現(xiàn)金采購(gòu)管理制度三

現(xiàn)金采購(gòu)管理制度三

一、總則

1.1本制度旨在加強(qiáng)現(xiàn)金采購(gòu)活動(dòng)的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保公司資金安全，提高資金使用效率。

1.2本制度適用于公司各部門(mén)進(jìn)行的現(xiàn)金采購(gòu)活動(dòng)。

1.3采購(gòu)部門(mén)應(yīng)遵循合法、合規(guī)、公平、公正的原則開(kāi)展現(xiàn)金采購(gòu)活動(dòng)。

二、采購(gòu)權(quán)限及程序

2.1采購(gòu)權(quán)限

（1）采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算。

（2）采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。

2.2采購(gòu)程序

（1）編制采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)人員根據(jù)部門(mén)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物品、數(shù)量、預(yù)算等信息。

（2）審批采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批。

（3）開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)：采購(gòu)人員按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)、談判等環(huán)節(jié)，確保采購(gòu)物品質(zhì)量、價(jià)格合理。

（4）簽訂合同：采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

（5）驗(yàn)收貨物：采購(gòu)人員對(duì)到貨的物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物質(zhì)量符合要求。

（6）支付貨款：采購(gòu)人員按照合同約定，辦理現(xiàn)金支付手續(xù)。

三、現(xiàn)金支付管理

3.1現(xiàn)金支付條件

（1）采購(gòu)合同中約定的支付方式為現(xiàn)金。

（2）支付金額在規(guī)定范圍內(nèi)。

3.2現(xiàn)金支付程序

（1）采購(gòu)人員提交現(xiàn)金支付申請(qǐng)。

（2）財(cái)務(wù)部門(mén)審核現(xiàn)金支付申請(qǐng)。

（3）財(cái)務(wù)部門(mén)辦理現(xiàn)金支付手續(xù)。

3.3現(xiàn)金支付要求

（1）現(xiàn)金支付必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。

（2）現(xiàn)金支付必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

四、采購(gòu)監(jiān)督與檢查

4.1監(jiān)督檢查部門(mén)

公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)金采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。

4.2監(jiān)督檢查內(nèi)容

（1）采購(gòu)計(jì)劃的編制及審批情況。

（2）采購(gòu)合同的簽訂及履行情況。

（3）現(xiàn)金支付情況。

（4）其他與現(xiàn)金采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的內(nèi)容。

4.3監(jiān)督檢查方式

（1）定期檢查。

（2）不定期抽查。

（3）專(zhuān)項(xiàng)檢查。

4.4違規(guī)處理

對(duì)違反本制度的采購(gòu)人員及相關(guān)責(zé)任人，按照公司相關(guān)規(guī)定給予處罰。

五、附則

5.1本制度解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門(mén)。

5.2本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

5.3如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

六、采購(gòu)預(yù)算管理

6.1預(yù)算編制

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度計(jì)劃，編制年度現(xiàn)金采購(gòu)預(yù)算。

（2）預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物品、預(yù)計(jì)金額、時(shí)間安排等要素。

（3）預(yù)算編制應(yīng)充分考慮市場(chǎng)行情、歷史數(shù)據(jù)等因素，確保預(yù)算的合理性和可行性。

6.2預(yù)算審批

（1）采購(gòu)部門(mén)將編制的預(yù)算提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。

（2）財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算進(jìn)行綜合評(píng)估，提出修改意見(jiàn)。

（3）采購(gòu)部門(mén)根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)進(jìn)行修改，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

6.3預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。

（2）如遇特殊情況，確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照原審批程序報(bào)批。

（3）預(yù)算調(diào)整不得超過(guò)年度預(yù)算總額。

七、供應(yīng)商管理

7.1供應(yīng)商選擇

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和數(shù)量。

（2）供應(yīng)商選擇應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)的原則。

（3）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，包括資質(zhì)、信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格等方面。

7.2供應(yīng)商評(píng)估與考核

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核。

（2）評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等。

（3）根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，淘汰不合格供應(yīng)商。

7.3供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。

（2）通過(guò)定期溝通、走訪(fǎng)等方式，了解供應(yīng)商需求和問(wèn)題，及時(shí)解決。

（3）積極協(xié)助供應(yīng)商改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)，共同提升供應(yīng)鏈價(jià)值。

八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制

8.1風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)識(shí)別現(xiàn)金采購(gòu)活動(dòng)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，如價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約等。

（2）建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和預(yù)警機(jī)制，提前做好應(yīng)對(duì)措施。

8.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)

（1）對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

（2）根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

（3）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制措施進(jìn)行審查和調(diào)整。

8.3風(fēng)險(xiǎn)防范

（1）加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)，提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)程序，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性。

（3）建立健全內(nèi)部審計(jì)制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。

九、采購(gòu)合同管理

9.1合同簽訂

（1）采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。

（2）合同內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)列明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。

（3）合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同合法、合規(guī)。

9.2合同履行

（1）采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定監(jiān)督供應(yīng)商的履約情況。

（2）如發(fā)生合同爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，必要時(shí)可依法采取維權(quán)措施。

（3）合同履行過(guò)程中，如需變更或解除合同，應(yīng)按照原審批程序辦理。

9.3合同歸檔

（1）采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、登記，并歸檔保存。

（2）合同歸檔應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、便于查詢(xún)。

十、采購(gòu)信息管理

10.1信息收集

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)收集與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的市場(chǎng)信息、政策法規(guī)等。

（2）建立信息收集、分析和共享機(jī)制，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。

10.2信息保密

（1）采購(gòu)過(guò)程中涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等，應(yīng)嚴(yán)格保密。

（2）采購(gòu)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，遵守保密規(guī)定。

10.3信息系統(tǒng)建設(shè)

（1）公司應(yīng)建立健全采購(gòu)信息系統(tǒng)，提高采購(gòu)活動(dòng)信息化水平。

（2）采購(gòu)信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購(gòu)計(jì)劃、合同管理、供應(yīng)商評(píng)估等功能。

十一、采購(gòu)培訓(xùn)與評(píng)估

11.1培訓(xùn)內(nèi)容

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期組織采購(gòu)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)政策、法規(guī)、流程、風(fēng)險(xiǎn)管理等。

11.2培訓(xùn)方式

（1）內(nèi)部培訓(xùn)：組織內(nèi)部講座、研討、經(jīng)驗(yàn)交流等。

（2）外部培訓(xùn)：參加行業(yè)研討會(huì)、培訓(xùn)課程等。

11.3采購(gòu)績(jī)效評(píng)估

（1）建立采購(gòu)績(jī)效評(píng)估體系，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全面評(píng)估。

（2）評(píng)估內(nèi)容包括采購(gòu)成本、質(zhì)量、效率、風(fēng)險(xiǎn)控制等。

（3）根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

十二、采購(gòu)審計(jì)與改進(jìn)

12.1審計(jì)內(nèi)容

（1）審計(jì)部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)。

（2）審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)程序、合同履行等。

12.2審計(jì)方式

（1）定期審計(jì)：按照公司規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行。

（2）專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)：針對(duì)特定問(wèn)題或項(xiàng)目進(jìn)行的審計(jì)。

12.3改進(jìn)措施

（1）對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)制定改進(jìn)措施。

（2）改進(jìn)措施應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)間等，確保問(wèn)題得到有效解決。

十三、采購(gòu)決策流程

13.1決策權(quán)限

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)金額、重要程度等因素，明確各級(jí)人員的決策權(quán)限。

（2）重大采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

13.2決策程序

（1）采購(gòu)人員提出采購(gòu)申請(qǐng)，包括采購(gòu)物品、預(yù)算、供應(yīng)商等。

（2）采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核。

（3）根據(jù)審批權(quán)限，提交給相應(yīng)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)審批。

（4）審批通過(guò)后，采購(gòu)人員按照決策結(jié)果開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。

13.3決策記錄

（1）采購(gòu)決策過(guò)程應(yīng)有書(shū)面記錄，包括申請(qǐng)、審核、審批等環(huán)節(jié)。

（2）決策記錄應(yīng)歸檔保存，以備查閱。

十四、采購(gòu)質(zhì)量控制

14.1質(zhì)量要求

（1）采購(gòu)物品應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)和公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（2）采購(gòu)合同中應(yīng)明確質(zhì)量要求，確保供應(yīng)商按質(zhì)交付。

14.2質(zhì)量檢驗(yàn)

（1）采購(gòu)物品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織質(zhì)量檢驗(yàn)。

（2）對(duì)不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商處理。

14.3質(zhì)量改進(jìn)

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)收集和分析質(zhì)量數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。

（2）針對(duì)質(zhì)量問(wèn)題，與供應(yīng)商共同制定改進(jìn)措施，提升產(chǎn)品質(zhì)量。

十五、采購(gòu)成本控制

15.1成本預(yù)算

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)結(jié)合公司成本控制要求，制定采購(gòu)成本預(yù)算。

（2）成本預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物品的價(jià)格、運(yùn)輸、檢驗(yàn)等費(fèi)用。

15.2成本控制措施

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)比價(jià)、談判等手段，爭(zhēng)取優(yōu)惠價(jià)格。

（2）優(yōu)化供應(yīng)鏈，降低采購(gòu)成本。

（3）加強(qiáng)成本核算，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行成本分析。

15.3成本分析與改進(jìn)

（1）定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出成本控制的潛在問(wèn)題。

（2）根據(jù)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化采購(gòu)成本控制。

十六、采購(gòu)協(xié)調(diào)與溝通

16.1內(nèi)部協(xié)調(diào)

（1）采購(gòu)部門(mén)需與需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)物流等部門(mén)保持良好溝通，確保采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行。

（2）定期召開(kāi)跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議，解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

16.2外部協(xié)調(diào)

（1）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商建立有效溝通機(jī)制，確保信息暢通。

（2）對(duì)于重要供應(yīng)商，可建立定期走訪(fǎng)制度，加強(qiáng)合作關(guān)系。

16.3溝通記錄

（1）采購(gòu)過(guò)程中的重要溝通內(nèi)容應(yīng)做好記錄，以備后續(xù)查詢(xún)。

（2）溝通記錄應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、溝通內(nèi)容等。

十七、采購(gòu)合規(guī)與倫理

17.1合規(guī)要求

（1）采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定。

（2）采購(gòu)人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操守，遵循公平、公正、公開(kāi)的原則。

17.2倫理規(guī)范

（1）采購(gòu)人員不得利用職務(wù)之便，謀取不正當(dāng)利益。

（2）與供應(yīng)商保持正常業(yè)務(wù)往來(lái)，嚴(yán)禁行賄、受賄等違法行為。

17.3違規(guī)處理

（1）對(duì)違反合規(guī)與倫理要求的采購(gòu)人員，公司將依法依規(guī)進(jìn)行處理。

（2）涉嫌違法