甘肅建投會(huì)議管理制度

甘肅建投會(huì)議管理制度第一章總則

為確保甘肅建投會(huì)議的效率與效果，加強(qiáng)會(huì)議的組織與管理，明確會(huì)議流程及職責(zé)，特制定本會(huì)議管理制度。

一、會(huì)議目的

1.提高決策效率，促進(jìn)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作；

2.明確工作目標(biāo)，推動(dòng)工作計(jì)劃的落實(shí)；

3.解決公司存在的問(wèn)題，提升公司管理水平；

4.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，提升員工歸屬感。

二、會(huì)議原則

1.減少無(wú)效會(huì)議，提倡高效會(huì)議；

2.明確會(huì)議主題，提高會(huì)議質(zhì)量；

3.尊重與會(huì)人員，確保會(huì)議公正、公開(kāi)；

4.強(qiáng)化會(huì)后落實(shí)，確保會(huì)議成果。

三、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：包括周例會(huì)、月度會(huì)議、季度會(huì)議、年度會(huì)議等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的專題會(huì)議；

3.外部會(huì)議：參加政府、行業(yè)組織或其他單位組織的會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的召集、組織、主持、記錄等工作由專人負(fù)責(zé)；

2.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無(wú)故缺席、遲到或早退；

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序；

4.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給相關(guān)人員。

五、會(huì)議保密

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密事項(xiàng)，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)標(biāo)注密級(jí)，按公司規(guī)定進(jìn)行保管與傳遞；

3.未經(jīng)允許，不得擅自泄露會(huì)議內(nèi)容。

本制度的解釋權(quán)歸甘肅建投公司所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)公司會(huì)議管理秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議的主題和目標(biāo)，確保會(huì)議的針對(duì)性和實(shí)用性。

2.擬定會(huì)議議程：列出會(huì)議的主要議題，包括討論、報(bào)告、決策等內(nèi)容，合理安排會(huì)議時(shí)間。

3.確定與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題和議程，邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)和人員參加，確保與會(huì)人員具備決策權(quán)或相關(guān)職責(zé)。

4.通知與會(huì)人員：提前發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并提供相關(guān)會(huì)議資料。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)出勤情況。

2.會(huì)議主持人：由主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和與會(huì)人員。

3.會(huì)議報(bào)告：相關(guān)部門(mén)或人員就會(huì)議議題進(jìn)行報(bào)告，匯報(bào)工作進(jìn)展、問(wèn)題分析及解決方案等。

4.討論與決策：與會(huì)人員針對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行充分討論，提出意見(jiàn)和建議，最終形成決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.記錄內(nèi)容：記錄會(huì)議主題、議程、與會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，將討論和決策結(jié)果整理成文字材料。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果和不足進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施。

2.反饋意見(jiàn)：與會(huì)人員就會(huì)議組織、議題討論等方面提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)會(huì)議質(zhì)量的提升。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：將整理好的會(huì)議紀(jì)要提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

五、會(huì)議落實(shí)與跟蹤

1.分發(fā)會(huì)議紀(jì)要：將審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，確保會(huì)議決策的傳達(dá)和執(zhí)行。

2.跟蹤落實(shí)情況：會(huì)議組織者應(yīng)定期了解和督促會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

3.反饋執(zhí)行結(jié)果：相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)反饋會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題和困難提出解決方案。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)文件等形式向相關(guān)人員發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布范圍應(yīng)包括所有與會(huì)人員及需要執(zhí)行會(huì)議決策的相關(guān)部門(mén)和個(gè)人。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保紀(jì)要內(nèi)容被及時(shí)傳達(dá)至每一位相關(guān)人員，確保員工了解會(huì)議決策和行動(dòng)計(jì)劃。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和決策事項(xiàng)應(yīng)具體分配至相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人。

2.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確任務(wù)完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起執(zhí)行任務(wù)的責(zé)任，確保會(huì)議決策得到有效實(shí)施。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度匯報(bào)

1.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

2.定期召開(kāi)進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議，由各責(zé)任部門(mén)匯報(bào)執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.對(duì)于重大決策或關(guān)鍵任務(wù)，應(yīng)建立專項(xiàng)跟蹤機(jī)制，確保實(shí)時(shí)掌握進(jìn)度，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判和應(yīng)對(duì)。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果的評(píng)價(jià)與反饋

1.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果的評(píng)價(jià)，評(píng)估決策實(shí)施的效果和存在的問(wèn)題。

2.將評(píng)價(jià)結(jié)果和改進(jìn)建議形成書(shū)面報(bào)告，反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)，以便于改進(jìn)今后的決策和執(zhí)行工作。

3.對(duì)于執(zhí)行效果良好的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于執(zhí)行不力的，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并追究相應(yīng)責(zé)任。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)便于查詢和利用，為公司今后的決策提供參考。

3.對(duì)于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門(mén)或指定的會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.行政部門(mén)或會(huì)議室管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)情況，合理安排會(huì)議室，并告知會(huì)議組織者。

二、會(huì)議室布置

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理配置，確保會(huì)議環(huán)境舒適、功能齊全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議桌椅擺放整齊，保持室內(nèi)清潔，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持安靜，不得大聲喧嘩。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意損壞或搬離。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，清理個(gè)人物品，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時(shí)關(guān)閉設(shè)備，避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)。

3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給行政部門(mén)或會(huì)議室管理部門(mén)，盡快修復(fù)，以免影響會(huì)議正常進(jìn)行。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、配備消防設(shè)施等，確保會(huì)議安全。

2.會(huì)議室內(nèi)涉及公司機(jī)密事項(xiàng)的討論，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)確保所有資料、設(shè)備歸位，防止遺漏和丟失。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.行政部門(mén)或會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室資源配置。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等新型會(huì)議形式，提高會(huì)議室利用率，減少資源浪費(fèi)。

3.通過(guò)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高會(huì)議組織者的會(huì)議管理能力，提升會(huì)議室使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸甘肅建投公司所有