山西會議費管理制度

山西會議費管理制度山西會議費管理制度

第一章總則

第一條為了規(guī)范山西會議費的管理和使用，確保會議效率和質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條本制度適用于公司各級單位組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會、座談會等。

第三條會議費管理應(yīng)遵循以下原則：

（一）合理預(yù)算，嚴格控制。會議費用應(yīng)按照預(yù)算管理，合理安排，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費。

（二）明確職責(zé)，規(guī)范審批。會議費的報銷、審批流程應(yīng)明確，確保會議費使用的合規(guī)性。

（三）強化監(jiān)督，提高效益。加強對會議費的監(jiān)督檢查，提高會議質(zhì)量，確保會議達到預(yù)期效果。

第四條會議費包括以下內(nèi)容：

（一）會議場地租賃費；

（二）會議資料費；

（三）與會人員交通、住宿費；

（四）會議期間的餐飲費；

（五）其他與會議相關(guān)的費用。

第五條會議費報銷需提供以下材料：

（一）會議通知；

（二）會議議程；

（三）會議費預(yù)算表；

（四）會議費報銷單；

（五）其他相關(guān)證明材料。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如國家法律法規(guī)及公司政策發(fā)生變化，本制度相應(yīng)予以調(diào)整。

第七條本制度的解釋權(quán)歸公司財務(wù)部所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議的目標、議題和預(yù)期成果，確保會議內(nèi)容緊密圍繞公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際工作需求。

2.制定會議方案：根據(jù)會議主題，制定會議時間、地點、參會人員、會議議程等，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.發(fā)布會議通知：在會議召開前，將會議通知發(fā)送給相關(guān)人員，確保參會人員提前做好準備。

4.準備會議資料：根據(jù)會議議程，整理、準備會議所需的相關(guān)資料，并在會議召開前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到，確保會議的準時開始。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀律和要求。

3.會議發(fā)言：按照會議議程，依次進行發(fā)言。發(fā)言人員應(yīng)緊扣議題，簡明扼要地陳述觀點，并接受其他人員的提問和建議。

4.會議討論：針對議題展開充分討論，鼓勵參會人員積極發(fā)表意見，形成共識。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，形成會議決議或下一步工作計劃。

三、會議記錄

1.指定專人負責(zé)會議記錄，確保記錄真實、完整、準確。

2.記錄內(nèi)容包括但不限于：會議時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果等。

3.會議結(jié)束后，整理會議記錄，形成會議紀要，并在會議紀要中明確責(zé)任人和完成時限。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員對會議的積極參與。

2.參會人員離開會場時，應(yīng)將個人物品帶走，確保會場整潔。

3.會議組織者對會場進行整理，確保場地恢復(fù)原狀。

五、會議后續(xù)工作

1.會議紀要的審批：將會議紀要提交給上級領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，及時將會議紀要分發(fā)給相關(guān)人員。

2.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決議的執(zhí)行情況，確保會議成果得以落實。

3.反饋與評估：對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，由會議記錄人整理并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在48小時內(nèi)完成審批，確保會議紀要內(nèi)容準確無誤。

3.審批通過的會議紀要應(yīng)盡快發(fā)布，最遲不超過會議結(jié)束后72小時，以保證會議決議的及時執(zhí)行。

二、會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.對于重大決策和關(guān)鍵問題，應(yīng)詳細記錄各方的意見和建議，確保紀要內(nèi)容全面、客觀。

3.會議紀要中應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，為后續(xù)跟蹤落實提供依據(jù)。

三、會議決議的跟蹤落實

1.會議組織者應(yīng)建立會議決議跟蹤表，明確每項決議的責(zé)任人、完成時限和進度要求。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并在規(guī)定時限內(nèi)完成任務(wù)。

3.會議組織者定期對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查，對進度滯后或未完成的任務(wù)，及時采取措施予以推動。

四、會議紀要的反饋與改進

1.會議組織者應(yīng)收集參會人員對會議紀要執(zhí)行情況的反饋意見，分析存在的問題和不足。

2.針對反饋意見，會議組織者應(yīng)提出改進措施，優(yōu)化會議流程和決策執(zhí)行機制。

3.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高會議質(zhì)量和效果。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.審批通過的會議紀要應(yīng)進行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議紀要歸檔后，相關(guān)人員可根據(jù)需要查閱，以便了解會議決議和執(zhí)行情況。

3.對于涉及公司機密內(nèi)容的會議紀要，應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定進行管理和使用。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各級單位需提前向會議室管理部門提交申請，明確會議時間、地點、參會人數(shù)等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)申請情況進行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配。

3.預(yù)訂成功的單位應(yīng)遵守預(yù)訂時間，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會議室管理部門。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，嚴禁吸煙、亂扔垃圾等不文明行為。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護室內(nèi)設(shè)施，如遇到設(shè)施損壞，應(yīng)及時向會議室管理部門報告。

3.會議室內(nèi)不得大聲喧嘩，影響其他會議室或辦公區(qū)的正常工作。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門負責(zé)會議室設(shè)備的維護、保養(yǎng)和更新，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室的單位應(yīng)遵守設(shè)備操作規(guī)程，如需技術(shù)支持，應(yīng)及時聯(lián)系會議室管理部門。

3.會議室設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，確保設(shè)備處于安全狀態(tài)。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門負責(zé)會議室的安全檢查，確保消防、用電等安全設(shè)施齊全、有效。

2.使用會議室的單位應(yīng)嚴格遵守安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)進行危險活動。

3.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標識，提醒參會人員注意安全。

五、會議室服務(wù)與支持

1.會議室管理部門應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等。

2.使用會議室的單位如有特殊需求，可提前與會議室管理部門溝通，協(xié)商解決。

3.會議室管理部門定期收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室服務(wù)，提高會議室使用滿意度。

六、會議室費用管理

1.會議室使用費按照公司相關(guān)規(guī)定收取，會議室管理部門應(yīng)做好費用核算和報銷工作。

2.使用會議室的單位應(yīng)按照實際使用情況，合理報銷會議費用。

3.會議室管理部門應(yīng)加強對會議室費用的監(jiān)管，防止浪費和濫用現(xiàn)象。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公