試論企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理

試論企業(yè)辦公室工作中的精細(xì)化管理摘要]企業(yè)辦公室工作管理,就好比整個企業(yè)管理的潤滑劑,適量的潤滑可以使企業(yè)這部運轉(zhuǎn)的車輪轉(zhuǎn)得更輕、更穩(wěn)、更快。在這樣的背景下，企業(yè)辦公室工作務(wù)必實施精細(xì)化管理。本文從辦公室精細(xì)化管理工作的重要性和現(xiàn)狀著手，提出了辦公室工作精細(xì)化管理的有效措施。

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關(guān)鍵詞 ]企業(yè)；辦公室工作；精細(xì)化管理

引言

精細(xì)化管理是以精細(xì)操作的管理為基本特征,通過提高職工素質(zhì),克服惰性,強化鏈接,協(xié)作管理,從而提高一個企業(yè)、一個部門整體效益的管理方法。通俗地講,精細(xì)化管理體制就是由過去的粗放型管理向集約型管理的轉(zhuǎn)變,是一種意識,一種觀念,一種認(rèn)真的態(tài)度,一種精益求精的文化,也是我們在做好各項工作中需不斷追求并持之以恒堅持不懈的理念。企業(yè)的每一位職工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對象、載體和參與者,都是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實施者,只有每個人都參與到此項管理中來,企業(yè)的管理工作才能高效開展,高質(zhì)量完成。

1、企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的必要性

辦公室工作之所以要進行精細(xì)化管理,是由辦公室工作的幾個主要特點所決定的。

1.1繁瑣性決定了辦公室工作必須進行精細(xì)化管理

辦公室工作綜合性強,往往無規(guī)律可循,大部分工作沒有計劃性,更多的是突發(fā)和臨時性的。在這種情況下,如果辦公室管理者或辦公室人員不進行精細(xì)化管理,往往容易丟三落四,讓千頭萬緒的事務(wù)工作亂作一團麻。只有加強了精細(xì)化管理,才能有的放矢,急緩有序,把辦公室工作安排得井井有條。

1.2參謀性決定了辦公室工作必須進行精細(xì)化管理

企業(yè)決策層在進行決策前有大量基礎(chǔ)性工作是需要辦公室人員去完成的,在一定程度上辦公室管理人員還起著參謀的作用。所以辦公室人員所做準(zhǔn)備性工作或是給出的參謀意見必須全面而且要準(zhǔn)確無誤,這樣才有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策。要做到參謀意見全面而又準(zhǔn)確無誤,那就必須從精細(xì)處入手。

1.3服務(wù)性決定了辦公室工作必須進行精細(xì)化管理

辦公室工作歸根到底就是服務(wù),為決策層服務(wù),為企業(yè)內(nèi)各部門服務(wù),為整個企業(yè)內(nèi)的員工服務(wù)。為決策層服務(wù)就是為決策者提供良好的決策依據(jù),做好各項基礎(chǔ)性工作,把領(lǐng)導(dǎo)者從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來,同時做好上傳下達。在企業(yè)內(nèi)辦公室的橫向服務(wù)主要為溝通與協(xié)調(diào)工作。辦公室在企業(yè)內(nèi)應(yīng)該是與各個部門打交道最多的部門,一方面是因為上傳下達的需要；另一方面,當(dāng)一項工作涉及到幾個部門共同完成時,辦公室就要在中間充當(dāng)聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)的角色。并且,在完成領(lǐng)導(dǎo)行政命令督辦時,辦公室又承擔(dān)著檢查反饋的職責(zé)。辦公室在企業(yè)內(nèi)一般還擔(dān)負(fù)著后勤管理、治安保衛(wèi)、車輛管理等等,這些都是涉及到員工切身利益的服務(wù)性工作,如何解除員工的生活后顧之憂,讓員工專心地從事企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)等主導(dǎo)性工作,也是辦公室人員的工作重點之一。

2、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

個別企業(yè)將精細(xì)化管理流于形式，形同虛設(shè)。目前市場經(jīng)濟不斷的發(fā)展，在以“經(jīng)濟建設(shè)為中心”的背景下，各企業(yè)面臨很大的經(jīng)濟壓力，另外精細(xì)化已經(jīng)成為了企業(yè)辦公室管理的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，因此個別企業(yè)將精細(xì)化片面的理解為著眼于小事，更有甚者將精細(xì)化錯誤的解釋為“繁文縟節(jié)”，增加許多不必要過程和手續(xù)，不僅使得精細(xì)化流于形式，更阻礙了企業(yè)的發(fā)展，降低了辦事效率。當(dāng)然，企業(yè)辦公室工作管理的精細(xì)化需要一個不斷完善的過程，也沒有什么固有的模式可以效仿，這就要求我們要從管理的實際經(jīng)驗中不斷的歸納和總結(jié)，只有不斷的發(fā)展創(chuàng)新，具體問題具體分析，才能保證精細(xì)化為企業(yè)辦公室工作的管理發(fā)揮最大的作用。

3、企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的有效措施

為了杜絕表面化、形式化的現(xiàn)象發(fā)生，使得精細(xì)化管理深入人心，為企業(yè)更好的服務(wù)，需要做到以下幾點：

3.1培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊伍

提高辦公室工作質(zhì)量的前提,就是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高效率的辦公室人員隊伍。高素質(zhì)、高效率的辦公室人員要求必須是具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經(jīng)驗、政治素質(zhì)過硬、責(zé)任感強、辦事效率高,同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻、甘當(dāng)幕后英雄的精神。辦公室工作除了對專業(yè)理論水平的要求外,更多的需要經(jīng)驗的積累和高度的責(zé)任感,對崗位工作和領(lǐng)導(dǎo)交待的事項必須要一件不落地按時高質(zhì)量完成。辦公室工作中最忌諱懶懶散散、辦事拖拖拉拉,因為辦公室工作基本都是時限性比較強的工作,辦事效率太低就會誤事。有時為了搶時間經(jīng)常會在業(yè)余時間加班加點,而白天辦公室人員一般都是陷于繁瑣的事務(wù)性工作之中,很少能靜下心來寫材料,特別是辦公室主任和秘書人員起草報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿以及宣傳稿等通常都是在晚上夜深人靜時完成。在接待工作中,常常需要起早貪黑,跑前跑后,把客人的吃、住、行都必須安排得細(xì)致周到；對后勤服務(wù)工作,更是需要足夠的耐心和熱情地服務(wù)態(tài)度。曾經(jīng)有人把辦公室人員比作是“勤勞的牛、奔跑的馬、溫馴的羊、受氣的豬”,我覺得很是貼切,其實辦公室人員就是一個綜合性角色,即需要能文能武,能屈能伸,能說能跑,能迎來能送往,還要特別能吃苦特別能受氣。

3.2制定合理的制度，嚴(yán)格加強考核

精細(xì)化管理要求每一位職工的工作都要精細(xì)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如果我們在工作中,只是一味地要求大家這個精細(xì)化、那個精細(xì)化,而沒有嚴(yán)格的獎懲、考核辦法、規(guī)定做保證,沒有好與差的區(qū)別,沒有量化的標(biāo)準(zhǔn)來衡量,必然導(dǎo)致精細(xì)化管理工作落不到實處,甚至流于形式?！盁o威不足以立規(guī),不懲無人守規(guī)”。因此,在實際工作中,我們應(yīng)分別結(jié)合辦公室各類工作制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)與職責(zé)要求,把它作為對每一個職工做好本職工作的考核依據(jù),將其工作業(yè)績與效益工資掛鉤,把工作業(yè)績作為標(biāo)尺來衡量辦公室工作人員的工作成效、貢獻大小。堅持用事實和數(shù)據(jù)說話,而不是單純憑主觀印象來評價,使辦公室每個成員都能各司其職、優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù),實現(xiàn)人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基礎(chǔ)上,再付之于嚴(yán)格的監(jiān)督考核,既激發(fā)了職工的工作熱情與工作積極性,也大大推動了部門的精細(xì)化管理工作。

3.3加大宣傳力度，培養(yǎng)和堅持精細(xì)化理念

“精細(xì)化”管理想要真正的深入人心，有效開展，就必須加大宣傳力度，加強思想建設(shè)，在辦公室人員中建立和培養(yǎng)起精細(xì)化的理念，制度只能約束人們的行為，將生硬的制度變?yōu)槿藗兊臐撘颇?，才能更好的實現(xiàn)這樣一種管理。在企業(yè)不斷的發(fā)展壯大中，應(yīng)當(dāng)把這種“精細(xì)化”的制度變成一種“精品文化”，只有以“精品”來要求自己，才能在工作中不斷的自我超越，提升精細(xì)化的含金量，更長久的保持其活力，促使辦公室人員將精細(xì)化的管理制度轉(zhuǎn)化為精細(xì)化的工作習(xí)慣，才是“精細(xì)化”的本質(zhì)所在，只有這樣，“精細(xì)化”才能在企業(yè)辦公室的管理中發(fā)揮最大的效用。

結(jié)語

總之,精細(xì)化管理是精在事前,