【秘書委婉語(yǔ)對(duì)合作原則和禮貌原則的交互使用探究10000字（論文）】

秘書委婉語(yǔ)對(duì)合作原則和禮貌原則的交互使用研究TOC\o"1-1"\h\z\t"標(biāo)題2,2"前言 引言在實(shí)際工作中，人們必須遵守某些交流規(guī)則才能使溝通平穩(wěn)有效地進(jìn)行。這些交流規(guī)則包括合作原則和禮貌原則這兩個(gè)基本原則，這兩個(gè)原則十分重要。堅(jiān)持合作原則即答有所問(wèn)，交流雙方可基本得到所需信息，而遵循禮貌原則是指避免溝通中的沖突和矛盾，使對(duì)方感到尊重。人們平時(shí)與他人溝通基本遵守這兩種原則但有時(shí)為了達(dá)到特定溝通目的我們?cè)跍贤ㄉ蠒?huì)對(duì)這兩種原則進(jìn)行違背以發(fā)揮特殊的語(yǔ)用功能，從而實(shí)現(xiàn)自身的目的。委婉語(yǔ)是人類語(yǔ)言中的常見(jiàn)現(xiàn)象，是人們使用語(yǔ)言來(lái)協(xié)調(diào)人與人之間關(guān)系的重要方式。委婉語(yǔ)的使用很好地體現(xiàn)了合作原則和禮貌原則，通過(guò)委婉語(yǔ)的使用可以很好的達(dá)到秘書溝通交流的目的。良好的委婉語(yǔ)應(yīng)用是新時(shí)期秘書工作人員實(shí)現(xiàn)良好溝通所不可缺少的能力。一、相關(guān)理論基礎(chǔ)（一）合作原則的概念和準(zhǔn)則美國(guó)語(yǔ)言學(xué)家格里斯（Grice）在1967年于哈佛大學(xué)的一次會(huì)議上提出了合作原則的思想。他認(rèn)為，在人類交流領(lǐng)域溝通雙方始終有意無(wú)意遵循合作的原則。從而完成溝通任務(wù)。合作原則的四大準(zhǔn)則分別是數(shù)量準(zhǔn)則、質(zhì)量準(zhǔn)則、關(guān)系準(zhǔn)則、方式準(zhǔn)則1.數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)主要與交流中呈現(xiàn)的信息量有關(guān)。第一，為了達(dá)到當(dāng)前溝通的目的應(yīng)要求對(duì)方提供盡可能多的詳細(xì)資料。第二，對(duì)于信息掌握要保持一定程度而不應(yīng)超過(guò)溝通所要求的信息量。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是保證溝通對(duì)象在交流中所提供的信息真實(shí)。一方面，對(duì)方不得提供其認(rèn)為是虛假的任何信息，并且該信息必須是有效且真實(shí)的。第二對(duì)話陳述必須有足夠的證據(jù)來(lái)支持其真實(shí)性。3.關(guān)系標(biāo)準(zhǔn)：關(guān)系標(biāo)準(zhǔn)是指交流的內(nèi)容與眼前的話題有關(guān)。交流時(shí)，雙方應(yīng)確保他們所說(shuō)的內(nèi)容和所提供的信息與所討論的主題相關(guān)。4.方法標(biāo)準(zhǔn)：如果關(guān)系準(zhǔn)則是說(shuō)話人所說(shuō)的意義內(nèi)容，那么方法標(biāo)準(zhǔn)將更加關(guān)注說(shuō)話人的說(shuō)法。在交談中人們不僅需要了解他們需要溝通什么還需要了解如何溝通才能獲得更好的結(jié)果。遵循方法標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)話雙方應(yīng)該簡(jiǎn)單且直接地表達(dá)他們想要傳達(dá)的內(nèi)容。如果對(duì)話雙方在交流中都能遵循以上原則配合對(duì)話就基本能夠順利進(jìn)行。（二）禮貌原則的概念和準(zhǔn)則1983年，著名的英國(guó)科學(xué)家利奇（Leech）在他的《語(yǔ)用學(xué)原理》一書中解釋了禮貌在語(yǔ)言交流中的重要作用。他第一次提出了禮貌原則，并認(rèn)為禮貌原則和合作原則是溝通的兩個(gè)基本原則，他把禮貌原則分為六大類分別為:1.得體準(zhǔn)則：得體準(zhǔn)則是指減少消極思想的表達(dá)，并使其他人盡可能少地遭受痛苦，以確保其他人盡可能多地受益。在溝通中即使不認(rèn)同對(duì)方的觀點(diǎn)也不應(yīng)當(dāng)直接表現(xiàn)出來(lái)更要避免直接表達(dá)與對(duì)方相反的意見(jiàn)是對(duì)方在溝通中更輕松2.慷慨準(zhǔn)則：慷慨準(zhǔn)則是盡可能減少對(duì)個(gè)人利益的表達(dá)，以使對(duì)方獲得盡可能多的收益，盡量多讓自己吃虧。3.贊揚(yáng)準(zhǔn)則：贊揚(yáng)準(zhǔn)則是指減少對(duì)自己的表?yè)P(yáng)，盡量多贊譽(yù)別人。最大限度地減少對(duì)自我的贊美，這意味著說(shuō)話者故意降低他的身份，并多贊譽(yù)別人，抬高對(duì)方是對(duì)方對(duì)我們更有好感并且溝通中更加自信更愿意表現(xiàn)自己。4.謙虛準(zhǔn)則：謙虛準(zhǔn)則是指減少自我表?yè)P(yáng)并盡可能貶損自身。謙虛準(zhǔn)則的使用可以很好的減低對(duì)方的緊張從側(cè)面使對(duì)方感受到更多尊重。5.贊同準(zhǔn)則：贊同準(zhǔn)則是指減少自己與別人在觀點(diǎn)上的不一致，盡量減少雙方的分歧，盡量增加雙方的一致。贊同原則使用的要點(diǎn)在于最大程度上減少自己與對(duì)方的分歧人們對(duì)于與自己觀點(diǎn)的人更愿意進(jìn)行進(jìn)一步的交流。6.同情準(zhǔn)則：同情準(zhǔn)則是指盡可能減少自己與他人之間的情感沖突，以減少雙方的分歧并盡可能增加彼此的同情心。這種使用不僅減少了與他人的分歧沖突，而且還提升了他人的友善并體現(xiàn)了同情。這六個(gè)原則體現(xiàn)了人們?cè)谌粘＝涣髦凶裱亩Y貌原則。通過(guò)學(xué)習(xí)這些準(zhǔn)則，人們可以考慮不同情況，不同對(duì)話以及溝通過(guò)程中不同要素的利弊，從而通過(guò)正確表達(dá)語(yǔ)言來(lái)提高他們的溝通交流的技巧。總而言之，在現(xiàn)實(shí)工作的溝通中，作為秘書應(yīng)遵循基本的合作原則，以便溝通順暢，并視情況而遵循禮貌原則,以提升交流的有效性。（三）委婉語(yǔ)的產(chǎn)生和文化特點(diǎn)（一）委婉語(yǔ)的概念委婉是指不直接表明意思而是使用順耳的語(yǔ)言的表來(lái)達(dá)自己的意思，如此就可以在避免刺激、消除負(fù)面情緒的基礎(chǔ)上對(duì)自己所表達(dá)的內(nèi)容起到含蓄的修飾效果。委婉語(yǔ)指的是信息組織者對(duì)語(yǔ)音語(yǔ)義、語(yǔ)法結(jié)構(gòu)的間接表達(dá)，是用來(lái)代替在某些特定語(yǔ)境中使人感到不安、恐懼、焦慮等直接陳述自卑或痛苦的事情，以避免溝通雙方產(chǎn)生消極心理，從而營(yíng)造相對(duì)友好和諧的溝通環(huán)境。（二）委婉語(yǔ)的產(chǎn)生英語(yǔ)中委婉語(yǔ)（euphemism）一詞源于希臘，是希臘語(yǔ)中好話的意思，就像其他民族的祖先一樣，古希臘人對(duì)自然現(xiàn)象的變化無(wú)常感到困惑，對(duì)自然感到敬畏。因此，他們不得不講吉祥的語(yǔ)言，即在祭祀時(shí)使用委婉語(yǔ)。這是產(chǎn)生委婉語(yǔ)最直接的原因。后來(lái)古希臘文化傳播到世界各地并對(duì)西方世界產(chǎn)生極大地影響尤其是歐美國(guó)家，因此委婉語(yǔ)在歐美地區(qū)得到更為廣泛的發(fā)展。溝通是秘書工作中十分重要的一部片秘書在工作中會(huì)遇到各種各樣的人以及不同的溝通場(chǎng)合，因此擁有良好的溝通技巧是一個(gè)優(yōu)秀的秘書人才所不可或缺的重要能力。（一）秘書工作中使用委婉語(yǔ)不同的工作情境1.秘書在擋駕工作中應(yīng)正確使用委婉語(yǔ)“擋駕”是指秘書人員用于識(shí)別和阻擋與領(lǐng)導(dǎo)的日常工作無(wú)關(guān)或無(wú)關(guān)緊要的人和事物的工作，以確保領(lǐng)導(dǎo)者可以專注于重要的事情并做重要的事情。擋駕的職能是委婉語(yǔ)常見(jiàn)于擋駕工作中的原因。任何社會(huì)組織都與其員工、顧客對(duì)象、新聞媒介等有著方方面面千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系和往來(lái)因此在某些時(shí)我們既需要避開(kāi)回絕又希望能保持良好友善關(guān)系，只有通過(guò)秘書擋駕才能達(dá)到這個(gè)目的。語(yǔ)言交流在擋駕過(guò)程中扮演著重要角色，因此秘書需要良好的語(yǔ)言技能來(lái)靈活地協(xié)調(diào)各種人際關(guān)系。擋駕工作需要回絕對(duì)方的要求，所以會(huì)讓對(duì)方感受到失望等消極情緒這種不良情緒不利于雙方關(guān)系的建立以及未來(lái)的合作所以通過(guò)使用委婉語(yǔ)可以將對(duì)方的不良情緒降低到最小。2.秘書在接待工作中應(yīng)正確使用委婉語(yǔ)秘書作為工作人員和管理助理，每天都與大量人員聯(lián)系溝通，因此秘書人員需要更好地利用交流的技巧，并與他們交談，從而對(duì)其工作產(chǎn)生更大的影響。接待工作中對(duì)于不同來(lái)訪者秘書并不能完全滿足對(duì)方的需求因此需要通過(guò)使用委婉語(yǔ)進(jìn)行表達(dá)以期避免對(duì)方難以接受的情況。3.秘書在談判工作中應(yīng)正確使用委婉語(yǔ)談判也是秘書工作中極為重要的一部分，在談判中應(yīng)用委婉語(yǔ)有利于緩解談判氛圍促使談判雙方構(gòu)建友好的合作關(guān)系，首先從現(xiàn)實(shí)的角度來(lái)說(shuō)委婉表達(dá)是商務(wù)談判十分有效的方式，有利于緩解談判中緊張焦燥的氛圍，若談判雙方處于緊張的狀態(tài)那么談判雙方將會(huì)短暫?jiǎn)适Ю碇牵踔涟l(fā)生沖突此時(shí)使用委婉語(yǔ)能夠較好地緩解彼此之間的緊張狀態(tài)并使之心情得到緩解從而能夠心平氣和地分析問(wèn)題、解決問(wèn)題高最終高效率的完成談判工作。使用委婉語(yǔ)既不生硬也不生疏不易傷害到對(duì)方的面子，也有利于拉近彼此間的距離，促使雙方較為友善地完成談判使雙方主體形成友好的合作關(guān)系，反之若在沒(méi)有在全面考量對(duì)方的思想情感的基礎(chǔ)上肓目地追求利益，將會(huì)影響談判雙方情感及其雙方合作關(guān)系的構(gòu)建。4.秘書在請(qǐng)托工作中應(yīng)正確使用委婉語(yǔ)在秘書的人際交往與公關(guān)活動(dòng)中請(qǐng)托也是一種十分常見(jiàn)的談話場(chǎng)合。它不僅僅局限于秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間,而是普遍存在于秘書的一切人際關(guān)系和公關(guān)活動(dòng)中。請(qǐng)托的目的是想方設(shè)法讓對(duì)方幫助自己達(dá)到某一目的。請(qǐng)求對(duì)方提供幫助對(duì)方必然要為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的付出一定的努力甚至是承擔(dān)一定的損失。因此語(yǔ)言的使用上以一定要盡可能的委婉讓對(duì)方感受到禮貌。5.秘書在催辦工作中應(yīng)正確使用委婉語(yǔ)催辦是指根據(jù)有關(guān)任務(wù)截止日期和要求，對(duì)公文承辦內(nèi)容的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和催促的過(guò)程。催辦工作中由于催辦對(duì)象以及催辦時(shí)限不同在對(duì)對(duì)方進(jìn)行催辦的過(guò)程中語(yǔ)言選擇上更要謹(jǐn)慎。首先，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的催辦事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)大多心里有數(shù)，因此秘書要催領(lǐng)導(dǎo)完成工作時(shí)的催辦力度就要把握好、拿捏好催辦分寸。其次于同級(jí)承擔(dān)的部分催辦事項(xiàng)工作如果秘書及時(shí)行動(dòng)工作就會(huì)進(jìn)展順利積極主動(dòng)出擊、爭(zhēng)取盡快配合催辦工作才是關(guān)鍵。最后，在催辦過(guò)程中秘書面對(duì)最多的還是催促二級(jí)部門或是一線人員落實(shí)催辦事項(xiàng)如果不能與對(duì)方進(jìn)行良好的溝通也許會(huì)導(dǎo)致對(duì)方錯(cuò)誤地認(rèn)為秘書人員拿官威、故作姿態(tài)所導(dǎo)致的不理解，并拒不配合秘書工作，甚至是故意給催辦工作造成阻礙，給秘書催辦工作推進(jìn)帶來(lái)相當(dāng)大的消極影響。（二）秘書正確使用委婉語(yǔ)的作用1.心理補(bǔ)救功能委婉語(yǔ)的心理學(xué)的基礎(chǔ)是忌諱心理，忌諱是是指避免不愉快的事物，失敗的行為以及使人感到不舒服的事物。委婉語(yǔ)具有心理補(bǔ)救的功能，常用于幫助演講者和聽(tīng)眾克服或避免某些事物的心理障礙。它可以掩蓋羞恥，掩蓋丑陋，掩蓋內(nèi)疚等。另一方面，它可以減輕說(shuō)話者的不良感受或者對(duì)聽(tīng)話人的消極情感一點(diǎn)心理補(bǔ)償，使他們能夠“誠(chéng)實(shí)地”接受最終結(jié)果不符合其最大的客觀事實(shí)。例如在日常工作中有時(shí)向?qū)Ψ絺鬟_(dá)工作要求的時(shí)候?qū)Ψ讲⒉皇鞘裁匆蠖寄芙邮艿倪@時(shí)秘書在語(yǔ)言表達(dá)上就需要委婉一些對(duì)對(duì)方心理的損失進(jìn)行補(bǔ)償如：“我十分理解您的難處但是”2.掩飾功能委婉語(yǔ)含義模糊能掩飾說(shuō)話人不愿直說(shuō)的事物，而掩蓋事實(shí)真相是人們?cè)诮浑H中使用委婉語(yǔ)的另一個(gè)原因，其目的在于避重就輕,掩蓋真相。在與對(duì)方進(jìn)行溝通時(shí)如果沒(méi)有達(dá)成理想中的溝通結(jié)果作為秘書我們會(huì)采用一些委婉的話術(shù)來(lái)表達(dá)。例如：雙方就某一事件充分交換了意見(jiàn)。這句話中沒(méi)有直接的表述失敗的結(jié)果。這也是委婉語(yǔ)溝通中的一個(gè)技巧：不說(shuō)假話真話不說(shuō)全。3.交際功能委婉語(yǔ)的發(fā)展與人類文明的發(fā)展密不可分，它們是人類溝通交流的“精髓”。對(duì)人際關(guān)系的建立和維護(hù)起著極為重要的作用，其使用著重于語(yǔ)言的使用及詞匯的情感色彩，避免了一些令人尷尬、難堪的局面面，緩和人們的沖突與摩擦等對(duì)立情緒從而達(dá)成了理想中的交際的結(jié)果。在如今的社會(huì)一些委婉語(yǔ)已經(jīng)成了正式溝通中不可或缺的溝通形式。只有在這種委婉的溝通形式下人們才能順利進(jìn)行溝通避免不禮貌的歧義產(chǎn)生。委婉語(yǔ)的使用能使對(duì)方感到你的友善和你的禮讓從而體現(xiàn)你的教養(yǎng)和你對(duì)他人的尊重。在秘書工作中自謙委婉語(yǔ)十分多見(jiàn)，這些自謙語(yǔ)正是通過(guò)盡量貶低自己的身份，并且多抬舉對(duì)方,從而達(dá)到維持友善關(guān)系，促進(jìn)合作交流的目的。三、秘書委婉語(yǔ)對(duì)合作原則和禮貌原則的交互使用人們?cè)跍贤ǖ臅r(shí)候遵循合作原則和禮貌原則但有時(shí)秘書工作人員為了達(dá)到一定目的會(huì)對(duì)合作原則和禮貌原則進(jìn)行選擇性的違背從而達(dá)成我們的目的。（一）秘書委婉語(yǔ)對(duì)合作原則的違背合作原則地提出解釋了人們?cè)谘哉Z(yǔ)溝通中相互理解是使得對(duì)話能夠進(jìn)行的原因，這也是是秘書溝通所遵循的最重要的原則之一，但有時(shí)因?yàn)槟承┛陀^存在的因素導(dǎo)致無(wú)法達(dá)成合作原則，在這種情況下在我們無(wú)法滿足對(duì)方的要求但又要防止對(duì)方產(chǎn)生消極情緒避免更加惡劣的后果所以在委婉語(yǔ)的使用上要違背合作原則遵循禮貌原則。主要有以下幾種類型。1.違背合作原則中數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)Grice將數(shù)量準(zhǔn)則劃分為兩個(gè)子準(zhǔn)則：滿足所要求的信息量和不要提供過(guò)多沒(méi)有要求的信息也就是說(shuō)交際雙方應(yīng)準(zhǔn)確提供對(duì)方所需信息量，不能多也不能少。因此不論是提供的信息量過(guò)少或是過(guò)多都是對(duì)數(shù)量準(zhǔn)則的違背。作為秘書工作人員在工作中經(jīng)常要對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)的內(nèi)容往往超出了對(duì)方所需要的信息量，尤其是在談判、報(bào)請(qǐng)等工作中?；貜?fù)的信息量超過(guò)對(duì)方所需要的一方面可以幫助對(duì)方更好的應(yīng)對(duì)問(wèn)題，另一方面也可以彰顯出自身的工作效率使對(duì)方更加信任自己。違背數(shù)量準(zhǔn)則的另一種情況是回答的信息量遠(yuǎn)少于對(duì)方所要求的信息量，這種情況在商務(wù)談判中十分顯著。我們只針對(duì)問(wèn)題的某一方面進(jìn)行回復(fù)而沒(méi)有回復(fù)的部分則是我們不認(rèn)同的部分，這樣也避免直接拒絕對(duì)方所造成的傷害達(dá)到禮貌的目的。2.違背合作原則中質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在請(qǐng)托的工作情境中秘書人員往往會(huì)遇到被他人請(qǐng)求幫忙的情況，當(dāng)我們拒絕他人請(qǐng)求時(shí)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)下面這種情況。案例1：同事a和同事b是一個(gè)部門的同事部門經(jīng)理讓同事a來(lái)整理一些資料但是他擔(dān)心自己做得不好就想請(qǐng)同事b來(lái)幫忙，但同事b說(shuō)：“我是非常想來(lái)幫你的，但是實(shí)在不巧我并不擅長(zhǎng)這種工作，但我覺(jué)得其實(shí)憑你的能力把這些資料整理好并且比我快得很多呢！你先嘗試著自己完成，等我我把手邊工作做完了就過(guò)來(lái)幫你。”在這種情況下對(duì)自己進(jìn)行一定程度的自貶自謙，這種情況違背了合作原則中質(zhì)的準(zhǔn)則，我們所進(jìn)行的表述明顯與事實(shí)不符，其內(nèi)在含義是：我不愿意提供幫助。對(duì)方向我們提出請(qǐng)求時(shí)往往是基于我們擁有某種能力可以幫助他們達(dá)成某種事宜，而違背質(zhì)的準(zhǔn)則就相當(dāng)于我們否認(rèn)自身所具有的能力，這樣對(duì)方的請(qǐng)求就并不成立了，這也在遵循禮貌原則的情況下合理的拒絕了對(duì)方的請(qǐng)求。3.違背合作原則中關(guān)系標(biāo)準(zhǔn)在擋駕工作中作為一名秘書我們經(jīng)常要面對(duì)替領(lǐng)導(dǎo)拒絕對(duì)方請(qǐng)求的情況案例2：工作日的某一天廣告公司經(jīng)理打電話向我們?cè)儐?wèn)他們公司的提案是否通過(guò)了，我們首先向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并且得出對(duì)方的提案沒(méi)有通過(guò)的結(jié)果。為了避免對(duì)方的消極情緒并維護(hù)未來(lái)可能的合作關(guān)系，這時(shí)我們就要采取一種委婉的方式替領(lǐng)導(dǎo)回絕我們回答：“不好意思，您負(fù)責(zé)的這個(gè)方案不是很理想但明年的項(xiàng)目的方案我們?nèi)栽诳紤]。另外我們公司即將展開(kāi)新品發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)您參加。”這段對(duì)話中對(duì)方向秘書提出的是關(guān)于提案是否通過(guò)的問(wèn)題，公司并沒(méi)通過(guò)對(duì)方的提案但秘書給出的答復(fù)是除了表達(dá)拒絕的意圖還表達(dá)了未來(lái)的計(jì)劃仍然在考慮并邀請(qǐng)對(duì)方參加新品發(fā)布會(huì)，新品發(fā)布會(huì)和未來(lái)的項(xiàng)目與對(duì)方目前的提案無(wú)關(guān)但暗示了我們?nèi)韵肱c對(duì)方繼續(xù)合作的意圖，所以這里很顯然是違背了合作原則中的關(guān)聯(lián)準(zhǔn)則，避免了對(duì)方情緒上的不滿為未來(lái)可能的合作關(guān)系提供了保證。直接拒絕他人或者表達(dá)出否定很容易造成對(duì)方心理上的傷害進(jìn)而激起對(duì)立的情緒?！邦欁笥叶运背１蝗丝醋魇遣欢Y貌的表現(xiàn)但是在這特殊的情況下這種方式也可以使對(duì)方從側(cè)面明白我們語(yǔ)言背后真正的意圖，從而維護(hù)雙方的面子以及彼此間的關(guān)系。4.違背合作原則中方法標(biāo)準(zhǔn)違背合作原則的很大一部分原因在于我們與對(duì)方觀點(diǎn)上的沖突，但是人們往往在意的不是觀點(diǎn)上的不一致而是自身被否定，違背方式準(zhǔn)則有利于使對(duì)方了解我們觀點(diǎn)不同的原因使對(duì)方接受這個(gè)事實(shí)，避免對(duì)立情緒或者使對(duì)方改變觀點(diǎn)達(dá)成目的。從以上的人物對(duì)話中可以十分直觀看到人們?cè)谌粘＝浑H中總是努力遵守合作原則，可是出于禮貌的需要又不得不違反合作原則。只遵循合作原則而不重視禮貌原則則可能使對(duì)話直接且回旋和退讓的余地，這將直接威脅聽(tīng)話人的自我價(jià)值感，激起對(duì)話中的沖突和摩擦，甚至可能直接導(dǎo)致溝通的失敗。人們要同時(shí)遵循合作原則和禮貌原則即掌握好禮貌原則既能將說(shuō)話人的意圖較為完整的傳遞的同時(shí)，又不傷害聽(tīng)話人的面子，避免直接死板的表達(dá)保證行之有效的溝通交流。（二）秘書委婉語(yǔ)對(duì)禮貌原則的違背如果想與他人建立友好關(guān)系，則必須遵循禮貌原則，這是人際溝通的橋梁，也是語(yǔ)用學(xué)研究的基礎(chǔ)。因此在現(xiàn)實(shí)工作我們無(wú)時(shí)無(wú)刻不在遵守著禮貌原則但有時(shí)違背禮貌原則也有一定的語(yǔ)用功能。但是出于秘書工作特點(diǎn)很多時(shí)候比起遵循禮貌更加重要的是達(dá)成目的因此為了能達(dá)成目的我們也會(huì)在某些時(shí)候違反禮貌原則。主要有以下幾種類型1.違背禮貌原則中的贊譽(yù)準(zhǔn)則贊譽(yù)準(zhǔn)則是指盡量少貶低別人和盡量多的贊揚(yáng)別人，但是當(dāng)我們的目的有需要時(shí)我們也會(huì)違背贊揚(yáng)準(zhǔn)則。當(dāng)我們進(jìn)行一些商務(wù)談判活動(dòng)時(shí)經(jīng)常違背贊揚(yáng)準(zhǔn)則對(duì)對(duì)方進(jìn)行言語(yǔ)上的貶抑來(lái)獲得一些談判上的優(yōu)勢(shì)。指出對(duì)方的缺陷和不足并進(jìn)行一定程度的放大違背贊譽(yù)準(zhǔn)則進(jìn)而獲得談判中的主動(dòng)性。另外一種情況是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)員工出現(xiàn)錯(cuò)誤或者其他工作上問(wèn)題時(shí)會(huì)及時(shí)進(jìn)行批評(píng)，批評(píng)很明顯違背了贊譽(yù)準(zhǔn)則但它所起到的是警示功能。而員工在取得一些成績(jī)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也常常違背贊譽(yù)準(zhǔn)則進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁H抑，其目的在于使員工保持冷靜不會(huì)沾沾自喜。2.違背禮貌原則中的謙遜準(zhǔn)則謙遜原則是指盡可能多貶低自己，盡可能少贊揚(yáng)自己。當(dāng)我們與其他人進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)時(shí)，例如：談判工作中我們往往需要違反謙遜準(zhǔn)則表現(xiàn)出足夠的自信展現(xiàn)自身實(shí)力，這個(gè)時(shí)候非但不能表現(xiàn)的過(guò)于謙虛并且要對(duì)自身進(jìn)行更全面的展示進(jìn)而增加成功的可能性。3.違背禮貌原則中的方式準(zhǔn)則秘書工作中常常需要傳達(dá)指令方式準(zhǔn)則經(jīng)常應(yīng)用于指令。指令是各種言語(yǔ)行為中最能體現(xiàn)禮貌的一種形式，一般情況下發(fā)出指令或者傳遞指令都遵守方式準(zhǔn)則，但是針對(duì)不同對(duì)象我們會(huì)依據(jù)情況選擇是否遵守方式準(zhǔn)則，當(dāng)指令傳達(dá)的對(duì)象工作態(tài)度積極并且工作自覺(jué)時(shí)我們選擇遵守方式準(zhǔn)則，以較禮貌的方式向?qū)Ψ絺鬟_(dá)指令維持良好的工作氛圍，但是當(dāng)指令傳達(dá)的對(duì)象工作不積極懶惰散漫時(shí)我們會(huì)選擇違反方式準(zhǔn)則采用較不禮貌、直接的方式下達(dá)指令使其意識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)肅性。4.違背禮貌原則中的贊同準(zhǔn)則贊同準(zhǔn)則是指一致準(zhǔn)則指盡量最大化與他人的相似性，最小化與他人的不一致性。當(dāng)我們與他們同是一個(gè)群體時(shí)具有遵循內(nèi)群體一致性的傾向。遵守禮貌原則中的一致準(zhǔn)則與他人保持一致有利于與他人進(jìn)行溝通，但是在某些時(shí)候群體內(nèi)部強(qiáng)大的一致性會(huì)導(dǎo)致觀點(diǎn)過(guò)于偏激和冒險(xiǎn)不利于做出正確決策。因此在需要做出決策時(shí)常常要求我們違背一致準(zhǔn)則有意識(shí)的提出不一致的言語(yǔ)與周圍環(huán)境不一致的言語(yǔ)在一定程度上有利于對(duì)觀點(diǎn)進(jìn)行反思最后得出全面且正確的選擇。以上例子說(shuō)明，某些時(shí)候在實(shí)際溝通過(guò)程中當(dāng)人們考慮聽(tīng)話人的面子時(shí)會(huì)故意違反合作原則。這時(shí)禮貌原則可以很好的解釋說(shuō)話人的行為，使會(huì)話順利進(jìn)行。但是在真正的交流過(guò)程中，并非任何時(shí)候合作原則都讓位于禮貌原則。一方面，為了獲得準(zhǔn)確和完整的信息必須優(yōu)先考慮合作原則。例如，在國(guó)際交往時(shí)雙方應(yīng)直接反映觀點(diǎn)，不能為了維護(hù)禮貌原則就在言語(yǔ)表達(dá)上含糊不清，另一方面，秘書工作的首要任務(wù)是輔助領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成目的，最終目的與禮貌沖突下，合作原則也應(yīng)優(yōu)先于禮貌原則。合作原則和禮貌原則都是溝通中需要遵循的原則。根據(jù)不同的社會(huì)文化歷史背景靈活使用這兩個(gè)原則，這對(duì)于確保良好的溝通，維護(hù)溝通雙方的關(guān)系至關(guān)重要。四、秘書委婉語(yǔ)在工作實(shí)踐中的使用技巧（一）苦語(yǔ)軟言陳盡其妙案例3：《三國(guó)演義》中曹操和郭嘉的一段對(duì)話。呂布奪去劉備的修養(yǎng)之地小沛，在走投無(wú)路只能投奔于曹操。曹操與群臣商議是否收留劉備，荀彧?jiǎng)癫懿俦M早鏟除劉備不應(yīng)養(yǎng)虎為患。而謀士郭嘉則勸曹操不能殺害劉備。曹操說(shuō)：“荀勸我殺劉備，該怎么辦？”郭嘉說(shuō)：“不可。主人公興起義兵，為百姓除害，只有靠信義來(lái)招攬英雄豪杰，還擔(dān)心他不來(lái)了；現(xiàn)在劉備一向有英雄的名字，因?yàn)楦F困而來(lái)投，如果殺了他，這是謀害賢士啊。天下的智謀之士，聽(tīng)說(shuō)這個(gè)消息必然懷疑您，停步不前，主人公誰(shuí)與安定天下呢？如果除去一個(gè)人的憂慮，憑借天下人的期望：國(guó)家安危的關(guān)鍵不可不看?！辈懿俅笙?，說(shuō)：“你說(shuō)的正合我的心?！惫蔚幕卮疬`反了合作原則中的方式準(zhǔn)則。郭嘉回答曹操的對(duì)話,本可以直截了當(dāng)“主公不可”而他卻言辭詳盡。郭嘉的回答其實(shí)出自禮貌的需要有理有據(jù)的一一分析使得曹操很快就接受了他的意見(jiàn)。在這個(gè)案例中郭嘉作為一個(gè)輔助決策人員兼行政秘書的工作向曹操提出建議但他并沒(méi)有采取什么復(fù)雜的溝通技巧而只是向其澄明利弊。但這種方式很好的兼顧了合作原則和禮貌原則語(yǔ)言使用時(shí)體現(xiàn)了足夠的禮貌并且闡述利弊也充分體現(xiàn)了合作原則。這種方式在我們?cè)诠ぷ髦信c他人進(jìn)行談判或者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行勸諫的時(shí)候可以很好的使用，這種語(yǔ)言方式的關(guān)鍵點(diǎn)在于立場(chǎng)，這使得自己的語(yǔ)言所表述的建議符合對(duì)方利益也使對(duì)方更容易接受。在面對(duì)類似工作情境時(shí)說(shuō)話人如果能通過(guò)語(yǔ)言使對(duì)方感受到自己與對(duì)方并非對(duì)立關(guān)系或者有共同利益時(shí)更容易使對(duì)方認(rèn)同我們的觀點(diǎn)、接受我們的建議并最終達(dá)成我們的目的。（二）直意曲達(dá)避其鋒芒案例4：有一位平時(shí)與秘書關(guān)系較好的員工有事急于要見(jiàn)董事長(zhǎng)，但得知董事長(zhǎng)不在公司,便向秘書打聽(tīng)董事長(zhǎng)的日程,這時(shí)秘書微笑著湊到她身邊說(shuō):“你能保守秘密嗎?對(duì)方回應(yīng):“我能。于是秘書對(duì)她說(shuō):“我也能?！睂?duì)方聽(tīng)完。笑了笑,便沒(méi)有再為難秘書。在此示例中，秘書還使用了較為幽默的方法，以委婉的方式暗含地拒絕了她朋友的請(qǐng)求，她巧妙地利用了對(duì)方的回答來(lái)直接表明自己要說(shuō)的話。委婉語(yǔ)的首要特點(diǎn)是這種曲盡其妙的的間接性特點(diǎn)。我們都愿意委婉的表達(dá)我們的意圖是是因?yàn)橹苯颖磉_(dá)有時(shí)會(huì)造成傷害或有損自己的形象的結(jié)果。秘書們都寧愿使用間接的說(shuō)法也絕不會(huì)直來(lái)直去的表達(dá)。故事中秘書所采取的方式很好的體現(xiàn)了合作原則和禮貌原則他遵循禮貌原則的方式準(zhǔn)則，采用了一種很委婉的方式向別人表明自己的意思。良藥苦口忠言逆耳但我們?cè)谟谒送〞r(shí)要注意方式盡量使忠言順耳只有對(duì)方能夠接受并進(jìn)行仔細(xì)思考贏得其對(duì)我們的認(rèn)同最后才能達(dá)成我們的目的。（三）識(shí)別情緒靈活溝通案例5：張經(jīng)理和一位最大的代理商由于某些不同的意見(jiàn)在電話溝通中起了爭(zhēng)執(zhí)結(jié)束電話后張經(jīng)理叫秘書進(jìn)去交代：你馬上給我發(fā)一份通知書給xx公司的yy張經(jīng)理通知他們我們立即與他們終止一切商業(yè)來(lái)往關(guān)系。現(xiàn)在就出去做立即發(fā)給他。”但秘書知道xx公司是多年來(lái)往的最重要最大的代理商跟他們斷了公司業(yè)務(wù)要受到巨大損失。所以她也按照張經(jīng)理交代起草了一封信但是沒(méi)有發(fā)出去。這時(shí)她回答：“好的領(lǐng)導(dǎo)我立刻著手準(zhǔn)備?！币粋€(gè)小時(shí)后張經(jīng)理又問(wèn)她那份通知發(fā)出去了沒(méi)有?她回答：“馬上就完成了完成后第一時(shí)間發(fā)過(guò)去?！比齻€(gè)小時(shí)后張經(jīng)理又問(wèn)。她的答復(fù)是：“已經(jīng)完成了現(xiàn)在發(fā)出去嗎？您需要過(guò)目一下嗎？”張經(jīng)理說(shuō)等等讓我再考慮一下？下班前張經(jīng)理告訴她先不要發(fā)出去吧！就這樣幫張經(jīng)理留下了一個(gè)重要的客戶也不讓張經(jīng)理沒(méi)有面子。在這個(gè)案例中秘書的并沒(méi)有果斷高效地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示而是通過(guò)自己的思考和判斷做出了最佳選擇避免了損失。秘書在與領(lǐng)導(dǎo)溝通過(guò)程中出現(xiàn)了兩個(gè)階段分別是領(lǐng)導(dǎo)剛剛與合作伙伴起沖突后、起沖突后一小時(shí)、起沖突3小時(shí)后每個(gè)階段秘書與領(lǐng)導(dǎo)溝通的語(yǔ)言選擇都有所不同通過(guò)語(yǔ)言的表達(dá)最終達(dá)成了目標(biāo)也避免了直接回絕領(lǐng)導(dǎo)的指示產(chǎn)生不必要的沖突。首先在第一階段領(lǐng)導(dǎo)剛起沖突后這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的情緒是最強(qiáng)烈的時(shí)候很難進(jìn)行理智思考如果這時(shí)回絕領(lǐng)導(dǎo)的指示或者其他消極反應(yīng)容易進(jìn)一步激怒領(lǐng)導(dǎo)最終導(dǎo)致不可挽回的糟糕局面。因此秘書在語(yǔ)言的選擇表現(xiàn)出來(lái)積極的態(tài)度使用了立即這樣的詞匯并且反應(yīng)果斷迅速這種表達(dá)有助于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的憤怒情緒進(jìn)行一定程度上的緩解。在第二個(gè)階段領(lǐng)導(dǎo)憤怒的情緒逐漸消失開(kāi)始有一定的理智思考。這時(shí)秘書的回復(fù)是使用了馬上、正在等詞匯并且表示完成后會(huì)第一時(shí)間發(fā)出去這種表達(dá)有助于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的憤怒情緒進(jìn)行一定程度上的緩解。并且留給張經(jīng)理進(jìn)一步思考的時(shí)間。第三個(gè)階段張經(jīng)理基本已經(jīng)意識(shí)到自己的決策有失誤這時(shí)秘書的回復(fù)是：已經(jīng)做好了是否現(xiàn)在發(fā)送。這個(gè)回復(fù)表現(xiàn)出兩點(diǎn)首先是自身非常有效的完成了領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)其次將最終是否發(fā)送的確認(rèn)指令重新交給領(lǐng)導(dǎo)。給領(lǐng)導(dǎo)緩沖并且在思考的余地最終領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到自己決策失誤并沒(méi)有發(fā)送通知避免了一次重大損失。在工作中有時(shí)對(duì)方說(shuō)出話并不完全理性甚至缺乏思考，因此秘書在與他人溝通時(shí)語(yǔ)言使用時(shí)要注意識(shí)