內(nèi)部文件與資料歸檔制度

內(nèi)部文件與資料歸檔制度1.前言為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件和資料的管理流程，提高工作效率，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密，訂立本制度。本制度適用于全部企業(yè)內(nèi)部文件和資料的管理和歸檔。2.內(nèi)部文件和資料的定義2.1內(nèi)部文件：指各種紙質(zhì)或電子形式的工作文件，包含但不限于會(huì)議記錄、報(bào)告、備忘錄、合同、協(xié)議、類別文件、規(guī)章制度、培訓(xùn)料子等。2.2資料：指各種與企業(yè)運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包含但不限于市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析、技術(shù)文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、客戶資料等。3.內(nèi)部文件和資料的歸檔管理責(zé)任3.1部門(mén)負(fù)責(zé)人：每個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人有責(zé)任確保本部門(mén)的內(nèi)部文件和資料依照規(guī)定進(jìn)行歸檔、更新和保管，并保證文檔的準(zhǔn)確性和可靠性。3.2歸檔管理員：企業(yè)設(shè)立特地的歸檔管理員，負(fù)責(zé)整理、歸檔、分類、編號(hào)、檢索及保管文件和資料，并負(fù)責(zé)建立和維護(hù)歸檔系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。4.歸檔分類和編號(hào)4.1歸檔分類：企業(yè)將內(nèi)部文件和資料劃分為不同的類別進(jìn)行歸檔，常見(jiàn)的分類包含但不限于市場(chǎng)營(yíng)銷、人力資源、財(cái)務(wù)管理、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、銷售合同等。4.2編號(hào)規(guī)定：為每個(gè)歸檔文件和資料調(diào)配唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包含日期、文件類型和次序號(hào)，以確保文件的唯一標(biāo)識(shí)和檢索。5.歸檔流程5.1文件歸檔：當(dāng)一份文件需要進(jìn)行歸檔時(shí)，制作者應(yīng)將文件依照歸檔分類和編號(hào)規(guī)定進(jìn)行命名，并交予所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。5.2部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行審核，確認(rèn)文件的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，并填寫(xiě)相關(guān)審核看法和備注。5.3文件歸檔管理員處理：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將文件交由歸檔管理員進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，并錄入歸檔系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。5.4文件歸檔備份：歸檔管理員應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行備份，以防止意外損失和禍害發(fā)生。6.歸檔存儲(chǔ)和保管6.1存儲(chǔ)介質(zhì)：企業(yè)采用合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，包含但不限于服務(wù)器、硬盤(pán)、磁帶等，對(duì)歸檔文件和資料進(jìn)行存儲(chǔ)。6.2存儲(chǔ)環(huán)境：歸檔文件和資料應(yīng)保管在干燥、防潮、防火、防塵、防腐蝕的環(huán)境中，保證其完整性和可讀性。6.3存儲(chǔ)位置：歸檔文件和資料的存儲(chǔ)位置應(yīng)明確，并在歸檔系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和查詢。6.4保密措施：企業(yè)應(yīng)對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密的歸檔文件和資料進(jìn)行加密和權(quán)限管理，確保其被授權(quán)人員使用。7.歸檔文件和資料的檢索和借閱7.1檢索流程：用戶需要查詢和使用歸檔文件或資料時(shí)，可以通過(guò)歸檔系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索，在取得許可后使用。7.2借閱申請(qǐng)：當(dāng)用戶需要借閱歸檔文件或資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，供應(yīng)相關(guān)信息和借閱目的，經(jīng)上級(jí)審批后方可借閱。7.3借閱期限：歸檔文件和資料的借閱期限一般不超出30天，超出期限需重新申請(qǐng)并經(jīng)上級(jí)審批。7.4歸還和返還：用戶應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還歸檔文件或資料，并確保其完好無(wú)損，歸還后由歸檔管理員進(jìn)行檢查和返還。8.歸檔文件和資料的銷毀8.1異常情況：當(dāng)歸檔文件或資料存在嚴(yán)重錯(cuò)誤、過(guò)期、無(wú)效的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知?dú)w檔管理員進(jìn)行銷毀處理。8.2銷毀授權(quán)：歸檔管理員應(yīng)依照銷毀授權(quán)程序，獲得上級(jí)授權(quán)后，將需要銷毀的文件進(jìn)行安全處理，以確保不會(huì)泄露信息。9.監(jiān)督和評(píng)估9.1監(jiān)督機(jī)構(gòu)：企業(yè)內(nèi)設(shè)立資產(chǎn)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)監(jiān)督和執(zhí)行本制度，并對(duì)文件和資料的歸檔管理流程進(jìn)行檢查和評(píng)估。9.2違規(guī)查處：對(duì)于違反本制度的人員，監(jiān)督機(jī)構(gòu)有權(quán)進(jìn)行調(diào)查和追責(zé)，并依據(jù)情況予以相應(yīng)的紀(jì)律處分。9.3定期評(píng)估：企業(yè)應(yīng)定期對(duì)歸檔管理流程進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和需求的變動(dòng)。10.附則1