上市集團(tuán)會(huì)議室管理制度

上市集團(tuán)會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范上市集團(tuán)會(huì)議室的管理與使用，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》及公司相關(guān)管理規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于上市集團(tuán)及其子公司所有會(huì)議室的管理與使用。包括但不限于董事會(huì)會(huì)議室、經(jīng)理層會(huì)議室、部門(mén)會(huì)議室等。

第三條會(huì)議類(lèi)型

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議可分為以下幾類(lèi)：

1.董事會(huì)及股東大會(huì)；

2.總經(jīng)理辦公會(huì)；

3.部門(mén)例會(huì)及專(zhuān)題會(huì)議；

4.項(xiàng)目評(píng)審會(huì)；

5.其他臨時(shí)性會(huì)議。

第四條會(huì)議原則

1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，提倡精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)；

2.預(yù)約制度原則：會(huì)議需提前預(yù)約，確保會(huì)議室資源合理分配；

3.保密原則：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)允許，不得泄露；

4.環(huán)保原則：會(huì)議應(yīng)提倡節(jié)約資源，減少浪費(fèi)。

第五條責(zé)任與權(quán)限

1.會(huì)議組織者：負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開(kāi)、記錄及跟蹤落實(shí)；

2.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)訂工作；

3.參會(huì)人員：遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與會(huì)議討論，按時(shí)完成會(huì)議任務(wù)。

第六條制度修訂

本制度由上市集團(tuán)董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。修訂后的制度應(yīng)及時(shí)公布，并確保相關(guān)人員了解和掌握。

第七條實(shí)施時(shí)間

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有會(huì)議室管理制度同時(shí)廢止。在實(shí)施過(guò)程中，如遇特殊情況，可適當(dāng)調(diào)整，并報(bào)董事會(huì)審批。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，以便提前通知參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者需提前一定時(shí)間（至少3個(gè)工作日）向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，并在會(huì)議前將材料發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容。

第二條會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議組織者或指定人員負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議，按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議的有序進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程發(fā)表意見(jiàn)，發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，組織參會(huì)人員進(jìn)行決策，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

第三條會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人：會(huì)議組織者應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議記錄歸檔：會(huì)議記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理歸檔，以備查閱。

第四條會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)估會(huì)議效果，提出改進(jìn)措施。

2.反饋會(huì)議結(jié)果：會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議決策和結(jié)論及時(shí)反饋給未參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

第五條會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)

1.跟進(jìn)責(zé)任人：會(huì)議組織者應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間，并對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)。

2.落實(shí)情況反饋：責(zé)任人需按照要求向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展和落實(shí)情況。

3.評(píng)估與改進(jìn)：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策的落實(shí)情況，對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，以提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制。紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)、準(zhǔn)確，反映會(huì)議的主要討論點(diǎn)、決策結(jié)果和行動(dòng)計(jì)劃。編制完成后，會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)，并在最遲會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)利益方。

第二條會(huì)議決策的分解與責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的具體執(zhí)行步驟和責(zé)任分配，確保每一項(xiàng)任務(wù)都有明確的責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策內(nèi)容制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，包括時(shí)間節(jié)點(diǎn)、所需資源和預(yù)期成果。

第三條跟蹤落實(shí)機(jī)制

1.建立跟蹤落實(shí)機(jī)制，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度，并及時(shí)解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

第四條執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告

1.責(zé)任人應(yīng)按照約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，向會(huì)議組織者提交執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告。

2.進(jìn)度報(bào)告應(yīng)包括已完成的工作、未完成的工作、存在的問(wèn)題和下一步工作計(jì)劃。

第五條會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)設(shè)置為可查閱狀態(tài)，供公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱，以促進(jìn)信息共享和透明度。

第六條反饋與評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果，收集相關(guān)反饋，評(píng)估會(huì)議決策的落實(shí)效果。

2.對(duì)于未能按計(jì)劃執(zhí)行的決策，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會(huì)議中進(jìn)行討論和調(diào)整。

第七條持續(xù)改進(jìn)

1.通過(guò)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化會(huì)議管理制度。

2.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、跟蹤和評(píng)估流程進(jìn)行回顧，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向會(huì)議室管理員提出申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)審核預(yù)訂申請(qǐng)，并根據(jù)會(huì)議室使用情況安排合適的會(huì)議室。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議前確認(rèn)會(huì)議室準(zhǔn)備情況，確保會(huì)議設(shè)備設(shè)施齊全、功能正常。

第二條會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意離開(kāi)會(huì)議室。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)督促參會(huì)人員帶走個(gè)人物品，關(guān)閉會(huì)議室設(shè)備，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。

第三條會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室設(shè)備前，應(yīng)了解設(shè)備操作方法，如有疑問(wèn)，及時(shí)向會(huì)議室管理員咨詢(xún)。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告會(huì)議室管理員，并配合維修工作。

第四條會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等安全設(shè)施正常。

2.會(huì)議組織者需了解會(huì)議室的安全疏散路線，并在會(huì)議開(kāi)始前告知參會(huì)人員。

3.會(huì)議室管理員應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

第五條會(huì)議室衛(wèi)生與綠化

1.會(huì)議室應(yīng)保持良好的衛(wèi)生環(huán)境，定期進(jìn)行清潔、消毒。

2.會(huì)議室綠化植物應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)，保持植物生長(zhǎng)良好，營(yíng)造舒適、美觀的會(huì)議環(huán)境。

第六條會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.會(huì)議室管理員應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，提高會(huì)議室資源利用率。

第七條會(huì)議室違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，將視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室使用情況的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，及時(shí)制止并報(bào)告上級(jí)管理部門(mén)。

第五章附則

第一條適用范圍的補(bǔ)充

本制度規(guī)定的會(huì)議室管理規(guī)定適用于上市集團(tuán)及其子公司。對(duì)于特殊性質(zhì)的會(huì)議室或會(huì)議，可根據(jù)實(shí)際情況在本制度基礎(chǔ)上制定相應(yīng)細(xì)則。

第二條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸上市集團(tuán)董事會(huì)所有。如有疑問(wèn)，可向董事會(huì)