商管公司會議管理制度

商管公司會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據：為確保商管公司會議的效率與效果，規(guī)范會議的組織與實施，依據公司管理規(guī)定及實際工作需要，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于商管公司各類會議的管理，包括但不限于董事會、總經理辦公會、部門例會、專題協(xié)調會等。

第三條會議原則：

-會議應遵循高效、精簡、務實、民主的原則；

-鼓勵遠程協(xié)作及無紙化辦公，減少不必要的現(xiàn)場會議；

-會議應注重成果導向，防止形式主義，嚴格控制會議數(shù)量和時間。

第四條會議分類：

-定期會議：按照規(guī)定周期召開的例會；

-臨時會議：因特殊情況或特定議題需要臨時召集的會議；

-專題會議：針對某一專門問題進行討論的會議。

第五條會議組織：

-各類會議的組織者應明確會議目的、議程、參會人員及預期成果；

-會議通知應提前發(fā)送至參會人員，并明確會議時間、地點、議程等內容；

-會議組織者負責確保會議的正常進行，并對會議紀要進行整理和歸檔。

第六條參會要求：

-參會人員應準時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退；

-參會人員應積極參與討論，并就會議議題提出建設性意見和建議；

-參會人員應遵守會議紀律，保守會議秘密。

第七條制度修訂：本制度如有變更或補充，由公司總經理辦公會討論通過，并以公司發(fā)文形式予以公布。

第二章會議流程

第一條會議籌備：

-會議組織者應根據會議目的和議題，制定詳細的會議議程，并明確預計的會議時長；

-確定參會人員名單，并提前至少三個工作日發(fā)出會議通知，通知中需包含會議主題、時間、地點、議程及預習材料；

-會議組織者應準備會議所需的文件、資料、設備等，并確保會議室預約、布置和設備調試工作及時完成。

第二條會議簽到：

-參會人員應在會議開始前進行簽到，會議組織者負責記錄簽到情況；

-簽到記錄將作為考核參會人員出勤情況的依據。

第三條會議主持：

-會議應由指定的主持人主持，主持人負責引導會議進程，確保會議按照既定議程進行；

-主持人應保證會議討論的公正性和客觀性，給予每位參會人員發(fā)言機會。

第四條會議討論：

-會議議題應按照議程順序逐一討論，每個議題的討論時間應嚴格控制；

-參會人員應圍繞議題進行發(fā)言，提出自己的觀點和建議，并對他人的意見給予尊重；

-討論過程中，會議記錄人應詳細記錄會議內容，特別是關鍵決策、分歧意見和后續(xù)行動計劃。

第五條決策與表決：

-對于需要決策的議題，主持人應明確決策標準和程序；

-表決應遵循少數(shù)服從多數(shù)的原則，對于重大事項的表決，應實行無記名投票制度；

-表決結果由會議記錄人記錄在案，并在會議紀要中明確體現(xiàn)。

第六條會議總結：

-會議結束后，主持人應對會議成果進行總結，明確會議達成的共識、決策結果及后續(xù)行動計劃；

-主持人還應評價會議效果，對會議流程和參會人員的表現(xiàn)提出意見和建議。

第七條會議紀要的編制：

-會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的初稿，并提交給主持人審核；

-會議紀要應包括會議基本信息、參會人員名單、討論內容、決策結果和后續(xù)行動計劃等；

-主持人審核通過后的會議紀要應在48小時內發(fā)送給所有參會人員，并按照公司規(guī)定進行存檔。

第八條會后跟進：

-會議組織者應定期跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，并督促相關部門或人員按時完成指定任務；

-對于需要跨部門協(xié)調的事項，會議組織者應負責協(xié)調各方資源，確保決策的有效實施。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的發(fā)布與確認：

-會議紀要由會議記錄人編制完成后，經主持人審核簽字，由會議組織者統(tǒng)一發(fā)布；

-會議紀要發(fā)布后，各參會人員應在規(guī)定時間內確認收悉，并對紀要內容有異議的應及時提出；

-會議組織者應對異議進行收集和處理，必要時可召開補充會議進行澄清和修正。

第二條任務分配與責任落實：

-會議紀要中明確的行動計劃應具體分配到人，明確責任部門和責任人；

-責任人應按照會議紀要的要求和時間節(jié)點，負責完成各自的任務；

-會議組織者應定期檢查任務完成情況，并提供必要的支持和協(xié)調。

第三條進度報告與反饋機制：

-責任人需定期向會議組織者報告任務進度，遇到的問題和需要協(xié)調的事項；

-會議組織者應根據進度報告，及時調整工作計劃，解決存在的問題；

-建立反饋機制，允許和鼓勵責任人對會議決策的執(zhí)行效果進行評價和反饋。

第四條監(jiān)督與評估：

-會議組織者應建立監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行過程進行監(jiān)督，確保工作按計劃進行；

-定期對會議決策的執(zhí)行結果進行評估，評估結果作為相關人員工作績效的參考；

-對于未能按時完成任務的，應視情況采取相應的督促措施，包括但不限于提醒、警告、績效考核等。

第五條信息共享與溝通：

-會議紀要和任務進展情況應及時通過公司內部信息系統(tǒng)共享，保證信息的透明和流通；

-鼓勵跨部門之間的溝通和協(xié)作，確保信息在不同部門間有效傳遞；

-對于重大事項的進展，會議組織者應定期向公司高層報告。

第六條改進措施：

-根據會議紀要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，會議組織者應提出改進措施，并更新到會議管理制度中；

-定期對會議管理制度進行回顧和優(yōu)化，以提高會議效率和決策執(zhí)行力度；

-鼓勵員工提出改進意見，對于被采納的建議給予適當?shù)莫剟詈驼J可。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂：

-會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前通過公司指定的預訂系統(tǒng)進行；

-預訂時需提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間、所需設備等信息；

-會議室預訂應遵循先到先得的原則，特殊情況下，可由行政管理部門進行協(xié)調安排。

第二條會議室配置：

-會議室應配置必要的會議設施，包括但不限于會議桌椅、投影儀、音響設備、白板等；

-行政管理部門負責定期檢查會議室設施，確保設施的正常使用和維護；

-會議室布置應簡潔大方，符合公司形象，并可根據會議類型進行適當調整。

第三條會議室使用規(guī)范：

-會議期間，參會人員應保持會議室整潔，不得隨意移動設備，損壞公物；

-會議結束后，會議組織者應負責組織參會人員共同清理會議室，恢復原狀；

-嚴禁在會議室吸煙、進食或有其他不文明行為。

第四條會議室安全管理：

-會議室使用期間，應確保消防安全通道暢通，消防設施完好；

-會議組織者需了解并熟悉應急預案，遇緊急情況能迅速反應；

-保密會議應采取必要的安全措施，如限制記錄設備使用、設置會議密碼等。

第五條會議室維護與更新：

-定期對會議室進行維護，包括設備保養(yǎng)、環(huán)境清潔等；

-根據實際需要和公司發(fā)展，適時更新會議室設備，提升會議體驗；

-鼓勵采用環(huán)保材料和節(jié)能設備，減少會議對環(huán)境的影響。

第六條會議室使用效率：

-行政管理部門應監(jiān)控會議室使用情況，提高使用效率，避免資源浪費；

-鼓勵召開短時高效會議，減少長時間占用會議室的情況；

-對于重復預訂但未實際使用的情況，行政管理部門有權進行提醒或限制預訂權限。

第七條違規(guī)處理：

-對于違反會議室管理規(guī)定的個人或團隊，將視情節(jié)嚴重程度給予提醒、警告或其他紀律處分；

-對于造成設備損壞的行為，責任人需照價賠償或承擔相應責任；

-定期對會議室管理規(guī)定執(zhí)行情況進行檢查，對違規(guī)行為進行公示，以強化規(guī)定執(zhí)行力度。

第五章附則

第一條制度生效：

-本會議管理制度自發(fā)布之日起生效，公司原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。

第二條解釋