煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議管理制度

煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議管理制度第一章總則

為確保煤礦協(xié)調(diào)會(huì)的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議目的，制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議的組織、召開、管理及監(jiān)督，適用于會(huì)議所有參與人員。

一、會(huì)議宗旨

煤礦協(xié)調(diào)會(huì)旨在加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，研究解決煤礦生產(chǎn)、安全、技術(shù)等方面的重大問(wèn)題，提高煤礦管理水平，確保煤礦安全生產(chǎn)。

二、會(huì)議原則

1.集中精力，突出重點(diǎn)，提高效率。

2.會(huì)前充分準(zhǔn)備，會(huì)中認(rèn)真討論，會(huì)后及時(shí)落實(shí)。

3.尊重事實(shí)，客觀公正，充分發(fā)揚(yáng)民主。

4.保密原則，會(huì)議內(nèi)容、決議等僅限于會(huì)議參與者及相關(guān)部門。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，隨時(shí)召開。

四、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由煤礦領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)主持會(huì)議。

2.與會(huì)人員：包括各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員及特邀專家等。

3.記錄人：由會(huì)議組織部門指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或關(guān)機(jī)，不得隨意離場(chǎng)。

2.會(huì)議內(nèi)容、決議等應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。

3.與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

六、本會(huì)議管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效果。

第二章會(huì)議流程

為確保煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各階段任務(wù)，以下為會(huì)議流程的具體規(guī)定：

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織部門根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等，并在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議議程、目的及要求。

2.與會(huì)人員收到會(huì)議通知后，需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋參會(huì)情況，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)收集、整理會(huì)議所需資料，并在會(huì)議召開前至少1個(gè)工作日送達(dá)與會(huì)人員。

二、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹與會(huì)人員，明確會(huì)議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)。

2.依照會(huì)議議程，各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員匯報(bào)工作進(jìn)展、存在問(wèn)題及建議。

3.與會(huì)人員針對(duì)匯報(bào)內(nèi)容展開討論，提出意見和建議。

4.會(huì)議主持人對(duì)討論進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織與會(huì)人員進(jìn)行表決或決策。

2.表決或決策結(jié)果需記錄在案，并由記錄人整理入會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議決議應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)限等，確保決策的落實(shí)。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的落實(shí)及下一步工作要求。

2.與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見。

3.會(huì)議組織部門收集、整理會(huì)議評(píng)價(jià)，為不斷提高會(huì)議質(zhì)量提供參考。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員。

2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查會(huì)議決議的落實(shí)情況，并及時(shí)向煤礦領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

六、會(huì)議延期或取消

1.如遇特殊情況，會(huì)議組織部門可根據(jù)實(shí)際情況申請(qǐng)延期或取消會(huì)議。

2.延期或取消會(huì)議的通知需提前至少1個(gè)工作日發(fā)出，確保與會(huì)人員及時(shí)調(diào)整工作安排。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議流程執(zhí)行，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和高效性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議決議的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，制定以下規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，包括會(huì)議議程、主要討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等，并提交給會(huì)議主持人審核。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.記錄人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，形成正式會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議結(jié)束后的3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決議的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決議事項(xiàng)應(yīng)分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)分解的任務(wù)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)會(huì)議組織部門備案。

3.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)跟蹤督促各責(zé)任部門按照計(jì)劃執(zhí)行決議，并及時(shí)匯報(bào)執(zhí)行進(jìn)度。

三、執(zhí)行情況的反饋與監(jiān)督

1.責(zé)任部門應(yīng)在任務(wù)完成后及時(shí)向會(huì)議組織部門反饋執(zhí)行情況，包括完成的任務(wù)、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

2.會(huì)議組織部門定期匯總各責(zé)任部門的執(zhí)行情況，并向煤礦領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，會(huì)議組織部門應(yīng)查明原因，督促責(zé)任部門采取措施，盡快完成。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為煤礦協(xié)調(diào)會(huì)的重要文件進(jìn)行歸檔，保存期限至少為3年。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，應(yīng)建立查閱制度，便于相關(guān)人員查詢、了解會(huì)議內(nèi)容。

3.涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。

五、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)評(píng)價(jià)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)結(jié)合評(píng)價(jià)結(jié)果，不斷完善會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制，提高會(huì)議決議的執(zhí)行效率。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，各部門應(yīng)高度重視會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議決議得到有效執(zhí)行，促進(jìn)煤礦協(xié)調(diào)會(huì)作用的發(fā)揮。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議室的正常使用，提供良好的會(huì)議環(huán)境，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.各部門需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向會(huì)議組織部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議組織部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.如遇特殊情況需要調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂，各部門應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議組織部門，以便做好相應(yīng)調(diào)整。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合會(huì)議主題。

2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的座位、音響、投影等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議前，會(huì)議組織部門應(yīng)檢查會(huì)議室衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備等，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室規(guī)定，保持安靜，不隨意走動(dòng)。

2.愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，不得擅自調(diào)整或損壞。

3.會(huì)議結(jié)束后，各部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將座椅歸位，關(guān)閉電源、水源等，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議組織部門定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用過(guò)程中，如有損壞，責(zé)任部門需承擔(dān)維修或賠償責(zé)任。

3.會(huì)議組織部門建立會(huì)議室設(shè)備使用臺(tái)賬，記錄設(shè)備使用、維修等情況，為設(shè)備管理提供依據(jù)。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

2.會(huì)議組織部門定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室安全規(guī)定，遇到緊急情況時(shí)，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行疏散。

本章規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施，為煤礦協(xié)調(diào)會(huì)提供良好的會(huì)議環(huán)境。

第五章附則

為確保煤礦協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議管理制度的有效實(shí)施，特制定以下附則：

一、本管理制度由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)解釋。

二、本管理制度自發(fā)布之日