會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理制度

會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和落實(shí)效果，特制定本“會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理制度”。本制度適用于公司各級(jí)會(huì)議，旨在規(guī)范會(huì)議流程、明確責(zé)任分工、加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的管理和跟蹤落實(shí)，進(jìn)而提升組織效能。

一、目的與原則

1.本制度旨在通過規(guī)范化管理，確保會(huì)議內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，為決策執(zhí)行提供可靠依據(jù)。

2.會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理應(yīng)遵循公正、公開、高效、務(wù)實(shí)原則，確保會(huì)議成果得到有效落實(shí)。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

2.本制度涉及會(huì)議的籌備、召開、紀(jì)要編制、跟蹤落實(shí)等環(huán)節(jié)。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召集、主持以及會(huì)議紀(jì)要的審核、分發(fā)等工作。

2.會(huì)議參與者：積極參與會(huì)議討論，按時(shí)完成會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)，配合會(huì)議組織者做好會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)工作。

3.會(huì)議紀(jì)要記錄人：負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容的記錄、整理、編制會(huì)議紀(jì)要，并及時(shí)提交給會(huì)議組織者審核。

四、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各級(jí)會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理的執(zhí)行力度，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性。

2.各級(jí)管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要任務(wù)落實(shí)的監(jiān)督，對(duì)未按要求完成任務(wù)的部門或個(gè)人進(jìn)行責(zé)任追究。

3.公司設(shè)立會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理專項(xiàng)監(jiān)督小組，定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理情況進(jìn)行檢查、評(píng)估和改進(jìn)。

五、制度修訂與解釋

1.本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行修訂。

2.本制度的最終解釋權(quán)歸公司所有。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，明確會(huì)議主題和預(yù)期目標(biāo)，制定會(huì)議議程。

2.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，通過郵件、短信或辦公系統(tǒng)等方式，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會(huì)議主題相關(guān)的背景資料、報(bào)告、提案等，并在會(huì)議前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持：會(huì)議組織者應(yīng)按照議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議記錄：會(huì)議紀(jì)要記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

三、會(huì)議紀(jì)要編制與分發(fā)

1.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要初稿，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，由會(huì)議組織者進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：審核通過的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員，以便大家了解會(huì)議內(nèi)容并按照要求執(zhí)行。

四、會(huì)議決策執(zhí)行與跟蹤

1.任務(wù)分解：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策任務(wù)分解至相關(guān)部門和人員，明確任務(wù)要求和完成時(shí)間。

2.任務(wù)執(zhí)行：各部門和人員應(yīng)按照任務(wù)要求，按時(shí)完成相關(guān)工作。

3.任務(wù)跟蹤：會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤任務(wù)完成情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要任務(wù)全部完成后，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，并提出改進(jìn)措施。

2.參會(huì)人員可就會(huì)議流程、會(huì)議效果等方面提出意見和建議，以促進(jìn)會(huì)議管理的持續(xù)優(yōu)化。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的落實(shí)效果，本章對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，確保各項(xiàng)任務(wù)得到有效執(zhí)行。

一、任務(wù)分配與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確提出的任務(wù)應(yīng)由會(huì)議組織者根據(jù)職責(zé)分工，將任務(wù)分配至相關(guān)部門或個(gè)人。

2.接收任務(wù)的部門和人員應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要分發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)，如有疑問或困難，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織者溝通解決。

二、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.各任務(wù)執(zhí)行主體應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立任務(wù)跟蹤表，定期更新任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)，確保對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)展情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

三、進(jìn)度評(píng)估與調(diào)整

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)執(zhí)行情況，定期進(jìn)行進(jìn)度評(píng)估，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

2.對(duì)于影響任務(wù)完成的重大問題，會(huì)議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員召開專題會(huì)議，研究解決方案。

四、到期催辦與提醒

1.對(duì)于即將到期的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)在到期前三個(gè)工作日進(jìn)行催辦，提醒執(zhí)行主體按期完成任務(wù)。

2.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，會(huì)議組織者應(yīng)深入了解原因，協(xié)助解決困難，確保任務(wù)盡快完成。

五、任務(wù)完成情況反饋

1.各任務(wù)執(zhí)行主體在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋任務(wù)完成情況，包括成果、經(jīng)驗(yàn)、問題等。

2.會(huì)議組織者對(duì)反饋信息進(jìn)行整理，為后續(xù)會(huì)議提供決策參考。

六、責(zé)任追究與激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)于未按要求完成任務(wù)的部門或個(gè)人，會(huì)議組織者應(yīng)視情況采取通報(bào)批評(píng)、追究責(zé)任等措施，確保會(huì)議紀(jì)要的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

2.對(duì)于任務(wù)完成出色的部門或個(gè)人，公司應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋頁P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工積極參與會(huì)議決策執(zhí)行的積極性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)模、設(shè)備需求等因素，合理選擇會(huì)議室。

3.會(huì)議室預(yù)訂需提前至少一個(gè)工作日，緊急會(huì)議需提前至少三個(gè)小時(shí)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急情況，請(qǐng)?jiān)跁?huì)場(chǎng)外接聽電話。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止私拉亂接電源線、網(wǎng)線等，確保會(huì)場(chǎng)安全。

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)組織參會(huì)人員共同清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地整潔。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.若會(huì)議過程中出現(xiàn)設(shè)備故障，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)聯(lián)系IT部門進(jìn)行維修或更換。

3.會(huì)議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)耗電。

四、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)領(lǐng)取和歸還，不得私自轉(zhuǎn)借他人。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，需核對(duì)鑰匙數(shù)量，確保無誤。

3.丟失或損壞會(huì)議室鑰匙，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政部門定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置。

2.鼓勵(lì)部門間共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

3.定期對(duì)會(huì)議室管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)水平，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

遵循以上規(guī)定，有助于提高會(huì)議室使用效率，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境保障。

第五章附則

為確保本“會(huì)議紀(jì)要任務(wù)管理制度”的有效實(shí)施，特制定以下附則