙質(zhì)記賬憑證后面的紙質(zhì)原始憑證面積太小，但數(shù)量也不多，無(wú)法直接將太小

的紙質(zhì)原始憑證用回形針或大頭針固定在紙質(zhì)記賬憑證后面，可以用小量膠水，按照原始憑證

的基本類型將原始憑證正面以“平鋪方式”，在“原始憑證粘貼紙”的粘貼區(qū)從左至右、由上

至下、不重疊、橫向整平均勻地粘貼，再用回形針或大頭針別在紙質(zhì)記賬憑證后面即可，見圖

17所示。

原始憑證粘貼完成后，要在“原始憑證粘貼紙”上注明紙質(zhì)原始憑證張數(shù)、金額合計(jì)、經(jīng)

辦人、證明人等內(nèi)容。

圖17平鋪方式粘貼

⑵層疊方式粘貼

如果隨附在紙質(zhì)記賬憑證后面的紙質(zhì)原始憑證面積太小，而數(shù)量又很多的情況下，無(wú)法直

接將眾多面積太小的紙質(zhì)原始憑證用回形針或大頭針一張張固定在紙質(zhì)記賬憑證后面，可以用

小量膠水，采用“層疊方式”，按一定的順序和類別將原始憑證涂抹粘貼在“原始憑證粘貼紙”

上，再用票夾夾緊在紙質(zhì)記賬憑證后面即可。

具體的粘貼過程如下：

首先，準(zhǔn)備空白的紙質(zhì)“原始憑證粘貼紙”，對(duì)各類紙質(zhì)的原始憑證小票先進(jìn)行分類整理，

長(zhǎng)短修剪，正面朝上排列。

其次，粘貼時(shí)將原始憑證按照先小后大、先短后長(zhǎng)，從下而上、從右向左的順序在空白的

紙質(zhì)“原始憑證粘貼紙”鋪平鋪滿，平整均勻地橫向粘貼，盡量將同類、同金額的單據(jù)粘在一

起，適當(dāng)重疊，但不能把原始憑證四角全部粘住，原始憑證粘貼后必須確保能清晰翻看到每張

原始憑證的具體內(nèi)容、金額和公章，見圖18所示。

原始憑證粘貼完成后，要在“原始憑證粘貼紙”上注明紙質(zhì)原始憑證張數(shù)、金額合計(jì)、經(jīng)

辦人、證明人等內(nèi)容。

圖18層疊方式粘貼

⑶魚鱗方式粘貼

對(duì)于取得票面規(guī)格較小的公交、地鐵、的士票等原始憑證，且一次性報(bào)銷原始憑證張數(shù)過

多時(shí)，可按照面值不同，采用“魚鱗方式”分行重疊粘貼?！棒~鱗式”粘貼原始憑證時(shí)不能把

原始憑證四角全部粘住，每行粘貼的原始憑證最好不要超過8張，粘貼后依然平整，且必須確

保檢查原始憑證時(shí),可以翻看到每張?jiān)紤{證的具體內(nèi)容、金額和公章。

要注意的是，將原始憑證整理齊后，將膠水涂抹在票據(jù)左側(cè)背面后，按原始憑證內(nèi)容、票

面金額、紙張的大小分類別依次從左向右，沿著“原始憑證粘貼紙”裝訂線內(nèi)側(cè)和粘貼紙的上

邊平整均勻地排開，橫向分行粘貼，不得以票貼票，不得集中在中間粘貼，不得將票據(jù)貼到粘

貼單外,見圖19所示。

原始憑證粘貼完成后，要在“原始憑證粘貼紙”上注明紙質(zhì)原始憑證張數(shù)、金額合計(jì)、經(jīng)

辦人、證明人等內(nèi)容。

J膠水\DDDDDDD'

涂抹處）_______________________________________________________________________

圖19魚鱗方式粘貼

（一溫馨提示，*）粘貼時(shí)的注意事項(xiàng)：

⑴為使紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證不蟲蛀，不霉變，便于查閱、復(fù)印，以及其他使用，粘貼宜用適量膠水,

以粘貼固定住為好，切勿使用雙面膠、漿糊、固體膠棒，更不要用訂書機(jī)用金屬物進(jìn)行裝訂。

⑵長(zhǎng)短不同的原始憑證一律橫貼；票面一律朝上，不得反面粘貼，不得將原始憑證倒置粘

貼；對(duì)于不容易粘牢的票據(jù)，如磁性火車票等，盡量靠近“原始憑證粘貼紙”左側(cè)粘貼

⑶對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證，如工資結(jié)算表、領(lǐng)料單等，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在封面

上注明原始憑證的張數(shù)、金額，所屬記賬憑證的日期、編號(hào)、種類。封面應(yīng)一式兩份，一份作

為原始憑證裝訂成冊(cè)的封面，封面上注明“附件”字樣；另一份附在紙質(zhì)記賬憑證的后面，同

時(shí)在紙質(zhì)記賬憑證上注明“附件另訂”，以備查考。

⑷各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄，單獨(dú)登

記保管，并在有關(guān)的紙質(zhì)記賬憑證和紙質(zhì)原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。

⑸粘貼后，原始憑證的具體內(nèi)容、金額、公章要能清楚地顯示出來，便于查閱和利用。

2、順序排列

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證在記賬、匯總、審核等傳遞過程中可能產(chǎn)生顛倒憑證號(hào)、缺失憑證等情況。

所以，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證在裝訂之前應(yīng)將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證按日期、字號(hào)順序排列齊全。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證順序排列，是指紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證要按每類紙質(zhì)記賬憑證的編號(hào)從小號(hào)到大號(hào)依

次歸集排列，不得跳號(hào)、重復(fù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證順序排列的次序，依次是：紙質(zhì)財(cái)務(wù)報(bào)表一紙質(zhì)銀行對(duì)賬單及銀行存款余額

調(diào)節(jié)表f紙質(zhì)試算平衡表一紙質(zhì)科目匯總表一紙質(zhì)記賬憑證。

⑴對(duì)于定期每隔幾天匯總一次的科目匯總表，則每一次的科目匯總表都應(yīng)排列在所匯總的

紙質(zhì)記賬憑證前面，這樣便于記賬人員、審核人員等校檢科目匯總表數(shù)據(jù)的正確性。

⑵如果采用“收、付、轉(zhuǎn)”專用記賬憑證，其通常的排列順序?yàn)椋菏湛顟{證（從小號(hào)到大

號(hào)依次排列）f付款憑證（從小號(hào)到大號(hào)依次排列）f轉(zhuǎn)賬憑證（從小號(hào)到大號(hào)排列）。

⑶如果采用通用記賬憑證，按紙質(zhì)記賬憑證的小號(hào)到大號(hào)依次排列即可.

（*~溫馨提示-*）順序排列時(shí)注意事項(xiàng)：

先整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因；再檢查原始憑證有

否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全等；紙質(zhì)記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)

務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的簽章是否齊全等。

通常，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證一個(gè)月編一次序號(hào)，如果紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證少，可以全年順序編號(hào)。

3、裝訂

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的裝訂，是指把定期整理完畢的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證，按照編號(hào)順序，外加封面、

封底，一札札裝訂成冊(cè)，并在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂線處加貼封簽。在裝訂好的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證封面

上，寫明會(huì)計(jì)憑證所屬單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及

記賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管等人員的騎縫圖章，從而

方便保管和利用。

（*.溫馨提示C*）順序排列時(shí)注意事項(xiàng)：

為使裝訂后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證結(jié)實(shí)牢固、整齊美觀，便于存放、查閱與保管，在每月會(huì)計(jì)憑

證厚薄均勻（裝訂厚度一般以1.5?2.0厘米為宜，不超過3.5厘米）的前提下，裝訂前應(yīng)對(duì)紙質(zhì)

會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行合理分冊(cè)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂的部位：一般在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證左上角或左側(cè)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的捆扎方法：紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂后要扎牢，常見的捆扎方法有“兩孔一線法”

和“三孔一線法”。通常來講，側(cè)面裝訂，一般可以采用“三孔一線法”；左上角裝訂，一般

可以采用“兩孔一線法”或“三孔一線法”。

會(huì)計(jì)憑證裝訂的方法：通常有“角訂法”和“側(cè)訂法”等。

⑴角訂法

“角訂法”，也叫左上角裝訂法，具體的裝訂步驟如下：

第一步，裝訂前的整理

裝訂時(shí)，首先將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證封面和封底裁開，分別附在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證前面和后面，每卷

（冊(cè)）紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證要疊放整齊，向左上角磕齊，并用夾子夾緊，左上角的兩條邊要平直，無(wú)

毛邊。

其次，再用一張專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙（如果沒有購(gòu)買專用的會(huì)計(jì)憑證包角紙可以將

質(zhì)地相同的牛皮紙裁剪成會(huì)計(jì)憑證包角紙），將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙翻至背面，移動(dòng)至紙質(zhì)會(huì)

計(jì)憑證如圖20所示位置，用鐵夾夾緊。

圖20將包角紙翻至背面，移動(dòng)至圖示位置

專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙能對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行包角，起封條作用，防止人為偷取原始

憑證。沿虛線將專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙剪開，剪成兩張包角紙以備使用，見圖21所示。

圖21沿虛線剪開，剪成兩張包角紙

第二步，裝訂、扎牢

每卷（冊(cè)）等待裝訂的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證疊放整齊，用鐵夾夾緊后，在左上角畫一邊長(zhǎng)為約4?

5厘米的等腰三角形，在專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙壓痕線內(nèi)側(cè)用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地

打三個(gè)孔（三個(gè)眼）進(jìn)行裝訂，見圖22所示。

①如果使用的是手動(dòng)型裝訂機(jī)，則裝訂人員需要對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證手動(dòng)進(jìn)行打孔，手工穿棉

線扎牢、扎實(shí)。

②如果使用的是半自動(dòng)裝訂機(jī)，則裝訂機(jī)對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)打孔，但需要裝訂人員手工

穿棉線扎牢、扎實(shí)。

③如果使用的是全自動(dòng)裝訂機(jī)，則裝訂機(jī)對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)打孔，自動(dòng)穿棉線扎牢、扎

實(shí)，但需要裝訂人員手工打結(jié)。

④智能型裝訂機(jī)，不需要使用裝訂線裝訂，采用熱熔管財(cái)務(wù)裝訂機(jī)，只需要按一下啟動(dòng)鍵,

鉆孔、送管、切管、裝管、定位、壓硼等全部裝訂工作自動(dòng)完成。

圖22在將專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙壓痕線內(nèi)側(cè)裝訂

第三步，包角。首先，用專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙對(duì)每卷（冊(cè)）將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證沿壓痕

反折后，再進(jìn)行的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角，見圖23所示。

圖23將專用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證包角紙沿壓痕反折

其次，將裝訂了紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）翻轉(zhuǎn)至背面，用膠水將包角紙緊緊地與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑

證卷（冊(cè)）粘在一起，會(huì)計(jì)憑證裝訂完畢，見圖24?圖26所示。

圖24將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）翻轉(zhuǎn)至背面，用膠水將包角紙緊緊地與會(huì)計(jì)憑證冊(cè)粘在一起

會(huì)計(jì)檔案（憑證）

圖26包裝好的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）側(cè)面

第四步，成卷或成冊(cè)

裝訂及包裝完成的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）待晾干后，在會(huì)計(jì)憑證冊(cè)的側(cè)脊上面寫上“某年

某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)”等字樣。裝訂人在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂線封簽處簽名或者蓋章。在封面上，

應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及記賬憑證和原始

憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管等人員的騎縫圖章。

⑵側(cè)訂法

側(cè)訂法下紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的整理要求與“角訂法”相同，不同之處是在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證左側(cè)裝

訂。其具體的裝訂方法如下：

第一步，裝訂前的整理。將紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證封面和封底裁開，分別附在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證前面和

后面，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證疊放整齊，向左上角磕齊，用鐵夾夾緊，如圖27所示?

圖27尚未使用的會(huì)計(jì)憑證封面

第二步，裝訂、扎牢。裝訂時(shí)，以底邊和左側(cè)邊為準(zhǔn)，在會(huì)計(jì)憑證封面上復(fù)蓋一張牛皮紙;

會(huì)計(jì)憑證封面及會(huì)計(jì)憑證全部對(duì)齊，用票夾夾緊；左側(cè)打三個(gè)孔（三個(gè)眼）進(jìn)行裝訂，如圖28

所示。

圖28左側(cè)打三個(gè)孔（三個(gè)眼）進(jìn)行裝訂

第三步，包側(cè)面。將多余的牛皮紙翻轉(zhuǎn)至紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證背面，用膠水將牛皮紙緊緊地與紙

質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）的封面粘貼在一起，紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）裝訂完畢，如圖29、圖30所

圖29會(huì)計(jì)憑證背面粘貼牛皮紙圖30包裝好的會(huì)計(jì)憑證正面

第四步，成卷或成冊(cè)。裝訂及包裝完成的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）待晾干后，在紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑

證卷（冊(cè)）的側(cè)脊寫上“某年某月第X冊(cè)共X冊(cè)”等字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋

章。封面上，應(yīng)寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號(hào)數(shù)，以及記

賬憑證和原始憑證的張數(shù)，并在封簽處加蓋財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管等人員的騎縫圖章。

第五步，放入會(huì)計(jì)檔案管理盒。會(huì)計(jì)憑證整理立卷后，要按會(huì)計(jì)憑證編號(hào)順序放入會(huì)計(jì)檔

案管理盒，會(huì)計(jì)檔案管理盒顯露處（包括正面和側(cè)脊）標(biāo)明會(huì)計(jì)憑證的立檔單位、會(huì)計(jì)憑證類

別和冊(cè)數(shù)、啟止日期、憑證編號(hào)等，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案保管人員、立卷人員等相關(guān)人

員簽名或蓋章，以便于保管與利用，如圖31所示。

（一溫馨提示X）順序排列時(shí)注意事項(xiàng)：

紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證裝訂之前，按記賬憑證（后附原始憑證）的順序（即憑證分類后的時(shí)間順序），

根據(jù)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證數(shù)量，依照多則分、少則合的案卷組合方法，按日、旬、月組合成為若干卷

（冊(cè)）。會(huì)計(jì)憑證少的單位，可以將若干個(gè)月份的會(huì)計(jì)憑證合并訂成一卷（冊(cè)），在封皮注明

本卷（冊(cè)）所含的憑證月份。每卷（冊(cè)）的厚薄應(yīng)基本保持一致，一般以1.5?2.0厘米為宜。

過薄，不利于戳立放置；過厚，不便于翻閱核查。

另外，由于紙質(zhì)原始憑證往往大于紙質(zhì)記賬憑證，從而折疊過多，這樣一卷（冊(cè)）的會(huì)計(jì)

憑證就顯得中下邊厚，上邊，尤其是裝訂線邊薄，訂出后憑證卷（冊(cè)）厚薄不一，腳重頭輕，

這時(shí)可以用硬紙折成小三角形，均勻地夾墊在記賬憑證裝訂線處進(jìn)行裝訂。

裝訂后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）厚薄一致，整齊、美觀、便于翻閱使用與保管。但裝訂時(shí)

不能把幾張應(yīng)屬一份記賬憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊(cè)之中。

二、紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的整理立卷

任務(wù)：對(duì)某村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理立卷。

目的：能正確規(guī)范地對(duì)某村集體經(jīng)濟(jì)組織的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理立卷。

（-）紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿裝訂前的準(zhǔn)備工作

第一步，紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿形成時(shí)，一般都有固定的格式和明確的分類，所以紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的

整理立卷比較簡(jiǎn)單，年終結(jié)賬后稍加整理即可，具體要求如下：

1、各種紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿外，其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬

簿都需要整理立卷，一般應(yīng)按會(huì)計(jì)賬簿的種類分別按年整理立卷，一本為一卷。

2、訂本式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿中的空白賬頁(yè)不能撕掉，應(yīng)保持賬簿本身的完整性。訂本式紙質(zhì)會(huì)

計(jì)賬簿樣式，如圖32所示。

圖32訂本式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿

3、紙質(zhì)活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，在賬頁(yè)“本年累計(jì)欄”下一行的摘要欄里填寫“結(jié)轉(zhuǎn)

下年”字樣，以劃分新舊年度之間的金額。“結(jié)轉(zhuǎn)下年”一行的下面還有空白行的，應(yīng)從右上

角至左下角劃一條斜線注銷。

由于活頁(yè)式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿可以拆分賬頁(yè)，裝訂前，將紙質(zhì)活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿賬頁(yè)內(nèi)容填寫齊

全后，拆分整理紙質(zhì)活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿的賬頁(yè)，保留已使用過的賬頁(yè)，除去空白賬頁(yè)。按財(cái)政部

規(guī)定會(huì)計(jì)科目編碼整理并順序排列好各個(gè)賬戶的賬頁(yè)，對(duì)于同一總分類賬戶所屬的所有明細(xì)賬

戶應(yīng)集中連續(xù)排列在一起，排列時(shí)，應(yīng)保證會(huì)計(jì)賬簿的賬頁(yè)沒有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加

空白紙的現(xiàn)象，排列完成后，填寫齊全賬頁(yè)的總頁(yè)數(shù)和分戶頁(yè)數(shù)，然后再來填寫好賬簿啟用表、

經(jīng)管人員一覽表”等，貼上相應(yīng)數(shù)額的印花稅票；編好會(huì)計(jì)賬戶目錄表，建立好會(huì)計(jì)賬戶索弓I,

加上紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿封面、封底，整理成冊(cè)。

有的活頁(yè)式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿賬頁(yè)較少，可將會(huì)計(jì)科目?jī)?nèi)容相近的賬頁(yè)按類別排列編號(hào)，年終

結(jié)賬后合并整理成冊(cè)。

活頁(yè)式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿樣式，如圖33所示。

圖33活頁(yè)式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿樣式

第二步，按紙質(zhì)活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿封面一會(huì)計(jì)賬簿啟用表一會(huì)計(jì)賬戶目錄一賬頁(yè)一會(huì)計(jì)賬簿

封底的順序整理立卷并裝訂。

跨年度使用的紙質(zhì)固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)賬簿，應(yīng)在使用完的年度立卷。紙質(zhì)固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)賬簿樣

式，如圖34所示。

圖34活頁(yè)式紙質(zhì)固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)賬簿樣式

（二）紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂

紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿整理立卷后，可以進(jìn)行裝訂

1、紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂排列順序。紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂排列順序裝訂排列順序依次為:

會(huì)計(jì)賬簿封面f賬簿啟用表一會(huì)計(jì)賬戶目錄一賬頁(yè)f會(huì)計(jì)賬簿封底。

2、紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂。紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂，主要是裝訂活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿，訂本式會(huì)計(jì)

賬簿不需要裝訂。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，會(huì)計(jì)賬簿最好打印并進(jìn)行裝訂，裝訂方法類似于紙

質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的側(cè)訂法。

活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿可以用螺帽進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)用螺絲刀旋緊螺帽即可，見圖35所示。

圖35活頁(yè)式紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿裝訂樣式

裝訂后紙質(zhì)活頁(yè)式會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)

主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）等簽章，會(huì)計(jì)賬簿封面要齊全、平整，并填明會(huì)計(jì)賬簿名稱、種

類、編號(hào)、卷號(hào)等；會(huì)計(jì)賬簿扉頁(yè)的“賬簿啟用表、經(jīng)管人員一覽表”要填寫齊全，并由相關(guān)

人員簽章。

特別注意的是：紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存

款日記賬、明細(xì)賬。

3、放入會(huì)計(jì)檔案管理盒

紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿整理立卷后，要按編號(hào)順序放入會(huì)計(jì)檔案管理盒，要在會(huì)計(jì)檔案管理盒顯露

處（包括正面和側(cè)脊）標(biāo)明會(huì)計(jì)賬簿的立檔單位、會(huì)計(jì)賬簿名稱和類別、所屬年度、會(huì)計(jì)賬簿

冊(cè)數(shù)、會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)等，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)檔案保管人員、立卷人員等相關(guān)人員簽名

或蓋章。以便于保管與利用，如圖36所示。

圖36會(huì)計(jì)賬簿檔案管理盒樣式

（一溫馨提示、）會(huì)計(jì)賬簿“口取紙或標(biāo)簽”粘貼注意事項(xiàng)：

為方便使用紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量大的村集體經(jīng)濟(jì)組織，可以在紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿上貼''口

取紙或標(biāo)簽”?！翱谌〖埢驑?biāo)簽”按一級(jí)會(huì)計(jì)科目，依會(huì)計(jì)賬簿賬頁(yè)順序，由前往后，自上而

下地粘貼會(huì)計(jì)賬簿右側(cè)。當(dāng)合起會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，全部“口取紙或標(biāo)簽”應(yīng)該整齊，均勻，并能夠

顯露出會(huì)計(jì)科目名稱?！翱谌〖埢驑?biāo)簽”最好不要在會(huì)計(jì)賬簿上下兩端粘貼，以保證會(huì)計(jì)賬簿

的整齊、美觀和大方，存檔時(shí)可以戳立放置，使用時(shí)便于抽取。

經(jīng)濟(jì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量小的村集體經(jīng)濟(jì)組織，紙質(zhì)會(huì)計(jì)賬簿可以不貼“口取紙或標(biāo)簽”。

三、紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理立卷

任務(wù)：對(duì)某村集體經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行整理立卷。

目的：能正確規(guī)范地對(duì)某村集體經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行整理立卷。

紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成及時(shí)報(bào)送后，留存的紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月度、季度、年度

分別裝訂成冊(cè)，謹(jǐn)防丟失，一本為一卷（冊(cè)），經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較少的村集體經(jīng)濟(jì)組織可按年裝訂成

卷（冊(cè)）。

決算審核意見書、審計(jì)報(bào)告等應(yīng)分別附在該期財(cái)務(wù)報(bào)告后一起裝訂，卷（冊(cè)）內(nèi)須逐頁(yè)順

序編寫頁(yè)碼。

紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、報(bào)表名稱、所屬年度、卷內(nèi)

張數(shù)、保管期限、檔號(hào)，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管、裝訂人等分別簽名或蓋章。

紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理立卷步驟如下：

第一步，紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁(yè)數(shù)，上邊和左

邊對(duì)齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補(bǔ)后，完整無(wú)缺地裝訂。

第二步，紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告裝訂順序依次為：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面f財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制說明

f財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表及其附注f財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的封底。

第三步，按紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限編制卷號(hào)。

第四步，放入會(huì)計(jì)檔案管理盒，紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理立卷后，要按編號(hào)順序放入會(huì)計(jì)檔

案管理盒，要在會(huì)計(jì)檔案管理盒顯露處（包括正面和側(cè)脊）標(biāo)明財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的立檔單位、財(cái)

務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告名稱和類別、所屬年度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告份數(shù)、編號(hào)等，并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)

檔案保管人員、立卷人員等