現(xiàn)金采購管理制度三

現(xiàn)金采購管理制度三

一、總則

1.1本制度旨在加強(qiáng)現(xiàn)金采購活動的管理，規(guī)范采購行為，確保公司資金安全，提高資金使用效率。

1.2本制度適用于公司各部門進(jìn)行的現(xiàn)金采購活動。

1.3采購部門應(yīng)遵循合法、合規(guī)、公平、公正的原則開展現(xiàn)金采購活動。

二、采購權(quán)限及程序

2.1采購權(quán)限

（1）采購部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批采購計劃及預(yù)算。

（2）采購人員根據(jù)審批后的采購計劃及預(yù)算開展采購活動。

2.2采購程序

（1）編制采購計劃：采購人員根據(jù)部門需求，編制采購計劃，明確采購物品、數(shù)量、預(yù)算等信息。

（2）審批采購計劃：采購部門負(fù)責(zé)人對采購計劃進(jìn)行審批。

（3）開展采購活動：采購人員按照審批后的采購計劃，進(jìn)行詢價、比價、談判等環(huán)節(jié)，確保采購物品質(zhì)量、價格合理。

（4）簽訂合同：采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

（5）驗(yàn)收貨物：采購人員對到貨的物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物質(zhì)量符合要求。

（6）支付貨款：采購人員按照合同約定，辦理現(xiàn)金支付手續(xù)。

三、現(xiàn)金支付管理

3.1現(xiàn)金支付條件

（1）采購合同中約定的支付方式為現(xiàn)金。

（2）支付金額在規(guī)定范圍內(nèi)。

3.2現(xiàn)金支付程序

（1）采購人員提交現(xiàn)金支付申請。

（2）財務(wù)部門審核現(xiàn)金支付申請。

（3）財務(wù)部門辦理現(xiàn)金支付手續(xù)。

3.3現(xiàn)金支付要求

（1）現(xiàn)金支付必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。

（2）現(xiàn)金支付必須做到及時、準(zhǔn)確、完整。

四、采購監(jiān)督與檢查

4.1監(jiān)督檢查部門

公司審計部門負(fù)責(zé)對現(xiàn)金采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。

4.2監(jiān)督檢查內(nèi)容

（1）采購計劃的編制及審批情況。

（2）采購合同的簽訂及履行情況。

（3）現(xiàn)金支付情況。

（4）其他與現(xiàn)金采購活動相關(guān)的內(nèi)容。

4.3監(jiān)督檢查方式

（1）定期檢查。

（2）不定期抽查。

（3）專項(xiàng)檢查。

4.4違規(guī)處理

對違反本制度的采購人員及相關(guān)責(zé)任人，按照公司相關(guān)規(guī)定給予處罰。

五、附則

5.1本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部門。

5.2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

5.3如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

六、采購預(yù)算管理

6.1預(yù)算編制

（1）采購部門應(yīng)結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度計劃，編制年度現(xiàn)金采購預(yù)算。

（2）預(yù)算應(yīng)包括采購物品、預(yù)計金額、時間安排等要素。

（3）預(yù)算編制應(yīng)充分考慮市場行情、歷史數(shù)據(jù)等因素，確保預(yù)算的合理性和可行性。

6.2預(yù)算審批

（1）采購部門將編制的預(yù)算提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核。

（2）財務(wù)部門對預(yù)算進(jìn)行綜合評估，提出修改意見。

（3）采購部門根據(jù)財務(wù)部門的意見進(jìn)行修改，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

6.3預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整

（1）采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算開展采購活動。

（2）如遇特殊情況，確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照原審批程序報批。

（3）預(yù)算調(diào)整不得超過年度預(yù)算總額。

七、供應(yīng)商管理

7.1供應(yīng)商選擇

（1）采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和數(shù)量。

（2）供應(yīng)商選擇應(yīng)遵循公開、公平、競爭、擇優(yōu)的原則。

（3）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，包括資質(zhì)、信譽(yù)、質(zhì)量、價格等方面。

7.2供應(yīng)商評估與考核

（1）采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核。

（2）評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時間、售后服務(wù)等。

（3）根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，淘汰不合格供應(yīng)商。

7.3供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)

（1）采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。

（2）通過定期溝通、走訪等方式，了解供應(yīng)商需求和問題，及時解決。

（3）積極協(xié)助供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)，共同提升供應(yīng)鏈價值。

八、采購風(fēng)險控制

8.1風(fēng)險識別

（1）采購部門應(yīng)識別現(xiàn)金采購活動中的潛在風(fēng)險，如價格波動、供應(yīng)商違約等。

（2）建立風(fēng)險識別和預(yù)警機(jī)制，提前做好應(yīng)對措施。

8.2風(fēng)險評估與應(yīng)對

（1）對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。

（2）根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。

（3）采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險控制措施進(jìn)行審查和調(diào)整。

8.3風(fēng)險防范

（1）加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)，提高風(fēng)險意識。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行采購程序，確保采購活動的合規(guī)性。

（3）建立健全內(nèi)部審計制度，對采購活動進(jìn)行監(jiān)督。

九、采購合同管理

9.1合同簽訂

（1）采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。

（2）合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)列明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

（3）合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同合法、合規(guī)。

9.2合同履行

（1）采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況。

（2）如發(fā)生合同爭議，應(yīng)及時協(xié)商解決，必要時可依法采取維權(quán)措施。

（3）合同履行過程中，如需變更或解除合同，應(yīng)按照原審批程序辦理。

9.3合同歸檔

（1）采購合同簽訂后，應(yīng)進(jìn)行編號、登記，并歸檔保存。

（2）合同歸檔應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、便于查詢。

十、采購信息管理

10.1信息收集

（1）采購部門應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的市場信息、政策法規(guī)等。

（2）建立信息收集、分析和共享機(jī)制，為采購決策提供依據(jù)。

10.2信息保密

（1）采購過程中涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等，應(yīng)嚴(yán)格保密。

（2）采購人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，遵守保密規(guī)定。

10.3信息系統(tǒng)建設(shè)

（1）公司應(yīng)建立健全采購信息系統(tǒng)，提高采購活動信息化水平。

（2）采購信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購計劃、合同管理、供應(yīng)商評估等功能。

十一、采購培訓(xùn)與評估

11.1培訓(xùn)內(nèi)容

（1）采購部門應(yīng)定期組織采購人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括采購政策、法規(guī)、流程、風(fēng)險管理等。

11.2培訓(xùn)方式

（1）內(nèi)部培訓(xùn)：組織內(nèi)部講座、研討、經(jīng)驗(yàn)交流等。

（2）外部培訓(xùn)：參加行業(yè)研討會、培訓(xùn)課程等。

11.3采購績效評估

（1）建立采購績效評估體系，對采購活動進(jìn)行全面評估。

（2）評估內(nèi)容包括采購成本、質(zhì)量、效率、風(fēng)險控制等。

（3）根據(jù)評估結(jié)果，對采購工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

十二、采購審計與改進(jìn)

12.1審計內(nèi)容

（1）審計部門對采購活動的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審計。

（2）審計內(nèi)容包括采購計劃、采購程序、合同履行等。

12.2審計方式

（1）定期審計：按照公司規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行。

（2）專項(xiàng)審計：針對特定問題或項(xiàng)目進(jìn)行的審計。

12.3改進(jìn)措施

（1）對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)制定改進(jìn)措施。

（2）改進(jìn)措施應(yīng)明確責(zé)任人、完成時間等，確保問題得到有效解決。

十三、采購決策流程

13.1決策權(quán)限

（1）采購部門應(yīng)根據(jù)采購金額、重要程度等因素，明確各級人員的決策權(quán)限。

（2）重大采購項(xiàng)目應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

13.2決策程序

（1）采購人員提出采購申請，包括采購物品、預(yù)算、供應(yīng)商等。

（2）采購部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核。

（3）根據(jù)審批權(quán)限，提交給相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)審批。

（4）審批通過后，采購人員按照決策結(jié)果開展采購活動。

13.3決策記錄

（1）采購決策過程應(yīng)有書面記錄，包括申請、審核、審批等環(huán)節(jié)。

（2）決策記錄應(yīng)歸檔保存，以備查閱。

十四、采購質(zhì)量控制

14.1質(zhì)量要求

（1）采購物品應(yīng)符合國家、行業(yè)和公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（2）采購合同中應(yīng)明確質(zhì)量要求，確保供應(yīng)商按質(zhì)交付。

14.2質(zhì)量檢驗(yàn)

（1）采購物品到貨后，采購部門應(yīng)組織質(zhì)量檢驗(yàn)。

（2）對不合格的物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理。

14.3質(zhì)量改進(jìn)

（1）采購部門應(yīng)收集和分析質(zhì)量數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題。

（2）針對質(zhì)量問題，與供應(yīng)商共同制定改進(jìn)措施，提升產(chǎn)品質(zhì)量。

十五、采購成本控制

15.1成本預(yù)算

（1）采購部門應(yīng)結(jié)合公司成本控制要求，制定采購成本預(yù)算。

（2）成本預(yù)算應(yīng)包括采購物品的價格、運(yùn)輸、檢驗(yàn)等費(fèi)用。

15.2成本控制措施

（1）采購部門應(yīng)通過比價、談判等手段，爭取優(yōu)惠價格。

（2）優(yōu)化供應(yīng)鏈，降低采購成本。

（3）加強(qiáng)成本核算，對采購活動進(jìn)行成本分析。

15.3成本分析與改進(jìn)

（1）定期對采購成本進(jìn)行分析，找出成本控制的潛在問題。

（2）根據(jù)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化采購成本控制。

十六、采購協(xié)調(diào)與溝通

16.1內(nèi)部協(xié)調(diào)

（1）采購部門需與需求部門、財務(wù)部門、倉儲物流等部門保持良好溝通，確保采購活動順利進(jìn)行。

（2）定期召開跨部門協(xié)調(diào)會議，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。

16.2外部協(xié)調(diào)

（1）采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立有效溝通機(jī)制，確保信息暢通。

（2）對于重要供應(yīng)商，可建立定期走訪制度，加強(qiáng)合作關(guān)系。

16.3溝通記錄

（1）采購過程中的重要溝通內(nèi)容應(yīng)做好記錄，以備后續(xù)查詢。

（2）溝通記錄應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、參與人員、溝通內(nèi)容等。

十七、采購合規(guī)與倫理

17.1合規(guī)要求

（1）采購活動應(yīng)遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定。

（2）采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操守，遵循公平、公正、公開的原則。

17.2倫理規(guī)范

（1）采購人員不得利用職務(wù)之便，謀取不正當(dāng)利益。

（2）與供應(yīng)商保持正常業(yè)務(wù)往來，嚴(yán)禁行賄、受賄等違法行為。

17.3違規(guī)處理

（1）對違反合規(guī)與倫理要求的采購人員，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理。

（2）涉嫌違法