大學(xué)會議中心管理制度

大學(xué)會議中心管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范大學(xué)會議中心的管理工作，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，促進決策的科學(xué)化、民主化。會議管理應(yīng)遵循公正、公開、高效、節(jié)儉的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于大學(xué)會議中心內(nèi)所有會議的組織、召開、管理及服務(wù)工作。包括但不限于校務(wù)會議、學(xué)術(shù)會議、教職工大會、學(xué)生代表大會等各類校內(nèi)會議。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容，會議分為以下幾類：

1.決策性會議：討論和決定學(xué)校重大事項、政策的制定與修訂等。

2.學(xué)術(shù)性會議：交流學(xué)術(shù)研究成果，探討學(xué)術(shù)問題等。

3.工作性會議：布置、落實、檢查和總結(jié)各項工作。

4.交流性會議：加強各部門、各單位之間的溝通與協(xié)作。

第四條組織機構(gòu)

會議中心設(shè)立會議管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責會議中心的全面工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)會議籌備組、會議服務(wù)組、會議紀要組、會議室管理組等，具體負責會議的組織、服務(wù)、記錄和設(shè)施管理等工作。

第五條責任追究

會議中心工作人員應(yīng)嚴格遵守本制度，如有違反，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定追究責任。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要和實際情況適時進行修訂，修訂程序按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第七條解釋權(quán)

本制度的最終解釋權(quán)歸大學(xué)會議中心所有。如有疑問，請向會議中心咨詢。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.1會議主題與目的：會議召開前，應(yīng)明確會議主題和目的，擬定會議議題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

1.2會議通知：提前向與會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議程、參會人員、注意事項等。

1.3會議材料準備：根據(jù)會議主題和議程，整理會議材料，并在會前分發(fā)給與會人員。

第二條會議召開

2.1會議簽到：會議開始前，與會人員需簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.2會議議程：會議按照預(yù)定議程進行，主持人負責引導(dǎo)會議進程，確保會議議題的充分討論。

2.3會議發(fā)言：與會人員應(yīng)圍繞會議主題和議題發(fā)言，做到觀點明確、條理清晰、言簡意賅。

第三條會議決策

3.1投票表決：對于需要決策的事項，采取無記名投票或記名投票方式進行表決，根據(jù)表決結(jié)果形成會議決策。

3.2決策公示：會議決策結(jié)果應(yīng)在會議結(jié)束后及時公示，接受全校師生的監(jiān)督。

第四條會議記錄

4.1會議記錄：指定專人負責記錄會議過程，包括會議議題、與會人員發(fā)言、表決結(jié)果等。

4.2會議紀要：根據(jù)會議記錄整理會議紀要，會議紀要應(yīng)真實、全面、準確地反映會議內(nèi)容。

第五條會議總結(jié)與反饋

5.1會議總結(jié)：會議結(jié)束后，組織者應(yīng)對會議進行總結(jié)，分析會議效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

5.2會議反饋：與會人員可就會議組織、會議內(nèi)容等方面提出意見和建議，以促進會議質(zhì)量的提高。

第六條會議資料的歸檔與保管

會議結(jié)束后，將會議通知、會議材料、會議紀要等相關(guān)資料進行歸檔，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進行保管。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的審批與發(fā)布

會議紀要需經(jīng)過會議主持人或相關(guān)部門負責人的審批，確保紀要內(nèi)容準確無誤。審批通過后的會議紀要應(yīng)及時發(fā)布給所有與會人員，并在必要時公開給全校師生。

第二條任務(wù)分工與責任到人

根據(jù)會議紀要的內(nèi)容，明確各項任務(wù)的責任人和完成時限。將任務(wù)分解至各個相關(guān)部門和人員，確保每一項決策都有人負責執(zhí)行。

第三條執(zhí)行情況的跟蹤

建立會議決策執(zhí)行情況的跟蹤機制，定期檢查任務(wù)進度，確保會議決策得到有效實施。對于執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時上報并尋求解決方案。

第四條反饋與協(xié)調(diào)

對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的爭議、難題或跨部門的協(xié)調(diào)問題，應(yīng)設(shè)立專門的協(xié)調(diào)機制，及時召開協(xié)調(diào)會議，確保問題得到快速解決。

第五條進度報告與評估

責任人需定期向會議管理領(lǐng)導(dǎo)小組提交任務(wù)執(zhí)行進度報告。會議管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，評估結(jié)果作為考核相關(guān)責任人的依據(jù)。

第六條結(jié)果的公示與監(jiān)督

會議決策執(zhí)行結(jié)果應(yīng)在適當范圍內(nèi)進行公示，接受廣大師生的監(jiān)督。對于重大決策的執(zhí)行結(jié)果，應(yīng)通過學(xué)校公告或新聞發(fā)布等形式，向全校師生公開。

第七條后續(xù)整改與持續(xù)改進

根據(jù)執(zhí)行結(jié)果和反饋意見，對存在的問題進行整改，完善相關(guān)制度和工作流程，確保會議決策的長期有效實施和持續(xù)改進。

第八條檔案管理

會議紀要及其跟蹤落實的相關(guān)資料應(yīng)作為重要檔案進行管理，按照學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做好歸檔和保存工作，以備查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂時應(yīng)提供會議名稱、時間、參會人數(shù)等信息。會議室預(yù)訂遵循先到先得的原則，會議中心有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室分配。

第二條會議室設(shè)施管理

2.1設(shè)施檢查：會議前應(yīng)檢查會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，包括音響、投影、空調(diào)、照明等，確保設(shè)施正常運行。

2.2設(shè)施使用：與會人員應(yīng)正確使用會議室設(shè)施，如有損壞，需按學(xué)校規(guī)定賠償。

第三條會議室衛(wèi)生與布置

3.1衛(wèi)生管理：會議室應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，會議前后應(yīng)進行必要的清潔工作。

3.2布置要求：會議室布置應(yīng)簡潔大方，符合會議性質(zhì)和氛圍，未經(jīng)許可不得隨意更改室內(nèi)布局。

第四條會議室安全

4.1安全檢查：會議前應(yīng)進行安全檢查，確保會議室無安全隱患。

4.2疏散演練：定期進行會議室疏散演練，提高與會人員的安全意識。

第五條會議期間管理

5.1保持安靜：會議期間，非與會人員不得擅自進入會議室，確保會議順利進行。

5.2會議服務(wù)：會議服務(wù)人員應(yīng)做好會務(wù)工作，包括茶水服務(wù)、資料分發(fā)等，為與會人員提供良好會議環(huán)境。

第六條會議室使用后的整理

會議結(jié)束后，責任人應(yīng)確保會議室內(nèi)的設(shè)施關(guān)閉，資料歸檔，會議室恢復(fù)原狀，并告知會議中心管理人員。

第七條違規(guī)處理

違反會議室管理規(guī)定的行為，