會議籌備部門管理制度VIP

會議籌備部門管理制度第一章總則

為保證會議的效率與效果，明確會議籌備部門的職責(zé)與權(quán)利，特制定本管理制度。本管理制度旨在規(guī)范會議的籌備、進行、記錄及后續(xù)跟進的全過程，確保會議資源的合理使用，提高決策效能，加強組織協(xié)調(diào)，為我國各項事業(yè)的發(fā)展提供有力支持。

一、適用范圍

本管理制度適用于會議籌備部門在組織、籌備、實施及跟蹤各類會議過程中的各項工作。

二、基本原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負責(zé)：會議籌備部門應(yīng)在公司或組織領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一指導(dǎo)下，明確各部門、各崗位的職責(zé)，確保會議籌備工作的順利進行。

2.高效務(wù)實、注重實效：會議籌備部門應(yīng)注重會議的質(zhì)量和效果，提倡精簡、高效、務(wù)實的會風(fēng)，嚴格控制會議時間、規(guī)模和開支。

3.嚴格保密、確保安全：會議籌備部門應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，確保會議內(nèi)容、資料和參會人員的安全。

4.及時反饋、持續(xù)改進：會議籌備部門應(yīng)認真聽取各方意見，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進會議籌備工作。

三、會議類型

根據(jù)會議的性質(zhì)、目的和參會人員，會議可分為以下幾類：

1.決策性會議：研究重大事項，制定政策措施，解決重大問題。

2.工作性會議：傳達上級指示，部署工作任務(wù)，協(xié)調(diào)部門關(guān)系。

3.學(xué)習(xí)性會議：組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)，交流工作經(jīng)驗。

4.座談會、匯報會等其他類型會議。

四、會議籌備部門職責(zé)

1.制定會議計劃：根據(jù)公司或組織工作需要，制定年度會議計劃，明確會議的主題、時間、地點、參會人員等。

2.籌備會議：負責(zé)會議通知、會場布置、資料準備、設(shè)備檢查等工作。

3.組織會議：協(xié)調(diào)參會人員，確保會議按時召開；負責(zé)會議簽到、記錄、攝像等工作。

4.跟蹤會議紀要：督促相關(guān)部門落實會議決定，定期匯報會議紀要的執(zhí)行情況。

5.會議室管理：負責(zé)會議室的預(yù)訂、使用和維護，確保會議室的正常使用。

五、參會人員職責(zé)

1.按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

2.認真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，提出建設(shè)性意見和建議。

3.遵守會議紀律，保守會議秘密，不得泄露會議內(nèi)容。

4.按照會議決定，認真履行職責(zé)，確保工作落實。

本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。會議籌備部門應(yīng)嚴格遵守本管理制度，切實提高會議質(zhì)量，為公司或組織的發(fā)展貢獻力量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.制定會議方案：明確會議主題、目標(biāo)、參會人員、時間、地點等，制定會議議程和日程安排。

2.報批會議：將會議方案提交至相關(guān)部門進行審批，確保會議符合公司或組織的工作計劃。

3.發(fā)送會議通知：通過郵件、電話、短信等方式，提前向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員提前了解會議相關(guān)信息。

4.準備會議資料：根據(jù)會議主題和議程，整理會議資料，包括會議背景、議題、報告、數(shù)據(jù)等，并及時發(fā)送給參會人員。

5.會場布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，選擇合適的會議室，進行會場布置，包括座位安排、投影設(shè)備、音響設(shè)備等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員到達會場后，進行簽到登記，領(lǐng)取會議資料和名牌。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，宣布會議開始。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人依次進行發(fā)言，其他參會人員可針對發(fā)言內(nèi)容提問或發(fā)表意見。

4.討論與決策：針對會議議題，組織參會人員進行討論，形成決策或共識。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責(zé)任分工。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、參會人員、發(fā)言要點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)保持真實、客觀、全面，不得遺漏重要信息。

3.會議結(jié)束后，及時整理會議記錄，形成會議紀要。

四、會議后續(xù)工作

1.發(fā)布會議紀要：將會議紀要發(fā)送給參會人員，以便了解會議成果和執(zhí)行任務(wù)。

2.跟蹤落實：會議籌備部門負責(zé)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，及時匯報工作進展。

3.反饋與改進：收集參會人員的意見和建議，對會議流程和籌備工作進行總結(jié)，不斷優(yōu)化和改進。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員的參與。

2.會后，會議籌備部門負責(zé)整理會場，回收會議資料，確保會議室的整潔和設(shè)備完好。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議紀要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為會議紀要跟蹤落實的相關(guān)規(guī)定。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理工作，確保紀要內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點、參會人員、主要發(fā)言、討論要點、決策結(jié)果等。

3.會議紀要需經(jīng)過會議主持人或相關(guān)部門負責(zé)人的審核批準后，方能發(fā)布。

4.發(fā)布會議紀要時，應(yīng)明確接收對象，確保相關(guān)人員及時了解會議內(nèi)容。

二、會議紀要的跟蹤

1.會議籌備部門應(yīng)設(shè)立專門的人員或崗位，負責(zé)跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況。

2.跟蹤過程中，應(yīng)定期與相關(guān)部門或責(zé)任人溝通，了解工作進展，確保決策落實到位。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)及時了解原因，協(xié)調(diào)解決問題，避免影響整體工作進度。

三、會議紀要的反饋與匯報

1.各相關(guān)部門或責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要的要求，及時反饋工作進展和落實情況。

2.會議籌備部門應(yīng)定期向公司或組織領(lǐng)導(dǎo)匯報會議紀要的執(zhí)行情況，以便領(lǐng)導(dǎo)了解工作動態(tài)，為決策提供依據(jù)。

3.反饋和匯報時應(yīng)保持真實、客觀，不得虛報、漏報、錯報。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要整理完畢后，應(yīng)進行電子版和紙質(zhì)版的歸檔，以便查閱和追溯。

2.歸檔時應(yīng)注意保密性，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保會議紀要的安全。

3.需要查閱會議紀要的人員，應(yīng)向會議籌備部門提出申請，經(jīng)批準后方可查閱。

五、會議紀要的監(jiān)督與考核

1.會議紀要的執(zhí)行情況應(yīng)納入各部門和人員的績效考核范圍，作為評價工作成效的重要依據(jù)。

2.對于未按要求完成會議紀要任務(wù)的部門或個人，應(yīng)視情況給予相應(yīng)的處罰或批評。

3.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結(jié)，分析問題原因，提出改進措施，不斷提高會議紀要的執(zhí)行力度。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的合理使用，提高會議室使用效率，確保會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人需提前向會議籌備部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會議籌備部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，并在會議前進行確認。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)訂時間進行，不得隨意占用或更改。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，愛護會議室設(shè)備，遵守會議室紀律。

3.如需變更會議室使用時間或取消會議，應(yīng)提前通知會議籌備部門，以便及時調(diào)整會議室安排。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議籌備部門負責(zé)會議室設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室設(shè)備使用前，應(yīng)進行功能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

3.嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員操作會議室設(shè)備，避免設(shè)備損壞。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議籌備部門應(yīng)定期對會議室進行清潔和消毒，保持會議室環(huán)境整潔。

2.會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，確保消防安全。

3.會議期間，嚴禁在會議室吸煙、進食，遵守公司或組織的相關(guān)規(guī)定。

五、會議室資源調(diào)配

1.會議籌備部門根據(jù)會議室使用情況，合理調(diào)配會議室資源，提高使用效率。

2.在確保公司或組織內(nèi)部會議需求的前提下，可適當(dāng)對外開放會議室資源，為公司或組織創(chuàng)收。

3.如遇緊急會議或重要活動，會議籌備部門有權(quán)調(diào)整會議室預(yù)訂安排，確保會議順利進行。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，會議籌備部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)處罰。

2.對于損壞會議室設(shè)備的行為，應(yīng)照價賠償或追究相關(guān)責(zé)任。

3.定期對會議室管理規(guī)定進行宣傳和培訓(xùn)，提高員工遵守規(guī)定的意識。

遵守會議室管理規(guī)定，有利于提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，為公司或組織的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。

第五章附則

為確保本管理制度的實施效果，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸公司或組織領(lǐng)導(dǎo)及會議籌備部門所有。

三、各部門應(yīng)認真組織學(xué)習(xí)本管理制度，確保員工充分了解并遵守相關(guān)規(guī)定。

四、本管理制度可根據(jù)公司或組織發(fā)展需要，適時進行調(diào)整和完善。

五、如有特殊事項需參照本管理制度執(zhí)行，可向會議籌備部門提出申請，經(jīng)批準后予以實施。

六、本管理制度未盡事宜，可根據(jù)實