公司班組會議管理制度

公司班組會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

1.為規(guī)范公司班組會議的管理，提高會議效率，確保會議內容的貫徹落實，根據(jù)公司相關制度，特制定本制度。

2.本制度適用于公司內部各班組會議的組織、召開和管理工作。

二、定義

1.班組會議：指公司內部各班組為了溝通工作、解決問題、部署任務、提高工作效率而召開的各類會議。

2.會議主持人：負責組織、主持會議的人員。

3.會議記錄人：負責記錄會議內容、整理會議紀要的人員。

三、基本原則

1.會議應遵循高效、務實、節(jié)儉的原則，嚴格控制會議時間、規(guī)模和費用。

2.會議應注重實際效果，反對形式主義，禁止召開無關緊要的會議。

3.會議內容應具有針對性和操作性，確保會議決策的貫徹執(zhí)行。

四、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議。

3.專題會議：針對特定問題或項目召開的會議。

五、參會人員

1.會議主持人：由各班組長或負責人擔任。

2.必須參會人員：與會議議題直接相關的班組成員。

3.邀請參會人員：與會議議題有一定關聯(lián)的其他部門或人員。

六、會議紀律

1.會議應準時開始，參會人員應提前5分鐘到場，會議主持人有權對遲到人員進行批評。

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意接打電話、玩手機。

3.會議期間，參會人員應保持會場秩序，積極參與討論，發(fā)言要簡明扼要。

4.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議紀要，并發(fā)送至相關人員進行落實。

七、本制度的解釋權歸公司管理部門所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，公司管理部門可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護良好的會議環(huán)境。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議主持人應根據(jù)實際工作需要，明確會議主題，確保會議內容具有針對性和實用性。

2.制定會議議程：會議主持人應提前制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和預期目標。

3.發(fā)送會議通知：會議主持人應在會議召開前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程和參會人員名單等內容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議記錄人負責簽到工作，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和預期目標，明確會議紀律。

3.會議討論：根據(jù)議程安排，依次進行議題討論。會議主持人應引導參會人員充分發(fā)表意見，確保討論充分、深入。

4.會議決策：針對討論的議題，會議主持人組織參會人員進行表決或決策，形成會議決議。

三、會議記錄與紀要整理

1.會議記錄：會議記錄人應詳細記錄會議討論內容、參會人員發(fā)言和會議決議等信息。

2.紀要整理：會議結束后，會議記錄人應在24小時內整理出會議紀要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內容和會議決議等內容。

3.紀要審批：會議紀要整理完成后，應提交給會議主持人審批。會議主持人應在2個工作日內完成審批工作。

四、會議紀要的分發(fā)與落實

1.分發(fā)會議紀要：會議紀要審批通過后，由會議記錄人及時將會議紀要發(fā)送至參會人員和相關人員。

2.落實會議決議：參會人員和相關人員應按照會議紀要的要求，執(zhí)行會議決議，確保工作任務的完成。

五、會議反饋與總結

1.會議反饋：會議結束后，會議主持人應收集參會人員對會議效果、組織等方面的反饋意見，以便改進會議管理。

2.會議總結：會議主持人應定期對會議召開情況進行總結，分析會議效果，為今后會議召開提供借鑒。

六、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議記錄人應將會議簽到表、會議紀要、會議反饋等資料整理歸檔，保存期限為一年。

2.歸檔資料應便于查閱，確保公司班組會議管理的連續(xù)性和完整性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要經會議主持人審批通過后，由會議記錄人負責發(fā)布。

2.會議紀要發(fā)布前，應確保內容準確、完整，明確責任人和完成時限。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各參會人員和相關人員收到會議紀要后，應按照會議決議要求，立即開展相關工作。

2.會議主持人或指定專人負責跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，確保各項工作按時完成。

3.對于涉及跨部門協(xié)作的事項，會議主持人應協(xié)調相關部門，推動工作順利進行。

三、會議決議的反饋與匯報

1.各責任人在會議決議執(zhí)行過程中，應及時向會議主持人反饋工作進展、遇到的問題及解決方案。

2.會議主持人定期組織會議，聽取各責任人關于會議決議執(zhí)行情況的匯報，并對存在問題予以協(xié)調解決。

四、會議決議的檢查與評估

1.會議主持人或指定專人定期對會議決議的執(zhí)行情況進行檢查，評估工作成效。

2.對未按期完成或執(zhí)行不力的會議決議，應分析原因，制定整改措施，并督促責任人盡快落實。

五、會議紀要的更新與閉環(huán)

1.會議紀要中的事項完成后，會議記錄人應及時更新會議紀要，注明完成情況。

2.對于已完成的會議決議，會議主持人應組織相關人員對工作成果進行驗收，確保會議目標達成。

3.會議紀要的更新和閉環(huán)情況應作為會議管理的一項重要指標，納入相關人員的工作考核。

六、會議紀要的歸檔與應用

1.完成更新的會議紀要應由會議記錄人負責歸檔，以便于今后的查詢和應用。

2.會議紀要的歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行，確保資料的完整性和可追溯性。

3.會議紀要中的經驗和教訓應作為今后工作改進的依據(jù)，為公司發(fā)展提供支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，由會議主持人或指定人員負責。

2.預訂會議室時，需填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等信息。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，對于沖突情況，由管理部門協(xié)調解決。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的設施，如投影儀、白板、音響設備等。

2.管理部門負責定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，及時維修或更換損壞設備。

3.會議室應保持整潔，會議前后需進行衛(wèi)生清理，確保為參會人員提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，愛護設施，不得隨意移動或損壞設備。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，保持會議室空氣流通，營造良好的會議氛圍。

3.會議結束后，會議主持人應確保關閉所有設備電源，關閉門窗，確保會議室安全。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保消防通道暢通，消防設施正常。

2.管理部門應定期進行會議室安全檢查，排除安全隱患。

3.會議期間，如發(fā)生緊急情況，會議主持人應立即組織人員疏散，并按照公司應急預案處理。

五、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應根據(jù)公司實際情況制定，并在顯著位置公示。

2.特殊情況下，管理部門可根據(jù)實際需求調整會議室開放時間，并及時通知相關人員。

六、會議室費用管理

1.會議室使用過程中產生的相關費用，如耗材、設備維修等，由使用部門承擔。

2.管理部門應建立健全會議室費用管理制度，合理控制成本，提高會議室使用效率。

七、會議室管理與改進

1.管理部門應定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化會議室配置和管理制度。

2.鼓勵員工提出會議室管理改進建議，提高會議室使用滿意度，為公司各項工作提供支持。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司管理部門