會議預訂管理制度

會議預訂管理制度第一章總則

為確保會議的高效有序進行，加強會議預訂和管理的規(guī)范性，提高會議質(zhì)量和辦公效率，特制定本會議預訂管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在明確會議預訂流程、規(guī)范會議室使用，保障公司各類會議的順利進行。

2.會議預訂應遵循公開、公平、公正的原則，確保各部門合理使用會議室資源。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議室的預訂、使用及管理。

2.本制度所稱會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。

三、責任主體

1.行政管理部門為公司會議預訂管理的責任部門，負責制定、解釋和修訂本制度。

2.各部門負責人為本部門會議預訂管理的第一責任人，負責本部門會議的預訂、組織和實施。

3.會議預訂人應嚴格遵守本制度，確保會議的順利進行。

四、會議類型及優(yōu)先級

1.會議類型分為公司級會議、部門級會議、項目會議等。

2.會議優(yōu)先級根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素確定，由行政管理部門負責制定并公布。

3.遇會議時間沖突時，按照會議優(yōu)先級順序進行調(diào)整。

五、會議預訂方式

1.會議預訂采用線上預訂方式，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行。

2.預訂人需提前填寫會議主題、參會人員、會議時間等信息，并提交給行政管理部門審批。

3.行政管理部門應在收到預訂申請后1個工作日內(nèi)完成審批。

六、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需要，由行政管理部門適時進行修訂。

2.修訂后的制度需經(jīng)公司領(lǐng)導審批后公布實施。

本制度的解釋權(quán)歸行政管理部門所有。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護公司會議秩序。

第二章會議流程

一、會議預訂

1.預訂人需提前至少3個工作日通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交會議預訂申請。

2.申請內(nèi)容包括：會議主題、參會人員、會議時間（起止）、會議室需求（容納人數(shù)、設(shè)備等）。

3.行政管理部門在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審批，并通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)通知預訂人。

4.預訂人應在收到審批通過通知后及時查看會議室安排，如有問題需及時與行政管理部門溝通。

二、會議通知

1.預訂人負責在會議召開前至少2個工作日通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、參會人員等。

2.會議通知應明確會議目的、議程和預期成果，以提高會議效率。

3.參會人員收到會議通知后，應及時回復確認是否能參加，如有特殊情況需提前告知預訂人。

三、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，預訂人負責組織會議簽到，確保參會人員準時到場。

2.簽到方式可采取紙質(zhì)簽到、電子簽到等形式，由行政管理部門根據(jù)實際情況制定。

3.預訂人應記錄未簽到人員，并在會議結(jié)束后向行政管理部門反饋。

四、會議進行

1.會議主持人應嚴格按照議程進行，確保會議有序進行。

2.會議記錄人負責記錄會議內(nèi)容、決議和待辦事項。

3.會議期間，參會人員應保持會場秩序，遵守會議紀律，如有意見或建議，可在討論環(huán)節(jié)發(fā)言。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，預訂人應在1個工作日內(nèi)整理會議紀要，包括會議內(nèi)容、決議、待辦事項等。

2.會議紀要應通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送給參會人員，并抄送行政管理部門。

3.預訂人負責跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，確保會議決議落到實處。

六、會議反饋

1.參會人員對會議組織、會議內(nèi)容和會議效果等方面有意見或建議，可向預訂人或行政管理部門反饋。

2.行政管理部門應定期收集會議反饋，對會議流程和管理制度進行優(yōu)化和調(diào)整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由預訂人或指定的會議記錄人負責編制，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決議事項、待辦任務(wù)及負責人、完成期限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，應盡快通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送給所有參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導及行政管理部門，以便于各方了解會議內(nèi)容并執(zhí)行決議。

二、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀要中明確的待辦任務(wù)應分配給具體的責任人，并設(shè)定合理的完成期限。

2.責任人應根據(jù)會議紀要的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并按時推進任務(wù)。

3.預訂人應定期檢查待辦任務(wù)的執(zhí)行進度，對未按期完成的任務(wù)進行催辦，并及時報告給上級領(lǐng)導。

三、執(zhí)行進度的匯報與反饋

1.責任人應在每個任務(wù)節(jié)點完成后，向預訂人匯報執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問題及下一步計劃。

2.預訂人應整理匯報信息，形成進度報告，并在下一次會議或通過其他方式向相關(guān)人員通報。

3.如遇到重大問題或困難，預訂人應立即上報給公司領(lǐng)導，尋求支持和解決方案。

四、會議紀要的存檔與管理

1.會議紀要應作為公司重要文件進行存檔，由行政管理部門負責統(tǒng)一管理和歸檔。

2.行政管理部門應定期對會議紀要進行審查，確保各項決議得到有效執(zhí)行。

3.對于跨部門或長期任務(wù)的會議紀要，行政管理部門應建立跟蹤機制，確保任務(wù)持續(xù)推進。

五、跟蹤落實的評估與改進

1.行政管理部門應定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評估，分析存在的問題和不足。

2.根據(jù)評估結(jié)果，行政管理部門應提出改進措施，優(yōu)化會議紀要跟蹤落實流程。

3.改進措施應包括但不限于完善會議紀要格式、加強責任人的培訓、提高執(zhí)行效率等，以提升整體會議管理效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂需通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行，預訂人應按照實際需求選擇合適的會議室，并提前完成預訂流程。

2.預訂人應在會議開始前15分鐘到達會議室，檢查并確認會議設(shè)備、環(huán)境等是否符合要求。

3.會議結(jié)束后，預訂人應確保會議室整潔，關(guān)閉所有設(shè)備，并按時歸還會議室鑰匙（如有）。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應由行政管理部門定期檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

2.預訂人應在會議前熟悉會議室設(shè)備的使用方法，如需技術(shù)支持，應提前聯(lián)系行政管理部門。

3.使用會議室設(shè)備時，應遵循操作規(guī)范，避免損壞設(shè)備。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應保持干凈整潔，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.行政管理部門負責安排定期清潔，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

3.預訂人應確保會議結(jié)束后，會議室恢復原狀，廢棄物品妥善處理。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用期間，預訂人應確保參會人員遵守公司安全規(guī)定，不得攜帶危險物品進入會議室。

2.會議室內(nèi)禁止討論涉及公司機密信息的內(nèi)容，預訂人應提醒參會人員注意保密。

3.行政管理部門應定期對會議室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

五、會議室預訂沖突處理

1.如遇會議室預訂沖突，行政管理部門應根據(jù)會議的重要性和緊急程度進行協(xié)調(diào)，必要時可調(diào)整會議室安排。

2.預訂人應積極配合行政管理部門解決預訂沖突，確保公司各類會議的順利進行。

六、違規(guī)處理與投訴

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，行政管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴重程度進行相應處罰。

2.如預訂人對會議室管理有異議或投訴，可向行政管理部門提出，行政管理部門應及時核實并給予答復。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸行政管理部門所有。

二、本制度自