淺談高校一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)

淺談高校一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)摘要2018年，教育部印發(fā)的《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》明確指出，要實(shí)現(xiàn)“一站式服務(wù)”，切實(shí)讓百姓少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路，增強(qiáng)人民群眾獲得感。為落實(shí)教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃，增強(qiáng)學(xué)校治理水平，2018年12月，廣東科貿(mào)職業(yè)學(xué)院搭建了智慧校園平臺(tái)，其中一站式網(wǎng)上辦事大廳是學(xué)校智能校園平臺(tái)建設(shè)的重點(diǎn)工程之一，一站式網(wǎng)上辦事大廳以流程引擎為基礎(chǔ)，以“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”為原則，以重新梳理各業(yè)務(wù)服務(wù)流程和滿足師生辦文辦事實(shí)際需求為目標(biāo)，統(tǒng)籌各部門業(yè)務(wù)、整合各類數(shù)據(jù)資源，解決跨部門、跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)協(xié)同的難題[1]，建成覆蓋多部門辦事事項(xiàng)、界面友好、師生體驗(yàn)好的一站式網(wǎng)上辦事大廳，為師生提供全程、快捷、公開(kāi)、透明的服務(wù)，提高學(xué)校辦事效率和治理能力。關(guān)鍵詞：一站式；網(wǎng)上辦事大廳；業(yè)務(wù)需求；效率1、一站式服務(wù)大廳建設(shè)的必要性學(xué)校發(fā)展的必然要求隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和學(xué)校辦學(xué)規(guī)模壯大，學(xué)校形成“一校三區(qū)”的辦學(xué)格局，以信息化手段規(guī)范學(xué)校業(yè)務(wù)流程，搭建一個(gè)通用的、統(tǒng)一管理的、具有擴(kuò)展性業(yè)務(wù)流程的管理平臺(tái)，平臺(tái)能夠完成業(yè)務(wù)的在線申請(qǐng)、審批，集中發(fā)布和管理學(xué)校適合網(wǎng)上辦理的業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校業(yè)務(wù)真正網(wǎng)上辦理，成為提高學(xué)校辦事效率的必然要求。解決師生辦事的痛點(diǎn)傳統(tǒng)的線下辦事流程需要填寫(xiě)紙質(zhì)表單并多次跑腿才能辦成一件事，網(wǎng)上一站式服務(wù)大廳把成熟的業(yè)務(wù)流程全部線上辦，同時(shí)部署在微信端，師生可隨時(shí)隨地在線提交申請(qǐng)，辦事進(jìn)度可實(shí)時(shí)跟蹤，最大限度的減少師生在校區(qū)和部門間奔波，同時(shí)，管理人員可在線審批，查看各審批人審批意見(jiàn)，并有待辦事項(xiàng)提醒、數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，解決了師生辦事難、辦事慢、多頭跑、來(lái)回跑等問(wèn)題，2、面臨挑戰(zhàn)流程簡(jiǎn)化難一站式服務(wù)大廳建設(shè)初期，部分涉及跨部門、跨層級(jí)的協(xié)同流程，優(yōu)化程度不夠，再造難度較大。一方面業(yè)務(wù)部門意識(shí)不到辦事流程優(yōu)化的重要性，很多服務(wù)事項(xiàng)是直接從線下搬到線上，審批簽字環(huán)節(jié)沒(méi)有減少，甚至有的部門還存在將流程搬到網(wǎng)上后增加審批節(jié)點(diǎn)的情況；另一方面流程簡(jiǎn)化的力度不夠，原本簡(jiǎn)單的流程也需要辦事人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批、跨部門領(lǐng)導(dǎo)審批到主要負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)人員審批，中間層領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)往往停留很多時(shí)間而且是形式上的，而主要負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)人員基本上可以決定是否辦理此項(xiàng)業(yè)務(wù)。需求變更頻繁在一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門會(huì)根據(jù)時(shí)間段和需求的變化變更流程，還存在業(yè)務(wù)員和部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)同一流程提出不同的需求，同一流程修改多次，增加技術(shù)人員的工作量，做無(wú)效工作，缺少學(xué)生線下辦事大廳學(xué)生辦理事項(xiàng)存在問(wèn)題沒(méi)有專門的咨詢?nèi)藛T，打印成績(jī)單等事項(xiàng)需要去找業(yè)務(wù)部門辦理，但學(xué)校多校區(qū)辦學(xué)存在跨校區(qū)辦理事項(xiàng)的問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)生申請(qǐng)辦事容易，但最終辦成事難。3、建設(shè)經(jīng)驗(yàn)做好頂層設(shè)計(jì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，統(tǒng)籌規(guī)劃，成立由校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，并將一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)納入學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃。在一站式網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)啟動(dòng)初期，學(xué)校精心規(guī)劃，制定了統(tǒng)一的建設(shè)原則和實(shí)施步驟，確定了適合學(xué)校的理念、工具、手段、方法，構(gòu)建了各業(yè)務(wù)部門和信息中心協(xié)調(diào)配合的工作機(jī)制，使后期項(xiàng)目得以順利進(jìn)行。業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)梳理優(yōu)化流程一站式服務(wù)大廳包括待辦事項(xiàng)、審批事項(xiàng)、已辦事項(xiàng)、在途事項(xiàng)、我發(fā)起的事項(xiàng)等基礎(chǔ)功能和會(huì)簽、抄送等高級(jí)功能，根據(jù)學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)情況將流程分為黨政辦公服務(wù)事項(xiàng)、人力資源服務(wù)事項(xiàng)、后勤保障服務(wù)事項(xiàng)、學(xué)生事項(xiàng)服務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備服務(wù)事項(xiàng)、教學(xué)服務(wù)事項(xiàng)服務(wù)等模塊，每一項(xiàng)流程可查看表單、查看軌跡圖、查看審批時(shí)間軸、打印流程。流程部署初期，采用全員參與的模式，業(yè)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際情況提出需求，技術(shù)人員與業(yè)務(wù)部門人員溝通梳理業(yè)務(wù)需求并將成熟的服務(wù)事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為可操作的線上流程，并運(yùn)用流程開(kāi)發(fā)工具部署在一站式網(wǎng)上辦事大廳，測(cè)試后可開(kāi)放使用，專業(yè)隊(duì)伍打造辦事大廳服務(wù)業(yè)務(wù)從線下轉(zhuǎn)到線上，中間有一系列的工作程序，主要涉及業(yè)務(wù)需求梳理、流程開(kāi)發(fā)、流程測(cè)試等諸多環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)部門一般只會(huì)提供業(yè)務(wù)需求，經(jīng)常會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)變更需求，要求流程滿足使用需求，不會(huì)考慮流程本身的可實(shí)施性和復(fù)雜性，導(dǎo)致流程開(kāi)發(fā)人員工作量大，因此需要專業(yè)的流程開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)輔助梳理優(yōu)化辦事流程，開(kāi)發(fā)部署及測(cè)試流程，為業(yè)務(wù)部門提供符合需求的流程，降低業(yè)務(wù)部門的負(fù)擔(dān)，提高業(yè)務(wù)人員的使用體驗(yàn)。同步部署移動(dòng)端辦事大廳網(wǎng)上辦事大廳流程同時(shí)部署到移動(dòng)端，待辦消息提醒會(huì)直接推送到審批人微信，審批人點(diǎn)擊消息可實(shí)現(xiàn)一鍵審批，辦事全流程和用時(shí)長(zhǎng)短可監(jiān)控，辦事不再受限于時(shí)間、地域和終端設(shè)備[2]，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地指尖辦事。建設(shè)學(xué)生線下自助服務(wù)大廳堅(jiān)持“以生為本，服務(wù)至上”的宗旨，根據(jù)學(xué)校資金、場(chǎng)地等實(shí)際情況，圍繞學(xué)生的日常事務(wù)、征兵入伍、醫(yī)保報(bào)銷、校園網(wǎng)絡(luò)、后勤服務(wù)等實(shí)際需求，將人工與自助服務(wù)相結(jié)合，打造集學(xué)生咨詢、受理、辦理為一體的服務(wù)體系，為學(xué)生提供方便、快捷、高效、多元一條龍服務(wù)，引導(dǎo)、培訓(xùn)學(xué)生使用一站式網(wǎng)上辦事大廳，為師生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，讓信息化創(chuàng)新真正服務(wù)每一位學(xué)生。參考文獻(xiàn)[1]邵美科，范宇辰，李廣宏，陳