DA-T13-2022檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T13—2022

檔號(hào)編制規(guī)則

1范圍

本文件規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)編制原則和編制方法

、。

本文件適用于檔案館室編制檔號(hào)

()。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒(méi)有規(guī)范性引用文件

。

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件

。

31

.

代碼code

一個(gè)或一組有序的易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字字母漢字及其他符號(hào)

、、、。

32

.

檔號(hào)referencecode

以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼用于反映固定和識(shí)別檔案排列順序

,、。

來(lái)源定義有修改

[:DA/T1—2000,5.12,]

33

.

全宗號(hào)fondsnumber

檔案所屬全宗的代碼

。

34

.

類(lèi)別號(hào)seriesnumber

按照分類(lèi)方案賦予全宗內(nèi)各層級(jí)檔案類(lèi)別的代碼

。

35

.

檔案門(mén)類(lèi)代碼archivalcategorycode

檔案所屬門(mén)類(lèi)的代碼

。

注檔案門(mén)類(lèi)代碼是一級(jí)類(lèi)別號(hào)如文書(shū)檔案代碼科技檔案代碼等

:,、。

36

.

項(xiàng)目號(hào)projectnumber

產(chǎn)品工程課題設(shè)備等不同類(lèi)別項(xiàng)目檔案的代碼

、、、。

37

.

目錄號(hào)cataloguenumber

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼

。

38

.

案卷號(hào)filenumber

案卷排列的順序代碼

。

21

DA/T13—2022

注按組或冊(cè)整理的檔案可用組號(hào)或冊(cè)號(hào)

:。

39

.

件號(hào)itemnumber

歸檔的文件排列的順序代碼

。

310

.

頁(yè)號(hào)pagenumber

案卷內(nèi)文件每頁(yè)排列的順序代碼

。

4檔號(hào)編制原則和要求

41唯一性原則

.

檔案館室內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象

()。,。

42一致性原則

.

檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)與館室藏檔案的整理分類(lèi)體系保持一致

()。

43穩(wěn)定性原則

.

檔號(hào)一經(jīng)確定不應(yīng)隨意改變

,。

44擴(kuò)充性原則

.

檔號(hào)應(yīng)預(yù)留遞增容量以便適應(yīng)館室藏檔案擴(kuò)充的需要

,()。

45簡(jiǎn)單性原則

.

檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了減少代碼差錯(cuò)以提高處理效率

、,。

46適用性原則

.

檔號(hào)的編制宜適應(yīng)不同的技術(shù)環(huán)境

。

5檔號(hào)的構(gòu)成元素

檔號(hào)構(gòu)成的元素包括

:

全宗號(hào)

a)。

類(lèi)別號(hào)

b)。

一級(jí)類(lèi)別號(hào)檔案門(mén)類(lèi)代碼

———();

二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)

———;

項(xiàng)目號(hào)

———;

目錄號(hào)

———;

年度

———;

保管期限代碼

———;

機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼

———/。

案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)

c)//。

件號(hào)頁(yè)號(hào)

d)/。

22

DA/T13—2022

6按卷整理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

61結(jié)構(gòu)

.

611按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)為

..:

全宗號(hào)類(lèi)別號(hào)案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)件號(hào)頁(yè)號(hào)

--//-/

即

×××-×××-×××-×××

件號(hào)頁(yè)號(hào)

/

案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)

//

類(lèi)別號(hào)

全宗號(hào)

612按卷整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中類(lèi)別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類(lèi)別號(hào)檔案門(mén)類(lèi)代碼二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別

..,()、

號(hào)目錄號(hào)項(xiàng)目號(hào)年度保管期限代碼其結(jié)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定或根據(jù)實(shí)際需要確定

、、、、。。

示例1

:

檔案門(mén)類(lèi)代碼二級(jí)類(lèi)別號(hào)年度保管期限代碼

···

即

×××·×××·×××·×××

保管期限代碼

年度

二級(jí)類(lèi)別號(hào)

檔案門(mén)類(lèi)代碼

示例2

:

檔案門(mén)類(lèi)代碼項(xiàng)目號(hào)

·

即

×××·×××

項(xiàng)目號(hào)

檔案門(mén)類(lèi)代碼

示例3

:

檔案門(mén)類(lèi)代碼二級(jí)類(lèi)別號(hào)三級(jí)類(lèi)別號(hào)年度

···

即

×××·×××·×××·×××

年度

三級(jí)類(lèi)別號(hào)

二級(jí)類(lèi)別號(hào)

檔案門(mén)類(lèi)代碼

613結(jié)構(gòu)說(shuō)明

..

不代表各代碼所占的位數(shù)中左邊為上位代碼右邊為下位代碼連寫(xiě)時(shí)上下位

“×××”。6.1.1,,、

代碼之間用連接號(hào)短橫線相隔中的各元素均屬類(lèi)別號(hào)為同級(jí)代碼同級(jí)代碼之間用間

“-”()。6.1.2,,

隔號(hào)相隔連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置上下居中

“·”。,。

62元素的選用

.

621全宗號(hào)一級(jí)類(lèi)別號(hào)檔案門(mén)類(lèi)代碼案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)為必選項(xiàng)不應(yīng)省略

..、()、//,。

23

DA/T13—2022

622二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)目錄號(hào)項(xiàng)目號(hào)年度保管期限代碼件號(hào)頁(yè)號(hào)為可選項(xiàng)可根據(jù)實(shí)際需要

..、、、、、/,

選擇使用

。

7按件整理檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)

71結(jié)構(gòu)

.

711按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)為

..:

全宗號(hào)類(lèi)別號(hào)件號(hào)

--

即

×××-×××-×××

件號(hào)

類(lèi)別號(hào)

全宗號(hào)

712按件整理的檔號(hào)結(jié)構(gòu)中類(lèi)別號(hào)的構(gòu)成元素包括一級(jí)類(lèi)別號(hào)檔案門(mén)類(lèi)代碼二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別

..,()、

號(hào)年度保管期限代碼機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼其結(jié)構(gòu)按相關(guān)規(guī)定或根據(jù)實(shí)際需要確定

、、、/。。

示例1

:

檔案門(mén)類(lèi)代碼二級(jí)類(lèi)別號(hào)年度保管期限代碼機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼

····/

即

×××·×××·×××·×××·×××

機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼

/

保管期限代碼

年度

二級(jí)類(lèi)別號(hào)

檔案門(mén)類(lèi)代碼

示例2

:

檔案門(mén)類(lèi)代碼年度保管期限代碼機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼

···/

即

×××·×××·×××·×××

機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼

/

保管期限代碼

年度

檔案門(mén)類(lèi)代碼

示例3

:

檔案門(mén)類(lèi)代碼保管期限代碼年度

··

即

×××·×××·×××

年度

保管期限代碼

檔案門(mén)類(lèi)代碼

713結(jié)構(gòu)說(shuō)明

..

不代表各代碼所占的位數(shù)結(jié)構(gòu)中左邊為上位代碼右邊為下位代碼連寫(xiě)時(shí)上

“×××”。7.1.1,,、

下位代碼之間用連接號(hào)短橫線相隔中的各元素均屬類(lèi)別號(hào)為同級(jí)代碼同級(jí)代碼之間

“-”()。7.1.2,,

用間隔號(hào)相隔連接號(hào)和間隔號(hào)各占半個(gè)字位置上下居中

“·”。,。

24

DA/T13—2022

72元素的選用

.

721全宗號(hào)一級(jí)類(lèi)別號(hào)檔案門(mén)類(lèi)代碼年度保管期限代碼件號(hào)為必選項(xiàng)不應(yīng)省略

..、()、、、,。

722二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼為可選項(xiàng)可根據(jù)實(shí)際需要選擇使用

..、/,。

8檔號(hào)的編制方法

81全宗號(hào)的編制方法

.

811一般采用位代碼標(biāo)識(shí)全宗號(hào)其中第位用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性后位用阿拉

..4。1,3

伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)順序號(hào)

。

812在同一個(gè)檔案館室內(nèi)全宗屬性代碼不應(yīng)重復(fù)

..(),。

813在同一個(gè)全宗屬性內(nèi)按排列次序流水編制全宗順序號(hào)不應(yīng)有重號(hào)

..。。

示例1某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第號(hào)全宗標(biāo)識(shí)為

:,“”。

13X013

示例2某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第號(hào)全宗標(biāo)識(shí)為

:,“”。

4J004

示例3某省檔案館藏第號(hào)全宗可標(biāo)識(shí)為

:,“”。

123R123

示例4某省檔案館藏已撤銷(xiāo)的某地行署號(hào)全宗可標(biāo)識(shí)為

:003,“D003”。

82檔案門(mén)類(lèi)代碼的編制方法

.

821采用位大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)代碼

..2。

示例機(jī)關(guān)檔案門(mén)類(lèi)代碼標(biāo)識(shí)為文書(shū)科技人事會(huì)計(jì)專業(yè)照片錄音

::“WS”、“KJ”、“RS”、“KU”、“ZY”、“ZP”、“LY”、

錄像業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)公務(wù)電子郵件網(wǎng)頁(yè)信息社交媒體實(shí)物檔案

“LX”、“SJ”、“YJ”、“WY”、“MT”、“SW”。

822在同一個(gè)檔案館室內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的檔案門(mén)類(lèi)代碼

..(),。

83二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)的編制方法

.

831二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)的設(shè)置應(yīng)科學(xué)簡(jiǎn)潔根據(jù)實(shí)際情況可擴(kuò)展至四級(jí)

..、。,。

832采用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母阿拉伯?dāng)?shù)字或二者的組合編制二級(jí)及三級(jí)類(lèi)別號(hào)不應(yīng)有重號(hào)

..、,。

示例行政許可檔案中登記注冊(cè)檔案中的注冊(cè)類(lèi)檔案標(biāo)識(shí)為

:,“XK·ZC·01”。

84項(xiàng)目號(hào)的編制方法

.

采用項(xiàng)目課題設(shè)備儀器等的代號(hào)或型號(hào)標(biāo)識(shí)項(xiàng)目號(hào)

、、。

85年度的編制方法

.

采用位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)文件檔案的形成年度

4()。

86保管期限代碼的編制方法

.

采用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母或大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合標(biāo)識(shí)保管期限以代碼標(biāo)識(shí)

?！癥”

永久以代碼年限標(biāo)識(shí)定期

;“D”+。

示例保管期限為定期年的標(biāo)識(shí)為

:30“D30”。

87機(jī)構(gòu)/問(wèn)題代碼的編制方法

.

采用大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母阿拉伯?dāng)?shù)字或漢字標(biāo)識(shí)機(jī)構(gòu)問(wèn)題

、/。

示例1采用漢字辦公室標(biāo)識(shí)辦公室

:“”。

示例2采用代碼標(biāo)識(shí)黨務(wù)類(lèi)

:“003”。

25

DA/T13—2022

88案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)的編制方法

.

881采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)檔案館室應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)

..//。()//

的位數(shù)

。

882應(yīng)在案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)前最低一級(jí)檔號(hào)構(gòu)成元素下按照排列次序流水編制案卷號(hào)組號(hào)冊(cè)號(hào)

..////,

不應(yīng)有重號(hào)

。

89件號(hào)的編制方法

.

891采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)件號(hào)檔案館室應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定件號(hào)的位數(shù)

..。()。

892應(yīng)在件號(hào)前最低一級(jí)檔號(hào)構(gòu)成元素下按照排列次序流水編制件號(hào)不應(yīng)有重號(hào)

..,。

810頁(yè)號(hào)的編制方法

.

8101采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)頁(yè)號(hào)檔案館室應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定頁(yè)號(hào)的位數(shù)

..。()。

8102應(yīng)從卷內(nèi)首頁(yè)檔案開(kāi)始按排列次序流水編制頁(yè)號(hào)不應(yīng)有重號(hào)空白頁(yè)不編制頁(yè)號(hào)

..,。。

811檔號(hào)編制示例

.

為便于理解檔號(hào)的使用方法方便操作附錄給出了檔號(hào)編制的具體示例

,,A。

26

DA/T13—2022

附錄A

資料性附錄

()

檔號(hào)編制示例

A1按卷整理的檔號(hào)編制示例

.

示例1

:····

J019-ZYJCCC2019D30-001-001

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼專業(yè)檔案為二級(jí)類(lèi)別號(hào)稅務(wù)稽查為三級(jí)類(lèi)別號(hào)查處類(lèi)

:J019,ZY(),JC(),CC(),

為年度為保管期限代碼為案卷號(hào)為件號(hào)

,,,。

2019D30001001

示例2

:J019-KU·01·2017-001-001

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼會(huì)計(jì)檔案為二級(jí)類(lèi)別號(hào)會(huì)計(jì)憑證為年度

:J019,KU(),01(),2017,

為案卷號(hào)為件號(hào)

001,001。

示例3

:A002-RS-001-002

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼人事檔案為案卷號(hào)為件號(hào)

:A002,RS(),001,002。

示例4

:X032-KJ·KY·01-003

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼科技檔案為二級(jí)類(lèi)別號(hào)科研檔案為項(xiàng)目

:X032;KJ(),KY(),01

號(hào)為案卷號(hào)

,003。

示例5

:X032-KJ·JJ·02-005-054

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼科技檔案為二級(jí)類(lèi)別號(hào)基建檔案為項(xiàng)目號(hào)

:X032;KJ(),JJ(),02,

為案卷號(hào)為頁(yè)號(hào)

005,054。

示例6

:K021-ZP·2019·D30-025-005

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼照片為年度為保管期限代碼為組號(hào)

:K021,ZP(),2019,D30,025,

為件號(hào)

005。

示例7

:C038-001-002-003

說(shuō)明為全宗號(hào)為目錄號(hào)為案卷號(hào)為件號(hào)

:C038,001,002,003。

A2按件整理的檔號(hào)編制示例

.

示例1

:A439-WS·2015·D30·003-005

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼文書(shū)為年度為保管期限代碼為問(wèn)題

:A439,WS(),2015,D30,003

代碼黨務(wù)為件號(hào)

(),005。

示例2辦公室

:Z109-WS·2011·Y·-0001

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼文書(shū)為年度為保管期限代碼辦公室為機(jī)構(gòu)

:Z109,WS(),2011,Y,

代碼為件號(hào)

,0001。

示例3

:Z008-WS·2019·Y-037

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼文書(shū)為年度為保管期限代碼為件號(hào)

:Z008,WS(),2019,Y,037。

示例4

:J019-LY·2019·Y-001

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼錄音檔案為年度為保管期限代碼為

:J019,LY(),2019,Y,001

件號(hào)

。

27

DA/T13—2022

示例5

:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼網(wǎng)頁(yè)為二級(jí)類(lèi)別號(hào)通知公告為年

:C015,WY(),TZGG(),2019

度為保管期限代碼為件號(hào)

,D10,00001。

示例6

:B168-SW·2015·Y-001

說(shuō)明為全宗號(hào)為檔案門(mén)類(lèi)代碼實(shí)物為年度為保管期限代碼為件號(hào)

:B168,SW(),2015,Y,001。

28

DA/T13—2022

參考文獻(xiàn)

文書(shū)檔案案卷格式

[1]GB/T9705—2008

照片檔案管理規(guī)范

[2]GB/T11821—2002

科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

[3]GB/T11822—2008

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

[4]GB/T18894—2016

檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

[5]DA/T1—2000

明清檔案檔號(hào)編制規(guī)則

[6]DA/T9—94

全宗卷規(guī)范

[7]DA/T12—2012

歸檔文件整理規(guī)則

[8]DA/T22—2015

原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則

[9]DA/T41—2008

企業(yè)檔案工作規(guī)范

[10]DA/T42—2009

數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

[11]DA/T50—2014

城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類(lèi)規(guī)范

[12]DA/T66—2017

錄音錄像檔案管理規(guī)范

[13]DA/T78—2019

證券業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

[14]DA/T79—2019

政府網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)歸檔指南

[15]DA/T80—2019

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ICS01.140.20

CCSA14

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

/—

DAT132022

代替

DA/T13—94

檔號(hào)編制規(guī)則

Compilationrulesforreferencecodes

2022-04-07發(fā)布2022-07-01實(shí)施

國(guó)家檔案局發(fā)布

19

DA/T13—2022

檔號(hào)編制規(guī)則

1范圍

本文件規(guī)定了檔號(hào)的結(jié)構(gòu)編制原則和編制方法

、。

本文件適用于檔案館室編制檔號(hào)

()。

2規(guī)范性引用文件

本文件沒(méi)有規(guī)范性引用文件

。

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件

。

31

.

代碼code

一個(gè)或一組有序的易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字字母漢字及其他符號(hào)

、、、。

32

.

檔號(hào)referencecode

以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼用于反映固定和識(shí)別檔案排列順序

,、。

來(lái)源定義有修改

[:DA/T1—2000,5.12,]

33

.

全宗號(hào)fondsnumber

檔案所屬全宗的代碼

。

34

.