養(yǎng)老機構(gòu)會議管理制度

養(yǎng)老機構(gòu)會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.為加強養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)部管理，提高工作效率，確保會議的有序進行，制定本制度。

2.會議應(yīng)遵循務(wù)實、高效、民主、集中的原則，充分發(fā)揚民主，確保決策的科學性、合理性和準確性。

二、適用范圍

1.本制度適用于養(yǎng)老機構(gòu)內(nèi)各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

2.對于特殊會議，如需參照其他規(guī)定執(zhí)行，可在會議通知中予以明確。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：負責召集、主持、總結(jié)會議，對會議紀要及決策事項進行跟蹤落實。

2.參會人員：根據(jù)會議主題、職責分工及相關(guān)要求，參加會議的相關(guān)人員。

3.記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要，確保記錄的準確性和完整性。

五、會議紀律

1.會議應(yīng)嚴格按照預定時間、議程進行，參會人員應(yīng)提前做好準備，準時參加會議。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項，需向主持人請假后方可離場。

3.會議內(nèi)容涉及敏感信息或保密事項，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

4.會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時將會議紀要發(fā)送給主持人及參會人員，以便跟蹤落實。

六、本制度的解釋權(quán)及修訂權(quán)歸養(yǎng)老機構(gòu)所有。如需對本制度進行修訂，應(yīng)由相關(guān)部門提出，經(jīng)養(yǎng)老機構(gòu)批準后予以實施。本制度的實施細則另行制定。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人根據(jù)工作需要和各部門的提議，確定會議的主要議題。

2.發(fā)送通知：會議籌備人應(yīng)在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議時間、地點、議題、參會人員、準備材料等。

3.準備材料：會議主持人或相關(guān)部門應(yīng)準備好與會議議題相關(guān)的背景資料、報告、方案等，并在會議前分發(fā)至參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，確認參會人員到齊后，會議主持人宣布會議開始。

2.會議議程：會議主持人按照預定議程逐項討論議題，參會人員圍繞議題進行發(fā)言、討論。

3.討論與決策：針對議題，參會人員充分發(fā)表意見，會議主持人匯總各方意見后，形成決策。

三、會議記錄

1.記錄內(nèi)容：記錄人應(yīng)詳細記錄會議的議題、討論過程、決策結(jié)果以及待解決的問題等。

2.記錄方式：可采用書面記錄、錄音等方式進行記錄，確保記錄的準確性和完整性。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結(jié)，明確下一步工作計劃及責任分工。

2.參會人員對會議效果進行評價，提出改進意見和建議。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，記錄人整理會議紀要。

2.參會人員領(lǐng)取會議紀要，了解會議決策及工作安排。

六、會后工作

1.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)，將會議紀要整理完畢，發(fā)送給主持人及參會人員。

2.參會人員根據(jù)會議紀要及工作安排，落實相關(guān)工作。

3.會議主持人對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保工作落實。

七、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議記錄、紀要、決策文件等相關(guān)資料應(yīng)進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的歸檔應(yīng)符合保密規(guī)定，確保信息安全。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與分發(fā)

1.會議紀要應(yīng)準確反映會議內(nèi)容，明確記錄會議討論的主要觀點、決策結(jié)果及責任分工。

2.記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀要的編制，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人審核無誤后，記錄人將會議紀要分發(fā)給所有參會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.參會人員接收到會議紀要后，應(yīng)按照紀要中的決策事項和責任分工，立即開展相關(guān)工作。

2.各責任部門應(yīng)定期向會議主持人匯報工作進展，確保會議決策的及時、有效執(zhí)行。

3.會議主持人應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行全程跟蹤，對工作中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調(diào)解決。

三、問題反饋與協(xié)調(diào)解決

1.在會議決策執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

2.會議主持人或相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)問題性質(zhì)，組織相關(guān)人員召開專題會議，研究解決方案。

3.解決方案確定后，責任部門應(yīng)按照新的決策繼續(xù)推進工作。

四、會議紀要的更新與歸檔

1.若會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，記錄人應(yīng)及時更新會議紀要，確保紀要內(nèi)容的準確性。

2.更新后的會議紀要應(yīng)再次分發(fā)給所有參會人員，以便各方了解最新的決策內(nèi)容。

3.會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)將會議紀要及相關(guān)資料進行歸檔，以備日后查閱。

五、會議紀要的考核與應(yīng)用

1.會議紀要作為考核各部門工作執(zhí)行情況的重要依據(jù)，應(yīng)納入日常工作考核范圍。

2.對于未按會議紀要執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個人，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以問責。

3.會議紀要中的優(yōu)秀建議和成功經(jīng)驗應(yīng)予以總結(jié)，并在機構(gòu)內(nèi)部進行推廣和應(yīng)用。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部提出會議室使用申請。

2.申請內(nèi)容包括會議時間、預計參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政管理部合理安排會議室及設(shè)備。

3.行政管理部應(yīng)在收到申請后及時回復，確認會議室預訂情況。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，參會人員應(yīng)愛護公物，遵守會議室管理規(guī)定。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運行，如有問題，及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，按時參加會議，確保會議的順利進行。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責維護管理，定期檢查設(shè)備運行狀況，確保設(shè)備性能良好。

2.會議室設(shè)備使用完畢后，使用人應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備，保持會議室整潔。

3.若設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告給行政管理部，以便及時維修。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進行消防安全檢查，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標識，提醒參會人員注意安全。

3.會議期間，應(yīng)確保會議室內(nèi)的安全通道暢通，禁止堆放雜物。

五、會議室清潔與維護

1.行政管理部應(yīng)定期對會議室進行清潔，保持會議室環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議室內(nèi)物品應(yīng)擺放整齊，會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，清理垃圾。

3.對于會議室的高頻使用區(qū)域，應(yīng)加強清潔與維護，確保會議室設(shè)施的長久使用。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

2.行政管理部應(yīng)加強對會議室使用情況的監(jiān)督與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保會議室的正常使用。

第五章附則

1.本制度