會(huì)議定額管理制度

會(huì)議定額管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和有效性，根據(jù)《公司章程》及相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司各類(lèi)會(huì)議的管理，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類(lèi)

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，將會(huì)議分為以下幾類(lèi)：

1.決策性會(huì)議：對(duì)公司重大事項(xiàng)進(jìn)行討論、決策的會(huì)議。

2.協(xié)調(diào)性會(huì)議：協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，解決跨部門(mén)問(wèn)題的會(huì)議。

3.報(bào)告性會(huì)議：匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、傳達(dá)上級(jí)指示的會(huì)議。

4.培訓(xùn)性會(huì)議：對(duì)員工進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的會(huì)議。

第四條會(huì)議定額管理

會(huì)議定額管理是指對(duì)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容進(jìn)行預(yù)先規(guī)定和限制，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行。

第五條會(huì)議組織與管理

會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，并對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

第六條參會(huì)人員職責(zé)

參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)予以執(zhí)行。

第七條會(huì)議保密

會(huì)議涉及的公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會(huì)人員應(yīng)予以保密，不得擅自泄露。

第八條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行修訂，修訂后的制度報(bào)公司董事會(huì)審批后生效。

第九條解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

第十條會(huì)議籌備

1.會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程，并在會(huì)議前至少三天通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)會(huì)議資料，包括但不限于會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表等，并于會(huì)議前至少一天發(fā)送給參會(huì)人員。

3.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)是否參會(huì)，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

第十一條會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，包括參會(huì)人員的姓名、職務(wù)等。

第十二條會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)組織討論，確保會(huì)議內(nèi)容有序進(jìn)行。

2.每項(xiàng)議程討論結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任人。

第十三條會(huì)議討論

1.參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題積極發(fā)言，充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和建議。

2.會(huì)議主持人應(yīng)確保討論充分、民主，引導(dǎo)參會(huì)人員就議題達(dá)成共識(shí)。

第十四條會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

2.參會(huì)人員對(duì)決策建議進(jìn)行表決，表決通過(guò)后形成會(huì)議決議。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議決議整理成文，分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)責(zé)任人。

第十五條會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。

第十六條會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行總結(jié)，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議。

2.會(huì)議主持人針對(duì)會(huì)議中提出的問(wèn)題和不足，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行反饋。

第十七條會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄、決議等資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，確保資料的安全和完整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十八條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議議程、主要討論點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，通過(guò)公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或書(shū)面形式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

第十九條會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行跟蹤

1.會(huì)議主持人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)決策得到有效執(zhí)行。

2.對(duì)于需要跨部門(mén)協(xié)作的事項(xiàng)，會(huì)議主持人應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)，明確各部門(mén)職責(zé)和執(zhí)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.跟蹤過(guò)程中，應(yīng)定期檢查決策事項(xiàng)的進(jìn)展情況，并記錄在案。

第二十條執(zhí)行情況反饋

1.各責(zé)任部門(mén)和人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成決策事項(xiàng)的執(zhí)行，并向會(huì)議主持人反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到反饋后，及時(shí)評(píng)估執(zhí)行情況，對(duì)于未按期完成或執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，制定整改措施。

第二十一條會(huì)議紀(jì)要的更新與閉環(huán)

1.根據(jù)執(zhí)行情況反饋，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，記錄決策事項(xiàng)的執(zhí)行狀態(tài)。

2.一旦所有決策事項(xiàng)得到妥善處理，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行閉環(huán)管理，確保所有遺留問(wèn)題得到解決。

第二十二條會(huì)議紀(jì)要的查閱與歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要的信息資料，供公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行，確保資料的長(zhǎng)期保存和便于追溯。

第二十三條責(zé)任追究

1.對(duì)于不按照會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行或執(zhí)行不力的個(gè)人或部門(mén)，應(yīng)依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

2.會(huì)議主持人應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并向公司高層報(bào)告，以便于公司管理層對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行全面了解和監(jiān)督。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十四條會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，由會(huì)議申請(qǐng)人通過(guò)公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于會(huì)議室管理部門(mén)進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)，并應(yīng)提前通知會(huì)議申請(qǐng)人。

第二十五條會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

2.會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)會(huì)議設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。

3.如會(huì)議設(shè)施在使用過(guò)程中出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門(mén)報(bào)修。

第二十六條會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持室內(nèi)整潔，不得損壞會(huì)議設(shè)施。

2.會(huì)議期間，應(yīng)關(guān)閉或靜音手機(jī)等通訊設(shè)備，以免影響會(huì)議進(jìn)行。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉電源，確保會(huì)議室整潔。

第二十七條會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室的安全，包括防火、防盜等措施。

2.會(huì)議涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等敏感內(nèi)容時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自錄音、錄像或泄露會(huì)議內(nèi)容。

第二十八條會(huì)議室資源分配

1.會(huì)議室資源分配應(yīng)遵循公平、合理原則，優(yōu)先保障公司重要會(huì)議需求。

2.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)建立會(huì)議資源使用臺(tái)賬，對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和調(diào)整。

第二十九條違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門(mén)，會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)進(jìn)行制止，并依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予處罰。

2.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高參會(huì)人員的遵守意識(shí)。

第三十條會(huì)議室改進(jìn)與優(yōu)化

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，不斷改進(jìn)與優(yōu)化會(huì)議室管理措施。

2.針對(duì)公司發(fā)展需求和會(huì)議形式的變化，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)適時(shí)調(diào)整會(huì)議室資源配置，提高會(huì)議室使用效率。

第五章附則

第三十一條制度生效

本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關(guān)規(guī)定與本制