寶能會(huì)議管理制度

寶能會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保寶能會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議的組織與管理，提高決策效能，根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略及管理需要，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于寶能公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）總部及各分支機(jī)構(gòu)召開的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則：

-會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則；

-強(qiáng)調(diào)事先準(zhǔn)備，會(huì)前充分溝通，會(huì)上集中討論，會(huì)后嚴(yán)格實(shí)施；

-堅(jiān)持民主集中制，充分發(fā)揚(yáng)民主，確?？茖W(xué)決策。

第四條會(huì)議分類：

-按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議分為決策性會(huì)議、協(xié)調(diào)性會(huì)議、報(bào)告性會(huì)議和專題會(huì)議；

-根據(jù)會(huì)議的組織級(jí)別，會(huì)議分為公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議和其他會(huì)議。

第五條組織與管理：

-各類會(huì)議應(yīng)由相應(yīng)級(jí)別的管理部門或負(fù)責(zé)人組織；

-會(huì)議的組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開及后續(xù)跟蹤工作；

-參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加，積極參與討論，并按時(shí)提交會(huì)議所需的資料和報(bào)告。

第六條保密規(guī)定：

-會(huì)議內(nèi)容的討論與決議屬公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

-對(duì)于涉及商業(yè)秘密、敏感信息的會(huì)議，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并采取必要的保密措施。

第七條制度修訂：

-本制度根據(jù)公司發(fā)展和管理需要進(jìn)行不定期修訂；

-修訂后的制度經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后生效，并及時(shí)向全體員工公布。

第二章會(huì)議流程

第八條會(huì)議籌備：

-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的、議題和參會(huì)人員，提前制定詳細(xì)的會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員名單等；

-會(huì)前應(yīng)通過電子郵件、電話或其他形式通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員了解會(huì)議主題、議程及相關(guān)要求；

-需要時(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)提前收集和準(zhǔn)備會(huì)議資料，分發(fā)給參會(huì)人員。

第九條會(huì)議議程設(shè)置：

-會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的和議題的重要性進(jìn)行合理安排，明確每個(gè)議題的討論時(shí)間；

-會(huì)議組織者應(yīng)確保議程的合理性，避免會(huì)議時(shí)間過長(zhǎng)或議題交叉；

-議程應(yīng)在會(huì)前通知參會(huì)人員，以便他們提前準(zhǔn)備發(fā)言和討論內(nèi)容。

第十條會(huì)議召開：

-會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定的時(shí)間、地點(diǎn)召開，會(huì)議主持人負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序；

-會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保每個(gè)議題得到充分討論，并控制好時(shí)間；

-參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，尊重他人意見，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第十一條會(huì)議記錄：

-會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等；

-會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容；

-會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)后及時(shí)整理，并以書面形式發(fā)送給參會(huì)人員。

第十二條決策實(shí)施：

-會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)由會(huì)議組織者或指定責(zé)任人負(fù)責(zé)實(shí)施；

-實(shí)施過程中，責(zé)任人應(yīng)定期匯報(bào)進(jìn)展情況，對(duì)遇到的困難和問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決；

-會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤決策實(shí)施情況，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

第十三條會(huì)議反饋：

-參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議組織、會(huì)議效果等方面提出意見和建議；

-會(huì)議組織者應(yīng)收集反饋意見，對(duì)會(huì)議組織和管理進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

第十四條會(huì)議結(jié)束：

-會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)會(huì)議成果，明確下一步工作要求；

-會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄和決策結(jié)果應(yīng)按照規(guī)定存檔備查。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十五條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布：

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議基本信息、討論要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配及執(zhí)行期限等；

-會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會(huì)議組織者或主持人審核批準(zhǔn)；

-審核通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保信息的透明和共享。

第十六條決策事項(xiàng)的分解與落實(shí)：

-會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確具體，可操作，并分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃；

-每項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策得到有效執(zhí)行；

-責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并按計(jì)劃推進(jìn)實(shí)施。

第十七條跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度匯報(bào)：

-會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督；

-定期組織進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議，了解執(zhí)行情況，解決執(zhí)行過程中的問題和障礙；

-對(duì)未按期完成的行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時(shí)間。

第十八條反饋與評(píng)估：

-執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展、存在的問題及需要的支持；

-會(huì)議組織者應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議決策的執(zhí)行效果，收集反饋意見，為后續(xù)決策提供參考；

-對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)執(zhí)行效果良好的措施和責(zé)任人給予表彰，對(duì)執(zhí)行不力的責(zé)任人提出整改要求。

第十九條變更管理：

-如因特殊情況需對(duì)會(huì)議決策進(jìn)行變更，應(yīng)按照公司決策程序重新審批；

-變更后的決策應(yīng)重新記錄在會(huì)議紀(jì)要中，并通知相關(guān)人員和部門；

-會(huì)議組織者應(yīng)監(jiān)督變更后的決策執(zhí)行情況，確保變更得到有效實(shí)施。

第二十條檔案管理：

-會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況的記錄應(yīng)作為公司重要檔案進(jìn)行管理；

-檔案管理部門應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和追溯；

-會(huì)議紀(jì)要的查閱和使用應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十一條會(huì)議室預(yù)訂：

-會(huì)議室使用應(yīng)提前預(yù)訂，預(yù)訂者需填寫會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

-預(yù)訂者應(yīng)遵守預(yù)訂時(shí)間，如需變更或取消預(yù)訂，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門；

-會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)審核預(yù)訂申請(qǐng)，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

第二十二條會(huì)議室配置：

-會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括座位、投影設(shè)備、音響系統(tǒng)、白板等；

-會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護(hù)會(huì)議設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的文具、飲用水等，以滿足會(huì)議的基本需求。

第二十三條會(huì)議室使用規(guī)范：

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)公物，不得隨意損壞或搬離會(huì)議室設(shè)備；

-會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食或大聲喧嘩；

-會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂者或參會(huì)人員應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉設(shè)備電源，并通知會(huì)議室管理部門。

第二十四條會(huì)議室安全管理：

-會(huì)議室管理部門應(yīng)制定會(huì)議室安全管理制度，包括防火、防盜、應(yīng)急預(yù)案等；

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的消防設(shè)施，并定期進(jìn)行安全檢查；

-參會(huì)人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，如發(fā)生緊急情況，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處置。

第二十五條會(huì)議室服務(wù)：

-會(huì)議室管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中支持及會(huì)后清理；

-對(duì)于大型或重要會(huì)議，會(huì)議室管理部門應(yīng)安排專門的服務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)支持；

-鼓勵(lì)會(huì)議室管理部門根據(jù)會(huì)議需求提供個(gè)性化服務(wù)，提升會(huì)議體驗(yàn)。

第二十六條會(huì)議室預(yù)約沖突處理：

-如發(fā)生會(huì)議室預(yù)約沖突，會(huì)議室管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度進(jìn)行協(xié)調(diào)解決；

-鼓勵(lì)通過協(xié)商調(diào)整會(huì)議時(shí)間或合并同類會(huì)議，合理利用會(huì)議室資源；

-在必要時(shí)，會(huì)議室管理部門可提供替代方案，如使用視頻會(huì)議系統(tǒng)等。

第五章附則

第二十七條制度解釋：

-本制