檔案分類編號(hào)方案

PAGEPAGE4XXX分類編號(hào)方案XX綜合檔案室編2013年6月

XXXXXXX檔案分類編號(hào)方案為了加強(qiáng)我所綜合檔案管理的需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高綜合檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為我所各項(xiàng)工作服務(wù)，更好地為本地兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《廣東省機(jī)關(guān)檔案分類辦法》，參考學(xué)習(xí)市、鎮(zhèn)檔案館的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我所實(shí)際情況，制定本分類編號(hào)方案。一、分類原則1、檔案分類原則是以本單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)職能，結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用。2、分類后的檔案，分別用英文字母按順序編大類代字。3、本辦法適用于對(duì)本單位全部檔案進(jìn)行實(shí)體分類、組卷和排架管理。二、類別設(shè)置本單位檔案設(shè)大類和屬類，大類用大寫英文字母作代字，屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號(hào)，本單位全部檔案分為八大類，大類和屬類設(shè)置如下：（8）聲像類檔案（代字：R）；R1照片（底片）R2錄像帶R3錄音帶R4光盤與磁盤三、編號(hào)方法1、文書(shū)類檔案的編號(hào)舊方法:2007年以前，采用立卷歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+保管期限代號(hào)+文件所屬年份+案卷號(hào)組成。保管期限代號(hào)：永久1，長(zhǎng)期2，短期3；永久長(zhǎng)期合編為12；永久長(zhǎng)期短期合編為0。例：A1.2004—001案卷號(hào)（第1個(gè)案卷）年度保管期限代號(hào)（永久）大類代字（文書(shū)檔案）新方法：2008開(kāi)始，采用單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+保管期限代號(hào)＋文件所屬年份＋件號(hào)組成。其中保管期限代號(hào)永久為1，30年為2，10年為3。例：A1.2008—001件號(hào)（第1件）年度保管期限代號(hào)（永久）大類代字（文書(shū)檔案）2、勘測(cè)類檔案（B）、城建規(guī)劃類（C）均按“類別－年度”來(lái)設(shè)置案卷順序，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號(hào)＋年度+案卷號(hào)。例：B1.2004—001案卷號(hào)年度屬類代號(hào)大類代字3、城建類檔案（D）按“類別－年度”來(lái)設(shè)置案卷順序，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：大類代字+屬類代號(hào)＋年度+案卷號(hào)。例：D2-2004—001案卷號(hào)年度屬類代號(hào)大類代字4、會(huì)計(jì)類檔案（E）會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)，其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字＋屬類代號(hào)＋目錄順序號(hào)＋案卷號(hào)。例：會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)E3.1—001案卷號(hào)（第1個(gè)案卷）目錄順序號(hào)（第1條目錄）屬類代號(hào)（會(huì)計(jì)憑證）大類代字（會(huì)計(jì)檔案）5、照片檔案的編號(hào)（F）照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限代碼、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成。目錄按年度編號(hào)，一年一個(gè)目錄，一冊(cè)為一卷，一張為一件，如政府照片檔案2000年開(kāi)始立卷，則2004年第6卷的第22張永久保存的照片，其照片號(hào)為：220-F1.1.5F115-6-22流水編號(hào)（張?zhí)枺┧募?jí)類目編號(hào)（冊(cè)號(hào)）三級(jí)類目編號(hào)（年度）二級(jí)類目編號(hào)（期限）大類編號(hào)（照片目錄）由2011年開(kāi)始，照片檔案全部為永久，二級(jí)類目編號(hào)（期限）不用寫上，例如2011年第6卷的第22張永久保存的照片，其編號(hào)為220-F1.5-6-22。如下圖所示：F15-6-22流水編號(hào)（張?zhí)枺┧募?jí)類目編號(hào)（冊(cè)號(hào)）三級(jí)類目編號(hào)（年度）大類編號(hào)（照片目錄）6、實(shí)物檔案編號(hào)（H）實(shí)物檔案的編號(hào),其結(jié)構(gòu)模式為：大類代字＋屬類代號(hào)＋年度+件號(hào)。例：H1-2004—001件號(hào)年度屬類代號(hào)（錦旗類）大類代字7、聲像檔案（R）例：R4-2004—001件號(hào)