會議記錄分級管理制度

會議記錄分級管理制度第一章總則

為保證會議效率，明確會議記錄的重要性，規(guī)范會議紀(jì)要的管理，特制定本會議記錄分級管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度旨在對會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，確保公司會議的高效運作及信息傳遞的準(zhǔn)確性。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

二、會議記錄的定義

會議記錄是指會議過程中，對會議議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、行動計劃等內(nèi)容進(jìn)行記錄的文檔。

三、會議記錄的分級管理

根據(jù)會議的重要程度和內(nèi)容，將會議記錄分為以下三個等級：

1.一級會議記錄：涉及公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、關(guān)鍵項目等內(nèi)容的會議記錄。

2.二級會議記錄：涉及部門間協(xié)調(diào)、重要業(yè)務(wù)討論、常規(guī)項目等內(nèi)容的會議記錄。

3.三級會議記錄：涉及日常工作安排、部門內(nèi)部事務(wù)等內(nèi)容的會議記錄。

四、責(zé)任主體

1.會議記錄人：負(fù)責(zé)會議記錄的起草、整理和提交。

2.會議主持人：負(fù)責(zé)會議記錄的審核、簽字確認(rèn)。

3.各級管理部門：負(fù)責(zé)會議記錄的歸檔、保管和定期檢查。

五、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各級管理部門應(yīng)加強對會議記錄的管理，確保記錄的完整性、準(zhǔn)確性和及時性。

2.各部門應(yīng)定期對本部門會議記錄的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

3.公司審計部門負(fù)責(zé)對會議記錄管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并對違規(guī)行為進(jìn)行處理。

六、制度修訂

本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展及管理需要，適時進(jìn)行修訂。修訂后的制度經(jīng)公司董事會審批通過后，予以公布實施。

七、附則

本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議目的，本章對會議流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實際工作需要，明確會議主題，設(shè)定預(yù)期目標(biāo)。

2.擬定會議議程：會議議程應(yīng)包括會議主題、各議題討論時間、與會人員、會議地點等。

3.發(fā)送會議通知：會議發(fā)起人應(yīng)在會議開始前至少3個工作日發(fā)送會議通知，通知應(yīng)包括會議議程、時間、地點、與會人員等信息。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會議議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，并在會議前至少1個工作日發(fā)送給與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議記錄人負(fù)責(zé)與會人員的簽到工作。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、目標(biāo)和議程，明確會議紀(jì)律。

3.各議題討論：按照會議議程，依次對各個議題進(jìn)行討論。與會人員應(yīng)充分發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

4.決策與表決：對于需要決策的議題，會議主持人應(yīng)組織與會人員進(jìn)行表決，形成決策結(jié)果。

5.會議總結(jié)：會議主持人對本次會議的討論成果、決策結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，并對下一步工作提出要求。

三、會議記錄

1.記錄內(nèi)容：會議記錄人應(yīng)對會議主題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、行動計劃等進(jìn)行詳細(xì)記錄。

2.記錄形式：會議記錄應(yīng)以書面形式進(jìn)行，要求字跡清晰、內(nèi)容完整。

3.審核與簽字：會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議記錄進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。

四、會議紀(jì)要的發(fā)放與歸檔

1.會議紀(jì)要的發(fā)放：會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成整理，并發(fā)送給與會人員。

2.會議紀(jì)要的歸檔：各級管理部門應(yīng)將會議紀(jì)要按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備查閱。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議發(fā)起人應(yīng)負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保決策落到實處。

2.反饋與匯報：執(zhí)行過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時向會議發(fā)起人反饋進(jìn)展情況，并在規(guī)定時間內(nèi)完成匯報。

3.效果評估：會議發(fā)起人應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，并提出改進(jìn)措施。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行具體規(guī)定。

一、跟蹤責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中明確的行動計劃，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動承擔(dān)跟蹤落實的責(zé)任，確保會議決策按期完成。

3.會議發(fā)起人應(yīng)對責(zé)任人的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并提供必要的支持和協(xié)助。

二、跟蹤流程

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的行動計劃，制定詳細(xì)的執(zhí)行方案。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議發(fā)起人報告執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題及時溝通解決。

3.會議發(fā)起人應(yīng)定期組織相關(guān)人員對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保工作順利進(jìn)行。

三、反饋機制

1.建立會議紀(jì)要執(zhí)行反饋機制，責(zé)任人需在規(guī)定時間內(nèi)反饋執(zhí)行情況。

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括已完成工作、未完成工作及原因、需要支持的事項等。

3.會議發(fā)起人收到反饋后，應(yīng)及時處理，并對責(zé)任人提出改進(jìn)建議。

四、變更處理

1.如因特殊情況導(dǎo)致會議決策無法按期執(zhí)行，責(zé)任人應(yīng)提前向會議發(fā)起人申請變更。

2.會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實際情況，評估變更申請的合理性，并作出相應(yīng)決策。

3.變更決策后，責(zé)任人需按照新的要求繼續(xù)執(zhí)行，并重新提交執(zhí)行計劃。

五、落實評估

1.會議發(fā)起人應(yīng)定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，包括完成情況、執(zhí)行效果等。

2.評估結(jié)果作為相關(guān)人員績效考核的依據(jù)之一，對未按要求完成任務(wù)的，應(yīng)視情況給予處罰。

3.根據(jù)評估結(jié)果，會議發(fā)起人可對后續(xù)工作計劃進(jìn)行調(diào)整，以提高會議決策的執(zhí)行效果。

六、歸檔與總結(jié)

1.會議紀(jì)要執(zhí)行完成后，責(zé)任人應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.會議發(fā)起人應(yīng)組織總結(jié)會議，分析執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似工作提供借鑒。

3.總結(jié)報告應(yīng)納入公司知識管理體系，為公司未來發(fā)展提供參考。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進(jìn)行，本章對會議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會議室申請。

2.申請內(nèi)容包括會議時間、會議主題、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.行政管理部門根據(jù)申請順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室使用。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循預(yù)定時間，按時召開會議，不得提前占用或延遲歸還。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員應(yīng)遵守會議室紀(jì)律，不得吸煙、亂丟垃圾。

3.會議室設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運行。如遇故障，應(yīng)及時聯(lián)系行政管理部門處理。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備包括投影儀、音響、話筒、白板等，行政管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)和管理。

2.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，確保設(shè)備安全。

3.會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)檢查設(shè)備是否關(guān)閉，并確保設(shè)備處于正常狀態(tài)。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，確保衛(wèi)生狀況良好。

2.會議室應(yīng)配置消防器材，并定期檢查，確保安全。

3.會議期間，如遇緊急情況，與會人員應(yīng)按照疏散指示迅速撤離。

五、會議室使用費用

1.會議室使用費用根據(jù)實際使用情況，由行政管理部門進(jìn)行統(tǒng)計。

2.各部門會議室使用費用納入部門預(yù)算，由各部門負(fù)責(zé)人審核、控制。

3.特殊情況下的會議室使用，如需額外支出，應(yīng)提前向行政管理部門申請，經(jīng)審批后方可實施。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政管理部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定，影響會議室正常使用的，將按照公司規(guī)定給予處罰。

3.行政管理部門應(yīng)定期對會議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳、培訓(xùn)，提高員工遵守規(guī)定的意識。

第五章附則

一、本制度的解