某電器公司協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶手冊案例

某電器公司協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶手批

國美電器協(xié)同辦公系統(tǒng)

用戶手冊

微軟（中國）有限公司

顧問咨詢部

2009.7

日期版本描述作者

07-08-2009V0.1新建“系統(tǒng)簡介、通用流程”吳劍銘、黃成、孫

成杰、李海濤

07-10-2009V0.2修改通用流程吳劍銘、黃成

07-18-2009V0.3修改通用流程吳劍銘

07-20-2009V0.4新增業(yè)務表單、流程變更吳劍銘

07-24-2009V0.5新增流程調(diào)整對話框?qū)傩浴⑻砑訁莿︺?/p>

大小寫轉(zhuǎn)換功能、添加品類表單

申請注意點

07-26-2009V0.6更新流程調(diào)整對話框?qū)傩詤莿︺?/p>

07-27-2009V0.7新增任務分派與分配任務吳劍銘

目錄

1前言..........................................................................6

1.1編寫目的.................................................................6

1.2編寫范圍.................................................................6

2系統(tǒng)簡介......................................................................6

2.1用戶登陸.................................................................6

2.2主界面...................................................................6

2.3導航欄...................................................................7

2.3.1表單快速入口.........................................................7

2.3.2全文檢索.............................................................9

2.3.3工作臺...............................................................9

2.4菜單欄...................................................................9

2.4.1待辦事項.............................................................9

2.4.2己辦事項............................................................10

2.4.3通知................................................................11

2.4.4己閱通知............................................................12

2.4.5表單申請............................................................13

2.5個人資料................................................................14

2.5.1個人信息............................................................14

2.5.2個人設置............................................................15

2.5.3催辦記錄............................................................17

2.6任務分派................................................................19

2.7分派任務................................................................21

3通用流程....................................................................24

3.1申請通用流程表單.......................................................24

3.2儲存表單................................................................33

3.3送簽表單................................................................35

3.4審批表單................................................................36

3.5送簽并通知.............................................................40

3.6送簽并傳閱.............................................................42

3.7加簽....................................................................44

3.8轉(zhuǎn)簽....................................................................49

3.9會簽....................................................................52

3.10并簽....................................................................54

3.11強制結束................................................................56

3.12退件....................................................................57

3.12.1退件..............................................................57

3.12.2退件重送.........................................................58

3.13撤回....................................................................59

3.14交辦....................................................................60

3.15催辦....................................................................61

3.16流程跟蹤................................................................62

3.17打印....................................................................65

3.18附件....................................................................66

4交辦管理....................................................................69

4.1新建交辦任務............................................................69

4.2我交辦的任務...........................................................70

4.3交辦給我的任務.........................................................71

5流程變更....................................................................74

5.1審批環(huán)節(jié)約束............................................................74

5.2流程調(diào)整：環(huán)節(jié)選項屬性.................................................76

5.3修改審批環(huán)節(jié)............................................................76

5.4增加審批環(huán)節(jié)............................................................79

5.5刪除審批環(huán)節(jié)............................................................82

6業(yè)務表單....................................................................84

6.1申請業(yè)務表單............................................................84

6.2業(yè)務表單注意事項.......................................................87

6.2.1電子擴展表..........................................................87

6.2.2品類表..............................................................90

6.2.3大小寫自動轉(zhuǎn)換.....................................................91

1前言

1.1編寫目的

本文檔為國美電器協(xié)同辦公系統(tǒng)普通用戶版用戶手冊。作為普通用戶在驗收測試過程的使

用指南。

1.2編寫范圍

普通用戶版用戶手冊，包含：工作臺、待辦事項、已辦事項、通知、已閱通知、表單申

請、交辦管理、個人信息查看與保護、任務分派、分派任務。

2系統(tǒng)簡介

2.1用戶登陸

【操作說明】

1.用戶進入“國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)”登錄主界面，如圖：

七a收國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

量豪名:||

密碼：

□話不要記錄我的登錄名

登錄

2.輸入登錄名與密碼，點擊“登錄”按鈕即可進入“國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)”用戶界面。

2.2主界面

【操作說明】

輸入“登錄名”與“密碼”，點擊“登陸”按鈕進入國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，主界面如下:

做它國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)導航條

退用流程

-將亦王女

通知

主界面各功能分布如下：

1.導航條

＞表單快速入口：通用流程、4個最近使用的業(yè)務表單

＞全文檢索：可查詢與本人有關的所有表單

＞工作臺：鏈接到個人門戶首頁

2.菜單欄

＞待辦事項：待審批的任務

＞已辦事項：已經(jīng)審批完畢的任務

＞通知：接收的通知

＞已閱通知：己經(jīng)閱讀過的通知

＞表單申請：表單申請入口

＞交辦管理：新建交辦任務與交辦任務保護

3.個人資料

＞個人信息：個人信息展示

＞個人設置：設置列表單頁顯示條數(shù)與審批的常用意見

4.任務分派

＞人員A：當前用戶可將人員A的任務分派給其他人員委托辦理

5.分派任務

＞待辦任務1：委托分派給當前用戶處理的待辦事項

2.3導航欄

2.3.1表單快速入口

【功能說明】

表單快速入口位于導航欄左邊，分為“通用流程”與4個最近使用的業(yè)務表單。

【操作說明】

1.用戶第一次使用系統(tǒng)時，表單快速入口處默認顯示“通用流程”，如圖:

毋國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

IB用融

人待辦事項

盧旺紅,忠奸，個人堂哥

■待分，事項

?通知Q個人信息

、己方軍項

八個人設置

冷遇如

。己施期知

■收掣申漕

?交辦省整

'心統(tǒng)if核

2.點擊“表單申請-＞全部表單”進入表單申請頁面，點擊“保險事項申請單”申請表單。則

“保險事項申請單”顯示在表單快速入口處。如圖：

6。//

國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

通用HMf線險事J?申話單

■待辦事喳

與盧旺紅，您好I

?待辦事項

'通知

己W項

務融J

44y己閨*知

A賽單申請

q交辦售整

9線計學修

【項目說明】

只記錄最近使用的4支業(yè)務表單。

2.3.2全文檢索

【功能說明】

可查詢與本人有關的所有表單，包含起草的表單，送簽的表單與審批結束的表單。

【操作說明】

1.輸入查詢關鍵字，點擊“搜索”按鈕即可查詢出滿足條件的表單，如圖:

_________________,工作8

6。做土國美網(wǎng)上辦公樂玩[ag]

n■設備申請促晌話為停批融（一蜘場；應麻+炯棚良口市場）煲產(chǎn)是量豐批單（合報廢、變賣）（分SI-BSO

“全超應刖”中的啟索結果：妁K2J?苻笆文件的查海結果

急好！宣傳物資申請報送單

071402文件豐批單的詳便信息視片中信息中心親找實菸部

■待辦事項（3）200蟀07月14日

伏力：運行中3

*＞已辦事琰

文件審批單

辦通知（4）

071401報膝人意見（S國中心系統(tǒng)關施郃

'＞已附通知200眸07月14日

狀毒：運行中困

要單申請Si2*?210?算便於1頁

9交辦管我

檢索結果列表

9燒討與核

2.全文檢索將在“文件標題、文件編號、擬稿人意見、報送單位”中配對關鍵字。

3.全文檢索的結果列表包含：文件標題、文件編號、擬稿人意見、報送單位、發(fā)起時間按、

流轉(zhuǎn)狀態(tài)（假如業(yè)務表單無此信息，結果中則為空）o

4.點擊“文件標題”可查看表單信息，點擊狀態(tài)后圖標“函”可查看該表單的流程跟蹤圖。

2.3.3工作臺

【操作說明】

用戶可通過單擊“工作臺”按鈕回到個人門戶首頁。

2.4菜單欄

2.4.1待辦事項

【操作說明】

點擊工作臺左側(cè)菜單“待辦事項”，進入本人待審批的任務列表，如圖:

6嫄它國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

田壇；iSW+tffK*，=；!；壇：￡戶把黃*，11*＜6IW.*=＞＜分9-3*＞

符辦事項

￡李甯JB.忽好?

報送■停：板S3：發(fā)送的同：至

*待期事項(3)

更多魴作：d*

項

??辦列友會記＞致320預策1頁央1頁"Y彳-為厄

心血(2)

＞已倒通知始傘標茶板送單位來自千龍斌時儲

盲儀物交中詁接送學信息中心系統(tǒng)實法香。怛2009471417:47

文件隹圓門培電梯次箭及安裝工程申油表UA中心東茨實能mSUfi2009-071416:42

S表阜中諳

!文件市或單UA中心系統(tǒng)實禽雅宜旭2009-07-1416:41F

W交芬告惠

頃第便供頁曾口

9統(tǒng)計考核201T-1

1.待辦事項列表包含：待審批表單、待處理的交辦任務、完結交辦通知、傳閱通知、表單辦

結通知。

2.審批表單：點擊預審批的表單“標題”進入表單，輸入審批意見，點擊“送簽”按鈕完成

表單審批流程。已經(jīng)審批完成的表單從“待辦事項”列表移入“己辦事項”列表。

3.查詢功能：可根據(jù)“報送單位、標題、發(fā)送時間”查詢本人待辦任務。

4.高級查詢：提供更多的查詢條件，包含“標題、緩急、表單類別、來自于、目的、發(fā)送時

間”。

5.更多操作

＞置頂：選中預置頂?shù)挠涗?，點擊更多操作中的“置頂”選項，則該記錄顯示在

列表的第一位。

＞取消置頂：選中被置頂?shù)挠涗?，點擊更多操作中的“取消置頂”選擇，則該記

錄恢復到原始位置。

6.導出功能：可將待辦事項列表以Excel與Word格式導出。

7.翻頁功能：可通過“＜＜、＞＞、上一頁、下一頁、跳轉(zhuǎn)到”進行翻頁。

8.列表排序：點擊列表字段名“緩急、標題、報送單位、來自于、發(fā)送時間”可進行排序。

2.4.2已辦事項

【操作說明】

點擊工作臺左側(cè)菜單“已辦事項”，進入本人已經(jīng)審批的任務列表，如圖:

央工作母

國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

1.已辦列表：顯示本人所有已經(jīng)審批并送簽的任務。

2.查詢功能：可根據(jù)“報送單位、標題、辦理時間”查詢本人已辦任務。

3.高級查詢：提供更多的查詢條件，包含“標題、緩急、表單類別、辦理時間”。

4.更多操作：

＞置頂：選中預置頂?shù)挠涗?，點擊更多操作中的“置頂”選項，則該記錄顯示在

列表的第一位。

＞取消置頂：選中被置頂?shù)挠涗?，點擊更多操作中的“取消置頂”選擇，則該記

錄恢復到原始位置。

5.導出功能：可將待辦事項列表以Excel與Word格式導出。

6.翻頁功能：可通過“＜＜、＞＞、上一頁、下一頁、跳轉(zhuǎn)到”進行翻頁。

7.列表排序：點擊列表字段名“緩急、標題、報送單位、狀態(tài)、辦理時間”可進行排序。

2.4.3通知

【操作說明】

點擊工作臺左側(cè)菜單“通知”，進入本人通知列表，如圖:

國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

什也各申博促銷計也極表市痛）促鈾十攵嬸批家（二級市場）費產(chǎn)處置亨JH單（含熱8,麥賣）＜分@-總加）

遑知

季班現(xiàn)，起好！

報送尊位：標注：發(fā)送時間：s

待辦事項。）

更多姝作："*“高駿查詢

己力,?項

恁知列表總記錄數(shù)220/頁第1頁或1頁「卜列里匹

通知（2）

己闔遇如標置霰送單位來自于目的

文件1TIB國：文件名卷信。中心系推實簸￡1am文件被

：文件名事信9中心系線實施;9文付被

,表隼申話ajfi

?交辦省理SiOtXl22曲5第1頁夷慎

L統(tǒng)計考核

Q

1.通知列表：顯示本人接收到的所有通知，包含強制結束的通知、文件被撤回與催辦通

知。

2.查詢功能：可根據(jù)“報送單位、標題、發(fā)送時間”查詢通知。

3.高級查詢：提供更多的查詢條件，包含“標題、表單類別、來自于、目的、發(fā)送時

間”。

4.更多操作：

＞置頂：選中預置頂?shù)挠涗洠c擊更多操作中的“置頂”選項，則該記錄顯示在列表

的第一位。

＞取消置頂：選中被置頂?shù)挠涗?，點擊更多操作中的“取消置頂”選擇，則該記錄恢

復到原始位置。

5.導出功能：可將待辦事項列表以Excel與Word格式導出。

6.翻頁功能：可通過“＜＜、＞＞、上一頁、下一頁、跳轉(zhuǎn)到”進行翻頁。

7.列表排序：點擊列表字段名“標題、報送單位、來自于、目的”可進行排序。

2.4.4已閱通知

【操作說明】

點擊工作臺左側(cè)菜單“已閱通知”，進入本人已閱通知列表，如圖:

國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

11用融jrr設備華語館慚十劃砌a衷（一?市場）促臨壯侍1睞（二級市場）突產(chǎn)處置寧犯圣＜合報廢、麥賣）（分部總部）

已閱通知

宓好’

分則間：’至,1［詢

*?特辦事項（3）

，己力軍項

已?列聶期收數(shù)223J!第1頁或1頁!--下--回

修通知（2）

*＞己闋通知標注投送單位狀態(tài)辦理時向

文件被拈回：文件審批"02信息中心系統(tǒng)實篇8B運行中固2009-07-141803

文件祓flB@：文件名際信息中心系燒實崎手運行中留2009-07-1418:03

?表單申通

＞妙總兄壽822CWJ5第1頁旁俁

7統(tǒng)計胃核

1.已閱通知列表：顯示本人接收到的所有通知，包含強制結束的通知、文件被撤回與催

辦通知。

2.查詢功能：可根據(jù)“報送單位、標題、辦理時間”查詢通知。

3.高級查詢：提供更多的查詢條件，包含“標題、緩急、表單類別、辦理時間”。

4.更多操作：

＞置頂：選中預置頂?shù)挠涗?，點擊更多操作中的“置頂”選項，則該記錄顯示在列表

的第一位。

＞取消置頂：選中被置頂?shù)挠涗洠c擊更多操作中的“取消置頂”選擇，則該記錄恢

復到原始位置。

5.導出功能：可將待辦事項列表以Excel與Word格式導出。

6.翻頁功能：可通過“＜＜、＞＞、上一頁、下一頁、跳轉(zhuǎn)到”進行翻頁。

7.列表排序：點擊列表字段名“緩急、標題、報送單位、狀態(tài)、辦理時間”可進行排

序。

2.4.5表單申請

【操作說明】

1.點擊工作臺左側(cè)菜單“表單申請”，則展開表單歸口列表，如圖:

要工俏

石。健,國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

通用45寢ITift*申請區(qū)帕計劃寧川囊''一窈市場1促曬日傳批表（二儂市場）資產(chǎn)處置市推單（含報廢、支賣）（分索-2部）

己同通知

季1HL態(tài)好?

報送單位：!?V：：辦融1間：-查詢

檢辦項

?（3）MSSSif

已辦事項

fiia??220/J5第1交費1頁

通知（2）@G

標JR鬣送單位狀毒辦理時間

生麻一單

文件被除包：文件南報?02信息中心茅燎實旗都運行中國200M7-1418:03

公共余單

文件被危同：交仲名稱<RR中心運行中國200M7-1418:03

:?表單率V

業(yè)務系姣

：交芬甘i總記果數(shù)220.15第1頁赧1頁郵

人費中心

9tti+ajl

信a中心

aw中心

位察中心

菅運中心

行總中心

財務中心

建幢中心

DH中心

2.點擊具體歸口則展開該歸口下所有表單。比如，點擊“門轉(zhuǎn)中心”右側(cè)列表將顯示

門轉(zhuǎn)中心下的所有表單，如圖：

卻AU國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

0用砒m?備申潘火帔計劃市再衣（一0市場）促怕t物質(zhì)批表（二0t市場）費產(chǎn)姓貴審批單（含報位、要賣）（分即BSD

3.點擊具體表單名稱即可申請表單。

4.查詢功能：可輸入關鍵字進行具體表單查詢。

2.5個人資料

2.5.1個人信息

【功能說明】

提供用戶個人信息的展示與保護功能。其中，“姓名、登錄名、全路徑、各應用中的角

色”無法修改，由系統(tǒng)管理員管理保護。“手機號、辦公室電話、內(nèi)外網(wǎng)Email、個人簽

名、即時消息”等其他信息，用戶可保護。

【操作說明】

1.查看個人資料：點擊“個人資料-＞個人信息”，彈出個人信息展示窗口，如圖:

2.修改個人資料：點擊“個人資料-＞個人信息-＞修改”，彈出個人信息修改窗口，可

對用戶的“性別、民族、手機號、辦公室電話、出生日期、入職日期、內(nèi)網(wǎng)

Email、外網(wǎng)Email、即時消息、備注”信息進行保護。

2.5.2個人設置

【功能說明】

對用戶個人辦公門戶進行個性化設置?？稍O置辦公門戶中各列表的單頁顯示條數(shù)、審批表

單時的常用意見。

【操作說明】

1.保護列表顯示：點擊“個人資料-＞個人設置”，彈出門戶個性化設置窗口，修改后，

點擊“確定”即可，如下：

2.保護常用意見：在“常用意見”欄中輸入審批表單經(jīng)常用的意見，點擊“確定”即

可。當輸入多個常用意見時，中間以空格分隔。

3.從待辦事項列表中打開表單，點擊“常見意見”的下拉選擇對話框，顯示：同意、不

一致意、已閱，與設置的一致。

?54/?resourcelD=320a2d85-00ee-82be-4b8c-64e395146592aactivitylD=e188bd73-b200-97-Wi...目回區(qū)

送簽送簽并通知送簽并傳閱加簽轉(zhuǎn)簽會簽強制結束退件

交辦催辦流程跟蹤保存打印

文件審批單

文件名稱用戶手冊：審批意見文件編號0727001

報送單位信息中心

報送時間|2009.07-27口擬稿人海洋

急皴，加急，特急密級?他密機密絕密

報送范圍1主送范圍2

添加或修改

卿牛

3

擬稿人意見

審批

/

常用意見\▼編輯

上地店刷店長靜麻徵豳?

蘇子沛同意

不同意

已閱

A

X

2.5.3催辦記錄

【功能說明】

審批單在審批過程中，前面環(huán)節(jié)的處理人能夠?qū)Ρ韱萎斍皩徟h(huán)節(jié)的處理人進行催辦操

作。所有催辦記錄將儲存在該頁面，可對已經(jīng)催辦的記錄進行再次催辦操作。

【操作說明】

1.用戶點擊“已辦事項”進入表單，點擊“催辦”按鈕，彈出“催辦任務”輸入框，輸

入催辦信息點擊“儲存”即對表單當前審批人員發(fā)出催辦通知。如圖：

當任務催辦-網(wǎng)頁對話框

任務催辦

t

催辦人員：藤1

□郵件

□OCS

催辦方式：

0催辦任務埼

□短信

消息標題：操作手冊：催辦

消息內(nèi)容：（用于郵

件催辦）

保存關閉（C）

2.催辦通知發(fā)出后，用戶點擊“工作臺，個人資料，催辦記錄”，可查詢催辦記錄。點擊

“再次催辦”可再次發(fā)出催辦通知。如圖：

國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

退用流程第等性降價核料審批表供應商JWS審取表分密采箱系線上報忌都的中詁單

催辦汜錄

李超，您好!

標JS：催辦時間：二至人海

.待辦事項(8)

留日

*＞已辦事項低辦記錄觥寬忘記錄數(shù)71WS第1頁決1頁

心遍知標ai被篋辦人傕辦時間傕力?方式

捧作手冊:催辦錢線.催辦任務

'、已回通知2009-07-27012402

1*作手冊：催辦??2009-07-2701:23:53催辦任務再次催辦

操作手冊:催辦玲錢錢2009-07-2701:23:51催辦任務

?表單申漕

!*作手冊：催辦2009-07-2701:23:49催辦任務再次催辦

:交秀曾理R

haha2009-07-271205:17催辦任務再次做辦

心列做名

Chaha弼：2009-07-2712:05:07做辦任務再次催辦

haha詡2009-07-Z712:04:35催辦任務再次催辦

總記錄數(shù)71a貢第1頁央iw

3.被催辦人員的“通知”列表中收到催辦的通知信息。如圖:

央工作甘■?&＞

石。做它國美網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

退用流程

Q錢譯，您好！-特亦王女

個人野科

9!”手俎：“辦學“心法在給名i￡￡2009-07-2712:00

＜待辦事5⑴個人信息

＜＞已辦事項