智慧合同管理平臺(tái)立項(xiàng)報(bào)告

PAGE4XXX集團(tuán)/公司智慧合同管理系統(tǒng)立項(xiàng)報(bào)告2024年8月20日目錄第1章 企業(yè)信息化發(fā)展的趨勢(shì) 4第2章 公司信息化建設(shè)現(xiàn)狀與需求 42.1 現(xiàn)狀分析 42.2 需求分析 6第3章 項(xiàng)目分析 63.1 項(xiàng)目目標(biāo) 63.1.1 實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理 63.1.2 實(shí)現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)化管理 63.1.3 實(shí)現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的信息化落地，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)管控可視化………………73.2 建設(shè)原則 73.2.1 總體規(guī)劃，分步實(shí)施 73.2.2 咨詢與IT相結(jié)合 83.2.3 實(shí)用性和先進(jìn)性相平衡 83.2.4 以人為本，全員參與 83.2.5 持續(xù)改進(jìn) 8第4章 建設(shè)內(nèi)容 84.1 一期內(nèi)容：搭建平臺(tái)、建立標(biāo)準(zhǔn) 94.1.1 功能角度規(guī)劃 94.2 二期內(nèi)容：優(yōu)化體系、聯(lián)動(dòng)業(yè)務(wù) 164.2.1 內(nèi)部?jī)?yōu)化 164.2.2 業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng) 174.3 長(zhǎng)期內(nèi)容：自我開(kāi)發(fā)、自我運(yùn)維 18第5章 項(xiàng)目實(shí)施方案 185.1 實(shí)施策略及計(jì)劃 195.1.1 實(shí)施策略 195.1.2 實(shí)施計(jì)劃 205.1.3 系統(tǒng)運(yùn)維方案建議 21第6章 收益分析 216.1 項(xiàng)目預(yù)算 216.2 項(xiàng)目?jī)r(jià)值 22第7章 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析 227.1 管理模式與設(shè)計(jì)方法的轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn) 227.2 人力資源風(fēng)險(xiǎn) 227.3 項(xiàng)目范圍變更風(fēng)險(xiǎn) 237.4 項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn) 237.5 溝通的風(fēng)險(xiǎn) 237.6 項(xiàng)目資金的風(fēng)險(xiǎn) 247.7 業(yè)務(wù)人員工作量增加的風(fēng)險(xiǎn) 24第8章 項(xiàng)目可研結(jié)論 248.1 必要性結(jié)論 248.2 可行性結(jié)論 258.3 項(xiàng)目管控級(jí)別建議 25

企業(yè)信息化發(fā)展的趨勢(shì)過(guò)去十年，以大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和云計(jì)算為代表的數(shù)字技術(shù)引發(fā)了第四次產(chǎn)業(yè)革命。在云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的快速發(fā)展下，全球迎來(lái)了數(shù)字化時(shí)代，而人工智能、大數(shù)據(jù)等信息化新興技術(shù)正在深刻影響并改變?cè)械钠髽I(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)要求和模式。數(shù)字化通過(guò)各種形式進(jìn)入產(chǎn)業(yè)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成新產(chǎn)業(yè)組合，這種改變，既來(lái)自于互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用習(xí)慣正深入人心的外部因素，也根源于企業(yè)解決信息孤島、提升工作效率、實(shí)現(xiàn)更優(yōu)、更低成本的供應(yīng)商生態(tài)的內(nèi)部原因。AI大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成大勢(shì)，以“數(shù)字化辦公”為核心特性的新一代企業(yè)辦公平臺(tái)，是企業(yè)信息化建設(shè)的新趨勢(shì)，也是企業(yè)從信息化走向數(shù)字化、智慧化的必經(jīng)之路。新一代的數(shù)字化協(xié)同辦公平臺(tái)應(yīng)具備“生態(tài)化、數(shù)字化、平臺(tái)化、智能化”的特點(diǎn)，通過(guò)生態(tài)組織的建設(shè)重構(gòu)企業(yè)的協(xié)同模式，結(jié)合生態(tài)能力的構(gòu)建與生態(tài)圈的運(yùn)營(yíng)形重塑企業(yè)價(jià)值鏈，基于數(shù)字化能力構(gòu)建形成從“數(shù)據(jù)洞察”到“全面優(yōu)化”的閉環(huán)，通過(guò)平臺(tái)化能力建設(shè)幫助企業(yè)解決信息孤島、提高工作效率，通過(guò)智能化能力的引入，用新技術(shù)提高生產(chǎn)效率，最終實(shí)現(xiàn)多供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)共創(chuàng)、促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)關(guān)系的轉(zhuǎn)型升級(jí)，完成與“互聯(lián)網(wǎng)+”社會(huì)生產(chǎn)力的和諧對(duì)接，還能進(jìn)一步釋放企業(yè)員工的創(chuàng)新創(chuàng)效活力，為企業(yè)提供可持續(xù)發(fā)展的源動(dòng)力。公司信息化建設(shè)現(xiàn)狀與需求現(xiàn)狀分析隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)張，管理半徑擴(kuò)大，加之外部環(huán)境的快速變化，公司精細(xì)化運(yùn)營(yíng)和全面風(fēng)險(xiǎn)管控日趨復(fù)雜，必須在資源配置、經(jīng)營(yíng)思路和管理理念等各方面有一個(gè)根本性的轉(zhuǎn)變和提升。合同是業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)和依據(jù)，當(dāng)前由于目前沒(méi)有統(tǒng)一的合同管理工具，對(duì)合同擬稿、審批、簽訂及合同跟蹤管理（合同文本分類(lèi)存檔、檢索，查詢授權(quán)，執(zhí)行跟蹤，定期清理等）存在手段落后、權(quán)責(zé)不清、風(fēng)險(xiǎn)失控等問(wèn)題，急需提升合同管理水平。當(dāng)前合同管理面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)：1. 近幾年公司因合同產(chǎn)生的法律糾紛及經(jīng)濟(jì)損失情況（注:內(nèi)部數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，建議列明合同糾紛數(shù)量、直接經(jīng)濟(jì)損失金額，糾紛原因分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。最好能有近三年的數(shù)據(jù)對(duì)比）2. 近幾年合同管理相關(guān)的重大事件對(duì)加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范的警示及必要性。例如騰訊與老干媽虛假合同事件，引起了我們的全面反思，我們必須利用數(shù)字化管理工具，提升相對(duì)方資信風(fēng)險(xiǎn)管理，合同用印簽署管理，履約過(guò)程動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管的水平。3. 通過(guò)與一線用戶中的調(diào)研，我們?cè)诤贤鸩莪h(huán)節(jié)普遍存在不知道如何起草合同條款的問(wèn)題。4. 法務(wù)部門(mén)合同擬稿、審查的工作量不斷增大，人員緊張，審查質(zhì)量、時(shí)效性面臨很大挑戰(zhàn)。5. 合同審批流程效率不高，存在合同審查標(biāo)準(zhǔn)不一或執(zhí)行不嚴(yán)的問(wèn)題，不能滿足業(yè)務(wù)端提效的需求（注：可根據(jù)實(shí)際情況列舉幾類(lèi)常見(jiàn)合同的審批時(shí)長(zhǎng)）6. 合同簽訂耗時(shí)較長(zhǎng)，用印監(jiān)管手段傳統(tǒng)；7. 合同履行缺少有效的跟蹤手段，合同履行信息分散在各個(gè)部門(mén)，時(shí)效性、準(zhǔn)確性不足；8. 合同數(shù)據(jù)分散在不同的IT系統(tǒng)，信息孤島嚴(yán)重，從方便業(yè)務(wù)管理角度來(lái)看，必須盡快實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的橫向拉通，進(jìn)行實(shí)現(xiàn)公司合同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化。9. 還需要能支持外部合同法務(wù)大數(shù)據(jù)平臺(tái)或企業(yè)資信查詢系統(tǒng)的接入，為用戶提供更好的體驗(yàn)。10. 隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深度擴(kuò)展，除內(nèi)部系統(tǒng)打通整合外，還需延伸到供應(yīng)鏈上下游和客戶，未來(lái)跨組織的社會(huì)化協(xié)作將成為趨勢(shì)，也是我們需要思考的方向。綜上所述，在此背景下，本著“提效降本、風(fēng)險(xiǎn)防范、優(yōu)化業(yè)務(wù)”的基本原則，法務(wù)部門(mén)（注：改為實(shí)際需求發(fā)起部門(mén)）在此背景下提出了建設(shè)合同管理系統(tǒng)的申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)非常重視并原則同意由信息部門(mén)注：改為實(shí)際負(fù)責(zé)部門(mén)）負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的選型與實(shí)施落地，以構(gòu)建公司統(tǒng)一的合同全生命周期管理平臺(tái)。需求分析XX集團(tuán)/公司擬在全集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一建立一套足以滿足合同全過(guò)程在線化管理工作所需的合同管理信息系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等管理要素全面、深入地落實(shí)到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，降低和規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)合同管理工作效率和質(zhì)量，支撐企業(yè)精細(xì)化運(yùn)營(yíng)和高水平發(fā)展。通過(guò)合同管理平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)XX集團(tuán)/公司各類(lèi)合同全生命周期線上管控，包括合同條款管理、合同范本管理、合同相對(duì)方管理、合同起草、合同審核、合同簽訂、合同用印、合同履行、合同關(guān)閉、合同歸檔、合同后評(píng)價(jià)等的過(guò)程管理及實(shí)現(xiàn)合同統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表、導(dǎo)出功能。項(xiàng)目分析項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的標(biāo)準(zhǔn)化管理完善制度體系建設(shè)。推動(dòng)合同相關(guān)流程優(yōu)化。推進(jìn)合同范本標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)化管理優(yōu)化《合同管理制度》，明確崗位職責(zé)。加強(qiáng)監(jiān)管手段，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。實(shí)現(xiàn)全生命周期合同業(yè)務(wù)的信息化落地，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)管控可視化相對(duì)方可視化對(duì)合同業(yè)務(wù)相對(duì)方的進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，實(shí)現(xiàn)合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的相對(duì)方信用信息可視化、記錄履約過(guò)程中的供應(yīng)商操作可視化和合同完結(jié)后的評(píng)價(jià)管理可視化。內(nèi)容可視化實(shí)現(xiàn)對(duì)合同文本、條款引用、智能比對(duì)、關(guān)鍵信息的及時(shí)呈現(xiàn)。過(guò)程可視化實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行全流程的進(jìn)程式管理，可按照自定義條件圖形化展現(xiàn)合同執(zhí)行節(jié)點(diǎn)、執(zhí)行人、執(zhí)行狀態(tài)等進(jìn)程信息，并做到全程留痕和數(shù)據(jù)追溯。結(jié)果可視化實(shí)現(xiàn)合同執(zhí)行節(jié)點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、進(jìn)度與財(cái)務(wù)付款信息、項(xiàng)目進(jìn)度信息的同比圖形化展現(xiàn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管控和經(jīng)營(yíng)決策起到支撐作用。為管理層提供各種決策參考數(shù)據(jù)，為員工提供良好的合同管理手段和協(xié)作平臺(tái)，提高合同管理效率。全面移動(dòng)化根據(jù)合同管理的需要，系統(tǒng)應(yīng)提供成套的移動(dòng)端應(yīng)用，并與公司移動(dòng)辦公平臺(tái)釘釘全面集成，實(shí)現(xiàn)合同審批、簽訂、履行、合同臺(tái)賬查詢、報(bào)表查看等常用操作。方便用戶隨時(shí)隨地快速處理合同事項(xiàng)。建設(shè)原則總體規(guī)劃，分步實(shí)施合同管理平臺(tái)的建設(shè)、實(shí)施和推行是一個(gè)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工程，并非一朝一夕能夠完成的，因此我們需要做好長(zhǎng)期規(guī)劃、分步實(shí)施的準(zhǔn)備，分階段、分步驟在不同的領(lǐng)域進(jìn)行實(shí)施和應(yīng)用。咨詢與IT相結(jié)合合同管理平臺(tái)是企業(yè)合同管理體系的載體和工具，其建設(shè)不是單純的技術(shù)問(wèn)題，更多地涉及到對(duì)公司業(yè)務(wù)流程、合規(guī)風(fēng)控等管理體系的梳理。因此，在建設(shè)過(guò)程中，必須拋棄單純從技術(shù)出發(fā)的觀念，要將管理體系的梳理和優(yōu)化與系統(tǒng)建設(shè)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。實(shí)用性和先進(jìn)性相平衡在追求合同管理平臺(tái)功能實(shí)用性的同時(shí)，也應(yīng)在技術(shù)路線的選擇上堅(jiān)持先進(jìn)性原則，保證平臺(tái)的管理思想、技術(shù)架構(gòu)在未來(lái)若干年內(nèi)都不會(huì)落后。以人為本，全員參與在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)進(jìn)行廣泛的業(yè)務(wù)梳理和需求調(diào)研，以滿足不同層級(jí)的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)需加強(qiáng)平臺(tái)的培訓(xùn)、宣傳和推廣，讓各級(jí)人員充分體會(huì)平臺(tái)為其工作帶來(lái)的便利性。持續(xù)改進(jìn)信息化建設(shè)是一項(xiàng)只有起點(diǎn)、沒(méi)有終點(diǎn)的工作，我們需要在建設(shè)過(guò)程中持續(xù)改進(jìn)其中的不適應(yīng)環(huán)節(jié)，從而推動(dòng)合同管理平臺(tái)的不斷完善和擴(kuò)展，支撐公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的快速發(fā)展。建設(shè)內(nèi)容本著長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、分步實(shí)施的整體策略，沿著從無(wú)到有，從有到優(yōu)的功能搭建，合同管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容如下：（合同全生命管理總體規(guī)劃示意圖）一期內(nèi)容：搭建平臺(tái)、建立標(biāo)準(zhǔn)搭建合同管理門(mén)戶和平臺(tái)整合框架，建立合同管理全員信息化的使用習(xí)慣，讓員工感受到好用、方便，讓領(lǐng)導(dǎo)可以簡(jiǎn)單的隨時(shí)管理。統(tǒng)一合同范本庫(kù)明確業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)建立合同審查簽訂標(biāo)準(zhǔn)梳理合同風(fēng)險(xiǎn)管控點(diǎn)建立統(tǒng)一合同數(shù)據(jù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)合同協(xié)作在線化搭建集成、連接、跨組織的協(xié)作平臺(tái)，奠定管理基礎(chǔ)功能角度規(guī)劃基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典，包括但不限于合同分類(lèi)、合同狀態(tài)、風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)等。建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，包括但不限于我方簽約主體庫(kù)、相對(duì)方庫(kù)、合同范本庫(kù)、合同條款庫(kù)。實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的記錄、存儲(chǔ)、分類(lèi)、歸集、維護(hù)、查詢、上傳和下載，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。合同分類(lèi)管理對(duì)集團(tuán)合同進(jìn)行梳理，對(duì)目前存在的合同進(jìn)行分類(lèi)及分級(jí)管理、實(shí)現(xiàn)合同分類(lèi)的新建、刪除、修改等操作，經(jīng)過(guò)配置實(shí)現(xiàn)合同起草時(shí)的引用。合同類(lèi)型可以分為標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)合同（合作備忘錄、合作意向書(shū)、合資/投資協(xié)議）等類(lèi)型，每類(lèi)型設(shè)立對(duì)應(yīng)的審批流程。在本系統(tǒng)中每個(gè)合同類(lèi)型可以設(shè)置多個(gè)不同的模板。起草合同時(shí)可直接調(diào)用對(duì)應(yīng)合同類(lèi)型下的模板。相對(duì)方管理相對(duì)方管理是維護(hù)所有相對(duì)方信息的模塊，在該模塊下可以對(duì)相對(duì)方基本信息進(jìn)行增刪改查，可對(duì)相對(duì)方資信狀況進(jìn)行管理，并設(shè)置相對(duì)方是否有效，及相對(duì)方黑白名單管理。相對(duì)方模塊與合同管理其他功能模塊整合，支持合同管理對(duì)有效相對(duì)方的引用?；A(chǔ)設(shè)置相對(duì)方類(lèi)型管理：通過(guò)類(lèi)型管理設(shè)置和維護(hù)相對(duì)方類(lèi)型，方便用戶對(duì)不同類(lèi)型相對(duì)方進(jìn)行管控，如供應(yīng)商，經(jīng)銷(xiāo)商，客戶等類(lèi)型。相對(duì)方行業(yè)管理：通過(guò)行業(yè)管理設(shè)置和維護(hù)相對(duì)方行業(yè)，方便用戶對(duì)不同行業(yè)相對(duì)方進(jìn)行管控，如教育業(yè)，IT業(yè)，金融業(yè)等行業(yè)。類(lèi)別設(shè)置：通過(guò)類(lèi)別管理設(shè)置相對(duì)方的分類(lèi)，實(shí)現(xiàn)相對(duì)方按類(lèi)別分類(lèi)與管理。管理員可以進(jìn)行新建、編輯、復(fù)制、刪除等類(lèi)別維護(hù)操作。相對(duì)方信息完善相對(duì)方基礎(chǔ)信息來(lái)源于業(yè)財(cái)融合系統(tǒng)的客戶與供應(yīng)商信息，可設(shè)定對(duì)各類(lèi)別下的相對(duì)方相關(guān)信息項(xiàng)，如相對(duì)方的證件信息，賬戶信息，聯(lián)系人信息、資質(zhì)信息等。相對(duì)方信息使用相對(duì)方信息錄入后可以在其他模塊來(lái)進(jìn)行引用，如合同管理模塊新建合同時(shí)選擇相對(duì)方。系統(tǒng)可配置合同起草、合同審批時(shí)關(guān)聯(lián)相對(duì)方的歷史簽約信息、相對(duì)方等級(jí)、相對(duì)方風(fēng)險(xiǎn)信息等信息項(xiàng)。相對(duì)方信息使用擁有通用接口，方便其他業(yè)務(wù)功能調(diào)用。相對(duì)方信息查詢系統(tǒng)支持對(duì)相對(duì)方的信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)、穿透查詢，例如：相對(duì)方的歷史簽約記錄、相對(duì)方履約情況、相對(duì)方糾紛記錄、相對(duì)方履約風(fēng)險(xiǎn)記錄。黑名單管理系統(tǒng)提從黑名單管理機(jī)制，可對(duì)資信不良、嚴(yán)重違約等相對(duì)方移入黑名單，在新建合同時(shí)無(wú)法選擇黑名單中的相對(duì)方。系統(tǒng)同時(shí)支持黑名單移出管理，經(jīng)過(guò)審批后，可將相對(duì)方移出黑名單。合同條款管理基于合同要素建立不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景的合同條款數(shù)據(jù)庫(kù)，如付款條款、爭(zhēng)議條款、質(zhì)量條款等，實(shí)現(xiàn)合同條款結(jié)構(gòu)化管理。支持條款創(chuàng)建、修改、批量導(dǎo)入，條款多版本管理，衍生條款關(guān)聯(lián)。合同范本創(chuàng)建、合同起草時(shí)可以檢索、引用合同條款。條款新建條款新建支持條款錄入、自動(dòng)解析、批量導(dǎo)入等多種方式。條款解析系統(tǒng)提供自動(dòng)解析功能，用戶可將合同條款文檔（word格式）上傳，系統(tǒng)自動(dòng)解析出該文檔中的每一個(gè)條款。條款組一個(gè)大條款下二級(jí)小條款，可構(gòu)成條款組結(jié)構(gòu)，條款組可被整體引用。條款維護(hù)條款管理員可對(duì)合同條款進(jìn)行修改更新，啟用停用操作。條款使用用戶可以新建范本、合同起草、合同編輯時(shí)檢索條款庫(kù)，選擇、引用所需要的合同條款。項(xiàng)目合同協(xié)作（注：定制功能，若客戶沒(méi)有需求可刪除）系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)按項(xiàng)目對(duì)合同進(jìn)行管理。對(duì)于同一個(gè)項(xiàng)目下的多個(gè)合同，系統(tǒng)可以按照項(xiàng)目名稱(chēng)，查找該項(xiàng)目下所有的合同，可跟蹤這些合同的實(shí)際履行狀況。合同范本管理合同范本的分類(lèi)、新建、使用授權(quán)、發(fā)布管理、版本更新、啟用停用的全生命周期管理，可對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同（亦稱(chēng)格式合同）模板設(shè)置，可定義非標(biāo)準(zhǔn)合同的示范性合同文本，也可配置可讓用戶部分修改的文本內(nèi)容；幫助用戶建立合同范本管理體系。新建范本范本管理員可以新建范本，支持上傳合同模板、在線編輯等多種方式新建范本，并對(duì)范本基本信息、可使用范圍、范本權(quán)限、使用期限、生效時(shí)間等進(jìn)行設(shè)定。觸發(fā)范本新建審批流程。范本發(fā)布范本審批流程通過(guò)之后，范本即可發(fā)布，可按范本生效時(shí)間發(fā)布，也可由手動(dòng)操作發(fā)布。范本更新已經(jīng)發(fā)布的合同范本可以進(jìn)行修改更新，修改后要經(jīng)過(guò)法務(wù)等范本管理部門(mén)重新審核，審核通過(guò)后，方可取代之前的合同范本，每次修改后要保存之前的合同范本做歷史版本記錄，可以隨時(shí)查看任意合同范本的歷史版本。范本停用當(dāng)某個(gè)合同范本不再使用時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行停用操作，使該范本變成停用狀態(tài)，用戶無(wú)法選擇已停用的合同范本。已停用的合同范本，在歷史版本中還是可以查詢到。合同起草用于快速發(fā)起各類(lèi)合同（標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)合同），快速調(diào)用已設(shè)置好的相對(duì)方及合同模板，讓用戶用較少的操作步驟完成合同起草，支持上傳合同附件。合同起草如果是標(biāo)準(zhǔn)合同，選擇一個(gè)已有模板，該模板為起草時(shí)將對(duì)應(yīng)變量值填入指定位置，在生成合同正文時(shí)自動(dòng)將變量添加到指定位置。如果是非標(biāo)合同，選擇相應(yīng)的范本或上傳本地合同，可以在范本或上傳合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行全文編輯；半標(biāo)合同也支持對(duì)文本的部分條款進(jìn)行編輯。復(fù)制現(xiàn)有的合同調(diào)用已經(jīng)簽訂的合同，快速?gòu)?fù)制，在原有合同基礎(chǔ)上起草合同，提升合同起草的效率，在實(shí)現(xiàn)保持原有合同不變的情況下，達(dá)到續(xù)簽新合同的業(yè)務(wù)需要。合同審批合同審批基礎(chǔ)功能實(shí)現(xiàn)合同在線審批功能，合同審批支持意見(jiàn)填寫(xiě)、歷史意見(jiàn)查看、流程提交、駁回、撤回、轉(zhuǎn)辦、溝通、同處理人跳過(guò)、追加處理人、條件分支、表單和正文編輯權(quán)限控制、查看流程圖及審批流轉(zhuǎn)記錄等功能，滿足不同場(chǎng)景審批的要求。審批人可以通過(guò)PC、移動(dòng)端（移動(dòng)一體化）進(jìn)行待辦審批。審批要點(diǎn)根據(jù)合同審批節(jié)點(diǎn)和角色，配置相應(yīng)的合同評(píng)審的關(guān)鍵要點(diǎn)的規(guī)則，在審批環(huán)節(jié)由系統(tǒng)主動(dòng)提醒需要審批的內(nèi)容，確保合同評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，審批人權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)。合同版本管理合同起草、審批過(guò)程中修改記錄留痕，合同正文每次修改均自動(dòng)保存一個(gè)版本，并保留所有歷史版本記錄，支持任意兩個(gè)版本之間進(jìn)行內(nèi)容比對(duì)。修訂后的合同正文，可在合同定稿節(jié)點(diǎn)或合同審批流程通過(guò)后，由系統(tǒng)自動(dòng)清稿，并自動(dòng)轉(zhuǎn)換成PDF格式文本。合同編號(hào)支持自定義合同編號(hào)規(guī)則，支持多級(jí)合同編號(hào)。合同審批通過(guò)后系統(tǒng)按編號(hào)規(guī)則自動(dòng)生成合同編號(hào)，保證合同編號(hào)的連續(xù)性、唯一性。合同簽訂合同審批完成，可根據(jù)業(yè)務(wù)需要使用物理章或者電子章蓋章、法人或者授權(quán)人簽字，形成具備法律效力的合同文件。合同履約履行計(jì)劃在合同起草階段填寫(xiě)、合同簽訂階段可以修訂，合同審批結(jié)束后自動(dòng)形成合同履約計(jì)劃。預(yù)歸檔功能所有合同審批簽訂后增加歸檔節(jié)點(diǎn)，可設(shè)置歸檔期限，要求歸檔人員在期限內(nèi)上傳已經(jīng)簽字蓋章的合同掃描件及掃描對(duì)比無(wú)誤后方可進(jìn)行預(yù)歸檔、并點(diǎn)擊歸檔按鈕，進(jìn)入歸檔流程審批中。合同比對(duì)支持審批通過(guò)的合同與實(shí)際要簽批的合同進(jìn)行對(duì)比，避免出現(xiàn)合同相對(duì)方修改合同的情況。合同變更、解除、終止、補(bǔ)充支持對(duì)合同的變更和解除、終止操作，并且按照合同審批流程進(jìn)行審批，并關(guān)聯(lián)原合同信息，可以對(duì)任意歷史版本追溯、比較。合同關(guān)閉合同履行結(jié)束，可對(duì)合同進(jìn)行關(guān)閉操作，關(guān)閉后的合同不允許進(jìn)行修改。合同評(píng)價(jià)合同執(zhí)行完畢后，系統(tǒng)自動(dòng)提示承辦人對(duì)合同進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)需要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)，評(píng)價(jià)結(jié)果顯示在合同臺(tái)賬信息，同時(shí)作為供應(yīng)商評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)支撐。合同歸檔合同關(guān)閉后，可對(duì)合同進(jìn)行歸檔。由合同承辦人發(fā)起進(jìn)行歸檔流程，合同承辦人所在單位合同管理人員驗(yàn)證合同履行過(guò)程內(nèi)容是否完整，包含履行中的相關(guān)附件是否齊備，還需要再次確認(rèn)合同保管單位、保管人、合同編號(hào)等信息。合同臺(tái)賬合同的基本信息、合同文本、合同的過(guò)程信息的卡片信息集中管理。合同卡片合同的卡片信息，顯示合同的基本信息，可以通過(guò)不同頁(yè)簽顯示合同的全過(guò)程數(shù)據(jù)。合同查詢實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)簽訂合同信息的保存及統(tǒng)計(jì)分析功能；系統(tǒng)支持多維度查詢功能；系統(tǒng)支持模糊查詢、精確檢索、全文檢索等功能，可按單條件和組合條件進(jìn)行查詢；系統(tǒng)支持權(quán)限查詢，查詢?nèi)藘H能查詢出自己有權(quán)限的信息；系統(tǒng)支持將查詢結(jié)果導(dǎo)出excel，支持報(bào)表功能。合同報(bào)表系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)不通維度下的合同、案件等的報(bào)表管理，根據(jù)企業(yè)不同需求，自定義報(bào)表格式、自定義報(bào)表字段，支持多種方式分析展示圖表。合同借閱沒(méi)有閱讀合同權(quán)限的用戶，如果有閱讀合同的業(yè)務(wù)需求，則需申請(qǐng)合同借閱，合同借閱可以設(shè)置借出時(shí)間、借出權(quán)限等，借出的合同可以提前收回，借出到期后系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)收回查閱權(quán)限。系統(tǒng)管理系統(tǒng)支持集團(tuán)分級(jí)授權(quán)，系統(tǒng)管理員可以查詢系統(tǒng)全部合同及授權(quán)，各部門(mén)、各公司管理員可以查詢及導(dǎo)出本單位的合同，也可以對(duì)本單位的合同管理進(jìn)行相關(guān)人員授權(quán)；系統(tǒng)管理員可以對(duì)所有離職人員進(jìn)行合同查詢、各單合同系統(tǒng)管理員可以對(duì)本單位離職人員進(jìn)行合同查詢、可以對(duì)離職的人員的全部合同包括審批中及審批結(jié)束的合同進(jìn)行離職交接。移動(dòng)端應(yīng)用根據(jù)合同管理的需要，系統(tǒng)應(yīng)全面支持移動(dòng)端的應(yīng)用（注;若已有自己移動(dòng)辦公平臺(tái)，請(qǐng)列明），實(shí)現(xiàn)合同審批、簽訂、履行、合同臺(tái)賬查詢、報(bào)表查看等常用操作。方便用戶隨時(shí)隨地快速處理合同事項(xiàng)。二期內(nèi)容：優(yōu)化體系、聯(lián)動(dòng)業(yè)務(wù)在一期的基礎(chǔ)上，基于數(shù)據(jù)使用分析，實(shí)現(xiàn)從有到優(yōu)，拓寬使用范圍，加強(qiáng)管控深度，提高協(xié)作能力。注：二期指的是一個(gè)提升階段，不是一個(gè)商務(wù)合同，二期也是需要分步建設(shè)的。內(nèi)部?jī)?yōu)化流程優(yōu)化通過(guò)流程效率分析工具，對(duì)基本不用或不常用的合同流程模板，進(jìn)行刪減與合并。分析流程節(jié)點(diǎn)的審批時(shí)效，去掉審批意義不大的節(jié)點(diǎn)，通過(guò)傳閱的方式告知即可，優(yōu)化審批節(jié)點(diǎn)時(shí)間長(zhǎng)的節(jié)點(diǎn)等措施，來(lái)進(jìn)一步提升效率。合同智能應(yīng)用拓展相對(duì)方智能審核，大數(shù)據(jù)風(fēng)控查驗(yàn)；合同文本提取比對(duì)、機(jī)器人智能預(yù)審，提升審核效率；電子合同與防偽打印電子合同在線快簽，隨時(shí)隨地審批合同；簽批完成的合同可以生成PDF合同文件，系統(tǒng)支持對(duì)簽批完成的合同文本加水印等防偽措施，以達(dá)到防篡改的目的。支持接入多重形式的防偽技術(shù)。履約管理優(yōu)化細(xì)化履約計(jì)劃優(yōu)化合同管理平臺(tái)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，對(duì)合同簽訂后的履約計(jì)劃的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，可以根據(jù)設(shè)定的履行計(jì)劃，提醒相關(guān)合同履行跟蹤的人。合同的履約計(jì)劃、供應(yīng)商信息、銀行賬號(hào)信息、等通過(guò)接口集成財(cái)務(wù)共享平臺(tái)、實(shí)現(xiàn)合同履約、合同付款的管控。合同歸檔及臺(tái)賬優(yōu)化紙質(zhì)合同OCR電子化識(shí)別；紙質(zhì)合同/電子合同統(tǒng)一歸檔，確保歸檔數(shù)據(jù)完整；業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)生態(tài)在線通過(guò)統(tǒng)一門(mén)戶，小程序等移動(dòng)入口，安全連接內(nèi)外部用戶，確保流程便捷、界面友好、業(yè)務(wù)安全。信息安全企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的快速發(fā)展，信息安全面臨的挑戰(zhàn)巨大，合同管理事關(guān)企業(yè)核心商業(yè)機(jī)密。必須保證安全運(yùn)行。應(yīng)用數(shù)字身份認(rèn)證技術(shù)可確保用戶身份安全；通過(guò)CA證書(shū)、數(shù)字簽名、時(shí)間戳、證據(jù)保全技術(shù)，可有效防范信息泄露、數(shù)據(jù)篡改，確保數(shù)據(jù)完整性；其他整合與私有系統(tǒng)（ERP、HR、CRM、財(cái)務(wù)、PDM、PLM、報(bào)表、BI等），公用云系統(tǒng)（征信、大數(shù)據(jù)、支付平臺(tái)、第三方采購(gòu)平臺(tái)等）進(jìn)行集成整合，一切以方便應(yīng)用，節(jié)約成本為出發(fā)點(diǎn)。長(zhǎng)期內(nèi)容：自我開(kāi)發(fā)、自我運(yùn)維在一、二期項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，完善自我的IT能力，實(shí)現(xiàn)自我開(kāi)發(fā)，自我維護(hù)、自我檢查的強(qiáng)大支持平臺(tái)，在未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的不確定性下以及原軟件廠家服務(wù)不確定性因素下，擁有一定的自我拓展運(yùn)維能力，也是需要在選型初期進(jìn)行考慮和后期能自我實(shí)現(xiàn)的。項(xiàng)目實(shí)施方案智慧合同在市場(chǎng)上屬于通用、成熟的功能軟件，故該功能不采取自主開(kāi)發(fā)方式，擬采購(gòu)一套成熟的合同管理軟件，并結(jié)合集團(tuán)合同管理實(shí)際需求進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)調(diào)整。本項(xiàng)目應(yīng)采用深入調(diào)研、設(shè)計(jì)優(yōu)先，充分理解建設(shè)需求的基礎(chǔ)上，開(kāi)展開(kāi)發(fā)實(shí)施工作，以保證工具能完全反映與滿足業(yè)務(wù)需求，以需求分析設(shè)計(jì)結(jié)果為依據(jù)，開(kāi)展工具功能的開(kāi)開(kāi)發(fā)實(shí)施工作。實(shí)施策略及計(jì)劃實(shí)施策略分階段明確目標(biāo)將項(xiàng)目的整體實(shí)施分解為若干項(xiàng)目階段――前期準(zhǔn)備、需求階段、設(shè)計(jì)階段、開(kāi)發(fā)階段、實(shí)施階段、試運(yùn)行階段、運(yùn)行維護(hù)及質(zhì)保服務(wù)階段，明確各個(gè)階段的項(xiàng)目主要里程碑目標(biāo)。按領(lǐng)域分解工作為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目階段主要里程碑目標(biāo)，將項(xiàng)目的工作內(nèi)容分解到項(xiàng)目管理、需求管理、變更管理、缺陷管理、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、系統(tǒng)部署、系統(tǒng)遷移、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)運(yùn)行及推廣等主要工作領(lǐng)域，明確項(xiàng)目工作內(nèi)容的責(zé)任主體。按崗位明確職責(zé)將各工作領(lǐng)域的階段工作內(nèi)容，細(xì)化分解到項(xiàng)目各工作小組的具體崗位角色，實(shí)行崗位責(zé)任制，并最后將任務(wù)落實(shí)到個(gè)人，便于量化的跟蹤考核。例如：項(xiàng)目高層領(lǐng)導(dǎo)：能夠推動(dòng)管理變革的領(lǐng)導(dǎo)；項(xiàng)目實(shí)施小組：（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人+技術(shù)負(fù)責(zé)人）雙線推進(jìn)機(jī)制；各職能部門(mén)工作小組：不少于1名對(duì)本部門(mén)業(yè)務(wù)熟悉的核心人員。周期性質(zhì)量審查在項(xiàng)目的各個(gè)階段，按照預(yù)期設(shè)定的質(zhì)量審查點(diǎn)以及審查內(nèi)容，對(duì)階段工作內(nèi)容的完成情況、完成質(zhì)量進(jìn)行審查，確保各階段的項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行及質(zhì)量處于在控狀態(tài)。實(shí)施計(jì)劃由于本系統(tǒng)涉及到公司各職能部門(mén)，必須建立起科學(xué)合理的項(xiàng)目進(jìn)度安排，將項(xiàng)目整體進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行細(xì)分并落實(shí)到每一階段。此項(xiàng)工作整體進(jìn)度計(jì)劃如下，具體細(xì)節(jié)實(shí)施在合作方落實(shí)之后由項(xiàng)目實(shí)施小組負(fù)責(zé)制訂并實(shí)施。整體實(shí)施建議分為六大步驟：(1) 確定合作方：項(xiàng)目能否成功，30%取決于軟件產(chǎn)品，30%取決于內(nèi)部變革，40%取決于項(xiàng)目實(shí)施。所以需要合作方有成熟穩(wěn)定的產(chǎn)品、高效的實(shí)施方法且參與我方項(xiàng)目實(shí)施的團(tuán)隊(duì)，必須有類(lèi)似行業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)來(lái)保證本項(xiàng)目的成功。(2) 項(xiàng)目啟動(dòng)：由公司高管向各部門(mén)傳達(dá)項(xiàng)目?jī)r(jià)值與重要性，要求各部門(mén)派出1名核心骨干配合工作，并盡量將合同管理系統(tǒng)建設(shè)工作配合納入績(jī)效或年底述職工作中。(3) 項(xiàng)目調(diào)研：將公司管理現(xiàn)狀以及目標(biāo)要求與供應(yīng)商充分溝通，并與對(duì)方項(xiàng)目經(jīng)理一起與各部門(mén)調(diào)研，盡量做到需求明確。(4) 項(xiàng)目實(shí)施：我方派出1-2名人員在項(xiàng)目期間，盡量全職與供應(yīng)商一同實(shí)施，學(xué)習(xí)并繼承產(chǎn)品的配置或集成開(kāi)發(fā)能力。(5) 上線準(zhǔn)備：通過(guò)線下海報(bào)、線上專(zhuān)題推廣宣傳，并給予一定的試用反饋獎(jiǎng)勵(lì)，縮短上線準(zhǔn)備期。(6) 系統(tǒng)上線：避免線上線下并行，有一定的強(qiáng)制性，形成線上使用習(xí)慣。自項(xiàng)目啟動(dòng)之日起，分階段、分步驟開(kāi)展項(xiàng)目實(shí)施工作，從2022年XX月開(kāi)始，到2022年XX月份完成項(xiàng)目初步驗(yàn)收工作，2023年XX月完成竣工驗(yàn)收工作。任務(wù)名稱(chēng)開(kāi)始時(shí)間完成時(shí)間主要內(nèi)容及交付項(xiàng)項(xiàng)目啟動(dòng)--項(xiàng)目工作方案現(xiàn)狀及需求分析--需求分析設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)--詳細(xì)設(shè)計(jì)報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、代碼系統(tǒng)實(shí)施--系統(tǒng)部署實(shí)施初步驗(yàn)收--功能驗(yàn)收?qǐng)?bào)告試運(yùn)行--試運(yùn)行報(bào)告竣工驗(yàn)收--完成試點(diǎn)竣工驗(yàn)收工作，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文檔系統(tǒng)運(yùn)維方案建議說(shuō)明系統(tǒng)采用的運(yùn)維建議方案，如自行維護(hù)，還是委托原廠維護(hù)。收益分析項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)目總體的直接投入來(lái)講，主要是分為軟件費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、硬件費(fèi)用三大方面；編號(hào)費(fèi)用類(lèi)型預(yù)計(jì)范圍描述1合同管理平臺(tái)軟件費(fèi)用XX萬(wàn)元目前的價(jià)格范圍也是有低、有高，一般來(lái)講用戶規(guī)模在XXX用戶左右，覆蓋完整的合同管理業(yè)務(wù)階段，XX萬(wàn)左右的軟件產(chǎn)品比較適合公司的需求與定位。2軟件實(shí)施費(fèi)用XX萬(wàn)元預(yù)估費(fèi)用，預(yù)計(jì)工作量為人天，一般人天單價(jià)為：XXXX元/人天。包括產(chǎn)品部署、實(shí)施、開(kāi)發(fā)費(fèi)用。3硬件費(fèi)用XX萬(wàn)元主要是軟件運(yùn)行比需要的硬件設(shè)備。總體的直接成本分析項(xiàng)目預(yù)算在XXX萬(wàn)元。項(xiàng)目?jī)r(jià)值(1) 提升業(yè)務(wù)效率，大大降低管理成本：合同的制定、調(diào)整、簽訂、履約跟蹤等均可在線進(jìn)行；(2) 確保交易的安全、可靠，保障簽約各方的合法權(quán)益；(3) 創(chuàng)造更加陽(yáng)光高效的合同管理平臺(tái)、更安全的信任機(jī)制；(4) 直接經(jīng)濟(jì)價(jià)值評(píng)估，去年因我司責(zé)任產(chǎn)生的合同糾紛共計(jì)個(gè)，所造成的直接經(jīng)濟(jì)損失總計(jì)萬(wàn)元，平均萬(wàn)元/個(gè)。合同管理平臺(tái)上線運(yùn)行后，將有效防范住此類(lèi)經(jīng)濟(jì)損失。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析管理模式與設(shè)計(jì)方法的轉(zhuǎn)變風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：隨著業(yè)務(wù)和技術(shù)的發(fā)展，以及項(xiàng)目對(duì)新技術(shù)、新管理模式的要求和需要；在項(xiàng)目管理過(guò)程中可能發(fā)生管理模式及設(shè)計(jì)方法的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)人員不適應(yīng)或不接受改變，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度的停滯、質(zhì)量下降等問(wèn)題。應(yīng)對(duì)策略：在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中積極開(kāi)展變更管理，加強(qiáng)宣貫，與業(yè)務(wù)人員充分溝通，使其學(xué)習(xí)了解先進(jìn)的電網(wǎng)規(guī)劃設(shè)計(jì)方法，用積極的態(tài)度配合信息系統(tǒng)的實(shí)施，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一。人力資源風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，參與項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)人員可能因各種因素發(fā)生離職、轉(zhuǎn)崗等情況；導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)資源不足，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目工期的延誤；如發(fā)生核心人員的流失最壞情況下甚至可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。應(yīng)對(duì)策略：（1）加強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)，增強(qiáng)員工的凝聚力，降低人才流失情況的發(fā)生；（2）建立健全的考核、激勵(lì)和晉升機(jī)制，在留住現(xiàn)有內(nèi)部?jī)?yōu)秀人才的同時(shí)吸引各類(lèi)外部?jī)?yōu)秀人才，做好人才管理及儲(chǔ)備工作，防止人才斷鏈情況的發(fā)生；（3）建立良好的人才培養(yǎng)培訓(xùn)體系，為老員工的職業(yè)生涯提供上升空間，為新員工提供快速上手的指導(dǎo)；（4）建立完善的工作交接制度，明確工作在移交過(guò)程中各方的權(quán)責(zé)，降低或避免人才的流動(dòng)導(dǎo)致工作無(wú)法開(kāi)展的情況。項(xiàng)目范圍變更風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：隨著項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的推進(jìn)，項(xiàng)目建設(shè)范圍存在改變的可能并進(jìn)一步對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)帶來(lái)不良影響。如項(xiàng)目建設(shè)范圍的擴(kuò)大，在既定的資源條件下會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)周期延長(zhǎng)和進(jìn)度的延誤；項(xiàng)目建設(shè)范圍的減小，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)成果無(wú)法滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要。應(yīng)對(duì)策略：充分調(diào)研，周密策劃，充分考慮面對(duì)的困難和限制條件，明確項(xiàng)目業(yè)務(wù)范圍，逐步推進(jìn)系統(tǒng)的建設(shè)，達(dá)到企業(yè)項(xiàng)目管理能力全面提升的目的。項(xiàng)目進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：信息項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，期間涉及的各方面因素較多，這些因素的變化極易導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度發(fā)生滯后及延誤的情