會(huì)議和會(huì)務(wù)管理制度

會(huì)議和會(huì)務(wù)管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)內(nèi)部的會(huì)議和會(huì)務(wù)活動(dòng)，提高會(huì)議效率，保證信息傳遞的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部溝通和協(xié)作。本制度依據(jù)《公司章程》和相關(guān)法律法規(guī)，涵蓋會(huì)議組織、會(huì)議主持、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議布置等方面的規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、員工以及與企業(yè)有業(yè)務(wù)合作關(guān)系的各方。全部參加會(huì)議和籌辦會(huì)務(wù)的人員必需遵守本制度。第三條會(huì)議定義會(huì)議是指為了處理事務(wù)、溝通信息、決策問題、推動(dòng)工作等目的而集合的一群人之間的溝通活動(dòng)。第四條會(huì)務(wù)定義會(huì)務(wù)是指為了順利召開會(huì)議而進(jìn)行的各項(xiàng)籌辦工作，包含場(chǎng)合預(yù)訂、設(shè)備準(zhǔn)備、會(huì)議資料準(zhǔn)備等。第二章會(huì)議組織第五條會(huì)議召集會(huì)議召集人應(yīng)提前明確會(huì)議目的、議題、參會(huì)人員以及會(huì)議時(shí)間和地方，并通過企業(yè)通信工具或正式書面方式通知相關(guān)人員。會(huì)議召集人應(yīng)確保參會(huì)人員充分準(zhǔn)備，供應(yīng)會(huì)議資料并提前布置時(shí)間，以確保會(huì)議效果。第六條參會(huì)資格會(huì)議依據(jù)議題確定參會(huì)人員，參會(huì)人員應(yīng)依據(jù)工作職責(zé)和權(quán)限確定。如有特殊情況需額外邀請(qǐng)人員參會(huì)，需提前報(bào)備并經(jīng)批準(zhǔn)。第七條會(huì)議議程會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議前訂立會(huì)議議程，明確議題次序、時(shí)間布置等。參會(huì)人員可提前提議，將議題提交給會(huì)議召集人，會(huì)議召集人依據(jù)實(shí)際情況決策是否納入會(huì)議議程。第八條會(huì)議紀(jì)要會(huì)議召集人應(yīng)指定有責(zé)任和本領(lǐng)的人員擔(dān)負(fù)會(huì)議記錄人，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議進(jìn)行情況和緊要決策。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包含會(huì)議日期、地方、參會(huì)人員、議題內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并存檔備查。第三章會(huì)議主持第九條主持人選定會(huì)議召集人應(yīng)依據(jù)會(huì)議性質(zhì)和議題的緊要性選擇合適的主持人。主持人應(yīng)具備良好的溝通本領(lǐng)、組織本領(lǐng)和應(yīng)變本領(lǐng)，并對(duì)會(huì)議議程和相關(guān)事項(xiàng)有全面了解。第十條會(huì)議秩序主持人應(yīng)在會(huì)議開始前提示與會(huì)人員關(guān)注會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)安靜，禁止喧嘩和個(gè)人攀談。參會(huì)人員在會(huì)議期間應(yīng)敬重主持人和其他人員的發(fā)言權(quán)，不得擅自打斷他人發(fā)言或產(chǎn)生言語沖突。第十一條發(fā)言次序主持人應(yīng)依據(jù)會(huì)議議程確定發(fā)言次序，并平衡各方發(fā)言機(jī)會(huì)。參會(huì)人員在發(fā)言時(shí)應(yīng)保持簡(jiǎn)明扼要、切題明確，并遵守發(fā)言時(shí)間限制。第十二條會(huì)議掌控主持人應(yīng)掌控會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議依照議程順利進(jìn)行。主持人有權(quán)力要求參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，提出不合規(guī)行為的警告和矯正。第四章會(huì)議布置第十三條會(huì)議室預(yù)訂會(huì)議召集人應(yīng)提前預(yù)訂合適的會(huì)議室，確保會(huì)議場(chǎng)合符合要求。會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)依據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求合理布置座位、設(shè)備和其他配套服務(wù)。第十四條會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備會(huì)議召集人應(yīng)提前確定會(huì)議所需設(shè)備，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門或人員進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議設(shè)備應(yīng)包含但不限于投影儀、音響系統(tǒng)、會(huì)議桌椅、紙筆等。第十五條會(huì)議資料準(zhǔn)備參會(huì)人員應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料并帶到會(huì)場(chǎng)。會(huì)議召集人應(yīng)提前向會(huì)議參加人員供應(yīng)必需的會(huì)議資料，確保參會(huì)人員了解會(huì)議內(nèi)容和議題。第十六條會(huì)議時(shí)間布置會(huì)議召集人應(yīng)依據(jù)會(huì)議緊要性和參會(huì)人員的日程布置，合理選擇會(huì)議時(shí)間。如有必需，可以提前征求參會(huì)人員看法，并進(jìn)行協(xié)商調(diào)整。第五章附則第十七條例外情況在特殊情況下，為了及時(shí)處理緊要事項(xiàng)，會(huì)議召集人可以適度調(diào)整本制度的相關(guān)規(guī)定，但需事后向相關(guān)人員說明原因并及時(shí)恢復(fù)正常。第十八條修訂和解釋本制度的修訂應(yīng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效。本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人。第六章附件本制度的具體操作細(xì)則、相關(guān)表格和會(huì)議模板等內(nèi)容，由企業(yè)相關(guān)部門進(jìn)行訂立并作