會議管理制度 會而有議

會議管理制度會而有議第一章總則

為保證會議的高效有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度——“會而有議”。本制度適用于公司（或組織）內(nèi)所有層級會議，旨在規(guī)范會議組織、召開、記錄及后續(xù)跟進的全過程。

一、會議目的與原則

1.會議目的：加強團隊溝通，促進信息共享，解決存在的問題，推動決策實施，提升工作效率。

2.會議原則：務實高效，議題明確，準時開始，按時結(jié)束，尊重每位與會者。

二、適用范圍

本制度適用于公司（或組織）內(nèi)部各類定期會議、臨時會議及專題會議。

三、會議分類

1.定期會議：如周例會、月度總結(jié)會等，按照既定周期召開。

2.臨時會議：針對突發(fā)事件或緊急事項召開的會議。

3.專題會議：針對特定項目或議題召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織者負責會議的召集、議程安排、通知發(fā)送、會場布置等工作。

2.會議主持人負責會議進程的把控，確保會議內(nèi)容緊緊圍繞議題，避免跑題。

3.與會人員應按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

五、會議紀律

1.會議期間，與會人員應關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，如有緊急事項需離開會場，應向主持人示意。

2.會議內(nèi)容涉及公司機密時，與會人員需嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

3.與會人員應遵守會議紀律，保持會場安靜，不隨意打斷他人發(fā)言。

本制度的制定、修改和解釋權(quán)歸公司（或組織）所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。全體與會人員應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，明確會議各階段任務與要求，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題與目的：會議組織者需明確會議主要議題，預期達到的目標，以及與會人員范圍。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題，列出討論的具體事項，明確各議題討論的時間安排。

3.確定會議時間與地點：選擇合適的會議時間，避免與其他重要工作沖突；并根據(jù)與會人數(shù)選擇合適的會議室。

4.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少一天，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、議程、時間、地點等信息。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，會議組織者負責統(tǒng)計與會人員。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、目的、議程及注意事項。

3.議題討論：按照議程安排，逐項討論議題。發(fā)言人需提前準備，確保發(fā)言內(nèi)容具有針對性和建設(shè)性。

4.討論與決策：會議主持人引導與會人員進行充分討論，針對議題提出建議和解決方案，最終形成決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人應詳細記錄會議討論內(nèi)容、與會人員發(fā)言、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應在會議結(jié)束后盡快整理，并以書面形式發(fā)送給與會人員。

3.會議記錄需作為會議紀要的附件，便于跟蹤落實。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人應在會議尾聲對本次會議的討論成果、決策事項進行簡要總結(jié)。

2.強調(diào)會議紀要的跟蹤落實，明確責任人和完成時限。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對與會人員表示感謝。

2.與會人員有序離場，會議組織者負責清理會場。

本章節(jié)詳細闡述了會議籌備、召開、記錄和總結(jié)等流程，旨在規(guī)范會議操作，提高會議效率。與會人員應充分了解并遵循會議流程，共同為會議的成功召開貢獻力量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施。

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議記錄人應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，包括會議主題、時間、地點、與會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀要初稿需經(jīng)會議主持人審核確認后，及時發(fā)布給所有與會人員。

3.會議紀要應采用統(tǒng)一格式，便于識別和歸檔。

二、決策事項的分解與責任人指定

1.對于會議形成的決策事項，應進行詳細分解，明確每項決策的具體任務、完成標準和時限。

2.根據(jù)決策事項的性質(zhì)和職責分工，指定相應的責任人和執(zhí)行部門。

3.責任人需對決策事項的執(zhí)行負責，確保按時完成。

三、跟蹤監(jiān)督與進度反饋

1.會議組織者或指定專人負責對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，定期了解進度，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中的問題。

2.責任人應按期向會議組織者或指定專人報告執(zhí)行進度，對于重大決策事項，可設(shè)立階段性目標，進行階段性匯報。

3.會議組織者應將跟蹤監(jiān)督結(jié)果及時反饋給公司領(lǐng)導層，確保決策層了解執(zhí)行情況。

四、結(jié)果評估與問責

1.對于按時完成的決策事項，應進行結(jié)果評估，確保執(zhí)行效果符合預期。

2.對于未按期完成的決策事項，需分析原因，對責任人進行問責，并根據(jù)實際情況調(diào)整執(zhí)行計劃。

3.問責結(jié)果作為員工績效考核的依據(jù)之一，納入個人績效管理體系。

五、持續(xù)改進

1.會議紀要的跟蹤落實過程中，應不斷總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)不足，及時調(diào)整和完善會議管理制度。

2.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行回顧，評估會議管理制度的實施效果，提出改進措施。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源合理有效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政管理部門或指定人員提出申請。

2.預訂時需提供會議主題、時間、預計與會人數(shù)等信息，以便安排合適大小的會議室。

3.預訂成功后，會議組織者應遵守預訂時間，如有變更需提前通知行政管理部門。

二、會議室使用

1.會議室使用應遵循預定時間，會議開始前，會議組織者負責檢查會議室設(shè)備是否齊全、功能正常。

2.會議期間，與會人員應愛護會議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔。

3.嚴禁在會議室吸煙、進食或在會議桌上擺放個人物品。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由行政管理部門負責定期檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

2.會議組織者在使用會議室前，應熟悉設(shè)備操作，如有問題及時聯(lián)系技術(shù)人員解決。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應確保設(shè)備關(guān)閉，切斷電源，避免浪費資源。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設(shè)置在易于管理、相對獨立的位置，確保會議安全。

2.會議期間，與會人員需妥善保管個人物品，貴重物品應隨身攜帶。

3.涉及公司機密的會議，與會人員需簽訂保密協(xié)議，會議資料不得隨意攜帶出會議室。

五、會議室維護與保潔

1.行政管理部門應定期對會議室進行保潔，確保會議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.會議組織者應協(xié)助保持會議室衛(wèi)生，會議結(jié)束后負責清理垃圾。

3.對于會議室設(shè)施的損壞，應及時報告行政管理部門，以便及時維修或更換。

本章節(jié)規(guī)定了會議室的預訂、使用、設(shè)備管理、安全保密以及維護保潔等方面的要求，旨在為會議的順利召開提供有力保障。全體員工應共同遵守，確保會議室資源得到合理利用。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、制度修訂

本制度的修訂權(quán)歸公司（或組織）所有。隨著公司發(fā)展及管理需要，可對本制度進行適時調(diào)整和完善。

二、制度解釋

本制度的解釋權(quán)歸公司（或組織）行政管理部門。如有疑問，可向行政管理部門咨詢。

三、實施時間

本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度