保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東大會(huì)

1保險(xiǎn)業(yè)公司治理會(huì)議運(yùn)作管理規(guī)范第1部分：股東（大）會(huì)T/IACXXXX的本部分規(guī)定了保險(xiǎn)業(yè)公司治理中股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作的會(huì)議種類(lèi)、召開(kāi)方式、會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議流程、會(huì)議歸檔、會(huì)議后續(xù)和會(huì)務(wù)工作等內(nèi)容。本部分適用于保險(xiǎn)集團(tuán)（控股）公司、保險(xiǎn)公司及保險(xiǎn)資產(chǎn)管理公司股東（大）會(huì)會(huì)議的運(yùn)作和管注：上市保險(xiǎn)公司的股東（大）會(huì)會(huì)議運(yùn)作有2術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。2.1股東shareholder股份公司或有限責(zé)任公司中持有股份/股權(quán)的人。2.2股東（大）會(huì)shareholders’meeting由全體股東組成，是公司的權(quán)力機(jī)關(guān)。2.3董事director由公司股東（大）會(huì)或職工民主選舉產(chǎn)生的具有實(shí)際權(quán)力和權(quán)威的管理公司事務(wù)的人員。2.4董事會(huì)boardofdirectors公司的決策機(jī)構(gòu)，由董事組成，負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)掌管公司事務(wù)、對(duì)外代表公司的經(jīng)營(yíng)決策和業(yè)務(wù)執(zhí)行。2.5監(jiān)事supervisor由公司股東（大）會(huì)或職工民主選舉產(chǎn)生的，負(fù)責(zé)監(jiān)察公司的財(cái)務(wù)情況、公司高級(jí)管理人員的職務(wù)執(zhí)行情況，以及其他由公司章程規(guī)定的監(jiān)察職責(zé)的人員。2.6監(jiān)事會(huì)boardofsupervisors2由全體監(jiān)事組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督公司的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及對(duì)董事、經(jīng)理等人員違反法律、章程的行為予以指正的監(jiān)督機(jī)構(gòu)。2.7提案proposal提交股東（大）會(huì)審議的議案。2.8提案權(quán)proposalright向股東（大）會(huì)提交提案的權(quán)利。3概述3.1會(huì)議種類(lèi)股東（大）會(huì)會(huì)議分為：a)定期會(huì)議股份有限公司的定期會(huì)議即年度股東大會(huì)，每年應(yīng)召開(kāi)1次。有限責(zé)任公司的定期會(huì)議按照公司章程規(guī)定召開(kāi)。b)臨時(shí)會(huì)議除定期會(huì)議以外，根據(jù)需要臨時(shí)召開(kāi)的其他股東（大）會(huì)。3.2召開(kāi)方式股東（大）會(huì)會(huì)議召開(kāi)方式主要包括：a)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議股東（大）會(huì)宜以現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)的方式進(jìn)行，通過(guò)視頻、電話(huà)等方式召開(kāi)會(huì)議，能夠保證參會(huì)股東即時(shí)交流討論的，可視為現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)。b)通訊表決對(duì)于股東之間交流討論的必要性不大的議案，可以采取通訊表決的方式召開(kāi)會(huì)議。應(yīng)由股東（大）會(huì)以特別決議通過(guò)的議案，不可采用通訊表決方式召開(kāi)會(huì)議。3.3會(huì)議命名股東（大）會(huì)會(huì)議命名方式如下：a)定期會(huì)議宜以會(huì)議召開(kāi)年度上一年度命名。b)臨時(shí)會(huì)議按照會(huì)議召開(kāi)年度與次序命名。3.4會(huì)議責(zé)任人董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)組織會(huì)議，董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)工作的落實(shí)。34會(huì)議計(jì)劃4.1計(jì)劃編制董事會(huì)辦公室宜于每年第四季度擬定下一年度股東（大）會(huì)會(huì)議計(jì)劃，對(duì)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、常規(guī)議題等進(jìn)行規(guī)劃，可根據(jù)以前年度議題結(jié)合董事會(huì)會(huì)議計(jì)劃及監(jiān)事會(huì)會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行編制。有監(jiān)事會(huì)提案權(quán)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人，可根據(jù)股東（大）會(huì)會(huì)議計(jì)劃的安排，提前做好議案的提出和準(zhǔn)備工作。股東（大）會(huì)會(huì)議常規(guī)議題參見(jiàn)附錄A。4.2計(jì)劃要素會(huì)議計(jì)劃要素應(yīng)包括但不限于：a)會(huì)議計(jì)劃時(shí)間和地點(diǎn)；c)提案名稱(chēng)；d)制定提案的責(zé)任主體；e)提案上會(huì)依據(jù)；f)提案主要內(nèi)容及相關(guān)說(shuō)明。4.3計(jì)劃審定及告知會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提交公司董事會(huì)秘書(shū)審核后，并報(bào)董事長(zhǎng)審定。董事長(zhǎng)審定后，董事會(huì)辦公室應(yīng)以書(shū)面形式將會(huì)議計(jì)劃告知公司股東、董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員及其他相關(guān)人員等。5會(huì)議流程5.1流程圖股東（大）會(huì)會(huì)議流程包括會(huì)議提議及召集、會(huì)議提案、會(huì)議通知、會(huì)議召開(kāi)、會(huì)議審議、表決及決議和會(huì)議記錄。股東（大）會(huì)會(huì)議流程圖見(jiàn)圖1。4圖1股東（大）會(huì)會(huì)議流程5.2會(huì)議提議及召集5.2.1會(huì)議提議5.2.1.1提議人以下機(jī)構(gòu)或人員可提議召開(kāi)股東（大）會(huì)：a)董事會(huì)；b)監(jiān)事會(huì)；c)股份有限公司單獨(dú)或者合計(jì)持有公司10%以上股份的股東，有限責(zé)任公司代表1/10以上表決權(quán)的股東；d)1/2以上且不少于2名獨(dú)立董事。5.2.1.2提議要求5.2.1.1中b)~d)情形，提議人應(yīng)以書(shū)面形式向董事會(huì)提議召開(kāi)股東（大）會(huì)，提議應(yīng)載明下列事a)提議人姓名或者名稱(chēng)；b)事由；c)會(huì)議召開(kāi)方式；d)其他要求。5.2.2會(huì)議召集5.2.2.1召集人5股東（大）會(huì)會(huì)議由董事會(huì)召集。董事會(huì)不能履行或者不履行召集股東（大）會(huì)會(huì)議職責(zé)的，監(jiān)事會(huì)應(yīng)當(dāng)及時(shí)召集。監(jiān)事會(huì)不召集，代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東，或者連續(xù)90日以上單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司10%以上股份的股東可以自行召集。5.2.2.2定期會(huì)議召集定期會(huì)議宜于上一會(huì)計(jì)年度結(jié)束后的6個(gè)月內(nèi)召集。5.2.2.3臨時(shí)會(huì)議召集有下列情形之一的，應(yīng)當(dāng)在兩個(gè)月內(nèi)召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)：a)董事人數(shù)不足《公司法》規(guī)定的法定最低人數(shù)或者公司章程所定人數(shù)的2/3時(shí)；b)公司未彌補(bǔ)的虧損達(dá)實(shí)收股本總額1/3時(shí)；c)股份有限公司單獨(dú)或者合計(jì)持有公司10%以上股份的股東，有限責(zé)任公司代表1/10以上表決權(quán)的股東請(qǐng)求時(shí)；d)董事會(huì)認(rèn)為必要時(shí)；e)監(jiān)事會(huì)提議召開(kāi)時(shí)；f)公司章程規(guī)定的其他情形。5.2.3會(huì)議提議及召集程序非董事會(huì)召集的股東（大）會(huì)提議及召集程序主要包括：a)監(jiān)事會(huì)提議召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)時(shí)，應(yīng)以書(shū)面形式向董事會(huì)提出。董事會(huì)收到提議后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出同意或不同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的書(shū)面反饋意見(jiàn)，其中：1)董事會(huì)同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的，應(yīng)在2個(gè)月內(nèi)召開(kāi)。董事會(huì)對(duì)原提案擬作出變更的，應(yīng)當(dāng)征得監(jiān)事會(huì)的同意。2)董事會(huì)不同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)，或者在收到提案后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未作出反饋的，視為董事會(huì)不能履行或者不履行召集股東（大）會(huì)會(huì)議職責(zé)，監(jiān)事會(huì)可以自行召集和主持。b)代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東、單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司10%以上股份的股東提議召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)時(shí)，應(yīng)以書(shū)面形式向董事會(huì)提出。董事會(huì)在收到提議后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出同意或不同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的書(shū)面反饋意見(jiàn)，其中：1)董事會(huì)同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的，應(yīng)在兩個(gè)月內(nèi)召開(kāi)。董事會(huì)對(duì)原提案擬作出變更的，應(yīng)當(dāng)征得相關(guān)股東的同意。2)董事會(huì)不同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)，或者在收到請(qǐng)求后規(guī)定時(shí)間內(nèi)未作出反饋的，代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東、單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司10%以上股份的股東有權(quán)以書(shū)面形式向監(jiān)事會(huì)提議召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)。3)監(jiān)事會(huì)同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的，應(yīng)在收到提議后規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)出召開(kāi)股東（大）會(huì)的通知，通知中對(duì)原提議的變更，應(yīng)當(dāng)征得相關(guān)股東的同意。監(jiān)事會(huì)未在規(guī)定期限內(nèi)發(fā)出股東（大）會(huì)通知的，視為監(jiān)事會(huì)不召集和主持股東（大）會(huì)，代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東、或連續(xù)90日以上單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司10%以上股份的股東可以自行召集和主持。示例：《上市公司股東大會(huì)規(guī)則》規(guī)定，監(jiān)事會(huì)同意召6c)1/2以上且不少于兩名獨(dú)立董事提議召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的，董事會(huì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定和公司章程約定，在收到提議后10日內(nèi)提出同意或者不同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的書(shū)面反饋意見(jiàn)，其中：1)董事會(huì)同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的，應(yīng)在作出董事會(huì)決議后的5日內(nèi)發(fā)出召開(kāi)股東（大）會(huì)的通知。2)董事會(huì)不同意召開(kāi)臨時(shí)股東（大）會(huì)的，獨(dú)立董事應(yīng)當(dāng)向保險(xiǎn)監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告。5.3會(huì)議提案5.3.1提案內(nèi)容提案的內(nèi)容應(yīng)屬于股東（大）會(huì)職權(quán)范圍，并有明確議題和具體決議事項(xiàng)。5.3.2提案人下列機(jī)構(gòu)或人員有權(quán)向股東（大）會(huì)提交提案：a)董事會(huì)；b)監(jiān)事會(huì)或者不設(shè)監(jiān)事會(huì)的公司的監(jiān)事；c)代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東，單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司3%以上股份的股5.3.3提案程序召集人在股東（大）會(huì)通知發(fā)出前應(yīng)通過(guò)書(shū)面形式向有提案權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員征集提案，相關(guān)機(jī)構(gòu)或人員按規(guī)定提交議案。議案模板參見(jiàn)附錄B.1。代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東，單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司3%以上股份的股東可在股東（大）會(huì)召開(kāi)10日前提出臨時(shí)提案并書(shū)面提交召集人。召集人應(yīng)在收到提案后2日內(nèi)通知其他股東。5.4會(huì)議通知5.4.1通知時(shí)限會(huì)議通知時(shí)限要求如下：a)股份有限公司定期股東大會(huì)應(yīng)于會(huì)議召開(kāi)20日前（宜不包括會(huì)議召開(kāi)當(dāng)日）通知公司全體股東及參會(huì)人員。臨時(shí)股東大會(huì)應(yīng)于會(huì)議召開(kāi)15日前（宜不包括會(huì)議召開(kāi)當(dāng)日）通知公司全體股東及參會(huì)人員。b)有限責(zé)任公司股東會(huì)會(huì)議應(yīng)于會(huì)議召開(kāi)15日前（宜不包括會(huì)議召開(kāi)當(dāng)日）通知公司全體股東及參會(huì)人員，公司章程另有規(guī)定或全體股東另有約定的除外。5.4.2通知內(nèi)容會(huì)議通知包括但不限于以下內(nèi)容：a)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和方式；b)會(huì)議召集人和主持人；c)會(huì)議議題；d)投票代理委托書(shū)的送達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)；e)聯(lián)系人和聯(lián)系方式；7f)發(fā)出通知的日期。會(huì)議提案應(yīng)作為會(huì)議通知的附件。會(huì)議通知模板參見(jiàn)附錄B.2。5.4.3通知送達(dá)形式股東（大）會(huì)會(huì)議通知應(yīng)以書(shū)面形式送達(dá)，送達(dá)形式包括：b)電子郵件；c)傳真；d)專(zhuān)人送達(dá)；e)與受通知人約定的其他形式。5.4.4會(huì)議延遲或取消會(huì)議通知發(fā)出后，會(huì)議延遲或會(huì)議取消時(shí)，召集人宜在原定股東（大）會(huì)召開(kāi)日前至少2個(gè)工作日發(fā)出通知，并說(shuō)明原因；延期召開(kāi)股東（大）會(huì)的，應(yīng)在通知中說(shuō)明延期后的召開(kāi)日期。5.5會(huì)議召開(kāi)5.5.1參會(huì)人員股東（大）會(huì)召開(kāi)時(shí)，全體董事、監(jiān)事和董事會(huì)秘書(shū)應(yīng)出席會(huì)議，經(jīng)理和其他高級(jí)管理人員可列席會(huì)議。5.5.2參會(huì)要求法人股東由法定代表人出席會(huì)議時(shí)，法定代表人應(yīng)出示本人身份證件、能證明其具有法定代表人資格的有效證明和持股憑證。法定代表人資格證明模板參見(jiàn)附錄B.3。法人股東委托代理人出席會(huì)議的，應(yīng)以書(shū)面形式進(jìn)行授權(quán)委托，并由法定代表人簽署并加蓋法人印章。委托書(shū)應(yīng)載明：a)股東代理人要代表的股份數(shù)額或表決權(quán)份額；g)對(duì)每一會(huì)議提案投贊成票、反對(duì)票或棄權(quán)票；h)簽發(fā)日期。如果股東不作指示，股東代理人可以按自己的意愿表決。法人股東的法定代表人委托代理人出席股東大會(huì)時(shí)，代理人應(yīng)出示本人身份證件、法人股東單位的法定代表人依法出具的書(shū)面委托書(shū)。授權(quán)委托書(shū)模板參見(jiàn)附錄B.4。5.5.3會(huì)議簽到參會(huì)人員到達(dá)會(huì)場(chǎng)后，應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前簽到。會(huì)議簽到表模板參見(jiàn)附錄B.5。5.5.4會(huì)議主持董事會(huì)召集的股東（大）會(huì)由董事長(zhǎng)主持。董事長(zhǎng)因故不能履行職務(wù)時(shí)：a)由副董事長(zhǎng)主持，副董事長(zhǎng)人數(shù)達(dá)到兩名或以上，由半數(shù)以上董事共同推舉1名副董事長(zhǎng)主持；b)未設(shè)副董事長(zhǎng)或副董事長(zhǎng)均因故不能履行職務(wù)時(shí)，由半數(shù)以上董事共同推舉1名董事主持；8c)董事會(huì)未推舉會(huì)議主持人的，由出席會(huì)議的股東共同推舉1名股東主持會(huì)議。監(jiān)事會(huì)召集的股東（大）會(huì)，宜由監(jiān)事會(huì)指定主持人。代表1/10以上表決權(quán)的有限責(zé)任公司股東，或者連續(xù)九十日以上單獨(dú)或者合計(jì)持有股份有限公司10%以上股份的股東召集的股東（大）會(huì)，宜由召集會(huì)議的股東指定主持人。5.5.5會(huì)議議程會(huì)議正式開(kāi)始前，主持人或其委托的工作人員應(yīng)就會(huì)議出席和列席情況、會(huì)議提案及議題安排、表決要求等內(nèi)容向參會(huì)人員進(jìn)行說(shuō)明。會(huì)議主持人按時(shí)宣布會(huì)議開(kāi)始，并按議事規(guī)則主持會(huì)議。具體議程由會(huì)議主持人自行確定，但主持人不應(yīng)隨意增減議題或變更議程順序。5.5.6會(huì)議秩序會(huì)議主持人應(yīng)有效維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，充分保障參會(huì)股東法定代表人或其代理人發(fā)言、討論和詢(xún)問(wèn)的權(quán)利。股東法定代表人或其代理人的隨同人員經(jīng)同意進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的，不應(yīng)代表股東法定代表人或其代理人發(fā)言、提問(wèn)及表決。股東（大）會(huì)審議事項(xiàng)涉及公司商業(yè)秘密的，會(huì)議主持人可隨時(shí)要求隨同人員離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。5.6會(huì)議審議、表決及決議5.6.1審議方式股東（大）會(huì)對(duì)于提案的審議宜采取逐項(xiàng)審議的方式，每位與會(huì)股東代表有權(quán)充分表達(dá)意見(jiàn)和建議。5.6.2表決權(quán)股東代表以其所代表的有表決權(quán)的股份數(shù)額行使表決權(quán)，每一股份享有一票表決權(quán)。公司持有的本公司股份沒(méi)有表決權(quán)。5.6.3表決方式股東（大）會(huì)采用記名方式投票表決。表決方式包括：a)舉手表決；b)口頭表決；c)書(shū)面表決。表決票模板參見(jiàn)附錄B.6。表決票統(tǒng)計(jì)表模板參見(jiàn)附錄B.7。5.6.4表決規(guī)則除累積投票制外，股東（大）會(huì)應(yīng)對(duì)列入議事日程提案采取逐項(xiàng)表決的方式，表決意向分為同意、反對(duì)、棄權(quán)。股東（大）會(huì)對(duì)同一事項(xiàng)有不同提案的，應(yīng)以提案提出的時(shí)間順序進(jìn)行表決，對(duì)事項(xiàng)做出決議。除全體股東一致同意外，股東（大）會(huì)審議提案時(shí)，不應(yīng)對(duì)提案進(jìn)行修改，有關(guān)變更應(yīng)被視為一個(gè)新的提案，不能在本次股東（大）會(huì)上進(jìn)行表決。股東大會(huì)就選舉董事、監(jiān)事進(jìn)行表決時(shí)，鼓勵(lì)實(shí)行累積投票制。公司單個(gè)股東（關(guān)聯(lián)股東或者一致行動(dòng)人合計(jì)）持股比例超過(guò)50%的，股東大會(huì)就選舉董事、監(jiān)事進(jìn)行表決時(shí)，必須實(shí)行累積投票制。95.6.5非決議事項(xiàng)股東（大）會(huì)可聽(tīng)取無(wú)需表決但有助于股東（大）會(huì)履行職能的相關(guān)匯報(bào)，以便股東對(duì)公司經(jīng)營(yíng)管理情況進(jìn)行深入了解，監(jiān)督和評(píng)價(jià)。5.6.6關(guān)聯(lián)回避股東（大）會(huì)審議有關(guān)關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)時(shí)，關(guān)聯(lián)股東不應(yīng)參與投票表決，其所代表的有表決權(quán)的股份數(shù)不計(jì)入有效表決總數(shù)。5.6.7決議類(lèi)型股東（大）會(huì)決議分為普通決議和特別決議：a)普通決議應(yīng)由出席股東（大）會(huì)的股東（包括股東代理人）所持表決權(quán)過(guò)半數(shù)通過(guò)。b)特別決議應(yīng)由出席股東（大）會(huì)的股東（包括股東代理人）所持表決權(quán)的2/3以上通過(guò)。5.6.8決議形成股東（大）會(huì)對(duì)提案進(jìn)行表決前，應(yīng)推舉至少1名股東代表參加計(jì)票和監(jiān)票。審議事項(xiàng)與股東有利害關(guān)系的，相關(guān)股東及代理人不得參加計(jì)票、監(jiān)票。股東（大）會(huì)對(duì)提案進(jìn)行表決時(shí)，應(yīng)當(dāng)由股東代表與監(jiān)事代表共同負(fù)責(zé)計(jì)票、監(jiān)票，會(huì)議主持人根據(jù)表決結(jié)果判斷股東（大）會(huì)的決議是否通過(guò)，并應(yīng)當(dāng)在會(huì)上宣布表決結(jié)果。決議的表決結(jié)果應(yīng)記入會(huì)議記錄。會(huì)議主持人對(duì)提交表決的決議結(jié)果有異議時(shí)，可對(duì)所投票數(shù)進(jìn)行點(diǎn)算；會(huì)議主持人未進(jìn)行點(diǎn)票而出席會(huì)議的股東或股東代理人對(duì)會(huì)議主持人宣布結(jié)果有異議時(shí)，該股東或股東代理人可在宣布表決結(jié)果后立即要求點(diǎn)票，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)點(diǎn)票。5.6.9決議文件股東（大）會(huì)決議應(yīng)形成書(shū)面決議文件，并經(jīng)出席會(huì)議股東簽署。決議文件內(nèi)容包括但不限于會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席會(huì)議股東代表股份及對(duì)提案表決情況。會(huì)議決議模板參見(jiàn)附錄B.8。5.7會(huì)議記錄5.7.1記錄內(nèi)容股東（大）會(huì)應(yīng)有會(huì)議記錄，由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)，會(huì)議記錄包括但不限于記載以下內(nèi)容：a)出席股東（大）會(huì)的有表決權(quán)的股份數(shù)，占公司總股份的比例；b)召開(kāi)會(huì)議的日期、地點(diǎn)；c)會(huì)議主持人的姓名、會(huì)議議程；d)各發(fā)言人對(duì)每個(gè)審議事項(xiàng)的發(fā)言要點(diǎn)；e)每一表決事項(xiàng)的表決結(jié)果；f)股東的質(zhì)詢(xún)意見(jiàn)、建議及董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、高級(jí)管理人員的答復(fù)或說(shuō)明等內(nèi)容；g)股東（大）會(huì)認(rèn)為應(yīng)當(dāng)載入會(huì)議記錄的其他內(nèi)容。會(huì)議記錄模板參見(jiàn)附錄B.9。5.7.2記錄簽字有限責(zé)任公司會(huì)議記錄應(yīng)由出席會(huì)議的股東簽名；股份有限公司會(huì)議記錄由會(huì)議主持人、出席會(huì)議的股東、董事和記錄員簽名。會(huì)議記錄作為公司檔案永久保存。6會(huì)議歸檔6.1歸檔文件應(yīng)歸檔的會(huì)議文件包括但不限于：a)會(huì)議通知；b)授權(quán)委托書(shū)；c)會(huì)議簽名冊(cè)；d)會(huì)議議案；e)表決票、表決統(tǒng)計(jì)結(jié)果表；f)會(huì)議決議；g)會(huì)議記錄。6.2歸檔要求會(huì)議文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，按會(huì)議屆次歸檔保存，并由公司永久保存。7會(huì)議后續(xù)7.1監(jiān)管報(bào)備7.1.1會(huì)議通知股東（大）會(huì)定期會(huì)議召開(kāi)10日前，公司應(yīng)將會(huì)議通知以書(shū)面和電子郵件的方式報(bào)告保險(xiǎn)監(jiān)管機(jī)構(gòu)。7.1.2會(huì)議決議公司應(yīng)在股東（大）會(huì)決議作出后30日內(nèi)，向保險(xiǎn)監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)告決議情況。7.2決議落實(shí)股東（大）會(huì)形成的決議，由董事會(huì)負(fù)責(zé)執(zhí)行；股東（大）會(huì)決議要求監(jiān)事會(huì)辦理的事項(xiàng)，由監(jiān)事會(huì)組織實(shí)施。董事會(huì)宜就股東（大）會(huì)決議中由董事會(huì)辦理的各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行情況向股東（大）會(huì)作專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告；監(jiān)事會(huì)宜就股東（大）會(huì)決議中由監(jiān)事會(huì)辦理的各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行情況向股東（大）會(huì)作專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告。由于特殊原因股東（大）會(huì)決議不能執(zhí)行的，董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)應(yīng)說(shuō)明原因。7.3信息披露與報(bào)送涉及信息披露及報(bào)送的決議事項(xiàng)，公司應(yīng)該按照法律法規(guī)及時(shí)準(zhǔn)確完成相關(guān)程序。8會(huì)務(wù)工作8.1責(zé)任部門(mén)董事會(huì)辦公室是股東（大）會(huì)會(huì)務(wù)工作的責(zé)任部門(mén)，主要負(fù)責(zé)會(huì)前會(huì)議通知的發(fā)出、參會(huì)人員的確定、以及統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門(mén)做好會(huì)務(wù)相關(guān)工作。8.2會(huì)務(wù)內(nèi)容會(huì)務(wù)工作包括但不限于：a)會(huì)議材料的準(zhǔn)備；b)會(huì)務(wù)接待；c)會(huì)場(chǎng)布置；d)設(shè)備保障。（資料性附錄）三會(huì)常規(guī)議題示例三會(huì)常規(guī)議題示例見(jiàn)表A.1。表A.1三會(huì)常規(guī)議題示例關(guān)于《XX公司XX年度財(cái)務(wù)報(bào)告》的議案√√關(guān)于《XX公司XX年保險(xiǎn)資金運(yùn)用內(nèi)控√關(guān)于《XX公司XX年度合規(guī)報(bào)告》的議案√關(guān)于《XX公司XX年度規(guī)劃實(shí)施評(píng)估報(bào)√√關(guān)于《XX公司XX年度公司治理報(bào)告》√《中國(guó)保監(jiān)會(huì)關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范報(bào)送<保險(xiǎn)公司治關(guān)于《XX公司XX年度內(nèi)部審計(jì)工作報(bào)√關(guān)于《XX公司XX年度償付能力壓力測(cè)√關(guān)于《XX公司XX年度資產(chǎn)負(fù)債管理報(bào)√關(guān)于《XX集團(tuán)公司XX年度償付能力報(bào)√關(guān)于《XX集團(tuán)公司XX年度并表管理報(bào)√√√√√√√內(nèi)√√關(guān)于《XX公司XX年度風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》√關(guān)于《XX公司XX年度決算報(bào)告》的議案√√關(guān)于《XX公司XX年度預(yù)算報(bào)告》的議案√√關(guān)于《XX公司XX年度利潤(rùn)分配方案》√√√√√√關(guān)于《XX公司XX年度薪酬考核方案》√關(guān)于《XX公司XX年度關(guān)聯(lián)交易情況和案√√√關(guān)于《XX公司XX年度關(guān)聯(lián)交易專(zhuān)項(xiàng)審√√關(guān)于《XX公司XX年度風(fēng)險(xiǎn)偏好及風(fēng)險(xiǎn)√關(guān)于《XX公司XX年度獨(dú)立董事盡職報(bào)√√√關(guān)于《XX公司XX年度董事盡職報(bào)告》√√√關(guān)于《XX公司XX年度監(jiān)事盡職報(bào)告》√√關(guān)于《XX公司XX年度投資指引及資產(chǎn)√√√√（資料性附錄）相關(guān)文件內(nèi)容模板B.1議案模板股東（大）會(huì)議案模板如圖B.1所示。XX公司關(guān)于xxxx的議案各位股東：根據(jù)………………[提案主要內(nèi)容表述]該事項(xiàng)已經(jīng)第X屆董事會(huì)第X次會(huì)議審議通過(guò)。請(qǐng)審議附件1.xxxxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxx圖B.1議案模板股東（大）會(huì)議案應(yīng)符合以下格式要求：a)標(biāo)題：華文中宋二號(hào)，加黑；標(biāo)題較長(zhǎng)時(shí)可用小二；b)抬頭（稱(chēng)呼）：黑體三號(hào)；c)正文：仿宋（GB2312）三號(hào)，其中：1)一級(jí)標(biāo)題“一”：黑體三號(hào)；2)二級(jí)標(biāo)題“（一）”：楷體三號(hào)(加黑)；3)三級(jí)標(biāo)題“1.”：與正文同字體(特別注意:三級(jí)標(biāo)題序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字,數(shù)字之后為圓點(diǎn),而非頓號(hào))；d)段落：兩端對(duì)齊，首行縮進(jìn)2字符，單倍行距，段前段后不空行。e)提案正文最后一段，寫(xiě)“請(qǐng)審議”。f)附件：提案如有附件，在提案正文下空一行左空2字符后標(biāo)冒號(hào)和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”(仿宋（GB2312）三號(hào))，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。B.2會(huì)議通知模板會(huì)議通知模板如圖B.2所示。XX公司關(guān)于召開(kāi)xx年第x次臨時(shí)股東/xx年度股東（大）會(huì)的通知各位股東：根據(jù)工作安排，茲定于xx年x月x日召開(kāi)xx（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“xx”）xx股東大會(huì)?，F(xiàn)將有關(guān)事宜通知如一、會(huì)議安排（一）會(huì)議時(shí)間：XX月XX日（周X）上/下午XX:XX開(kāi)始（二）會(huì)議地點(diǎn)：XXXX大廈XX樓第X會(huì)議室（三）召開(kāi)方式：現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議(四)召集人：董事會(huì)二、會(huì)議提案（一）審議事項(xiàng)1.審議關(guān)于《XXXX》的議案；（二）聽(tīng)取事項(xiàng)1.聽(tīng)取關(guān)于《XXXX》的報(bào)告；三、其他事項(xiàng)1.股東單位法定代表人出席會(huì)議并參加表決的，報(bào)到時(shí)需攜帶本人身份證或其他有效證件、加蓋公章的法定代表人資格證明兩份（見(jiàn)附件1）。2.股東單位由委托代理人出席會(huì)議和參加表決的，報(bào)到時(shí)須攜帶由法定代表人簽字并加蓋公章的《授權(quán)委托書(shū)》兩份（見(jiàn)附件2）。3.請(qǐng)各位股東于XX年X月X日前將股東大會(huì)參會(huì)回執(zhí)（見(jiàn)附件3）、參會(huì)人員有效身份證明、法定代表人資格證明、授權(quán)委托書(shū)（如有）掃描件發(fā)送至聯(lián)系人郵箱。聯(lián)系人:XX聯(lián)系方式：XXXX1.法定代表人資格證明2.xx股東(大)會(huì)授權(quán)委托書(shū)3.參會(huì)回執(zhí)[公司名稱(chēng)]董事會(huì)圖B.2會(huì)議通知模板B.3法定代表人資格證明模板法定代表人資格證明模板如圖B.3所示。法定代表人資格證明地址：性別：身份證號(hào)：職務(wù)：系法定代表人,有權(quán)代表本公司出席[公司名稱(chēng)][會(huì)議名稱(chēng)]，并就各項(xiàng)議案行使表決權(quán)，簽署會(huì)議有關(guān)文件。特此證明（股東單位公章）圖B.3法定代表人資格證明模板B.4授權(quán)委托書(shū)模板授權(quán)委托書(shū)模板如圖B.4所示。XX公司[會(huì)議名稱(chēng)]授權(quán)委托書(shū)XX公司：茲授權(quán)委托（先生/女士）代表本單位出席貴公司召開(kāi)的[會(huì)議名稱(chēng)],并代表本單位按照以下意見(jiàn)對(duì)下列議案投票：授權(quán)投票：□贊成□反對(duì)□棄權(quán)2.[議案2名稱(chēng)]；授權(quán)投票：□贊成□反對(duì)□棄權(quán)對(duì)于可能納入股東大會(huì)議程的臨時(shí)議案是否有表決權(quán)：□是（授權(quán)投票：□贊成□反對(duì)□棄權(quán)）本單位對(duì)本次會(huì)議表決事項(xiàng)未作具體指示的，受托人可代為行使表決權(quán)，其行使表決權(quán)的后果均同本單位承擔(dān)。委托單位法定代表人簽名：（委托單位蓋章）委托單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)碼：委托單位持股數(shù)：股受托人簽名：受托人身份證號(hào)碼：委托日期：有效期限：自簽署日至本次股東大會(huì)結(jié)束注：1.委托單位應(yīng)在授權(quán)委托書(shū)相應(yīng)“□”中用“√”明確授意受托人投票；2.授權(quán)委托書(shū)由委托單位法定代表人授權(quán)他人簽署的，授權(quán)簽署的授權(quán)委托書(shū)或者其他授權(quán)文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)公證。經(jīng)公證的授權(quán)委托書(shū)需于報(bào)到時(shí)提交。圖B.4授權(quán)委托書(shū)模板B.5會(huì)議簽到表模板會(huì)議簽到表模板如圖B.5所示。XX公司xx年第x次臨時(shí)股東/xx年度股東（大）會(huì)簽到表出席人員簽到簿日期：XX年XX月XX日序號(hào)股東名稱(chēng)股東代表簽字備注123456...列席人員簽到表序號(hào)姓名職務(wù)本人簽名備注123456...圖B.5會(huì)議簽到表模板B.6表決票模板表