天河區(qū)委辦會(huì)議管理制度

天河區(qū)委辦會(huì)議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為確保天河區(qū)委辦會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力，根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政會(huì)議制度》及其實(shí)施細(xì)則，結(jié)合天河區(qū)委辦公室工作實(shí)際，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于天河區(qū)委辦公室組織或參與的各類會(huì)議，包括但不限于區(qū)委全體會(huì)議、區(qū)委常委會(huì)議、專題協(xié)調(diào)會(huì)議等。

第三條會(huì)議性質(zhì)分類：

（一）決策性會(huì)議：圍繞區(qū)委中心工作，研究決定重大事項(xiàng)，部署重要任務(wù)的會(huì)議。

（二）協(xié)調(diào)性會(huì)議：協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系，解決工作中出現(xiàn)的問題和矛盾的會(huì)議。

（三）報(bào)告性會(huì)議：聽取工作匯報(bào)，進(jìn)行工作交流和經(jīng)驗(yàn)分享的會(huì)議。

（四）其他會(huì)議：根據(jù)工作需要召開的其他類型的會(huì)議。

第四條基本原則：

（一）務(wù)實(shí)高效原則：會(huì)議內(nèi)容要緊密聯(lián)系實(shí)際工作，注重實(shí)效，提高會(huì)議效率。

（二）民主集中制原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，保證參會(huì)人員充分發(fā)表意見，實(shí)行集中統(tǒng)一決策。

（三）保密原則：會(huì)議內(nèi)容和討論情況應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)允許不得外泄。

第五條責(zé)任追究：會(huì)議的組織者、參與者和管理服務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，對(duì)違反會(huì)議管理制度的行為，將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第六條制度修訂：本制度可根據(jù)工作需要和實(shí)際情況的變化，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，修訂程序依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二章會(huì)議流程

會(huì)議的籌備：

1.會(huì)議的提議：會(huì)議提議者應(yīng)向會(huì)議主管部門提出書面申請(qǐng)，包括會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等。

2.會(huì)議審批：會(huì)議主管部門根據(jù)工作安排和會(huì)議性質(zhì)，對(duì)會(huì)議提議進(jìn)行審批，確定會(huì)議是否召開以及會(huì)議級(jí)別。

3.會(huì)議通知：會(huì)議審批通過后，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，并在會(huì)議前至少提前24小時(shí)發(fā)送會(huì)議通知，通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等詳細(xì)信息。

4.會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議相關(guān)材料，包括會(huì)議議程、背景資料、相關(guān)文件等，并確保在會(huì)議前分發(fā)給參會(huì)人員。

會(huì)議的召開：

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確保參會(huì)人員到場(chǎng)情況，并對(duì)未簽到人員進(jìn)行記錄。

2.會(huì)議開幕：主持人宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓，并對(duì)會(huì)議的目的和議程進(jìn)行說明。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行，確保每個(gè)議題都有充分的討論和決策。

4.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議主持人應(yīng)確保每個(gè)參會(huì)人員都有機(jī)會(huì)發(fā)言，發(fā)言應(yīng)緊扣會(huì)議主題，簡(jiǎn)明扼要。

會(huì)議的決策：

1.討論與表決：對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，并根據(jù)討論結(jié)果進(jìn)行表決。

2.決策記錄：會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，包括贊成、反對(duì)和棄權(quán)的情況，以及決策的理由和依據(jù)。

3.決策公示：對(duì)于重大決策，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行公示，接受監(jiān)督。

會(huì)議的總結(jié)：

1.會(huì)議小結(jié)：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)會(huì)議討論的要點(diǎn)和決策結(jié)果進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)。

2.會(huì)議紀(jì)要的編制：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容編制會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者及時(shí)分發(fā)到參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

會(huì)議的后勤保障：

1.會(huì)議場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，提前布置好會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地環(huán)境舒適，設(shè)施設(shè)備齊全。

2.會(huì)議服務(wù)：提供必要的會(huì)議服務(wù)，如茶水、資料分發(fā)、技術(shù)支持等。

3.會(huì)議安全保衛(wèi)：確保會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作，對(duì)于涉密會(huì)議，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會(huì)議紀(jì)要的編制與審批：

1.會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議內(nèi)容和決策結(jié)果，避免出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。

2.會(huì)議紀(jì)要的及時(shí)性：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快編制完成，確保決策事項(xiàng)能夠及時(shí)得到執(zhí)行。

3.會(huì)議紀(jì)要的審批流程：編制完成的會(huì)議紀(jì)要需提交給主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后正式發(fā)布。

會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)：

1.發(fā)布范圍：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)需要發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容和決策。

2.發(fā)布方式：會(huì)議紀(jì)要可以通過書面、電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式進(jìn)行發(fā)布，確保傳達(dá)的及時(shí)性和廣泛性。

3.傳達(dá)要求：各部門應(yīng)及時(shí)傳達(dá)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，確保每位員工了解與自己工作相關(guān)的決策和要求。

決策事項(xiàng)的執(zhí)行與跟蹤：

1.責(zé)任分解：根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策事項(xiàng)分解到具體責(zé)任人和執(zhí)行部門，明確執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)限。

2.執(zhí)行監(jiān)督：建立執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促，確保決策能夠得到有效實(shí)施。

3.進(jìn)度報(bào)告：責(zé)任人和執(zhí)行部門應(yīng)定期報(bào)告決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)于執(zhí)行中遇到的問題和困難，應(yīng)及時(shí)反饋并尋求解決方案。

會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理：

1.歸檔要求：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，便于今后的查詢和追溯。

2.管理制度：建立會(huì)議紀(jì)要管理制度，明確歸檔、查閱、借閱等流程和權(quán)限，確保會(huì)議紀(jì)要的安全和保密。

3.查詢利用：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為工作參考和決策依據(jù)，供相關(guān)人員在工作中查詢和使用。

反饋與評(píng)估：

1.執(zhí)行效果評(píng)估：對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，分析決策實(shí)施中的成功經(jīng)驗(yàn)和存在的問題，為今后決策提供參考。

2.改進(jìn)措施：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，提出改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議管理和決策執(zhí)行流程，不斷提高會(huì)議效率和管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

會(huì)議室的預(yù)訂與使用：

1.預(yù)訂流程：會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需填寫會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.使用原則：會(huì)議室使用應(yīng)遵循先申請(qǐng)先使用原則，對(duì)于重要會(huì)議或緊急會(huì)議，會(huì)議管理部門有權(quán)進(jìn)行優(yōu)先安排。

3.使用規(guī)范：使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，遵守會(huì)議室的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自改變室內(nèi)設(shè)施布局。

會(huì)議室的維護(hù)與管理：

1.設(shè)施維護(hù)：定期對(duì)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提升會(huì)議效率。

2.環(huán)境衛(wèi)生：保持會(huì)議室的清潔衛(wèi)生，會(huì)議前進(jìn)行必要的打掃，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議環(huán)境。

3.安全管理：加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間的人員安全以及會(huì)議內(nèi)容的保密。

會(huì)議室的資源配置：

1.設(shè)備配置：根據(jù)會(huì)議類型和需求，為會(huì)議室配備相應(yīng)的設(shè)備，如投影儀、音響、視頻會(huì)議系統(tǒng)等。

2.物資準(zhǔn)備：為會(huì)議室準(zhǔn)備充足的會(huì)議用品，如筆、紙、水杯等，以滿足會(huì)議的日常需求。

3.技術(shù)支持：提供專業(yè)的技術(shù)支持人員，確保會(huì)議過程中設(shè)備正常運(yùn)行，解決可能出現(xiàn)的技術(shù)問題。

會(huì)議室的開放時(shí)間與范圍：

1.開放時(shí)間：明確會(huì)議室的開放時(shí)間，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.使用范圍：限定會(huì)議室的使用范圍，原則上僅用于召開與工作相關(guān)的會(huì)議，不得挪作他用。

會(huì)議室的監(jiān)督檢查：

1.監(jiān)督檢查制度：建立健全會(huì)議室監(jiān)督檢查制度，對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行不定期檢查。

2.違規(guī)處理：對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)的處罰和整改措施。

會(huì)議室的改進(jìn)與優(yōu)化：

1.意見征集：定期征集會(huì)議室使用者的意見和建議，以改進(jìn)會(huì)議室的管理和服務(wù)。

2.優(yōu)化措施：根據(jù)意見和建議，采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，提升會(huì)議室的使用