會議室預(yù)訂管理制度

會議室預(yù)訂管理制度第一章總則

為確保會議的順利進行，提高會議效率，規(guī)范會議室預(yù)訂及使用管理，特制定本管理制度。

一、目的

本管理制度旨在明確會議室預(yù)訂流程，保障會議資源合理分配，提高會議質(zhì)量，確保公司各項工作的有序開展。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司內(nèi)部各類會議室的預(yù)訂、使用及管理。

2.本管理制度適用于公司全體員工及相關(guān)部門。

三、定義

1.會議室：指公司內(nèi)部用于召開會議、培訓(xùn)、座談等活動的固定場所。

2.預(yù)訂人：指需使用會議室并提前進行預(yù)訂的公司員工。

3.會議服務(wù)：指會議期間為參會人員提供的技術(shù)支持、場地布置、茶水供應(yīng)等輔助性服務(wù)。

四、基本原則

1.公平原則：會議室資源按照預(yù)訂時間先后順序進行分配，確保各部門及員工公平使用。

2.效率原則：提高會議室使用效率，減少無效預(yù)訂，避免資源浪費。

3.服務(wù)原則：會議服務(wù)人員應(yīng)積極主動為參會人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，確保會議順利進行。

五、責(zé)任部門

1.行政部門：負(fù)責(zé)會議室的管理、維護及預(yù)訂工作。

2.信息部門：負(fù)責(zé)會議設(shè)備的維護及技術(shù)支持。

3.各部門：負(fù)責(zé)本部門會議的預(yù)訂、組織及實施。

六、制度修訂

本管理制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及實際需求進行修訂，由行政部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，可提出修改意見，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以補充完善。

本章內(nèi)容作為會議室預(yù)訂管理制度的基礎(chǔ)，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

一、會議預(yù)訂

1.預(yù)訂人需提前三個工作日向行政部門提交會議室預(yù)訂申請，填寫《會議室預(yù)訂申請表》并注明以下信息：

-會議主題；

-預(yù)計參會人數(shù)；

-會議時間（起止時間）；

-會議地點；

-會議設(shè)備需求；

-茶水、資料等輔助服務(wù)需求。

2.行政部門收到預(yù)訂申請后，根據(jù)會議室使用情況，于兩個工作日內(nèi)回復(fù)預(yù)訂結(jié)果。

3.預(yù)訂人收到預(yù)訂成功通知后，如需變更或取消預(yù)訂，應(yīng)至少提前一個工作日通知行政部門。

二、會議通知

1.預(yù)訂人負(fù)責(zé)在會議前向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括：

-會議主題；

-會議時間、地點；

-參會人員；

-會議議程；

-其他注意事項。

2.會議通知應(yīng)提前至少一個工作日發(fā)送，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備。

三、會議簽到

1.會議開始前，預(yù)訂人需安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

四、會議進行

1.會議主持人按照會議議程組織會議，確保會議內(nèi)容充實、高效。

2.會議期間，預(yù)訂人應(yīng)確保會議設(shè)備正常運行，提供必要的會議服務(wù)。

3.參會人員應(yīng)積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離場。

五、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，內(nèi)容包括：

-會議主題；

-參會人員；

-會議議程；

-討論內(nèi)容；

-決策結(jié)果；

-后續(xù)工作安排。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后一個工作日內(nèi)整理完畢，并提交給預(yù)訂人。

六、會議結(jié)束

1.會議結(jié)束后，預(yù)訂人負(fù)責(zé)組織參會人員有序離場。

2.預(yù)訂人應(yīng)檢查會議室設(shè)備、設(shè)施是否完好，確保會議室整潔。

3.如有損壞或遺失，預(yù)訂人需及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

本章詳細(xì)闡述了會議流程的各個環(huán)節(jié)，旨在確保會議的有序進行，提高會議效率，為公司的各項工作提供有力支持。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守會議流程，共同推進公司發(fā)展。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要完成后，預(yù)訂人應(yīng)首先進行審核，確保記錄準(zhǔn)確無誤。

2.審核通過的會議紀(jì)要需提交給會議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進行審批。

3.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，同時可通過電子郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊平臺等方式通知相關(guān)人員。

二、會議決策的跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項，預(yù)訂人應(yīng)負(fù)責(zé)分配給相應(yīng)的責(zé)任人和執(zhí)行部門。

2.責(zé)任人和執(zhí)行部門應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定具體的行動計劃和完成時間表。

3.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的會議決策跟蹤機制，定期檢查決策的執(zhí)行進度，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

三、會議紀(jì)要的執(zhí)行反饋

1.責(zé)任人和執(zhí)行部門在執(zhí)行會議決策過程中，應(yīng)定期向預(yù)訂人提供執(zhí)行情況反饋。

2.預(yù)訂人匯總反饋信息后，應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)部門匯報，以便及時調(diào)整和解決問題。

3.對于執(zhí)行中遇到的困難和挑戰(zhàn)，應(yīng)積極尋求解決方案，并在必要時提交給下一次會議討論。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)進行歸檔，由行政部門統(tǒng)一管理。

2.會議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于查閱，確保公司員工在需要時能夠快速找到相關(guān)記錄。

3.會議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照公司保密規(guī)定和信息安全政策進行設(shè)置，確保信息安全。

五、會議紀(jì)要的持續(xù)改進

1.行政部門應(yīng)定期收集會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，分析會議決策的落實效果。

2.根據(jù)分析結(jié)果，對會議流程、紀(jì)要記錄等方面進行持續(xù)改進，以提高會議效率和管理水平。

3.對于會議紀(jì)要執(zhí)行中的優(yōu)秀經(jīng)驗和做法，應(yīng)予以總結(jié)和推廣，促進公司內(nèi)部知識的共享和交流。

本章內(nèi)容強調(diào)了對會議紀(jì)要的跟蹤落實，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行，從而推動公司各項工作的順利進行。全體員工應(yīng)積極參與會議紀(jì)要的執(zhí)行和反饋，共同促進公司發(fā)展。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進行，不得隨意占用或更改。

2.如遇緊急會議需求，行政部門可根據(jù)實際情況進行調(diào)整，并及時通知相關(guān)預(yù)訂人。

3.會議室使用期間，預(yù)訂人應(yīng)確保會議室內(nèi)外環(huán)境整潔，不得在室內(nèi)吸煙、進食。

4.會議室內(nèi)設(shè)備、設(shè)施應(yīng)愛護使用，如遇損壞，預(yù)訂人需及時報告行政部門并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)設(shè)備由信息部門負(fù)責(zé)維護，確保設(shè)備正常運行。

2.預(yù)訂人使用會議室前，應(yīng)檢查設(shè)備是否齊全、功能正常，如有問題及時向信息部門反饋。

3.會議期間，預(yù)訂人應(yīng)確保設(shè)備使用規(guī)范，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞。

三、會議室預(yù)訂權(quán)限管理

1.行政部門負(fù)責(zé)管理會議室預(yù)訂權(quán)限，根據(jù)公司實際情況分配預(yù)訂權(quán)限。

2.預(yù)訂人需具備相應(yīng)權(quán)限才能進行會議室預(yù)訂，預(yù)訂權(quán)限不得隨意轉(zhuǎn)讓。

3.如預(yù)訂人因特殊情況無法參加預(yù)訂的會議，應(yīng)提前通知行政部門，并由行政部門協(xié)助處理。

四、會議室資源優(yōu)化

1.行政部門定期分析會議室使用情況，合理調(diào)整會議室資源分配，提高使用效率。

2.鼓勵各部門錯峰開會，避免高峰時段會議室資源緊張。

3.對于長期閑置的會議室，行政部門可進行整合或調(diào)整，以充分利用資源。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)保持良好的安全環(huán)境，預(yù)訂人應(yīng)確保會議期間人員安全。

2.會議室應(yīng)遵循公司保密規(guī)定，涉及敏感內(nèi)容的會議，預(yù)訂人應(yīng)采取相應(yīng)保密措施。

3.會議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)檢查會議室，確保無遺留重要文件和資料。

本章針對會議室的管理規(guī)定進行了詳細(xì)闡述，旨在提高會議室使用效率，保障會議的順利進行。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護會議室的秩序與安全。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。

三、各部門可根據(jù)本管理制度制定實施細(xì)則，報行政部門備案。

四、本管理制度