物業(yè)如何做好“痕跡”管理

物業(yè)如何做好“痕跡”管理

“痕跡化”管理精細(xì)化物業(yè)管理最重要的就是痕跡管理?！昂圹E化”管理使每一項(xiàng)工作有跡可尋、有檔備查、有據(jù)可依、有章可循、使工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化，是有效提高物業(yè)規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)。通過(guò)痕跡管理總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、完善措施、制定計(jì)劃，才能切實(shí)提升物業(yè)服務(wù)水平，從而獲得更高的業(yè)主滿意度。痕跡管理可以分為兩個(gè)部分：一是做任何事情都要有文字記錄；二是在現(xiàn)場(chǎng)要留下管理痕跡。1健全各項(xiàng)記錄表格物業(yè)服務(wù)人員整天忙忙碌碌，要是沒(méi)有做好記錄，日復(fù)一日、年復(fù)一年也不知道我們究竟做了些什么事情，日常管理記錄表格可以將我們的管理痕跡記錄下來(lái)。另一方面，建立和健全各項(xiàng)管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于溯源，找出事故責(zé)任人和防止同樣事故的再次發(fā)生，也是規(guī)避責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)的一種自我證明方式。01驗(yàn)收記錄各類(lèi)設(shè)施設(shè)備交接驗(yàn)收記錄表格，包括設(shè)施的移交清單、設(shè)備的查驗(yàn)記錄等。設(shè)備驗(yàn)收時(shí)存在的問(wèn)題記錄在相應(yīng)的《工程缺陷》表格中，并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認(rèn)，以便整改以后的再驗(yàn)收或者設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的責(zé)任追究。02運(yùn)行記錄運(yùn)行記錄可分為管理運(yùn)行記錄和設(shè)備運(yùn)行記錄兩部分。管理運(yùn)行記錄包括如《業(yè)主（客戶）入駐登記表》、《業(yè)主（客戶）用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現(xiàn)場(chǎng)施工人員登記表》等除設(shè)備運(yùn)行以外的所有日常工作及管理類(lèi)的記錄表格。設(shè)備運(yùn)行記錄包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備在運(yùn)行中的正常或異常，各類(lèi)表計(jì)的讀數(shù)記錄表格等，如《變電室值班運(yùn)行記錄》《空調(diào)機(jī)房值班運(yùn)行記錄》《中央控制室值班運(yùn)行記錄》《突發(fā)事件記錄及處理結(jié)果》等。03巡檢記錄隨著新項(xiàng)目越來(lái)越多，自動(dòng)化、智能化設(shè)備的應(yīng)用，很多設(shè)施設(shè)備處于自動(dòng)運(yùn)行、無(wú)人值守的狀態(tài)，這就需要我們加強(qiáng)巡檢，提早發(fā)現(xiàn)故障苗頭，及時(shí)解決故障問(wèn)題，如《水泵房巡檢記錄》《消防設(shè)備巡檢記錄》《電梯機(jī)房巡視記錄》《空調(diào)機(jī)房巡檢記錄》《發(fā)電機(jī)房巡檢記錄》《高低壓變配電室巡檢記錄》等。04訪客記錄建立訪客登記制度，對(duì)進(jìn)入本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的訪客實(shí)施有效的管理和服務(wù)。關(guān)鍵和重要部位都應(yīng)該設(shè)有《來(lái)訪人員登記表》，如：高低壓變配電室、空調(diào)機(jī)房、電梯機(jī)房、發(fā)電機(jī)房、水泵房、消監(jiān)控中心等。05工作記錄各個(gè)部門(mén)（每個(gè)管理員）都要建立部門(mén)（自己）的《工作日志》，把這一天完成的主要工作，工作成果和存在的問(wèn)題等記錄在案。把設(shè)備驗(yàn)收記錄、運(yùn)行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。06設(shè)備記錄各項(xiàng)目通過(guò)建立臺(tái)賬，使得設(shè)備的基礎(chǔ)管理、設(shè)備使用、維護(hù)管理、設(shè)備的故障管理、設(shè)備的維修管理、設(shè)備的安全管理等一目了然，通過(guò)我們的管理，以靠近或者實(shí)現(xiàn)建筑物所配套的設(shè)施，達(dá)到預(yù)期使用壽命的目標(biāo)。2完善現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)識(shí)標(biāo)牌物業(yè)管理工作難在細(xì)節(jié)，我們應(yīng)從細(xì)微處入手。對(duì)內(nèi)：各部門(mén)、各崗位職責(zé)、各設(shè)備機(jī)房管理制度等要做成標(biāo)準(zhǔn)式樣，懸掛在辦公室和相應(yīng)的設(shè)備機(jī)房?jī)?nèi)，明確職責(zé)到人。對(duì)外：設(shè)備及公區(qū)、樓道等物業(yè)責(zé)任人上墻公告，并要留存檢查記錄、聯(lián)系方式，可使用對(duì)應(yīng)人員的企微二維碼，規(guī)范服務(wù)工作流程與話術(shù)，展示可信賴的企業(yè)標(biāo)識(shí)，體現(xiàn)物業(yè)服務(wù)價(jià)值。01制度上墻各部門(mén)、各崗位有崗位職責(zé)、各設(shè)備機(jī)房有管理制度，都要做成標(biāo)準(zhǔn)式樣懸掛在辦公室和相應(yīng)的設(shè)備房?jī)?nèi)。02設(shè)備編號(hào)給設(shè)備編號(hào)并制成銘牌貼在設(shè)備上。如：1AL1-4照明配電箱、高區(qū)1#水泵、3#噴淋泵等，讓管理者一目了然。03水管流向生活水、消防水、空調(diào)水主要管路的流向用“→”表明水的流動(dòng)方向。04運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)運(yùn)行和檢修的設(shè)備都要掛上相應(yīng)的運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)，如：開(kāi)、關(guān)、常開(kāi)、常閉；自動(dòng)；禁止合閘，有人作業(yè)等。05設(shè)備管理責(zé)任人設(shè)備和衛(wèi)生包干區(qū)域的責(zé)任人上墻（或貼在設(shè)備上），并落實(shí)檢查制度。06設(shè)置警戒線危險(xiǎn)地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設(shè)置為警戒線，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入警戒線內(nèi)。如變壓器室、高低壓配電柜、溴化鋰機(jī)組、發(fā)電機(jī)組等。07施工現(xiàn)場(chǎng)管理進(jìn)入管理區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)施工人員都應(yīng)該知道本區(qū)域施工的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)，簽訂施工管理協(xié)議，簽訂安全管理協(xié)議，核發(fā)施工許可證、動(dòng)用明火備案證等，并按要求佩戴工作牌，接受管理和檢查。08標(biāo)識(shí)和提示語(yǔ)開(kāi)關(guān)、控制器、景觀池、臺(tái)階、窖井、設(shè)備機(jī)房等給予標(biāo)識(shí)或者提示。如：注意臺(tái)階、小心觸電、受限空間、請(qǐng)隨手關(guān)門(mén)、注意防火等。09臨時(shí)指示牌在設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維?；蛘呔S修過(guò)程中，在設(shè)備醒目處設(shè)置維保工作進(jìn)行中、維修中、止步前方危險(xiǎn)等指示牌，提示用戶設(shè)備暫停使用，并注意安全。3智慧系統(tǒng)留痕

標(biāo)識(shí)提示大堂、物業(yè)前臺(tái)、單元樓道、電梯轎廂等處，按需布置“掃一掃關(guān)注”、“有事您喊我”、“維保中”等服務(wù)標(biāo)識(shí)，配合物業(yè)宣傳內(nèi)容，增加在線管理透明度。物業(yè)服務(wù)中心可制作標(biāo)準(zhǔn)式樣的立牌，引導(dǎo)業(yè)主關(guān)注物業(yè)公眾號(hào)，自助查詢、繳費(fèi)、報(bào)修，關(guān)注物業(yè)服務(wù)最新動(dòng)態(tài)；如需直接聯(lián)系物業(yè)，可添加管家企微賬號(hào)獲得一對(duì)一服務(wù)支持，使得物業(yè)伙伴可以將有限的精力，投入到高品質(zhì)服務(wù)管理工作中。

公告通知痕跡管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)造“感知”。對(duì)于已接單、進(jìn)行中、已完成的各項(xiàng)物業(yè)工作，需要以線下紙質(zhì)通知及線上公告提醒的形式，第一時(shí)間告知業(yè)主及相關(guān)工作人員。線下通知可使用統(tǒng)一的樣式模板，配以圖文說(shuō)明，直觀展示