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文檔簡介
縣級政府會議室管理制度第一章總則
縣級政府會議室管理制度旨在規(guī)范會議的組織、召開和管理工作,確保會議的效率、效果和秩序。以下是對會議管理制度總則的詳細闡述:
一、目的與原則
1.本制度旨在加強會議管理,提高決策效率,促進各部門之間的溝通與合作。
2.會議應遵循民主集中制原則,充分發(fā)揚民主,確保決策的科學性和合理性。
3.會議應注重實效,簡化程序,嚴格控制會議規(guī)模和時間。
二、適用范圍
1.本制度適用于縣級政府及其各部門組織的各類會議。
2.本制度所稱會議,包括但不限于:政府全體會議、政府常務會議、專題會議、協(xié)調會議等。
三、會議類別
1.政府全體會議:討論決定重大事項,部署全局性工作。
2.政府常務會議:研究處理日常工作中重要事項。
3.專題會議:研究解決特定問題,推動專項工作。
4.協(xié)調會議:協(xié)調解決跨部門、跨行業(yè)的重大問題。
四、會議組織與管理
1.會議的組織工作由會議發(fā)起部門負責。
2.會議發(fā)起部門應提前制定會議方案,明確會議主題、議程、參會人員、時間、地點等。
3.會議紀要由會議記錄人員負責撰寫,經(jīng)會議主持人審核后,及時印發(fā)。
4.各部門應按照會議通知要求,認真準備會議材料,按時參會。
五、會議紀律
1.參會人員應遵守會議紀律,按時到會,不得無故缺席、遲到、早退。
2.會議期間,參會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態(tài),不得隨意離場。
3.會議內容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的,參會人員應嚴格保密。
4.會議結束后,各部門應按照會議紀要的要求,認真落實相關工作。
六、監(jiān)督與考核
1.政府辦公室負責對會議管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。
2.各部門應積極配合政府辦公室開展工作,及時整改存在的問題。
3.對違反會議管理制度的行為,將按照相關規(guī)定予以處理。
4.會議管理情況納入各部門年度考核,作為評先評優(yōu)的依據(jù)。
第二章會議流程
為確保會議的順利進行,提高會議效率,明確會議各環(huán)節(jié)的要求,現(xiàn)將會議流程規(guī)定如下:
一、會議籌備
1.會議發(fā)起部門根據(jù)工作需要,確定會議主題、議程、參會人員范圍、會議時間及地點。
2.會議發(fā)起部門制定會議方案,并提前至少3個工作日向政府辦公室報備。
3.政府辦公室對會議方案進行審核,并在2個工作日內予以答復。
4.會議發(fā)起部門根據(jù)政府辦公室答復,發(fā)布會議通知,明確會議議程、參會人員、時間、地點等相關事項。
二、會議通知
1.會議通知應包括會議名稱、議程、參會人員、會議時間、地點等內容。
2.會議通知發(fā)布后,各部門應及時回復參會人員名單,確保會議組織順利進行。
三、會議材料準備
1.各部門應根據(jù)會議議程,提前準備相關材料,并在會議召開前至少2個工作日提交給會議發(fā)起部門。
2.會議材料應簡潔明了,突出重點,避免冗長。
四、會議召開
1.會議主持人應提前到場,檢查會議設備、資料等準備情況。
2.會議開始時,會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員。
3.會議期間,參會人員應按照議程發(fā)言,發(fā)言應簡明扼要,緊扣主題。
4.會議主持人應控制會議時間,確保會議有序進行。
五、會議記錄
1.會議記錄人員應認真記錄會議討論情況、決策結果等內容。
2.會議記錄應真實、完整、準確,不得隨意刪減或篡改。
3.會議記錄應在會議結束后2個工作日內完成整理,提交給會議主持人審核。
六、會議紀要
1.會議紀要應包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員、議程、討論情況、決策結果等內容。
2.會議紀要由會議記錄人員負責撰寫,經(jīng)會議主持人審核后,及時印發(fā)。
3.會議紀要應在會議結束后3個工作日內完成印發(fā),并發(fā)送至各參會部門和單位。
七、會議落實
1.各部門應按照會議紀要要求,認真落實相關工作。
2.會議發(fā)起部門應跟蹤了解會議決策的落實情況,并及時向政府辦公室報告。
3.政府辦公室對會議決策落實情況進行督促檢查,確保會議成果得到有效執(zhí)行。
第三章會議紀要的跟蹤落實
為確保會議決策得到有效執(zhí)行,提高政府工作效率,強化會議紀要的跟蹤落實至關重要。以下對會議紀要跟蹤落實的相關規(guī)定進行詳細闡述:
一、會議紀要的審批與發(fā)布
1.會議紀要由會議記錄人員根據(jù)會議討論內容和決策結果進行整理,經(jīng)會議主持人審核確認無誤后,提交政府辦公室審批。
2.政府辦公室應在收到會議紀要后的2個工作日內完成審批,并及時印發(fā)。
3.會議紀要印發(fā)后,由會議發(fā)起部門負責通知各相關部門和單位,確保相關人員了解會議內容和決策。
二、會議決策任務的分解與落實
1.會議紀要中明確的決策任務應進行分解,明確責任部門、責任人和完成時限。
2.各責任部門應按照會議紀要的要求,制定具體實施方案,確保決策任務落到實處。
3.責任部門應將實施方案和落實進度及時報告給會議發(fā)起部門和政府辦公室。
三、會議決策落實的跟蹤與協(xié)調
1.會議發(fā)起部門應設立專人負責跟蹤會議決策的落實情況,及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
2.政府辦公室負責對會議決策落實情況進行全面協(xié)調,確保各部門之間的溝通與協(xié)作。
3.對于跨部門、跨行業(yè)的決策任務,政府辦公室應主動介入,推動相關部門共同推進落實。
四、會議決策落實的監(jiān)督與評估
1.政府辦公室定期對會議決策落實情況進行監(jiān)督檢查,確保決策任務按時完成。
2.各責任部門應積極配合政府辦公室的監(jiān)督檢查,如實反映落實情況。
3.對會議決策落實不力的部門和個人,政府辦公室應提出整改要求,并視情節(jié)予以通報批評。
4.會議決策落實情況納入各部門年度考核,作為評先評優(yōu)的重要依據(jù)。
五、會議紀要的歸檔與管理
1.會議紀要應作為政府工作檔案進行歸檔,由政府辦公室負責統(tǒng)一管理。
2.各部門和單位應妥善保管會議紀要,便于查閱和追溯。
3.會議紀要的借閱、復印等需經(jīng)政府辦公室批準,確保信息安全。
第四章會議室管理規(guī)定
為保障會議的順利召開,提供良好的會議環(huán)境,特制定以下會議室管理規(guī)定:
一、會議室預訂
1.各部門需使用會議室時,應提前向政府辦公室提出申請,填寫會議室預訂表,明確會議時間、參會人數(shù)、設備需求等信息。
2.政府辦公室根據(jù)會議室使用情況,統(tǒng)籌安排會議室,并在2個工作日內答復申請部門。
3.會議室預訂實行先申請、先安排的原則,特殊情況需經(jīng)政府辦公室批準。
二、會議室設備與管理
1.政府辦公室負責會議室設備的日常維護與管理,確保設備正常運行。
2.會議室內應配備必要的會議設備,如投影儀、音響、話筒等。
3.使用會議室的部門應愛護設備,遵守操作規(guī)程,發(fā)現(xiàn)問題及時報告政府辦公室。
三、會議室環(huán)境與布置
1.會議室應保持整潔、安靜,禁止在會議室內吸煙、進食。
2.會議前,申請部門負責檢查會議室衛(wèi)生、布置等情況,確保滿足會議需求。
3.會議結束后,申請部門應負責清理會議室,恢復原狀。
四、會議室使用與安全
1.會議期間,參會人員應遵守會議紀律,服從會議主持人管理。
2.會議室使用過程中,申請部門應確保安全,遵守消防安全規(guī)定。
3.政府辦公室定期對會議室進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
五、會議室鑰匙與出入管理
1.會議室鑰匙由政府辦公室統(tǒng)一管理,申請部門在使用會議室時,應向政府辦公室領取鑰匙。
2.申請部門使用會議室完畢后,應及時歸還鑰匙,不得私自復制或轉借。
3.政府辦公室應建立會議室使用臺賬,記錄會議室使用情況,確保會議室使用透明化。
六、會議室應急處理
1.如遇突發(fā)事件影響會議室使用,申請部門應立即報告政府辦公室,以便及時調整會議安排。
2.政府辦公室應建立應急預案,確保會議室在突發(fā)情況下能夠迅速恢復正常使用。
第五章附
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