醫(yī)院會(huì)議費(fèi)用管理制度

醫(yī)院會(huì)議費(fèi)用管理制度第一章總則

一、目的

為了規(guī)范醫(yī)院會(huì)議費(fèi)用的使用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院財(cái)務(wù)管理規(guī)定，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于醫(yī)院各類會(huì)議的費(fèi)用管理，包括但不限于：行政會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)、座談會(huì)等。

三、基本原則

1.合理預(yù)算：會(huì)議費(fèi)用預(yù)算應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、規(guī)模、地點(diǎn)等因素合理編制，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.嚴(yán)格審批：會(huì)議費(fèi)用支出需按照醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自支出。

3.節(jié)約使用：會(huì)議費(fèi)用應(yīng)遵循節(jié)約原則，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。

4.透明公開：會(huì)議費(fèi)用使用情況應(yīng)定期公開，接受全院職工監(jiān)督。

四、責(zé)任主體

1.會(huì)議組織部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，并在會(huì)議結(jié)束后對(duì)費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。

2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，對(duì)會(huì)議費(fèi)用支出進(jìn)行審批，并對(duì)會(huì)議費(fèi)用使用情況進(jìn)行監(jiān)督。

3.監(jiān)察部門：負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議費(fèi)用使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，并追究相關(guān)責(zé)任。

五、會(huì)議費(fèi)用構(gòu)成

會(huì)議費(fèi)用包括但不限于以下內(nèi)容：

1.場(chǎng)地租賃費(fèi)：會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)用。

2.設(shè)備租賃費(fèi)：會(huì)議所需的音響、投影儀、話筒等設(shè)備租賃費(fèi)用。

3.餐飲費(fèi)用：會(huì)議期間的餐飲費(fèi)用。

4.交通費(fèi)用：會(huì)議組織者和參會(huì)人員的交通費(fèi)用。

5.材料費(fèi)用：會(huì)議所需的資料、印刷品等費(fèi)用。

6.其他費(fèi)用：與會(huì)議相關(guān)的其他合理費(fèi)用。

六、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷

會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.報(bào)銷材料：報(bào)銷時(shí)應(yīng)提交會(huì)議通知、會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、費(fèi)用明細(xì)等相關(guān)材料。

2.報(bào)銷時(shí)限：會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，完成會(huì)議費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。

3.報(bào)銷流程：按照醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度，提交報(bào)銷申請(qǐng)，經(jīng)審批后予以報(bào)銷。

4.報(bào)銷要求：報(bào)銷內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、合法、合規(guī)，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)、套取會(huì)議費(fèi)用。

七、違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定，有以下行為之一的，按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，給予相應(yīng)處理：

1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自舉辦會(huì)議或提高會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)的；

2.虛報(bào)、冒領(lǐng)、套取會(huì)議費(fèi)用的；

3.擅自擴(kuò)大會(huì)議費(fèi)用支出范圍、提高支出標(biāo)準(zhǔn)的；

4.其他違反會(huì)議費(fèi)用管理的行為。

八、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)后，自發(fā)布之日起生效。

九、附則

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有疑問(wèn)，由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等，并向相關(guān)部門報(bào)備。

3.會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，要求參會(huì)人員按時(shí)參加。

4.預(yù)算編制：根據(jù)會(huì)議方案，編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、交通等相關(guān)費(fèi)用。

二、會(huì)議組織

1.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。

2.設(shè)備檢查：提前檢查會(huì)議所需的音響、投影儀、話筒等設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.參會(huì)人員簽到：會(huì)議開始前，安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

4.會(huì)議資料發(fā)放：向參會(huì)人員發(fā)放會(huì)議議程、相關(guān)資料等，便于參會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

三、會(huì)議進(jìn)行

1.主持人開場(chǎng)：介紹會(huì)議主題、參會(huì)人員，宣布會(huì)議開始。

2.會(huì)議報(bào)告：根據(jù)會(huì)議議程，安排相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性。

3.討論環(huán)節(jié)：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行深入討論，形成共識(shí)。

4.總結(jié)發(fā)言：會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，對(duì)討論成果予以肯定，對(duì)下一步工作進(jìn)行部署。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.紀(jì)要編寫：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的編寫，記錄會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、討論成果等內(nèi)容。

2.紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要完成后，提交給會(huì)議組織部門領(lǐng)導(dǎo)審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

3.紀(jì)要發(fā)布：審批通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)布給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議成果和執(zhí)行會(huì)議決定。

五、會(huì)議后續(xù)

1.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織部門對(duì)會(huì)議決定的各項(xiàng)工作進(jìn)行跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果得到有效執(zhí)行。

2.反饋機(jī)制：建立會(huì)議反饋機(jī)制，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議組織工作。

3.總結(jié)評(píng)估：會(huì)議結(jié)束后，組織部門對(duì)本次會(huì)議的籌備、組織和實(shí)施情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，為今后類似會(huì)議提供借鑒。

六、會(huì)議記錄歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料應(yīng)及時(shí)歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.歸檔資料應(yīng)包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、會(huì)議紀(jì)要、費(fèi)用報(bào)銷單等。

3.歸檔工作由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)，確保資料齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的傳達(dá)

1.紀(jì)要發(fā)布：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過(guò)審批后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或公告等形式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

2.紀(jì)要宣講：對(duì)于重要會(huì)議決策，會(huì)議組織部門應(yīng)安排專人向相關(guān)部門或人員進(jìn)行宣講，確保每位相關(guān)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容和決策有清晰的認(rèn)識(shí)。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.明確責(zé)任：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將各項(xiàng)任務(wù)明確分配到具體的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保每一項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

2.制定計(jì)劃：責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)任務(wù)要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，包括時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作步驟、所需資源等。

三、進(jìn)度監(jiān)控

1.定期匯報(bào)：責(zé)任部門應(yīng)定期向會(huì)議組織部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況，確保會(huì)議決策的執(zhí)行情況得到有效監(jiān)控。

2.跟蹤檢查：會(huì)議組織部門應(yīng)不定期對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。

四、協(xié)調(diào)與支持

1.資源保障：對(duì)于執(zhí)行任務(wù)中需要的資源，如人力、物力、財(cái)力等，會(huì)議組織部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門予以保障。

2.政策支持：對(duì)于需要政策支持的任務(wù)，會(huì)議組織部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)院領(lǐng)導(dǎo)，爭(zhēng)取政策支持。

五、問(wèn)題處理與調(diào)整

1.問(wèn)題反饋：在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織部門，共同尋求解決方案。

2.調(diào)整方案：根據(jù)實(shí)際情況，如任務(wù)執(zhí)行中出現(xiàn)問(wèn)題或外部環(huán)境變化，會(huì)議組織部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施。

六、成果評(píng)估與反饋

1.成果評(píng)估：任務(wù)完成后，會(huì)議組織部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)執(zhí)行成果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.反饋機(jī)制：建立有效的反饋機(jī)制，將評(píng)估結(jié)果和改進(jìn)建議反饋給相關(guān)責(zé)任部門和人員，促進(jìn)工作持續(xù)改進(jìn)。

七、歸檔與總結(jié)

1.歸檔資料：將會(huì)議紀(jì)要、執(zhí)行計(jì)劃、匯報(bào)材料、評(píng)估報(bào)告等相關(guān)資料整理歸檔，便于今后查詢和審計(jì)。

2.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，提煉經(jīng)驗(yàn)，為今后類似工作提供借鑒。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.審批權(quán)限：會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)審批會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，根據(jù)會(huì)議室使用情況合理安排，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.優(yōu)先級(jí)原則：在會(huì)議室資源緊張時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性、緊急程度等因素確定優(yōu)先級(jí)。

二、會(huì)議室布置與服務(wù)

1.布置要求：會(huì)議室管理部門應(yīng)按照會(huì)議組織部門的要求，提前布置會(huì)場(chǎng)，確保設(shè)施齊全、環(huán)境整潔。

2.技術(shù)支持：提供必要的技術(shù)支持，包括音響、投影儀、話筒等設(shè)備的調(diào)試，保證設(shè)備正常運(yùn)行。

3.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)服務(wù)，包括茶水供應(yīng)、資料發(fā)放等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：預(yù)訂部門應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間使用會(huì)議室，如需提前或延長(zhǎng)使用，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門申請(qǐng)。

2.使用要求：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持安靜、整潔，不得損壞會(huì)議設(shè)施。

3.安全管理：會(huì)議組織部門應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全管理，確保消防、疏散等安全設(shè)施正常使用。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.設(shè)備維護(hù)：會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備借用：如需借用會(huì)議室設(shè)備，需提前向會(huì)議室管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借用。

3.設(shè)備賠償：對(duì)于因使用不當(dāng)導(dǎo)致的設(shè)備損壞，借用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任和賠償。

五、會(huì)議室清潔與保養(yǎng)

1.清潔工作：會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.保養(yǎng)措施：針對(duì)會(huì)議室的設(shè)施、設(shè)備，采取適當(dāng)?shù)谋ｐB(yǎng)措施，延長(zhǎng)使用壽命。

六、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，會(huì)議室管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。

2.處理措施：包括但不限于警告、限制會(huì)議室使用權(quán)、追究責(zé)任等。

七、持續(xù)改進(jìn)

1.意見收集：會(huì)議室管理部門應(yīng)定期收集使用部門對(duì)會(huì)議室管理的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理服務(wù)。

2.改進(jìn)措施：針對(duì)存在的問(wèn)題，