鄉(xiāng)政府會議室管理制度

鄉(xiāng)政府會議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

為加強(qiáng)我鄉(xiāng)政府會議室的管理，提高會議效率，確保會議的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和高效性，特制定本管理制度。本制度遵循公開、公平、高效、節(jié)儉的原則。

第二條適用范圍

本管理制度適用于我鄉(xiāng)政府機(jī)關(guān)內(nèi)部所有會議室的預(yù)定、召開、服務(wù)及管理活動。

第三條會議類型

會議分為日常工作例會、專題協(xié)調(diào)會、決策會議、緊急會議等。各類會議應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)定流程進(jìn)行組織和實施。

第四條責(zé)任分配

會議的組織與管理由會議室管理部門負(fù)責(zé)，會議召集人負(fù)責(zé)會議內(nèi)容的準(zhǔn)備與主持，參會人員需遵守會議紀(jì)律，共同維護(hù)會議秩序。

第五條會議時間

會議應(yīng)盡量安排在正常工作時間內(nèi)，避免影響日常工作。特殊情況下需安排在非工作時間召開的，應(yīng)提前通知并做好相關(guān)安排。

第六條參會人員

會議召集人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容合理確定參會人員范圍，嚴(yán)格控制參會人數(shù)，確保會議高效進(jìn)行。

第七條信息保密

會議討論內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

第八條制度更新

本管理制度將根據(jù)鄉(xiāng)政府工作實際和會議管理需要，定期進(jìn)行審查和修訂，以確保其時效性和適用性。

第二章會議流程

會議籌備：

會議召集人應(yīng)根據(jù)會議目的和內(nèi)容，提前制定會議計劃，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等。會議計劃應(yīng)至少提前3個工作日通知所有參會人員，并附上會議議程和所需預(yù)備資料。

會議通知：

會議通知應(yīng)包括會議名稱、目的、時間（開始和結(jié)束）、地點、預(yù)計時長、參會人員、會議召集人、會議議程等。對于重要會議，可通過電話、短信或電子郵件等方式進(jìn)行二次提醒。

會議簽到：

會議開始前，由會議室管理部門負(fù)責(zé)設(shè)置簽到臺，參會人員應(yīng)在指定時間內(nèi)完成簽到。簽到記錄將作為考核參會人員出勤情況的依據(jù)。

會議開幕：

會議召集人宣布會議開始，并簡要介紹會議目的、議程和預(yù)期目標(biāo)。隨后，主持人按照議程逐項組織討論。

會議討論：

1.討論議題時，主持人應(yīng)確保每位參會人員有充分發(fā)言機(jī)會，鼓勵積極交流，避免個別人員壟斷發(fā)言。

2.討論過程中，會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議內(nèi)容和重要觀點。

3.對于重大決策或爭議性問題，應(yīng)充分討論，必要時可邀請相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行補(bǔ)充說明。

會議決策：

1.會議決策應(yīng)基于充分討論，并遵循民主集中制原則。

2.對于需投票表決的事項，應(yīng)明確投票規(guī)則和表決程序。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)由主持人宣布，并記錄在案。

會議總結(jié)：

1.主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對討論內(nèi)容和決策結(jié)果進(jìn)行簡要總結(jié)。

2.對于需落實的任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

3.會議召集人應(yīng)對會議效果進(jìn)行評估，并收集參會人員的意見和建議。

會議結(jié)束：

1.主持人宣布會議結(jié)束，并感謝參會人員的參與。

2.會議室管理部門負(fù)責(zé)檢查會議室設(shè)施，確保關(guān)閉電源、水源等，并做好會后清理工作。

會議資料歸檔：

會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)整理會議紀(jì)要，連同會議資料一并歸檔，以備查閱。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要的編制：

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的會議記錄人在會議結(jié)束后及時編制，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映會議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。

2.紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論要點、決策事項、責(zé)任分配、完成時限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議召集人審核批準(zhǔn)，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

會議紀(jì)要的分發(fā)：

1.審核批準(zhǔn)后的會議紀(jì)要應(yīng)在1個工作日內(nèi)通過電子郵件、紙質(zhì)文件等形式分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

2.對于涉及機(jī)密內(nèi)容的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定控制分發(fā)范圍，確保信息安全。

任務(wù)跟蹤與執(zhí)行：

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中明確的任務(wù)分工和完成時限，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃。

2.會議室管理部門應(yīng)建立任務(wù)跟蹤機(jī)制，定期檢查任務(wù)進(jìn)展情況，并及時向會議召集人和相關(guān)部門匯報。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應(yīng)及時反饋，必要時召開協(xié)調(diào)會議予以解決。

進(jìn)度報告與評估：

1.責(zé)任部門應(yīng)在任務(wù)執(zhí)行的關(guān)鍵節(jié)點和完成后，向會議召集人提交進(jìn)度報告。

2.會議召集人應(yīng)對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行評估，確保決策事項得到有效落實。

3.對于未能按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確完成時限。

會議紀(jì)要的歸檔與查閱：

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為正式文件進(jìn)行歸檔，以便日后查閱和追溯。

2.會議室管理部門應(yīng)建立健全會議紀(jì)要檔案管理制度，確保紀(jì)要的保存完整、檢索方便。

3.對于需要公開的會議紀(jì)要，應(yīng)按照信息公開的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開，接受公眾監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)定：

1.會議室的預(yù)定需通過會議室管理部門進(jìn)行，預(yù)定時應(yīng)提供會議名稱、時間、預(yù)計參會人數(shù)等信息。

2.預(yù)定會議室應(yīng)提前至少3個工作日，緊急會議需提前至少1個工作日通知會議室管理部門。

3.會議室管理部門根據(jù)預(yù)定情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會議資源合理分配。

會議室布置與設(shè)施：

1.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)會議需求提前布置會議室，包括座位安排、設(shè)備調(diào)試等。

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等，并確保設(shè)施正常運行。

3.會議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護(hù)會議設(shè)施，以保障會議順利進(jìn)行。

會議室使用規(guī)范：

1.會議召開期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場安靜，不隨意離場。

2.禁止在會議室吸煙、進(jìn)食或進(jìn)行其他與會議無關(guān)的活動。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)配合會議室管理部門做好會場清理工作，確保會議室恢復(fù)原狀。

會議室安全管理：

1.會議室管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)會議室的安全管理，確保會議期間的人員安全和財產(chǎn)安全。

2.會議召開前，應(yīng)檢查會議室的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散通道等。

3.對于涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置保密標(biāo)志、限制參會人員等。

會議室開放時間：

1.會議室管理部門應(yīng)制定會議室的開放時間，并在正常工作時間內(nèi)提供會議服務(wù)。

2.特殊情況下，如需在非工作時間使用會議室，應(yīng)提前申請并獲批準(zhǔn)。

會議室資源利用：

1.會議室管理部門應(yīng)合理利用會議室資源，提高使用效率，避免資源浪費。

2.對于頻繁使用的會議室，可采取預(yù)約優(yōu)先的原則，確保會議需求得到滿足。

3.會議室管理部門應(yīng)定期分析會議室使用情況，為優(yōu)化會議管理提供依據(jù)。

第五章附則

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