基于業(yè)財融合視角下的企業(yè)財務共享中心構(gòu)建研究

摘要：隨著信息化技術(shù)的深入發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)越來越重視管理模式和信息技術(shù)的融合，期望通過運用信息化管理模式提升管理效率和質(zhì)量。在此過程中，部分企業(yè)已認識到財務共享中心的價值，正積極采取措施推進該項工作。但在研究中發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)由于缺少業(yè)財融合的管理理念，導致財務共享中心建設進度遲緩。還有的企業(yè)缺少完善的組織架構(gòu)，不能明確其運營模式，財務指標的設計不夠科學。鑒于此，本文提出優(yōu)化組織架構(gòu)、明確運營模式、基于平衡計分卡來構(gòu)建指標以及加強制度保障和人才保障等舉措，以期為企業(yè)提供有益參考。關(guān)鍵詞：業(yè)財融合；財務共享中心；財務管理；策略引言企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中，隨著業(yè)務類型的豐富和規(guī)模擴張，內(nèi)部管理的難度越來越大。特別是在財務管理方面，傳統(tǒng)的財務管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)階段的發(fā)展需求，無法對生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有力支撐，迫切要求現(xiàn)代企業(yè)完善并改進財務管理模式。企業(yè)應在業(yè)財融合理念的引導下，加大對財務共享中心的建設力度，依托統(tǒng)一的信息化管理平臺，實現(xiàn)財務信息和業(yè)務信息的高度共享，推動業(yè)財深度融合，使財務管理從基礎的會計核算向財務戰(zhàn)略管理方向延伸，發(fā)揮財務分析對業(yè)務發(fā)展的指導作用。一、業(yè)財融合與財務共享中心相關(guān)理論業(yè)財融合，指業(yè)務活動和財務活動的深度互動。企業(yè)財務部門不只有核算和監(jiān)督功能，還要適當介入業(yè)務決策和業(yè)務可行性分析中。業(yè)務部門不能只以規(guī)模擴張和利潤增長作為唯一的管理目標，還要具備一定的財務知識和財務風險管控意識。只有兩部門形成有機的融合，才能打破信息壁壘，促使所有數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)高效的傳播和共享，有利于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展[1]。財務共享中心，可理解為一個專業(yè)的平臺、機構(gòu)。財務共享中心設立在企業(yè)內(nèi)部，服務對象是內(nèi)部員工和外部合作企業(yè)，貫穿內(nèi)部價值鏈和外部價值鏈，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)辦公環(huán)境下的海量數(shù)據(jù)匯集與分析，是一種相對先進和新穎的科學管理模式。財務共享中心的建設和業(yè)財融合理念密不可分，需要兩個部門的高效配合。財務共享中心建設過程中涉及幾個重要流程，包括組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、搭建信息技術(shù)平臺、業(yè)務流程再造等。財務共享中心進一步促進了業(yè)財融合，為企業(yè)的健康發(fā)展奠定了重要基礎。二、企業(yè)構(gòu)建財務共享中心的意義首先，企業(yè)構(gòu)建財務共享中心有利于集中管理，使財務管理變得更加集中和高效。業(yè)務和財務本質(zhì)上是相互輔助的，在財務共享中心平臺上，所有部門可在不同端口實時傳輸數(shù)據(jù)信息，由管理系統(tǒng)對這些數(shù)據(jù)信息進行自動化分類和存儲，信息需求者可按照自己的需要來提取信息，并形成個性化報表。在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，可保障所有數(shù)據(jù)信息的長期保存，很大程度上減少了人工錄入所造成的誤差，大大增強了數(shù)據(jù)基礎，便于企業(yè)集中管理[2]。其次，企業(yè)構(gòu)建財務共享中心有利于提高管理決策的科學性，進而有效降低經(jīng)營風險。企業(yè)發(fā)展中離不開投融資活動，管理者個人的決策能力在很大程度上影響著企業(yè)發(fā)展水平，而財務共享中心則可以有效輔助管理決策。財務共享中心具有強大的數(shù)據(jù)分析功能，能夠?qū)ζ髽I(yè)歷史經(jīng)營所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和外部市場數(shù)據(jù)進行專業(yè)性解讀，通過動態(tài)數(shù)據(jù)監(jiān)測發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營活動中存在的風險，及時展開風險識別和風險應對，形成高質(zhì)量的財務報告，為管理者在制定投融資決策的過程中提供有效參考。三、企業(yè)構(gòu)建財務共享中心存在的問題（一）財務共享中心架構(gòu)不明晰為保證業(yè)財融合下的財務共享中心運行流程，就要建立科學的組別，優(yōu)化架構(gòu)。但在部分企業(yè)內(nèi)，沒有對各項管理職能進行精細化的劃分，導致財務共享中心的建設停留在系統(tǒng)更新層面，人員對系統(tǒng)的使用也局限于數(shù)據(jù)信息的收集與基礎核算方面，沒有真正發(fā)揮財務共享中心的統(tǒng)籌價值。企業(yè)未從業(yè)務角度和財務角度分別出發(fā)，導致業(yè)財事項的處置常常被混為一談，所有的數(shù)據(jù)信息沒有按照規(guī)范的格式匯報給財務共享中心，增大了數(shù)據(jù)篩選和歸集的難度，給數(shù)據(jù)分析和管理決策造成一定困難[3]。（二）財務共享中心指標設計不科學財務共享中心承擔著一定程度上的監(jiān)督職能，通過對業(yè)財數(shù)據(jù)的監(jiān)測實現(xiàn)風險識別，并對資金安全和業(yè)務正常運營起著控制作用。在這種背景下，則需要設定科學的指標來強化監(jiān)督職能。但在部分企業(yè)內(nèi)，財務共享中心的指標設計不夠科學，主要表現(xiàn)為以下幾點：一是盲目照搬歷史指標，對企業(yè)曾使用過的指標依賴性較強，缺乏創(chuàng)新性；二是指標設計存在主觀隨意性，由管理者或部門負責人按照工作經(jīng)驗設置指標，不利于正確評判財務共享中心的績效表現(xiàn)；三是指標維度不明晰，缺少分類思維，最后的評價結(jié)果不能從多個角度來呈現(xiàn)經(jīng)營成效，削弱了財務共享中心在管理過程中的效能。（三）其他配套建設問題1.技術(shù)層面財務共享中心的建設成本較高，技術(shù)和資金缺一不可，不適用于中小型企業(yè)，所以該類企業(yè)在構(gòu)建財務共享中心體系時，顯得力不從心。對于部分大型企業(yè)來講，技術(shù)層面存在的問題表現(xiàn)在軟件功能的開發(fā)過程中，由于業(yè)務過于復雜、組織架構(gòu)過于龐大、業(yè)務流程比較繁瑣以及財務核算難度較高等問題，財務共享中心的系統(tǒng)開發(fā)難度非常大。就算系統(tǒng)開發(fā)完成，也要經(jīng)歷試運行和運行，企業(yè)如何從原系統(tǒng)將數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)移至新系統(tǒng)，且在此過程中做到不出錯，這些實際中的具體困難都會限制財務共享中心的建設進度[4]。2.人才層面財務共享中心的管理需要業(yè)財融合型人才，既懂得業(yè)務知識，也熟悉財務技能，該類人才在市場上較為稀缺，且企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的財務人員多為會計核算型，不具備綜合能力。所以在內(nèi)部和外部人才都緊缺的情況下，就算財務共享中心的管理系統(tǒng)建設完成，也沒有專業(yè)的人才來主導其正式運行，使前期所有努力付諸東流。人才作為第一生產(chǎn)力，盡快引進并培養(yǎng)業(yè)財融合型人才，是企業(yè)目前急需解決的問題之一。3.制度層面制度是保障性工作，企業(yè)的正常運營離不開科學的管理制度，否則員工就失去了基本的道德準則和工作方向。部分企業(yè)在構(gòu)建財務共享中心時未同步優(yōu)化制度條例，導致員工不了解自身在財務共享工作中所承擔的任務。且有的規(guī)章制度過于籠統(tǒng)，沒有細分給不同的部門和崗位，員工在實際工作中不知該如何具體執(zhí)行。規(guī)則不清晰會導致財務共享中心管理時出現(xiàn)各種各樣的紕漏。如果新舊制度之間存在矛盾，員工不知該執(zhí)行哪一個規(guī)定，可能會造成更多的管理混亂[5]。四、企業(yè)構(gòu)建財務共享中心的優(yōu)化策略（一）明確財務共享中心整體架構(gòu)從財務共享中心的主要工作內(nèi)容出發(fā)，分別從財務角度和業(yè)務角度優(yōu)化架構(gòu)。財務角度下，應設置費用組、資產(chǎn)組、資金組、總賬組和財務數(shù)據(jù)信息檔案管理組等，每一組別下負責特定的工作內(nèi)容。業(yè)務角度下，主要目的在于確保業(yè)務核算的準確性，應設置采購與資產(chǎn)核算、稅金核算、質(zhì)量稽核、售后服務以及培訓管理等組別，每一組別下的財務共享中心人員負責收集對應的業(yè)務信息，并進行處理加工，為企業(yè)綜合性的管理決策提供高質(zhì)量的資料匯報。（二）基于平衡計分卡構(gòu)建財務共享中心指標1.財務維度財務維度的指標設計應從預算角度出發(fā)，以預算控制為核心，減小預算偏差率。以往的預算編制由業(yè)務部門上報，難以和企業(yè)整體發(fā)展步調(diào)保持一致。企業(yè)要改變這種情況，財務共享中心應深入業(yè)務過程，收集業(yè)務資料，從采購和費用報銷等模塊加強審核，將預算數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，使預算表單在各端口內(nèi)保持一致，底表確認后由系統(tǒng)自動監(jiān)測預算數(shù)據(jù)變動情況。每月在特定日期開放預算填報窗口，填報后由財務部門進行基礎會計核算，由財務共享中心進行終審和執(zhí)行監(jiān)督。2.客戶維度客戶維度的指標優(yōu)化主要從客戶滿意度和發(fā)票云功能這兩個角度出發(fā)。企業(yè)可在專門的溝通平臺上收集客戶反饋信息，財務共享中心所面對的客戶分別為內(nèi)部客戶和外部客戶，內(nèi)部客戶為內(nèi)部員工，外部客戶是供應鏈中、上、下游的合作企業(yè)。為了增強客戶滿意度，財務共享中心應建立唯一的溝通窗口，客服人員進行實時的意見收集和回訪，提升客戶體驗感。另外，財務共享中心應實現(xiàn)限額發(fā)票的自動拆分功能，允許批量開票，并將發(fā)票轉(zhuǎn)成電子版，以郵件形式發(fā)送至客戶郵箱，減少開票過程中的低效和誤差問題。3.內(nèi)部流程維度內(nèi)部流程維度下的主要工作任務是建立數(shù)據(jù)中臺，增強數(shù)據(jù)共享量。數(shù)據(jù)中臺用于處理業(yè)務激增情況下的大量數(shù)據(jù)，可理解為“共享數(shù)據(jù)池”。財務共享中心應派專人負責數(shù)據(jù)中臺，只對特定人員開放訪問權(quán)限，將內(nèi)部的業(yè)財數(shù)據(jù)、外部的市場數(shù)據(jù)、政策數(shù)據(jù)以及競爭對手數(shù)據(jù)匯總于數(shù)據(jù)中臺。管理者和其他信息需求者可實現(xiàn)數(shù)據(jù)自取，按需形成個性化報表，適應業(yè)財融合的發(fā)展需要。4.學習與成長維度學習與成長維度的指標設計主要從業(yè)財相關(guān)培訓、跨部門會議反饋等內(nèi)容出發(fā)。企業(yè)的業(yè)務會隨著市場環(huán)境而發(fā)生變化，內(nèi)部要及時覺察并做出調(diào)整。首先，針對部分崗位展開輪崗。人員提出輪崗申請，人力資源部門收集輪崗資料并備案，財務共享中心進行統(tǒng)一的調(diào)配與審核，使業(yè)務人員和財務人員實現(xiàn)工作能力的交叉和互動。其次，定期舉行業(yè)財知識的趣味性競賽或網(wǎng)絡答題活動。二者互相做對方的評委，促進業(yè)財人員的溝通交流，使雙方都能更好地掌握對方領域的基本知識，互相學習和思考。最后，財務共享中心可針對重大項目、資金投入量較大的項目和專項項目來培養(yǎng)財務BP，派專門的財務人員跟隨某一項目的全過程發(fā)展，便于收集一手資料，減少數(shù)據(jù)匯報中不規(guī)范或不專業(yè)的問題。（三）其他保障性措施1.數(shù)智化財務共享中心的核心在于數(shù)智化平臺的建設，企業(yè)應加強對該領域的投資。比如目前市場上較為成熟的用友系統(tǒng)、金蝶ERP平臺等，企業(yè)可按照自身需求來購置或開發(fā)。以金蝶ERP為例，其核心功能包括記賬中心、對賬中心、結(jié)賬中心和報表開發(fā)等。前端服務模塊包括支付結(jié)算、固定資產(chǎn)、應收應付。其功能模塊的設計已基本符合現(xiàn)代企業(yè)對財務共享中心的構(gòu)想，便于業(yè)財數(shù)據(jù)信息的流通和歸集。2.人力資源財務共享中心的管理活動具有更強的專業(yè)性，而傳統(tǒng)會計核算人員無法滿足崗位需求，所以企業(yè)要有目的地引進并培養(yǎng)管理會計型人才。在社會招聘和校園招聘中，選用財務學科背景或跨學科背景的知識型人才和具備企業(yè)管理經(jīng)歷的經(jīng)驗型人才，將理論和實踐相結(jié)合，增強財務共享中心的人才質(zhì)量。另外，企業(yè)要同步跟進內(nèi)部財務人員的選拔和培養(yǎng)，對于具有爭先意識和職業(yè)潛力的人員，設計專門的培訓課程，將業(yè)務融合能力、計算機能力、溝通能力和數(shù)據(jù)分析能力作為主要的培訓內(nèi)容，使財務共享中心人員能夠快速準確地解讀業(yè)財信息，及時發(fā)現(xiàn)財務風險，提出解決措施幫助企業(yè)應對風險，更好地保障戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。3.制度保障財務共享中心的建設會對原有的業(yè)財溝通流程造成影響，各部門所承擔的責任和義務也會發(fā)生變化，為了使日常管理更加有序，企業(yè)要優(yōu)化財務制度。一方面，補充財務共享中心的管理責任、考核機制和處罰機制。比如財務共享中心在資金結(jié)算時沒有按照規(guī)定執(zhí)行，導致企業(yè)資金流失，對于這種重大失誤應闡明具體的懲戒措施，并在制度條例中予以體現(xiàn)。另一方面，將財務制度進行細分。每一個基層部門都有可能與財務共享中心有交集，特別是在資金報銷或預算審批等環(huán)節(jié)，應明確告知各部門具體的執(zhí)行流程，使員工明確具體該如何操作、如何反饋。將總的規(guī)章制度細分成各部門的工作手冊，加深員工對財務共享中心的正確認知，確保有法可依、有據(jù)可循