2024企業(yè)內(nèi)部控制中合同管理策略與規(guī)章

2024企業(yè)內(nèi)部控制中合同管理策略與規(guī)章本合同目錄一覽第一條合同管理策略1.1合同管理目標(biāo)1.2合同管理原則1.3合同管理流程第二條合同訂立管理2.1合同起草2.2合同審批2.3合同簽署第三條合同履行管理3.1合同執(zhí)行監(jiān)督3.2合同變更管理3.3合同解除與終止第四條合同風(fēng)險管理4.1風(fēng)險識別與評估4.2風(fēng)險預(yù)防與控制4.3風(fēng)險應(yīng)對措施第五條合同歸檔與保管5.1合同歸檔要求5.2合同保管措施5.3合同查閱與復(fù)制第六條合同信息管理6.1合同信息收集與記錄6.2合同信息儲存與保護(hù)6.3合同信息共享與傳遞第七條合同培訓(xùn)與宣傳7.1培訓(xùn)內(nèi)容與對象7.2培訓(xùn)方式與時間7.3培訓(xùn)效果評估第八條合同糾紛解決8.1糾紛預(yù)防與調(diào)解8.2仲裁或訴訟途徑8.3糾紛處理結(jié)果記錄第九條合同法律顧問9.1法律顧問職責(zé)9.2法律顧問選聘9.3法律顧問工作協(xié)調(diào)第十條合同監(jiān)督檢查10.1監(jiān)督檢查機(jī)制10.2監(jiān)督檢查內(nèi)容10.3監(jiān)督檢查結(jié)果處理第十一條合同管理責(zé)任與考核11.1管理責(zé)任分配11.2管理考核指標(biāo)11.3考核結(jié)果運(yùn)用第十二條合同管理信息化建設(shè)12.1信息化建設(shè)目標(biāo)12.2信息化系統(tǒng)功能12.3信息化系統(tǒng)維護(hù)與更新第十三條合同管理外部協(xié)作13.1協(xié)作單位選擇13.2協(xié)作模式與流程13.3協(xié)作關(guān)系維護(hù)第十四條合同管理持續(xù)改進(jìn)14.1改進(jìn)需求收集14.2改進(jìn)措施制定14.3改進(jìn)效果評估與反饋第一部分：合同如下：第一條合同管理策略1.1合同管理目標(biāo)為本合同雙方提供全面、高效的合同管理服務(wù)，確保合同的合法性、合規(guī)性、合理性，維護(hù)雙方的合法權(quán)益，降低合同糾紛風(fēng)險，提高合同履行效率。1.2合同管理原則（1）合法性原則：合同內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定，遵守社會公序良俗。（2）公平公正原則：合同訂立、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)應(yīng)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。（3）誠實(shí)信用原則：合同雙方應(yīng)遵循誠實(shí)信用原則，履行合同義務(wù)，共同維護(hù)合同的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。（4）保密原則：合同雙方應(yīng)對合同內(nèi)容和商業(yè)秘密予以保密，未經(jīng)對方同意不得泄露給第三方。1.3合同管理流程（1）合同起草：由合同承辦部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，參照公司模板起草合同文本。（2）合同審批：合同文本經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法務(wù)部進(jìn)行法律審查，審查通過后提交總經(jīng)理審批。（3）合同簽署：合同經(jīng)雙方代表簽署后生效，雙方按照合同約定履行各自義務(wù)。（4）合同登記：合同簽署后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本和相關(guān)附件登記歸檔，并進(jìn)行統(tǒng)一編號。（5）合同履行：雙方按照合同約定履行各自義務(wù)，確保合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。（6）合同終止：合同到期或者合同約定的終止條件滿足時，合同終止。（7）合同歸檔：合同終止后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本和相關(guān)附件歸檔保管。第二條合同訂立管理2.1合同起草（1）合同承辦部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確合同主體、內(nèi)容、目的和違約責(zé)任等要素，參照公司提供的合同模板起草合同文本。（2）合同起草過程中，應(yīng)充分考慮合同風(fēng)險，采取必要的風(fēng)險防范措施。（3）合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免產(chǎn)生模糊不清、容易引起爭議的內(nèi)容。2.2合同審批（2）部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。（3）部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將合同文本提交公司法務(wù)部進(jìn)行法律審查。（4）法務(wù)部應(yīng)對合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行審查，審核合同條款的準(zhǔn)確性、完整性，針對合同風(fēng)險提出修改意見。（5）法務(wù)部審查通過后，將合同文本提交總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。（6）總經(jīng)理審批通過后，合同方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。2.3合同簽署（1）合同簽署前，合同承辦部門應(yīng)與合同相對方進(jìn)行充分溝通，明確合同條款和雙方的權(quán)利義務(wù)。（2）合同簽署時，應(yīng)由雙方代表現(xiàn)場簽字，并加蓋合同專用章。（3）合同簽署后，雙方代表應(yīng)核對簽字蓋章的合同文本，確保無誤。（4）合同承辦部門負(fù)責(zé)將簽署后的合同文本收回，并按照歸檔要求進(jìn)行登記歸檔。第三條合同履行管理3.1合同執(zhí)行監(jiān)督（1）合同承辦部門應(yīng)建立合同履行監(jiān)督機(jī)制，確保合同條款得到有效執(zhí)行。（2）合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更、解除或終止情況，合同承辦部門應(yīng)及時報(bào)告并按照相關(guān)流程處理。（3）合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤，確保合同目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。3.2合同變更管理（1）合同變更應(yīng)符合原合同約定的變更條件和程序。（2）合同變更內(nèi)容應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并以書面形式簽署。（3）合同變更后，原合同文本應(yīng)重新編號，并進(jìn)行歸檔保管。3.3合同解除與終止（1）合同解除或終止應(yīng)符合原合同約定的解除或終止條件和程序。（2）合同解除或終止后，雙方應(yīng)按照合同約定處理后續(xù)事項(xiàng)，包括但不限于結(jié)算、賠償?shù)?。?）合同解除或終止后，合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同文本和相關(guān)附件歸檔保管。第四條合同風(fēng)險管理4.1風(fēng)險識別與評估（1）合同承辦部門應(yīng)在合同訂立前，對合同相對方的信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評估。（2）合同承辦部門應(yīng)識別合同內(nèi)容中可能存在的風(fēng)險，并提出防范措施。（3）法務(wù)部應(yīng)對合同文本進(jìn)行法律風(fēng)險評估，確保合同符合法律法規(guī)要求。4.2風(fēng)險預(yù)防與控制第八條合同糾紛解決8.1糾紛預(yù)防與調(diào)解（1）合同雙方應(yīng)積極履行合同義務(wù)，避免因違約行為導(dǎo)致糾紛發(fā)生。（2）合同履行過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決。（3）雙方可以共同選擇調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解，調(diào)解不成的，可依法申請仲裁或提起訴訟。8.2仲裁或訴訟途徑（1）合同雙方在簽訂合同時，可以選擇仲裁或訴訟作為解決爭議的方式。（2）如合同中未約定爭議解決方式，一方依法向人民法院起訴或向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁的，對方應(yīng)予以配合。（3）仲裁或訴訟過程中，合同雙方應(yīng)按照法院或仲裁機(jī)構(gòu)的要求，提供證據(jù)和陳述事實(shí)。8.3糾紛處理結(jié)果記錄（1）合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦部門應(yīng)將糾紛處理結(jié)果記錄歸檔。（2）合同糾紛處理記錄應(yīng)包括糾紛發(fā)生的原因、處理過程、結(jié)果及雙方的責(zé)任等內(nèi)容。第九條合同法律顧問9.1法律顧問職責(zé)（1）法律顧問負(fù)責(zé)為公司提供法律咨詢、審查合同文本及處理合同糾紛等事項(xiàng)。（2）法律顧問應(yīng)關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時向公司提供相關(guān)法律信息和建議。（3）法律顧問應(yīng)定期對公司員工進(jìn)行合同法律培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識。9.2法律顧問選聘（1）公司應(yīng)聘請具有專業(yè)資格和豐富經(jīng)驗(yàn)的法律顧問。（3）公司應(yīng)對法律顧問的工作進(jìn)行評估，如有需要，可重新選聘。9.3法律顧問工作協(xié)調(diào)（1）合同承辦部門應(yīng)與法律顧問保持密切溝通，及時反饋合同管理中的法律問題。（2）法律顧問應(yīng)協(xié)助合同承辦部門處理合同履行過程中的法律事務(wù)。（3）合同糾紛發(fā)生時，法律顧問應(yīng)積極參與糾紛處理，為公司提供法律支持。第十條合同監(jiān)督檢查10.1監(jiān)督檢查機(jī)制（1）公司應(yīng)建立健全合同監(jiān)督檢查機(jī)制，確保合同的合法性、合規(guī)性、合理性。（2）合同監(jiān)督檢查工作由合同承辦部門、法務(wù)部和審計(jì)部共同負(fù)責(zé)。（3）合同監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同訂立、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)。10.2監(jiān)督檢查內(nèi)容（1）檢查合同訂立是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（2）檢查合同履行是否按照約定進(jìn)行，是否存在違約行為。（3）檢查合同變更、解除和終止是否符合法定條件和程序。10.3監(jiān)督檢查結(jié)果處理（1）監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)合同管理中的問題，應(yīng)立即報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人，并采取措施予以糾正。（2）對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，應(yīng)提交公司管理層討論，并制定改進(jìn)措施。（3）合同監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)作為合同管理考核的重要依據(jù)。第十一條合同管理責(zé)任與考核11.1管理責(zé)任分配（1）合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行和履行，對合同的合法性、合規(guī)性、合理性負(fù)有直接責(zé)任。（2）法務(wù)部負(fù)責(zé)合同的法律審查、風(fēng)險評估和糾紛處理，對合同法律風(fēng)險負(fù)有防范責(zé)任。（3）公司高層管理人員應(yīng)對合同管理的整體效果負(fù)責(zé)，對合同管理制度的完善和執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。11.2管理考核指標(biāo)（1）合同合法性：合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（2）合同履行率：合同履行情況是否達(dá)到約定目標(biāo)。（3）合同糾紛發(fā)生率：合同糾紛的發(fā)生頻率和處理效果。11.3考核結(jié)果運(yùn)用（1）合同管理考核結(jié)果作為合同承辦部門及員工績效考核的重要依據(jù)。（2）對合同管理成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。（3）對合同管理不善的部門和個人，應(yīng)進(jìn)行批評教育，嚴(yán)重者依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十二條合同管理信息化建設(shè)12.1信息化建設(shè)目標(biāo)（1）建立合同管理信息化系統(tǒng)，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。（2）實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期管理，包括合同起草、審批、簽署、履行、變更、解除和終止等環(huán)節(jié)。（3）通過信息化手段，提高合同風(fēng)險防范和處理能力。12.2信息化系統(tǒng)功能（1）合同起草：提供合同模板，自動填充合同要素，合同文本。（2）合同審批：實(shí)現(xiàn)合同審批流程的電子化，提高審批效率。（第二部分：其他補(bǔ)充性說明和解釋說明一：附件列表：附件一：合同起草模板附件二：合同審批流程圖附件三：合同簽署授權(quán)書附件四：合同履行監(jiān)督表附件五：合同變更申請表附件六：合同解除與終止申請表附件七：合同歸檔清單附件八：合同風(fēng)險評估表附件九：合同糾紛調(diào)解協(xié)議書附件十：仲裁協(xié)議附件十一：訴訟起訴狀附件詳細(xì)要求和說明：附件一：合同起草模板本附件提供合同起草的標(biāo)準(zhǔn)化模板，包括合同的基本要素、條款和格式。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，參照模板起草合同文本。附件二：合同審批流程圖本附件詳細(xì)展示了合同審批的流程，包括審批的各個環(huán)節(jié)、責(zé)任部門和審批權(quán)限。合同承辦部門應(yīng)按照流程圖規(guī)定的路徑提交合同文本進(jìn)行審批。附件三：合同簽署授權(quán)書本附件為合同簽署授權(quán)書，授權(quán)特定人員代表公司簽署合同。授權(quán)書應(yīng)明確授權(quán)范圍、有效期限和簽署條件。附件四：合同履行監(jiān)督表本附件用于監(jiān)督合同履行情況，包括合同履行進(jìn)度、異常情況記錄和整改措施等。合同承辦部門應(yīng)定期填寫并提交監(jiān)督表。附件五：合同變更申請表本附件用于記錄合同變更事項(xiàng)，包括變更原因、內(nèi)容、日期和雙方同意的變更協(xié)議等。合同承辦部門應(yīng)按照申請表流程提交變更申請。附件六：合同解除與終止申請表本附件用于記錄合同解除或終止的事由、日期和雙方同意的解除或終止協(xié)議等。合同承辦部門應(yīng)按照申請表流程提交解除或終止申請。附件七：合同歸檔清單本附件用于記錄已簽署合同的清單，包括合同編號、名稱、簽署日期、歸檔日期等。合同承辦部門應(yīng)按照清單歸檔合同文本。附件八：合同風(fēng)險評估表本附件用于評估合同風(fēng)險，包括合同內(nèi)容風(fēng)險、履行風(fēng)險、變更風(fēng)險等。合同承辦部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況填寫并提交風(fēng)險評估表。附件九：合同糾紛調(diào)解協(xié)議書本附件用于記錄合同糾紛調(diào)解的結(jié)果，包括調(diào)解日期、調(diào)解人員、雙方同意的調(diào)解方案等。附件十：仲裁協(xié)議本附件為仲裁協(xié)議，約定雙方在發(fā)生合同爭議時選擇仲裁作為解決方式。協(xié)議應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)、仲裁程序和仲裁結(jié)果的執(zhí)行等。附件十一：訴訟起訴狀本附件為訴訟起訴狀，用于記錄一方對另一方提起訴訟的事由、訴訟請求和訴訟依據(jù)等。說明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：違約行為：1.未按照合同約定履行義務(wù)。2.延遲履行合同義務(wù)，超過合同約定的期限。3.不履行合同義務(wù)，或者履行合同義務(wù)不符合約定的標(biāo)準(zhǔn)。4.未經(jīng)對方同意，單方面變更或者解除合同。5.違反合同中的保密義務(wù)，泄露合同內(nèi)容和商業(yè)秘密。6.違反法律法規(guī)和公序良俗，使合同無法履行或者造成對方損失。責(zé)任認(rèn)定：1.違約方應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，包括繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失等。2.延遲履行的一方應(yīng)按照合同約定支付違約金或者賠償因延遲履行造成的損失。3.不履行或者履行不符合約定的，對方有權(quán)要求違約方履行義務(wù)或者賠償損失。4.單方面變更或解除合同的一方應(yīng)承擔(dān)因此而給對方造成的損失。5.泄露合同內(nèi)容和商業(yè)秘密的，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。6.因違反法律法規(guī)和公序良俗導(dǎo)致合同無法履行或者造成對方損失的，違約方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。示例說明：若合同雙方約定了貨物交付期限，賣方延遲交付貨物超過合同約定期限，則賣方構(gòu)成違約。買方有權(quán)要求賣方支付違約金或者賠償因延遲交付