上海會(huì)議室管理制度上墻

上海會(huì)議室管理制度上墻第一章總則

為確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，加強(qiáng)會(huì)議管理，特制定《上海會(huì)議室管理制度》。本制度適用于上海地區(qū)公司各級(jí)別、各類別會(huì)議的管理工作。

一、會(huì)議目的

1.提高決策效率，確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；

2.加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享；

3.解決工作中的問題，推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展；

4.培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提升員工工作積極性。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)組織召開的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題或問題召開的會(huì)議；

4.總結(jié)會(huì)議：對(duì)一段時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行總結(jié)、分析的會(huì)議。

三、會(huì)議原則

1.精簡高效：嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間、規(guī)模，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有針對(duì)性；

2.預(yù)約制度：會(huì)議召開前需提前預(yù)約會(huì)議室，避免資源沖突；

3.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

4.責(zé)任落實(shí)：會(huì)議決議事項(xiàng)需明確責(zé)任人，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

四、參會(huì)人員

1.與會(huì)議主題相關(guān)的人員應(yīng)參加相應(yīng)級(jí)別的會(huì)議；

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按時(shí)參加上級(jí)組織的會(huì)議，并向下級(jí)傳達(dá)會(huì)議精神；

3.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，遵守會(huì)議規(guī)定。

五、會(huì)議管理

1.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、通知、主持等工作；

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要；

3.各部門應(yīng)積極配合會(huì)議管理工作，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

六、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議質(zhì)量。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，特制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議的主題和目的，制定會(huì)議議程；

2.選擇會(huì)議時(shí)間：合理安排會(huì)議時(shí)間，避免影響正常工作，同時(shí)確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加；

3.預(yù)約會(huì)議室：提前預(yù)約會(huì)議室，確保會(huì)議場(chǎng)地及相關(guān)設(shè)備設(shè)施齊全；

4.發(fā)送會(huì)議通知：通過郵件、短信等方式，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到；

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員；

3.會(huì)議發(fā)言：按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行發(fā)言，各發(fā)言人應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行；

4.會(huì)議討論：針對(duì)會(huì)議主題和發(fā)言內(nèi)容，參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，提出建議和意見。

三、會(huì)議記錄

1.記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果等；

2.記錄方式：可采用書面記錄、電子記錄等方式；

3.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議內(nèi)容、決議等形成書面材料。

四、會(huì)議決議

1.決策程序：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策方案，征求參會(huì)人員意見；

2.表決程序：如需表決，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行投票或舉手表決；

3.決議記錄：會(huì)議決議應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，明確責(zé)任人、完成時(shí)限等。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果、共識(shí)進(jìn)行總結(jié)；

2.強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行和跟進(jìn)，確保會(huì)議成果的落實(shí)；

3.對(duì)參會(huì)人員的積極參與表示感謝。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，提醒參會(huì)人員帶走個(gè)人物品；

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，并按照公司規(guī)定進(jìn)行存檔。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決議的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議成果的跟蹤與管理，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限等；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人接到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)按照決議事項(xiàng)及完成時(shí)限，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃；

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)決議執(zhí)行的監(jiān)督，確保工作進(jìn)度與質(zhì)量；

3.跟進(jìn)人員應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)決議執(zhí)行情況，如有問題應(yīng)及時(shí)反饋，尋求解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的存檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行分類、存檔，便于查詢和追溯；

2.存檔內(nèi)容包括會(huì)議紀(jì)要原文、參會(huì)人員名單、決議執(zhí)行情況等；

3.存檔期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般為五年。

四、會(huì)議決議的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議主持人或指定人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施；

2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和責(zé)任人，促進(jìn)工作改進(jìn)；

3.對(duì)于長期未完成或存在嚴(yán)重問題的決議，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)督辦，確保會(huì)議決議的落實(shí)。

五、激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)于積極執(zhí)行會(huì)議決議、按時(shí)完成任務(wù)的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；

2.對(duì)于執(zhí)行不力、工作拖延的部門和個(gè)人，視情況給予通報(bào)批評(píng)、處罰等；

3.激勵(lì)機(jī)制的落實(shí)應(yīng)公平、公正、公開，以激發(fā)員工積極性和工作熱情。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)約

1.會(huì)議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門應(yīng)提前預(yù)約所需會(huì)議室；

2.預(yù)約時(shí)應(yīng)提供會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，以便于會(huì)議管理部門合理安排會(huì)議室資源；

3.如有特殊情況需取消或變更預(yù)約，應(yīng)提前通知會(huì)議管理部門，以免造成資源浪費(fèi)。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.會(huì)議管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食，營造良好的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議召開前，參會(huì)人員應(yīng)提前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，如有緊急事項(xiàng)需離開會(huì)議室，應(yīng)向主持人請(qǐng)假；

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位、關(guān)閉設(shè)備、整理會(huì)議室，保持環(huán)境整潔。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧?，如門禁、監(jiān)控等，確保會(huì)議安全；

2.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露；

3.會(huì)議記錄、資料等應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后妥善保管，防止丟失或泄露。

五、會(huì)議室資源調(diào)配

1.會(huì)議管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高使用效率；

2.遇有大型會(huì)議或重要活動(dòng)，會(huì)議管理部門有權(quán)調(diào)整會(huì)議室預(yù)約安排，確保公司重要會(huì)議的順利召開；

3.各部門應(yīng)積極配合會(huì)議管理部門，共同維護(hù)會(huì)議室的正常使用秩序。

第五章附則

為確?！渡虾?huì)議室管理制度》的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、