城投會(huì)議管理制度匯編

城投會(huì)議管理制度匯編第一章總則

一、目的與原則

1.本會(huì)議管理制度的目的在于規(guī)范城投公司各類會(huì)議的組織、召開(kāi)和決策過(guò)程，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。

2.會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：民主集中、公開(kāi)透明、嚴(yán)謹(jǐn)高效、求實(shí)創(chuàng)新。

二、適用范圍

1.本制度適用于城投公司各部門(mén)、子公司及所屬機(jī)構(gòu)召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.特殊情況需參照本制度另行制定會(huì)議管理規(guī)定的，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

三、會(huì)議類別及組織

1.會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

（1）定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議。

（2）臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況需要臨時(shí)召集的會(huì)議。

2.會(huì)議的組織工作由會(huì)議發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)，包括會(huì)議通知、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)議場(chǎng)地安排等。

四、會(huì)議參加人員

1.會(huì)議參加人員分為必到人員和可選人員。

（1）必到人員：與會(huì)議議題直接相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人及有關(guān)工作人員。

（2）可選人員：根據(jù)會(huì)議議題需要，由會(huì)議發(fā)起部門(mén)邀請(qǐng)的相關(guān)人員。

2.會(huì)議參加人員應(yīng)按時(shí)參加，確有特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會(huì)議發(fā)起部門(mén)請(qǐng)假。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議參加人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

2.會(huì)議期間，不得隨意離場(chǎng)、喧嘩、交頭接耳，手機(jī)等通訊工具應(yīng)保持靜音或振動(dòng)狀態(tài)。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密事項(xiàng)的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

六、本制度的解釋權(quán)歸城投公司董事會(huì)所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司工作計(jì)劃和實(shí)際需要，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等，并向相關(guān)部門(mén)和人員發(fā)送會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議議程、參會(huì)人員、會(huì)議準(zhǔn)備要求等。

3.會(huì)議資料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在會(huì)議前將資料送達(dá)參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織召開(kāi)會(huì)議，按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論。

2.會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議有序進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，避免跑題。

3.會(huì)議議題討論：參會(huì)人員圍繞議題展開(kāi)討論，充分發(fā)表意見(jiàn)，主持人可邀請(qǐng)相關(guān)人員發(fā)表見(jiàn)解。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議，經(jīng)參會(huì)人員表決通過(guò)后形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并由會(huì)議主持人審閱簽字。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，并將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議決議、工作部署、責(zé)任分解、完成時(shí)限等。

3.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要要求，制定具體實(shí)施方案，并按時(shí)完成相關(guān)工作。

五、會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)

1.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)在每次會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議流程和制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議效率和質(zhì)量。

六、特殊情況處理

1.如遇特殊情況，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)視情況調(diào)整會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程，并及時(shí)通知參會(huì)人員。

2.因特殊情況無(wú)法按時(shí)召開(kāi)會(huì)議的，會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并說(shuō)明原因。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的制定與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議討論情況和決策結(jié)果。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審閱確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議發(fā)起部門(mén)進(jìn)行發(fā)布，并分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行方案，并將執(zhí)行情況及時(shí)報(bào)告給會(huì)議發(fā)起部門(mén)。

2.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)決策落到實(shí)處。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)上報(bào)，由會(huì)議發(fā)起部門(mén)協(xié)調(diào)解決。

三、進(jìn)度匯報(bào)與評(píng)估

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照完成時(shí)限，定期向會(huì)議發(fā)起部門(mén)匯報(bào)工作進(jìn)度。

2.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)定期組織會(huì)議，對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

四、跨部門(mén)協(xié)作與溝通

1.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的會(huì)議決議，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作，確保工作順利進(jìn)行。

2.各部門(mén)之間應(yīng)保持良好的溝通，及時(shí)分享信息，確保決策的一致性和執(zhí)行的協(xié)同性。

五、變更與調(diào)整

1.如因?qū)嶋H情況發(fā)生變化，需要調(diào)整會(huì)議決議的，責(zé)任部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)，由會(huì)議發(fā)起部門(mén)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.會(huì)議紀(jì)要的變更和調(diào)整應(yīng)記錄在案，并重新發(fā)布，確保相關(guān)人員了解最新的決策內(nèi)容。

六、考核與問(wèn)責(zé)

1.公司應(yīng)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行考核，對(duì)未按要求完成任務(wù)的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

2.會(huì)議發(fā)起部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議決議的跟蹤落實(shí)情況，為公司決策提供參考。

七、檔案管理

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司重要檔案，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，確保檔案的完整性、安全性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱和借閱應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，防止信息泄露。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)合理安排會(huì)議室使用，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.如遇特殊情況，會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)對(duì)預(yù)訂進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，并通知相關(guān)預(yù)訂部門(mén)。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

2.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，并對(duì)損壞設(shè)備及時(shí)進(jìn)行維修或更換。

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、照明等應(yīng)符合舒適度要求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得隨意損壞設(shè)施設(shè)備。

2.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并保持會(huì)議室衛(wèi)生。

3.會(huì)議室內(nèi)不得私自存放私人物品，以免影響他人使用。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室安全，定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)加強(qiáng)保密措施，嚴(yán)禁泄露會(huì)議內(nèi)容，特別是涉及公司機(jī)密事項(xiàng)的會(huì)議。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將會(huì)議內(nèi)容告知無(wú)關(guān)人員。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，制定合理的會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間，并提前通知各部門(mén)。

2.特殊情況下，需在非開(kāi)放時(shí)間使用會(huì)議室的，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)于造成設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償，并按照公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

七、持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，提高會(huì)議室使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.鼓勵(lì)各部門(mén)提出合理化建議，共同完善會(huì)議室管理規(guī)定。