第7章-會計信息系統(tǒng)概述

第7章采購與應付款管理

▅7.1采購與應付款管理概述

▅7.2采購與應付款管理的內(nèi)部結構分析

▅7.3采購與應付款管理的初始設置

▅7.4采購與應付款管理日常業(yè)務處理

▅7.5采購與應付款管理期末業(yè)務處理

會計信息系統(tǒng)

采購環(huán)節(jié)不論對工業(yè)企業(yè)或商業(yè)企業(yè)都是企業(yè)價值實現(xiàn)的開始，采購成本的大小對企業(yè)最終的利潤有直接的影響，同時由采購業(yè)務引起的應付賬款或預付賬款的管理對企業(yè)來說也是至關重要的。因此，不論是對這個環(huán)節(jié)的管理或核算都是企業(yè)會計信息系統(tǒng)的重要構成部分。采購管理與應付款管理聯(lián)系緊密，通過采購管理與應付款管理的聯(lián)合使用，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務與財務的一體化處理，實現(xiàn)對企業(yè)物流、資金流和信息流的全面管理與核算。9/23/20242第7章會計信息系統(tǒng)7.1采購與應付款管理概述對于工業(yè)或商業(yè)企業(yè)來說，采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，企業(yè)通過采購材料或商品而開始生產(chǎn)經(jīng)營活動。企業(yè)的采購是從訂單開始的，訂單是企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的市場銷售狀況或客戶的需求和庫存的情況而產(chǎn)生的。企業(yè)一方面為了減少資金的占用，另一方面為了減少經(jīng)營的風險和存儲的成本，把庫存壓倒最低，達到目前所說的“0”庫存。所以，企業(yè)不是盲目的進行采購，采購什么、采購多少完全由市場的需求來決定。具體的作法是企業(yè)根據(jù)市場的需求生成生產(chǎn)訂單，根據(jù)生產(chǎn)訂單與庫存的情況及管理要求，生成采購計劃。9/23/20243第7章會計信息系統(tǒng)7.1采購與應付款管理概述有些商業(yè)企業(yè)它的庫存完全由供應商來決定，只要庫存達到最低，供應商立即補充。由于計算機及網(wǎng)絡技術在企業(yè)管理中的應用，企業(yè)內(nèi)部各種信息的共享程度越來越高，這種產(chǎn)生采購訂單的模式，已經(jīng)得到許多企業(yè)的共識和采用。在這一章我們將從采購訂單如何形成開始介紹企業(yè)一個完整采購活動是如何進行管理和核算的。采購活動的最后環(huán)節(jié)是資金的結算，企業(yè)可以通過現(xiàn)付、預付和應付的方式進行資金的結算。而結算過程中，結算方式選擇、結算時間、結算多少、結算對象等，將是企業(yè)非常關注的問題，尤其對應付賬款和預付賬款的管理，因為這涉及到企業(yè)的資產(chǎn)流失的問題。9/23/20244第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述

采購活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的開始，對采購活動的核算不同類型的企業(yè)會有一定的區(qū)別。這種區(qū)別表現(xiàn)在：第一，科目使用的不同，第二，核算方法使用的不同。如：許多工業(yè)企業(yè)按計劃成本核算，采用了“材料成本差異”這個科目，核算采購的實際成本和計劃成本的差異，以達到控制采購成本的目的。在采購核算中，一要核算材料采購或商品采購的采購成本，在此請注意對于采購過程中運雜費的處理，工業(yè)企業(yè)運雜費直接計入采購成本，商業(yè)企業(yè)運雜費計入營業(yè)費用；二要核算采購過程中產(chǎn)生的稅金；三要核算采購活動中產(chǎn)生的運雜費；四要核算采購過程產(chǎn)生的往來款項。下面以工業(yè)企業(yè)為例，簡單介紹一下企業(yè)對采購活動的核算。9/23/20245第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述1．按實際成本計價進行核算按實際成本計價進行核算時，企業(yè)要設置如下賬戶：（1）“原材料”賬戶：反映和監(jiān)督各種原材料的收入、發(fā)出和結存的情況，期末的借方余額反映各種原材料的實際成本。（2）“在途物資”賬戶：反映和監(jiān)督企業(yè)采購物資的結算和入庫情況，期末借方余額反映已經(jīng)付款，但尚未驗收入庫的在途物資。（3）“應付賬款”賬戶：核算企業(yè)因購買商品、材料或接受勞務供應等而應付給供應單位的款項，期末的貸方余額，表示尚未支付的應付賬款的數(shù)額。9/23/20246第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述（4）“應付票據(jù)”賬戶：應付票據(jù)是指企業(yè)開出并承諾一定時期后，支付一定款額給持票人的一種書面證明。企業(yè)在采購活動中，往往開出應付票據(jù)給供應單位?！皯镀睋?jù)”賬戶對“應付票據(jù)”的開出和償還進行核算。（5）“預付賬款”賬戶：核算企業(yè)由于購進貨物、接受勞務而預付給供應方款項所產(chǎn)生的企業(yè)短期債權，期末借方余額反映企業(yè)已經(jīng)預付但尚未結算的款項。（6）“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”賬戶：此賬戶核算企業(yè)在采購活動中，發(fā)生的增值稅的進項稅。9/23/20247第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述企業(yè)由于材料的采購地點和結算方式的不同，材料的入庫時間和貨款的支付時間可能不一致。這樣在賬務處理上，存在幾種可能：（1）結算憑證和發(fā)票等單據(jù)同時到達。企業(yè)應根據(jù)結算憑證、發(fā)票賬單等憑證在支付貨款后，借記“在途物資”賬戶，借記“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”，貸記“銀行存款”賬戶，材料驗收入庫后，根據(jù)收料單等憑證，借記“原材料”賬戶、貸記“在途物資”賬戶；若尚未付款，則貸記“應付賬款”或“應付票據(jù)”賬戶。9/23/20248第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述（2）支付貨款或已開出商業(yè)承兌匯票，但材料未到或尚未驗收入庫。企業(yè)應根據(jù)結算憑證、發(fā)票等單據(jù)，借記“在途物資”賬戶、借記“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”，貸記“銀行存款”或“應付票據(jù)”等賬戶；待材料收到后，再根據(jù)收料單，借記“原材料”賬戶，貸記“在途物資”賬戶。（3）材料已到，結算憑證未到，貨款尚未支付。由于一般在短時間內(nèi)發(fā)票就可能到達，為了簡化核算手續(xù)，在月份內(nèi)可以暫時不進行總分類核算，只將收到的材料登記材料明細賬。月末時，對于那些結算憑證和發(fā)票尚未到達的可以按合同價格或計劃價格暫估入賬，借記“原材料”，貸記“應付賬款”；下月初，用紅字做同樣的憑證，予以沖回，以便下月付款或開出商業(yè)承兌匯票時，按正常程序進行賬務處理。9/23/20249第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述（4）用預付貨款的方式采購材料。根據(jù)有關規(guī)定預付材料貨款時，借記“預付賬款”，貸記“銀行存款”；已經(jīng)預付貨款的材料到達時，根據(jù)發(fā)票賬單所列金額，借記“在途物資”或“原材料”、借記“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”，貸記“預付賬款”。對于預付貨款不足的，可用“銀行存款”補付或做“應付賬款”處理。9/23/202410第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述2．計劃成本計價進行核算按計劃成本計價進行核算，除了要設置“原材料”、“材料采購”、“應付賬款”、“應付票據(jù)”、“預付賬款”、“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”外，還要設置“材料成本差異”賬戶。這個賬戶用來核算企業(yè)各種材料的實際成本和計劃成本之間的差額。借方登記材料實際成本大于計劃成本的差異額（超支額），貸方登記材料實際成本小于計劃成本的差異額（節(jié)約額）。在此種核算方法下，“原材料”賬戶是按計劃成本核算入庫的各種材料。9/23/202411第7章會計信息系統(tǒng)7.1.1采購和應付款核算概述賬務處理與按實際成本計價不同的是：對根據(jù)結算憑證和發(fā)票等單據(jù)付款或開出商業(yè)承兌匯票，且已驗收入庫的材料，按計劃成本借記“原材料”，按實際成本貸記“材料采購”，按實際成本與計劃成本的差額結轉(zhuǎn)成本差異，借記或貸記“材料成本差異”。9/23/202412第7章會計信息系統(tǒng)7.1.2采購與應付款管理的控制內(nèi)容1．采購量的控制企業(yè)為了增強市場競爭力，減少經(jīng)營的風險，把庫存壓到最低，就是目前所說的“0”庫存，以減少占用的資金和庫存的存儲成本。因此，對采購的量一定要加以控制，要根據(jù)市場需求的情況進行生產(chǎn)，根據(jù)生產(chǎn)和庫存的情況進行采購，決不能盲目地進行采購。2．采購成本的控制采購成本的控制對企業(yè)也是非常重要的。一些大型的工業(yè)企業(yè)采用按計劃成本的核算方法對采購環(huán)節(jié)的成本加以控制。目前，有一些大型的企業(yè)利用電子商務作為工具在網(wǎng)上進行統(tǒng)一的采購，由于采購的量大，可以降低采購的價格，從而降低采購成本；同時，又避免了下級單位的黑箱操作。不同的企業(yè)對采購成本的控制有不同的方法。9/23/202413第7章會計信息系統(tǒng)7.1.2采購與應付款管理的控制內(nèi)容3．資金流的控制

在采購完成時，必然要與供應商進行結算。第一，結算方式、結算時間的選擇，對于市場越來越規(guī)范的今天非常重要，因為可以爭取到供應商對所售商品折扣，以降低采購成本。第二，正確確定結算的金額。當企業(yè)采購活動頻繁時，與供應商的結算，可能稍一疏忽就會出錯，尤其在手工方式下。如果企業(yè)是按訂單進行采購的，結算金額應該與采購訂單上的金額一致。第三，注意應付賬款和預付賬款的管理，定期與供應商對賬，以防作弊。4．物流的控制入庫的材料的品種、數(shù)量等應該與訂單上的相一致，同時為了滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要應當密切注意采購計劃的完成情況，以免生產(chǎn)缺料現(xiàn)象的產(chǎn)生。9/23/202414第7章會計信息系統(tǒng)7.1.3采購與應付款管理主要內(nèi)容9/23/202415第7章會計信息系統(tǒng)1．采購與應付款管理的目標采購是企業(yè)采購部門根據(jù)由企業(yè)的生產(chǎn)訂單、庫存情況和管理需要而確定的物料需求計劃，通過市場采購、加工訂制等各種渠道，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需要的各種物資的經(jīng)濟活動。無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購業(yè)務的狀況都會影響到企業(yè)的整體運營狀況。過多的庫存，會使企業(yè)產(chǎn)生下列不良影響：（1）產(chǎn)生額外的庫存管理費用，如：倉庫租賃費、保險費等。7.1.3采購與應付款管理主要內(nèi)容9/23/202416第7章會計信息系統(tǒng)（2）造成資本的僵化，使周轉(zhuǎn)資金緊張。（3）過多的庫存，會因陳舊而變成廢料，或削價出售，導致收益的惡化。雖然庫存產(chǎn)生問題的原因可能來自生產(chǎn)過程，但是管理不善的采購作業(yè)所導致的生產(chǎn)缺料或物料過甚仍會造成企業(yè)無法計算的損失。由采購引起的預付和應付賬款的管理對企業(yè)非常重要，管理不善的話，會導致企業(yè)資產(chǎn)的流失。因此，采購與應付款管理追求的目標是：密切供應商關系，保障供給，降低采購成本，預測采購資金需求；正確管理與核算供應商的往來款項，包括應付款項和預付款項。7.1.3采購與應付款管理主要內(nèi)容9/23/202417第7章會計信息系統(tǒng)2．采購與應付款管理系統(tǒng)的主要功能（1）根據(jù)生產(chǎn)訂單、庫存情況和管理的需要產(chǎn)生采購訂單。（2）通過采購訂單與實際入庫單的對比，動態(tài)掌握采購訂單執(zhí)行情況。（3）處理采購入庫單、采購發(fā)票，并根據(jù)采購發(fā)票確認采購入庫成本，以便于財務部門及時掌握存貨采購成本。7.1.3采購與應付款管理主要內(nèi)容9/23/202418第7章會計信息系統(tǒng)（4）與“庫存管理”一起使用可以隨時掌握存貨的現(xiàn)存量信息，從而減少盲目采購，避免庫存積壓。（5）處理各種采購活動產(chǎn)生的付款單，以隨時掌握采購業(yè)務的付款情況。（6）形成各種與供應商的往來賬。（7）對應付賬款進行賬齡分析。（8）形成各種會計憑證，傳遞給總賬系統(tǒng)。9/23/202419第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付款管理是企業(yè)計算機會計系統(tǒng)中比較復雜的子系統(tǒng)。在采購與應付款管理中，存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相聯(lián)系，正確形成與供應商的往來賬，是這個系統(tǒng)的關鍵。在這里我們以用友財務ERP-U8V10.1管理軟件為例進行介紹。7.2采購與應付款管理的內(nèi)部結構分析9/23/202420第7章會計信息系統(tǒng)1．采購與應付款管理的業(yè)務流程采購管理系統(tǒng)與應付款管理系統(tǒng)要處理的主要業(yè)務環(huán)節(jié)包括：（1）采購訂貨：系統(tǒng)根據(jù)需求規(guī)劃、產(chǎn)品結構信息、存貨管理系統(tǒng)提供的庫存信息及事先約定的管理要求，形成采購訂貨單，這主要對工業(yè)企業(yè)而言。對一般的商業(yè)企業(yè)，采購訂單直接在此輸入。然后，系統(tǒng)可根據(jù)采購訂單對采購訂貨業(yè)務做各種分析。（2）采購入庫：采購的實際入庫單在此錄入，通過采購訂單與采購入庫單的比較來反映采購訂貨的實際執(zhí)行情況，從而把采購訂貨業(yè)務和采購入庫業(yè)務相聯(lián)系，同時系統(tǒng)可依據(jù)采購入庫單，對采購入庫業(yè)務做各種統(tǒng)計分析。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202421第7章會計信息系統(tǒng)（3）對采購發(fā)票的處理：采購發(fā)票在此錄入，通過采購入庫單與采購發(fā)票的比較，把采購入庫業(yè)務與采購發(fā)票業(yè)務聯(lián)系在一起，也把物流與資金流聯(lián)系在一起，在此稱為“采購結算”。通過“采購結算”，系統(tǒng)能夠反映票到貨未到或貨到票未到存貨的明細情況。同時系統(tǒng)可依據(jù)采購發(fā)票對采購業(yè)務進行統(tǒng)計分析和形成對供應商的往來賬，并生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。（4）對付款業(yè)務的處理：采購付款單在此錄入，通過采購發(fā)票與付款單的核銷，更新與供應商的往來賬，同時把采購發(fā)票業(yè)務與采購付款業(yè)務聯(lián)系在一起，并可生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202422第7章會計信息系統(tǒng)對于不同企業(yè)，采購與應付業(yè)務存在許多不同的情況，如：有些是貨先到票后到，有些是票先到貨后到，有些是款先付，有些是款后付，有些正常采購業(yè)務，有些是委托代銷的采購業(yè)務等等。我們在這里講述的這種采購與應付業(yè)務的處理模式，已經(jīng)考慮到了采購與應付業(yè)務存在的許多情況，也許有些個別的問題解決不了。這種處理模式本身也有缺點，也許有更好的處理模式。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202423圖7.1采購與應付款管理業(yè)務流程圖9/23/202424第7章會計信息系統(tǒng)2．采購與應付款管理的特點

企業(yè)的采購活動牽涉到企業(yè)內(nèi)部和外部的部門較多；企業(yè)采購與結算方式靈活多樣并且實時性要求高；采購業(yè)務處理過程中需要經(jīng)常查詢賬務和庫存的有關數(shù)據(jù)。而且從目前企業(yè)的管理要求看，此子系統(tǒng)應該更著重企業(yè)采購計劃的準確制定和采購資金需求準確預測。采購業(yè)務處理的這些特點決定了采購與應付款管理應具有如下特點：（1）數(shù)據(jù)量大采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202425第7章會計信息系統(tǒng)2．采購與應付款管理的特點

企業(yè)的采購活動牽涉到企業(yè)內(nèi)部和外部的部門較多；企業(yè)采購與結算方式靈活多樣并且實時性要求高；采購業(yè)務處理過程中需要經(jīng)常查詢賬務和庫存的有關數(shù)據(jù)。而且從目前企業(yè)的管理要求看，此子系統(tǒng)應該更著重企業(yè)采購計劃的準確制定和采購資金需求準確預測。采購業(yè)務處理的這些特點決定了采購與應付款管理應具有如下特點：（1）數(shù)據(jù)量大采購與應付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量大，一是由于采購的商品品種較多，涉及的供應商多；二是由于采購的批次較多，尤其是目前的情況下，企業(yè)為了減少庫存，采取量少多進的方法。盡管采購與應付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對于某些企業(yè)可能比銷售與應收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可能要少，如：商業(yè)企業(yè)零售或批發(fā)企業(yè)。但對于某些工業(yè)企業(yè)也許情況不是這樣，如：生產(chǎn)汽車、飛機的企業(yè)。（2）日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高企業(yè)的采購活動是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務，一般來說企業(yè)每天都會有一定數(shù)量的采購業(yè)務和貨款結算業(yè)務需要處理。采購業(yè)務直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，必須實時加以反映。同樣，與供應商結算的數(shù)據(jù)，也應如此。（3）業(yè)務處理復雜且可靠性要求高在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的采購方式和貨款的結算方式是很靈活多樣的。僅付款方式就有：錢貨兩清、延期付款、分期付款、預付貨款等多種方式。結算有現(xiàn)金、銀行支票、銀行匯票、商業(yè)票據(jù)等多種方式。采購過程有：票先到貨后到、貨先到票后到，票貨同時到達。所有這些業(yè)務處理和核算既涉及到錢也涉及到物還涉及到稅的合理計算，容不得任何錯誤。因此采購與應付款管理需要處理的業(yè)務復雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。（4）與其他會計子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多采購與應付子系統(tǒng)、庫存管理、存貨核算和總賬系統(tǒng)相聯(lián)系。采購訂單來自采購計劃子系統(tǒng)；采購入庫時，數(shù)據(jù)要傳遞到庫存管理子系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)；對采購發(fā)票進行處理時，數(shù)據(jù)要傳遞到存貨核算子系統(tǒng)，并生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；付款結算時，要生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。因此，采購與應付款管理的每一筆業(yè)務的處理都要與庫存管理、存貨核算和賬務處理系統(tǒng)進行密切的、實時的數(shù)據(jù)交換。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202426第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量大，一是由于采購的商品品種較多，涉及的供應商多；二是由于采購的批次較多，尤其是目前的情況下，企業(yè)為了減少庫存，采取量少多進的方法。盡管采購與應付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對于某些企業(yè)可能比銷售與應收系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可能要少，如：商業(yè)企業(yè)零售或批發(fā)企業(yè)。但對于某些工業(yè)企業(yè)也許情況不是這樣，如：生產(chǎn)汽車、飛機的企業(yè)。（2）日常數(shù)據(jù)處理頻繁且實時性要求高企業(yè)的采購活動是企業(yè)經(jīng)常性業(yè)務，一般來說企業(yè)每天都會有一定數(shù)量的采購業(yè)務和貨款結算業(yè)務需要處理。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202427第7章會計信息系統(tǒng)

采購業(yè)務直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，必須實時加以反映。同樣，與供應商結算的數(shù)據(jù)，也應如此。（3）業(yè)務處理復雜且可靠性要求高在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的采購方式和貨款的結算方式是很靈活多樣的。僅付款方式就有：錢貨兩清、延期付款、分期付款、預付貨款等多種方式。結算有現(xiàn)金、銀行支票、銀行匯票、商業(yè)票據(jù)等多種方式。采購過程有：票先到貨后到、貨先到票后到，票貨同時到達。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202428第7章會計信息系統(tǒng)

所有這些業(yè)務處理和核算既涉及到錢也涉及到物還涉及到稅的合理計算，容不得任何錯誤。因此采購與應付款管理需要處理的業(yè)務復雜且系統(tǒng)處理的可靠性要求很高。（4）與其他會計子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換較多采購與應付子系統(tǒng)、庫存管理、存貨核算和總賬系統(tǒng)相聯(lián)系。采購訂單來自采購計劃子系統(tǒng)；采購入庫時，數(shù)據(jù)要傳遞到庫存管理子系統(tǒng)，更新庫存數(shù)據(jù)；對采購發(fā)票進行處理時，數(shù)據(jù)要傳遞到存貨核算子系統(tǒng)，并生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)；付款結算時，要生成憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。因此，采購與應付款管理的每一筆業(yè)務的處理都要與庫存管理、存貨核算和賬務處理系統(tǒng)進行密切的、實時的數(shù)據(jù)交換。采購與應付款管理的業(yè)務流程及特點9/23/202429第7章會計信息系統(tǒng)1．采購與應付款管理的內(nèi)部數(shù)據(jù)流程采購與應付款管理與其它子系統(tǒng)一樣接受的數(shù)據(jù)有兩類：第一類是反映各種業(yè)務發(fā)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，可以說是動態(tài)數(shù)據(jù)，包括：采購訂單、采購發(fā)票、入庫單和付款單等。各種單據(jù)直接輸入或經(jīng)過其他方式形成后，首先存入各自的臨時文件，待審核確認后，在分別存入各自正式的文件中，這樣做的目的是為了保證各種業(yè)務數(shù)據(jù)的安全可靠。臨時文件中的采購發(fā)票數(shù)據(jù)與付款單數(shù)據(jù)經(jīng)審核確認后更新應付賬款文件。第二類是基礎數(shù)據(jù)，包括：關于供應商、人員、部門、結算方式、付款條件、存貨、產(chǎn)品結構、稅率等的基本信息，可以說是靜態(tài)數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)輸入后，直接存入各種基礎信息文件。7.2.2采購與應付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202430第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付款管理對各種文件進行相應的數(shù)據(jù)處理。第一，系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)訂單數(shù)據(jù)、產(chǎn)品結構數(shù)據(jù)和存貨管理子系統(tǒng)中的庫存余額文件，生成采購訂單。第二，系統(tǒng)對采購訂單、采購發(fā)票、入庫單、付款單和應付賬款文件中的數(shù)據(jù)進行各種比較和統(tǒng)計分析處理后，輸出滿足用戶需要的各種統(tǒng)計報表；第三，采購發(fā)票和入庫單文件中的數(shù)據(jù)要傳遞到庫存管理和存貨核算子系統(tǒng)；第四，系統(tǒng)依據(jù)要采購發(fā)票、入庫單和付款單文件中的數(shù)據(jù)生成記賬憑證文件，然后再傳遞到總賬系統(tǒng)。7.2.2采購與應付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202431第7章會計信息系統(tǒng)2．采購與應付款管理和其他系統(tǒng)之間的關系采購與應付款管理中錄入的采購訂單、采購到貨單傳遞到庫存管理系統(tǒng)中生成采購入庫單并將入庫情況反饋給采購與應付款管理，采購管理與應付款管理可以根據(jù)庫存管理系統(tǒng)的采購入庫單生成采購發(fā)票并根據(jù)庫存管理系統(tǒng)的采購入庫單進行采購結算。經(jīng)過采購與應付款管理結算的入庫單傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細賬；對沒有結算的入庫單存貨系統(tǒng)進行暫估處理。7.2.2采購與應付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202432第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付款管理中采購發(fā)票記賬、應付款核銷等業(yè)務生成的記賬憑證傳遞到賬務處理子系統(tǒng)，在賬務處理子系統(tǒng)中可進行查詢、審核和記賬操作。采購與應付款管理處理直運業(yè)務時，銷售管理與應收款管理中的銷售訂單會傳遞到采購與應付款管理之中生成采購訂單；直運采購發(fā)票、采購結算單傳遞到存貨核算系統(tǒng)中登記存貨明細表，存貨核算系統(tǒng)為采購與應付款管理系統(tǒng)提供采購成本。銷售管理與應收款管理中的應收款與采購與應付款管理中的應付款之間可以進行轉(zhuǎn)賬處理。7.2.2采購與應付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202433第7章會計信息系統(tǒng)3.采購與應付款管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖采購管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程：7.2.2采購與應付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202434圖7-2采購與應付款管理數(shù)據(jù)流程圖7.2.2采購與應付款管理的數(shù)據(jù)流程9/23/202435第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付款管理主要的數(shù)據(jù)文件有三類。第一類是存放訂購、采購、付款和入庫業(yè)務及其結果的數(shù)據(jù)，包括：采購訂單文件、采購發(fā)票文件、入庫單文件、付款單文件、應付賬款文件、記賬憑證文件等。第二類是存放各種基礎數(shù)據(jù)，如：存放產(chǎn)品結構、供應商、人員、部門、結算方式、付款條件、存貨、稅率等基本信息的各種文件。第三類是存放數(shù)據(jù)處理方式及其它一些基本設置的數(shù)據(jù)，如：以何種方式生成記賬憑證的數(shù)據(jù)。這里主要介紹前兩類數(shù)據(jù)文件的作用和結構。1．主數(shù)據(jù)庫文件（1）采購發(fā)票文件、入庫單文件、付款單文件、應付賬款文件是采購與應付子系統(tǒng)最基本的幾個數(shù)據(jù)庫文件。采購發(fā)票文件用來存放每一張采購發(fā)票上的詳細信息，企業(yè)依據(jù)這些信息與供應商進行結算。采購發(fā)票文件大致包括如下內(nèi)容：發(fā)票類型

原始發(fā)票號

供應商編碼

稅率

稅額總未含稅金額

采購部門

采購人員

付款條件

費用存貨編碼

數(shù)量

未含稅單價等（2）付款單文件用來存放每一張付款單上的詳細信息，它大致包括如下內(nèi)容：原始付款單號

供應商編碼

結算方式

經(jīng)手人代碼

金額

結算科目

銀行賬號

幣種等（3）應付賬款文件用來存放與每一供應商結算的余額，可能是應付賬款，也可能是預付賬款，它大致包括如下內(nèi)容：供應商編碼

金額

余額方向入庫單文件的內(nèi)容在庫存管理子系統(tǒng)中進行講述。2．輔助數(shù)據(jù)庫文件輔助數(shù)據(jù)庫文件主要用來存放采購訂單形成、采購與應付業(yè)務管理和進行分析統(tǒng)計所需要的輔助信息，它中存放的數(shù)據(jù)是對主數(shù)據(jù)庫中存放數(shù)據(jù)的一種說明。采購與應付款管理的輔助數(shù)據(jù)庫文件主要有產(chǎn)品結構文件、供應商資料文件、部門資料文件、人員資料文件、存貨資料文件、結算方式文件、付款條件文件等。產(chǎn)品結構文件主要的內(nèi)容有：產(chǎn)品編碼、下一級產(chǎn)品編碼、下一級產(chǎn)品數(shù)量、存放倉庫等；供應商資料文件的主要內(nèi)容有：供應商編碼、供應商名稱、銀行賬號、電話、郵編、地址等等。為了用戶管理的需要，此數(shù)據(jù)庫還要預留一些空間給用戶。3．記賬憑證文件此文件用來存放依據(jù)采購與應付業(yè)務生成的記賬憑證，此數(shù)據(jù)庫文件的內(nèi)容與總賬系統(tǒng)的記賬憑證文件的內(nèi)容一致。4．其他數(shù)據(jù)庫文件采購與應付款管理還存在一些其他的數(shù)據(jù)庫文件。如：生成憑證的科目設置文件。7.2.3采購與應付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202436第7章會計信息系統(tǒng)

采購與應付款管理主要的數(shù)據(jù)文件有三類。第一類是存放訂購、采購、付款和入庫業(yè)務及其結果的數(shù)據(jù)，包括：采購訂單文件、采購發(fā)票文件、入庫單文件、付款單文件、應付賬款文件、記賬憑證文件等。第二類是存放各種基礎數(shù)據(jù)，如：存放產(chǎn)品結構、供應商、人員、部門、結算方式、付款條件、存貨、稅率等基本信息的各種文件。第三類是存放數(shù)據(jù)處理方式及其它一些基本設置的數(shù)據(jù)，如：以何種方式生成記賬憑證的數(shù)據(jù)。這里主要介紹前兩類數(shù)據(jù)文件的作用和結構。7.2.3采購與應付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202437第7章會計信息系統(tǒng)1．主數(shù)據(jù)庫文件（1）采購發(fā)票文件、入庫單文件、付款單文件、應付賬款文件是采購與應付子系統(tǒng)最基本的幾個數(shù)據(jù)庫文件。采購發(fā)票文件用來存放每一張采購發(fā)票上的詳細信息，企業(yè)依據(jù)這些信息與供應商進行結算。采購發(fā)票文件大致包括如下內(nèi)容：發(fā)票類型

原始發(fā)票號

供應商編碼

稅率

稅額總未含稅金額

采購部門

采購人員

付款條件

費用存貨編碼

數(shù)量

未含稅單價等7.2.3采購與應付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202438第7章會計信息系統(tǒng)（2）付款單文件用來存放每一張付款單上的詳細信息，它大致包括如下內(nèi)容：原始付款單號

供應商編碼

結算方式

經(jīng)手人代碼

金額

結算科目

銀行賬號

幣種等（3）應付賬款文件用來存放與每一供應商結算的余額，可能是應付賬款，也可能是預付賬款，它大致包括如下內(nèi)容：供應商編碼

金額

余額方向入庫單文件的內(nèi)容在庫存管理子系統(tǒng)中進行講述。7.2.3采購與應付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202439第7章會計信息系統(tǒng)2．輔助數(shù)據(jù)庫文件輔助數(shù)據(jù)庫文件主要用來存放采購訂單形成、采購與應付業(yè)務管理和進行分析統(tǒng)計所需要的輔助信息，它中存放的數(shù)據(jù)是對主數(shù)據(jù)庫中存放數(shù)據(jù)的一種說明。采購與應付款管理的輔助數(shù)據(jù)庫文件主要有產(chǎn)品結構文件、供應商資料文件、部門資料文件、人員資料文件、存貨資料文件、結算方式文件、付款條件文件等。產(chǎn)品結構文件主要的內(nèi)容有：產(chǎn)品編碼、下一級產(chǎn)品編碼、下一級產(chǎn)品數(shù)量、存放倉庫等；供應商資料文件的主要內(nèi)容有：供應商編碼、供應商名稱、銀行賬號、電話、郵編、地址等等。為了用戶管理的需要，此數(shù)據(jù)庫還要預留一些空間給用戶。7.2.3采購與應付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202440第7章會計信息系統(tǒng)3．記賬憑證文件此文件用來存放依據(jù)采購與應付業(yè)務生成的記賬憑證，此數(shù)據(jù)庫文件的內(nèi)容與總賬系統(tǒng)的記賬憑證文件的內(nèi)容一致。4．其他數(shù)據(jù)庫文件采購與應付款管理還存在一些其他的數(shù)據(jù)庫文件。如：生成憑證的科目設置文件。7.2.3采購與應付款管理的數(shù)據(jù)文件9/23/202441第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付款管理的最主要的編碼是供應商代碼。供應商代碼是對每一個供應商進行編碼。編碼的原則是供應商代碼與供應商一一對應，即每一供應商對應唯一的代碼。有了供應商代碼就可以快速、方便的輸入、查詢和修改每一供應商數(shù)據(jù)。供應商代碼一般采用群碼方式進行編碼，以便根據(jù)采購及往來賬管理和提供各種采購信息的需要進行分類、匯總等處理。例如供應商代碼一般應該包括供應商所屬國家、地區(qū)、供應商單位性質(zhì)等部分，以便分地區(qū)、分供應商單位性質(zhì)進行分類統(tǒng)計。7.2.4采購與應付款管理的編碼9/23/202442第7章會計信息系統(tǒng)供應商代碼設計時，既要考慮方便使用，也要具有一定的擴展性，以便為企業(yè)將來的發(fā)展留有一定的余地。采購與應付子系統(tǒng)使用的另一個基本代碼是存貨代碼。由于該代碼是系統(tǒng)的基本代碼，因此存貨產(chǎn)品代碼一般在平臺基礎編碼的存貨檔案中設置，采購與應付子系統(tǒng)需要使用存貨代碼時從存貨檔案中調(diào)用以便保證代碼的一致性。7.2.4采購與應付款管理的編碼9/23/202443第7章會計信息系統(tǒng)1．系統(tǒng)初始設置采購與應付款管理初始設置的主要作用是為軟件的日常使用建立一個基礎，其中包括：初始建賬、初始數(shù)據(jù)錄入和基礎資料的建立。這些基礎資料包括：產(chǎn)品結構資料、供應商資料、與采購業(yè)務有關的公共碼表和與采購業(yè)務相關的結算方式、付款方式等。這些公共碼表有采購部門、采購人員等。除了利用這些基礎資料進行方便、快速的輸入外，更重要的作用是作為各種數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計的分類依據(jù)。

7.2.5采購與應付款管理的功能結構9/23/202444第7章會計信息系統(tǒng)2．業(yè)務單據(jù)輸入采購與應付款管理需要輸入的原始單據(jù)有：采購訂單、采購入庫單、采購發(fā)票、付款單和退貨單等。這幾個單據(jù)盡管是分別輸入的，但它們之間是有關系的，也正是這種關系把采購與應付子系統(tǒng)的各業(yè)務環(huán)節(jié)聯(lián)系在了一起。另外，對輸入的各種業(yè)務單據(jù)可根據(jù)用戶的要求，按條件進行查詢。7.2.5采購與應付款管理的功能結構9/23/202445第7章會計信息系統(tǒng)3．業(yè)務處理它包括采購訂單生成、采購結算和往來賬核銷三個功能。采購訂單生成是系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)訂單、產(chǎn)品的結構資料、庫存余額信息及企業(yè)的管理要求，最終生產(chǎn)采購訂單。采購結算功能把采購入庫單和采購發(fā)票聯(lián)系在一起，通過比較入庫單數(shù)據(jù)和發(fā)票數(shù)據(jù)，反映兩者的差異，也就是反映資金流與物流之間的差異。往來賬核銷功能把采購發(fā)票和付款單聯(lián)系在一起，通過比較采購發(fā)票數(shù)據(jù)和付款單數(shù)據(jù)，形成正確的與供應商之間的往來賬。7.2.5采購與應付款管理的功能結構9/23/202446第7章會計信息系統(tǒng)4．報表輸出此功能可以輸出用戶需要的各種報表，其中包括對訂購情況、采購情況、入庫情況、結算情況、貨到票未到情況、票到貨未到情況、采購費用發(fā)生的情況、增值稅抵扣情況、與供應商的往來賬和賬齡分析情況等的統(tǒng)計分析表。對于一般的報表都可以打印，還可以以多種格式輸出到文件中，以便進行其它的處理，如：可以以文本格式或EXCEL格式輸出到文件中。另外，對報表的格式用戶可以進行靈活的定義。7.2.5采購與應付款管理的功能結構9/23/202447第7章會計信息系統(tǒng)5．轉(zhuǎn)賬處理轉(zhuǎn)賬處理功能的基本目的是根據(jù)輸入的業(yè)務數(shù)據(jù)生成記賬憑證，以便進行有關的賬務處理。由于采購與應付的會計核算科目與結算和交易方式有明確的對應關系，因此，可依據(jù)結算方式、交易方式，在記賬憑證設置時，設置對應科目來完成；記賬憑證可依據(jù)采購發(fā)票和付款單等原始憑證手工確認來生成并傳遞到總賬系統(tǒng)。7.2.5采購與應付款管理的功能結構9/23/202448第7章會計信息系統(tǒng)7.2.5采購與應付款管理的功能結構9/23/202449第7章會計信息系統(tǒng)采購與應付款管理的初始設置是為用戶在計算機上處理自己企業(yè)的采購與應付業(yè)務準備一個適宜的運行環(huán)境，使通用的采購與應付業(yè)務管理系統(tǒng)能夠適應本企業(yè)采購與應付業(yè)務的管理需要，同時，可在企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務處理發(fā)生變化時對已有的設置進行修改以便適應企業(yè)的這種變化。系統(tǒng)的初始設置主要有：7.3采購與應付款管理的初始設置9/23/202450第7章會計信息系統(tǒng)7.3.1賬套建立此處初始建賬的作用與其它系統(tǒng)是一樣的，即為系統(tǒng)今后日常數(shù)據(jù)處理的需要，建立各種數(shù)據(jù)庫文件的結構。因此，初始建賬非常重要，一旦設置錯誤，將影響系統(tǒng)的日常處理。而且，設置時要考慮到企業(yè)將來的業(yè)務發(fā)展。如：初始建賬時，要設置供應商、存貨等檔案信息，設置信息在初始建賬中一旦確定并在后續(xù)日常處理中啟用后將無法修改。7.3.1賬套建立9/23/202451第7章會計信息系統(tǒng)7.3.2基礎檔案信息設置1．供應商檔案設置此功能設置有關供應商的檔案信息，以便對供應商進行管理。這些信息包括：供應商代碼、供應商名稱、電話、地址、付款條件、信用情況等，其中前兩項是最重要的。一般來說供應商代碼一經(jīng)設置并使用應該既不允許刪除也不允許修改，只允許增加新的供應商單位。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202452第7章會計信息系統(tǒng)2．采購部門和采購人員檔案設置采購部門和采購人員檔案設置是對涉及采購業(yè)務的企業(yè)各部門和負責采購業(yè)務的個人進行編碼，以便在采購業(yè)務中明確責任單位和責任人，并可按采購部門和人員對采購業(yè)務進行統(tǒng)計分析。為了保證數(shù)據(jù)的一致性，采購部門和采購人員的編碼一旦設定并被使用應該既不允許刪除也不允許修改。除編碼以外的其它內(nèi)容應該允許修改。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202453第7章會計信息系統(tǒng)3．存貨分類設置存貨分類用于設置存貨分類編碼、名稱等。一般來說，工業(yè)企業(yè)的存貨分類可以分為三類：材料、產(chǎn)成品、應稅勞務等；商業(yè)企業(yè)的存貨分類的一般可以分為兩類：商品、應稅勞務。4．計量單位設置用于設置對存貨的計量單位組和計量單位信息。未使用的計量單位的類別可隨時修改；已被存貨檔案引用的計量單位所在的計量單位組的類別不能修改。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202454第7章會計信息系統(tǒng)5．存貨檔案設置實現(xiàn)對存貨檔案的設立和管理，隨同發(fā)票一起開具的采購費用等也應設置在存貨檔案中。用戶可以根據(jù)業(yè)務的需要方便地增加、修改、刪除、查詢、打印存貨檔案。存貨檔案設置中還包含增值稅稅率設置，以便在處理采購業(yè)務時選擇對應的稅率由系統(tǒng)自動計算對應的進項稅額。6．結算方式設置企業(yè)支付貨款的結算方式主要有：現(xiàn)金、支票、匯兌、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、托收承付和委托收款等。由于不同的結算方式管理要求不同，如對支票等需要登記支票號以便加強對支票的管理和進行銀行對賬。對應的會計科目也可能不同，因此一般依據(jù)結算方式設置對應的會計科目，以便系統(tǒng)能夠生成相應的記賬憑證。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202455第7章會計信息系統(tǒng)7．付款條件設置供應商采用賒銷方式進行銷售時為了促使客戶及時支付貨款，當客戶能夠在一定的期限內(nèi)付款時，供應商可以給客戶一定的折扣。付款條件通常表示為5/10，2/20，n/30，它的意思是客戶在10天內(nèi)償還貨款，可得到5％的折扣，只付原價的95％的貨款；在20天內(nèi)償還貨款，可得到2％的折扣，只要付原價的98％的貨款；在30天內(nèi)償還貨款，則須按照全額支付貨款；在30天以后償還貨款，則不僅要按全額支付貨款，還可能要支付延期付款利息或違約金。為了處理這種業(yè)務需要進行付款條件的設置。付款條件主要設置折扣有效期限、對應折扣率和應付賬款的到期天數(shù)。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202456第7章會計信息系統(tǒng)8．倉庫檔案存貨一般是用倉庫來保管的，啟用采購與應付款管理應首先對倉庫檔案進行管理。由于倉庫記錄在使用后，所屬部門不可修改，因此用戶應先輸入部門檔案后，方可輸入倉庫檔案，以便所屬部門的錄入。

9．收發(fā)類別收發(fā)類別設置，是為了用戶對材料的出入庫情況進行分類匯總統(tǒng)計而設置的，表示材料的出入庫類型，用戶可根據(jù)各本單位的實際需要進行設置。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202457第7章會計信息系統(tǒng)10．產(chǎn)品結構檔案設置此功能設置某一產(chǎn)品所包含下一級產(chǎn)品的信息，如：產(chǎn)品編碼，下一級產(chǎn)品編碼、數(shù)量、存放倉庫等信息。11．采購類型采購類型是由用戶根據(jù)企業(yè)需要自行設定的項目，用戶在填制采購入庫單等單據(jù)時，會涉及到采購類型選擇。采購類型不分級次，企業(yè)可以根據(jù)實際需要進行設立。例如：從國外購進、國內(nèi)純購進、從省外購進、從本地購進、從生產(chǎn)廠家購進，從批發(fā)企業(yè)購進、為生產(chǎn)采購、為委托加工采購、為在建工程采購等等。7.3.2基礎檔案信息設置9/23/202458第7章會計信息系統(tǒng)7.3.3采購管理系統(tǒng)的初始設置7.3.3采購管理系統(tǒng)的初始設置1．期初記賬期初記賬是將采購期初數(shù)據(jù)記入有關采購賬；期初記賬后，期初數(shù)據(jù)不能增加、修改，除非取消期初記賬。賬簿都應有期初數(shù)據(jù)，以保證其數(shù)據(jù)的連貫性。用戶在初次使用采購管理系統(tǒng)時，應輸入期初數(shù)據(jù)。如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù)，不允許取消期初記賬。期初數(shù)據(jù)包括：包括期初暫估入庫、期初代管掛賬確認單、期初在途存貨、期初受托代銷商品。

9/23/202459第7章會計信息系統(tǒng)7.3.3采購管理系統(tǒng)的初始設置2．系統(tǒng)選項設置（1）超訂單到貨及入庫控制。企業(yè)如允許超訂單到貨入庫可以選擇超訂單到貨及入庫控制選項，此時到貨入庫數(shù)量可超訂單數(shù)量，但不能超過訂單數(shù)量入庫上限，即訂單數(shù)量*（1+入庫超額上限），入庫上限在存貨檔案中設置。（2）最高進價控制。企業(yè)如需進行最高進價控制可設置最高進價控制口令，控制采購價格的上限，限制業(yè)務員的權限。當填制采購單據(jù)超過最高進價，系統(tǒng)提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購單據(jù)。9/23/202460第7章會計信息系統(tǒng)7.3.3采購管理系統(tǒng)的初始設置

最高進價針對本幣含稅單價或本幣無稅單價：當單據(jù)中的價格標識＝含稅時，最高進價就是針對本幣含稅單價，進行最高進價控制時，用本幣含稅單價與最高進價比較；當單據(jù)中的價格標識＝無稅時，最高進價就是針對本幣無稅單價，進行最高進價控制時，用本幣無稅單價與最高進價比較。9/23/202461第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置1．會計科目設置（1）基本科目設置。即對會計核算使用的基本科目進行設置，若用戶未在單據(jù)中指定科目，且控制科目設置與產(chǎn)品科目設置中沒有明細科目的設置，則系統(tǒng)制單依據(jù)制單規(guī)則取基本科目設置中的科目設置。基本科目是指應付款管理系統(tǒng)憑證制單所需要的會計科目，主要包括：應付科目、預付科目、采購科目、稅金科目等。如：核算應付款的科目設置為“應付賬款”。注意“應付賬款”科目必須是按“供應商”輔助核算的科目。核算進項稅的科目設置為“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”。（2）控制科目設置。即進行應付科目、預付科目的設置。控制科目是指在應付款管理系統(tǒng)中帶有供應商往來輔助核算的科目。如：核算預付款的科目設置為“預付賬款”?？刂瓶颇靠砂垂谭诸?、地區(qū)分類、按采購類型、按存貨分類進行控制科目的設置。

（3）產(chǎn)品科目設置：進行采購科目、應交增值稅科目設置。如：核算存貨采購的科目設置為“材料采購”。若產(chǎn)品科目沒有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設置中采購科目、稅金科目。如果按存貨分類進行科目設置，則可按存貨分類+稅率進行科目的設置。

（4）結算方式科目設置：進行結算方式、幣種、科目的設置。設置不同結算方式對應的科目，如：“現(xiàn)金”結算方式對應的科目應設置為“庫存現(xiàn)金”，“支票”結算方式應設置為“銀行存款”。對于現(xiàn)結的發(fā)票及收付款單，系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的結算方式查找對應的結算科目，系統(tǒng)制單時自動帶出，若未輸入，則錄入相應單據(jù)時需手工輸入憑證科目。

2．賬齡區(qū)間設置為了對應付賬款進行賬齡分析，首先應在此設置賬齡區(qū)間，主要設置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。賬齡區(qū)間設置指用戶定義賬期內(nèi)應付賬款或付款時間間隔的功能，其作用是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時間間隔，進行賬期內(nèi)應付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應付款、付款情況。3．逾期賬齡區(qū)間設置逾期賬齡區(qū)間設置指用戶定義應付賬款或付款時間間隔的功能，設置逾期賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時間間隔，進行逾期應付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應付款、付款情況。4．系統(tǒng)選項設置（1）受控科目制單方式。應付款管理系統(tǒng)提供兩種制單方式：明細到供應商、明細到單據(jù)的方式。明細到供應商：當將一個供應商的多筆業(yè)務合并生成一張憑證時，如果核算這多筆業(yè)務的控制科目相同，系統(tǒng)將自動將其合并成一條分錄。這種方式的目的是用戶可以在總賬系統(tǒng)中能夠根據(jù)供應商來查詢其詳細信息。明細到單據(jù)：當用戶將一個供應商的多筆業(yè)務合并生成一張憑證時，系統(tǒng)會將每一筆業(yè)務形成一條分錄。這種方式的目的是用戶在總賬系統(tǒng)中也能查看到每個供應商的每筆業(yè)務的詳細情況。（2）應付款核銷方式。核銷即付款沖銷應付款的操作，應付款管理系統(tǒng)提供兩種應付款的沖銷方式，即按單據(jù)、按存貨（產(chǎn)品）兩種方式。按單據(jù)核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結算單據(jù)全部列出，由用戶選擇要結算的單據(jù)，根據(jù)用戶所選擇的單據(jù)進行核銷。按存貨核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結算單據(jù)按存貨列出，由用戶選擇要結算的存貨，根據(jù)用戶所選擇的存貨進行核銷。5．期初余額錄入用戶需要將正式啟用賬套前的所有應付業(yè)務數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對其進行管理，這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性又保證了數(shù)據(jù)的完整性。當初次使用應付款管理系統(tǒng)時，要將上期未處理完全的單據(jù)都錄入到應付款管理系統(tǒng)，以便于以后的處理。當進入第二年度處理時，系統(tǒng)自動將上年度未處理完全的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在下一年度的第一個會計期間里，可進行期初余額的調(diào)整。期初數(shù)據(jù)通過各類期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初采購發(fā)票、期初應付單、期初預付單和期初票據(jù)。期初采購發(fā)票是指還未核銷的應付賬款，在應付款管理系統(tǒng)中以發(fā)票的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初應付單是指還未結算的其他應付單，在應付款管理系統(tǒng)中以應付單的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初預付單是指提前支付的供應商款項，在系統(tǒng)中以付款單的形式列示。期初票據(jù)是指還未結算的票據(jù)。9/23/202462第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置1．會計科目設置（1）基本科目設置。即對會計核算使用的基本科目進行設置，若用戶未在單據(jù)中指定科目，且控制科目設置與產(chǎn)品科目設置中沒有明細科目的設置，則系統(tǒng)制單依據(jù)制單規(guī)則取基本科目設置中的科目設置。基本科目是指應付款管理系統(tǒng)憑證制單所需要的會計科目，主要包括：應付科目、預付科目、采購科目、稅金科目等。如：核算應付款的科目設置為“應付賬款”。注意“應付賬款”科目必須是按“供應商”輔助核算的科目。核算進項稅的科目設置為“應交稅費----應交增值稅----進項稅額”。9/23/202463第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置（2）控制科目設置。即進行應付科目、預付科目的設置?？刂瓶颇渴侵冈趹犊罟芾硐到y(tǒng)中帶有供應商往來輔助核算的科目。如：核算預付款的科目設置為“預付賬款”?？刂瓶颇靠砂垂谭诸?、地區(qū)分類、按采購類型、按存貨分類進行控制科目的設置。

（3）產(chǎn)品科目設置：進行采購科目、應交增值稅科目設置。如：核算存貨采購的科目設置為“材料采購”。若產(chǎn)品科目沒有輸入，則系統(tǒng)取基本科目設置中采購科目、稅金科目。如果按存貨分類進行科目設置，則可按存貨分類+稅率進行科目的設置。

9/23/202464第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置（4）結算方式科目設置：進行結算方式、幣種、科目的設置。設置不同結算方式對應的科目，如：“現(xiàn)金”結算方式對應的科目應設置為“庫存現(xiàn)金”，“支票”結算方式應設置為“銀行存款”。對于現(xiàn)結的發(fā)票及收付款單，系統(tǒng)依據(jù)單據(jù)上的結算方式查找對應的結算科目，系統(tǒng)制單時自動帶出，若未輸入，則錄入相應單據(jù)時需手工輸入憑證科目。

9/23/202465第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置2．賬齡區(qū)間設置為了對應付賬款進行賬齡分析，首先應在此設置賬齡區(qū)間，主要設置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。賬齡區(qū)間設置指用戶定義賬期內(nèi)應付賬款或付款時間間隔的功能，其作用是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時間間隔，進行賬期內(nèi)應付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應付款、付款情況。3．逾期賬齡區(qū)間設置逾期賬齡區(qū)間設置指用戶定義應付賬款或付款時間間隔的功能，設置逾期賬齡區(qū)間是便于用戶根據(jù)自己定義的賬款時間間隔，進行逾期應付賬款或付款的賬齡查詢和賬齡分析，清楚了解在一定期間內(nèi)所發(fā)生的應付款、付款情況。9/23/202466第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置4．系統(tǒng)選項設置（1）受控科目制單方式。應付款管理系統(tǒng)提供兩種制單方式：明細到供應商、明細到單據(jù)的方式。明細到供應商：當將一個供應商的多筆業(yè)務合并生成一張憑證時，如果核算這多筆業(yè)務的控制科目相同，系統(tǒng)將自動將其合并成一條分錄。這種方式的目的是用戶可以在總賬系統(tǒng)中能夠根據(jù)供應商來查詢其詳細信息。明細到單據(jù)：當用戶將一個供應商的多筆業(yè)務合并生成一張憑證時，系統(tǒng)會將每一筆業(yè)務形成一條分錄。這種方式的目的是用戶在總賬系統(tǒng)中也能查看到每個供應商的每筆業(yè)務的詳細情況。9/23/202467第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置（2）應付款核銷方式。核銷即付款沖銷應付款的操作，應付款管理系統(tǒng)提供兩種應付款的沖銷方式，即按單據(jù)、按存貨（產(chǎn)品）兩種方式。按單據(jù)核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結算單據(jù)全部列出，由用戶選擇要結算的單據(jù)，根據(jù)用戶所選擇的單據(jù)進行核銷。按存貨核銷：系統(tǒng)將滿足條件的未結算單據(jù)按存貨列出，由用戶選擇要結算的存貨，根據(jù)用戶所選擇的存貨進行核銷。9/23/202468第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置5．期初余額錄入用戶需要將正式啟用賬套前的所有應付業(yè)務數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，作為期初建賬的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)即可對其進行管理，這樣既保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性又保證了數(shù)據(jù)的完整性。當初次使用應付款管理系統(tǒng)時，要將上期未處理完全的單據(jù)都錄入到應付款管理系統(tǒng)，以便于以后的處理。當進入第二年度處理時，系統(tǒng)自動將上年度未處理完全的單據(jù)轉(zhuǎn)成為下一年度的期初余額。在下一年度的第一個會計期間里，可進行期初余額的調(diào)整。9/23/202469第7章會計信息系統(tǒng)7.3.4應付款管理系統(tǒng)的初始設置期初數(shù)據(jù)通過各類期初單據(jù)輸入到系統(tǒng)中，需錄入的期初單據(jù)包括：期初采購發(fā)票、期初應付單、期初預付單和期初票據(jù)。期初采購發(fā)票是指還未核銷的應付賬款，在應付款管理系統(tǒng)中以發(fā)票的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初應付單是指還未結算的其他應付單，在應付款管理系統(tǒng)中以應付單的形式列示，已核銷部分金額不顯示。期初預付單是指提前支付的供應商款項，在系統(tǒng)中以付款單的形式列示。期初票據(jù)是指還未結算的票據(jù)。9/23/202470第7章會計信息系統(tǒng)7.4采購與應付款管理日常業(yè)務處理采購管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務處理內(nèi)容主要包括：提供請購、采購訂貨、采購到貨、采購入庫、采購開票以及采購結算。應付款管理系統(tǒng)提供的日常業(yè)務處理內(nèi)容主要包括：提供應付單據(jù)處理、付款單據(jù)處理、核銷處理、轉(zhuǎn)賬處理以及制單處理。9/23/202471第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理1.采購管理系統(tǒng)的輸入采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入可以分成三類：一類是初始設置數(shù)據(jù)的輸入，如：產(chǎn)品結構、供應商檔案、結算方式、付款條件等設置。一類是從其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，如從庫存管理和存貨核算系統(tǒng)中調(diào)取存貨庫存量、成本等信息。還有一類是日常業(yè)務處理的原始數(shù)據(jù)。9/23/202472第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理

前兩類數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中主要是為了形成數(shù)據(jù)辭典，以便方便的輸入采購發(fā)票、采購訂單等采購業(yè)務數(shù)據(jù)。第一類數(shù)據(jù)在初始設置中已做了詳細的說明。第二類數(shù)據(jù)是在與庫存管理和存貨核算系統(tǒng)聯(lián)合運行時由系統(tǒng)自動調(diào)入。在這里僅對采購業(yè)務處理的輸入進行說明。采購管理系統(tǒng)的日常數(shù)據(jù)輸入主要是采購請購單、采購訂單、到貨單、采購入庫單、采購發(fā)票和退貨單的輸入。（1）請購單的輸入采購請購單的輸入是采購業(yè)務處理的起點，用于描述和生成采購的需求，如采購什么貨物、采購多少、何時使用、誰用等內(nèi)容；同時，請購單也可為采購訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應商、建議訂貨日期等。用戶可以根據(jù)業(yè)務實際需要選則是否需要輸入采購請購單。采購請購單的輸入界面如圖7-4。9/23/202473第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202474第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（2）采購訂單的輸入對于工業(yè)企業(yè)，采購訂單是系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存余額而自動生成的。而對于一般的商業(yè)企業(yè)，采購業(yè)務是從采購訂單開始的。采購訂單中需要輸入的基本數(shù)據(jù)有：供應商代碼、采購部門代碼、稅率、付款條件、存貨代碼、存貨數(shù)量、存貨單價、采購人員等信息，如圖7-5。由于許多數(shù)據(jù)都是用代碼輸入，在記不清的情況下，可以利用系統(tǒng)的提示功能。通過采購訂單的管理，可以幫助企業(yè)對采購業(yè)務進行事前預測、事中控制與監(jiān)督。采購訂單審核后可用于參照生成采購發(fā)票和采購入庫單。9/23/202475第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202476第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（3）到貨單的輸入到貨單可以手工新增，也可以根據(jù)采購訂單生成。到貨單的輸入不是必要的，用戶可以根據(jù)業(yè)務需要選擇是否輸入采購到貨單。到貨單的輸入界面如圖7-6所示。9/23/202477第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202478第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（4）采購入庫單的輸入采購入庫單是根據(jù)采購到貨簽收的實收數(shù)量填制的單據(jù)。它需要輸入的基本數(shù)據(jù)有：供應商代碼、訂單號、倉庫編碼、業(yè)務員代碼、存貨代碼、數(shù)量、單價等，如圖7-7。另外，采購入庫單可根據(jù)采購訂單產(chǎn)生，也可根據(jù)已先輸入計算機的采購發(fā)票和以前相同的入庫單產(chǎn)生。此處輸入的單價只作為暫估價，存貨的最終價格由采購發(fā)票決定。庫存管理系統(tǒng)未啟用前，可在采購管理系統(tǒng)中錄入入庫單據(jù)；庫存管理系統(tǒng)啟用后，必須在庫存管理系統(tǒng)中錄入入庫單據(jù)，在采購管理系統(tǒng)可查詢?nèi)霂靻螕?jù)并根據(jù)入庫單生成發(fā)票。9/23/202479第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理采購入庫單按進出倉庫方向分為：藍字采購入庫單、紅字采購入庫單；按業(yè)務類型分為：普通采購入庫單、受托代銷入庫單、代管采購入庫單、固定資產(chǎn)采購入庫單。藍字入庫單是采購入庫單的正向單據(jù)。藍字入庫單中存貨的金額必須大于等于零。紅字入庫單是采購入庫單的逆向單據(jù)。紅字入庫單中存貨的金額必須小于等于零。在采購業(yè)務活動中，如果發(fā)現(xiàn)已入庫的貨物因質(zhì)量等因素要求退貨，則對普通采購業(yè)務進行退貨單處理并填制紅色入庫單。如果發(fā)現(xiàn)已審核的入庫單數(shù)據(jù)有錯誤（多填數(shù)量等），可以原數(shù)沖回，即將原錯誤的入庫單，以相等的負數(shù)量填制紅字入庫單，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。采購管理系統(tǒng)啟用時，用戶可以輸入期初紅字入庫單。9/23/202480第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202481第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（5）采購發(fā)票的輸入采購發(fā)票是以來自供應商的原始發(fā)票為依據(jù)而輸入的。采購發(fā)票需要輸入的基本數(shù)據(jù)有：原始發(fā)票號、供應商代碼、稅率、采購部門、付款條件、存貨代碼、數(shù)量、單價等，如圖7-8。采購發(fā)票是會計核算的依據(jù)，采購存貨的價格與金額由采購發(fā)票決定，當然，與供應商結算的金額也由它來決定。采購發(fā)票可由采購訂單或采購入庫單生成。9/23/202482第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理企業(yè)在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達后，再輸入系統(tǒng)做報賬結算處理；也可以先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，以便實時統(tǒng)計在途貨物。采購發(fā)票按業(yè)務性質(zhì)分為：藍字發(fā)票、紅字發(fā)票。采購發(fā)票按發(fā)票類型分為：增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運費發(fā)票。9/23/202483第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202484第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（6）退貨單的輸入

采購退貨單用來退已入庫的存貨。退貨單需要輸入的數(shù)據(jù)和入庫單輸入的數(shù)據(jù)相同，在此不再贅述。退貨單的輸入界面如圖7-9。9/23/202485第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202486第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理2.采購管理系統(tǒng)的處理此處講述的采購管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，主要從用戶使用的角度考慮的，主要包括：業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入處理、采購結算、采購入庫處理、采購退貨處理、現(xiàn)付業(yè)務處理和常見采購業(yè)務類型處理。（1）采購業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入處理從日常業(yè)務數(shù)據(jù)的輸入可以看出，采購管理系統(tǒng)日常業(yè)務數(shù)據(jù)輸入項目較多、輸入的的工作量較大，因此輸入出現(xiàn)錯誤的可能性也大。為了保證數(shù)據(jù)輸入的正確和可靠，盡量減少輸入的工作量，在系統(tǒng)的輸入設計中采用了一些針對性措施。了解設計中的這些處理特點對于正確、靈活的使用采購管理系統(tǒng)處理企業(yè)的采購業(yè)務具有重要意義。9/23/202487第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理輸入單據(jù)的格式用戶可根據(jù)本身的需要自行設計，盡管手工與計算機輸入的數(shù)據(jù)項目是相同的，有些用戶希望單據(jù)輸入格式盡量與手工單據(jù)格式一致，減少因使用習慣差異帶來的錯誤。但是需要注意的是，這種格式的一致是有限的，在格式一致的表象下用戶界面中還包含計算機重要的使用特點。這就是在單據(jù)輸入時為了避免誤操作，每張單據(jù)輸入完畢需要作存盤操作；輸入下一張單據(jù)前需要作增加操作；增加一條記錄需要作插入操作等。為了用戶使用方便，系統(tǒng)在多數(shù)用戶界面都提供增加、插入、刪除等常用操作的快捷鍵，熟悉這些快捷鍵的標志和使用方法是熟練使用此系統(tǒng)的基礎。9/23/202488第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理相互關聯(lián)的單據(jù)可以由系統(tǒng)自動互相生成。在采購與應付子系統(tǒng)中采購訂單、采購發(fā)票和采購入庫單是相互聯(lián)系的。采購入庫單可由采購訂單和采購發(fā)票生成，采購發(fā)票也可由采購入庫單生成。這種相互生成的目的，一是為了輸入的方便，提高輸入速度，二是在某些情況下，體現(xiàn)一種控制。如：只有通過訂貨這一環(huán)節(jié)，采購才能完成，那樣的話，采購入庫單只能由采購訂單生成。凡是在初始設置中進行過設置的項目，如：存貨代碼或名稱、供應商代碼或名稱、付款條件、結算方式等項目，在輸入的用戶界面對應項目中設置操作鍵，用以調(diào)出設置內(nèi)容供用戶選擇輸入。這種輸入方法對用戶有一個提示的作用，但當選擇的項目太多時，反而會降低輸入的速度。9/23/202489第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理輸入單據(jù)的各個項目時，有些項目的數(shù)據(jù)必須輸入，而有些項目的數(shù)據(jù)是可以根據(jù)已輸入項目的數(shù)據(jù)生成的。如：在采購發(fā)票的輸入中，輸入存貨的數(shù)量、單價，系統(tǒng)自動計算金額；因為，輸入的單價一般是含稅的，系統(tǒng)可根據(jù)稅率自動算出存貨未含稅的金額。作為正式記錄存入系統(tǒng)的單據(jù)應該經(jīng)過確認。采購數(shù)據(jù)直接與企業(yè)的錢和物有關，為了保證業(yè)務的真實和數(shù)據(jù)的正確，只有經(jīng)過確認的單據(jù)才有效。所以，系統(tǒng)一般都設有一個單據(jù)審核的功能，對輸入的數(shù)據(jù)進行確認。9/23/202490第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（2）采購結算采購結算也叫采購報賬，在手工業(yè)務中，采購業(yè)務員拿著經(jīng)主管領導審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務部門報賬，由財務人員確認采購成本并進行相應的賬務處理。采購結算從操作處理上分為自動結算、手工結算兩種方式。自動結算是由計算機系統(tǒng)自動將相同供貨單位的，存貨相同且數(shù)量相等采購入庫單和采購發(fā)票進行結算。手工結算可以結算入庫單中部分貨物，未結算的貨物可以在今后取得發(fā)票后再結算；可以同時對多張入庫單和多張發(fā)票進行報賬結算；手工結算支持到下級單位采購，付款給其上級主管單位的結算，支持三角債結算，即支持甲單位的發(fā)票可以結算乙單位的貨物。9/23/202491第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（3）采購入庫處理按照貨物和發(fā)票到達的時間先后，可以將采購入庫業(yè)務劃分為單貨同行、貨到票未到、票到貨未到3種類型，不同的業(yè)務類型相應的處理方式有所差異。單貨同行單貨同行即發(fā)票隨貨物到達。當貨物及其采購發(fā)票同時到達企業(yè)時，首先檢驗發(fā)票與貨物是否一致。如果單貨一致則填制采購入庫單和采購發(fā)票，及時進行采購結算。如果單貨不一致可以區(qū)分損耗原因，報有關領導批準后做有損耗的采購結算。當同時啟用采購管理、庫存管理、存貨核算、應付款管理、總賬系統(tǒng)時，單貨同行的采購業(yè)務處理流程如圖7-10所示。9/23/202492圖7-10單貨同行業(yè)務處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202493第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理貨到票未到當貨物先到，而采購發(fā)票未到達企業(yè)時，企業(yè)可根據(jù)實際入庫數(shù)量填制采購入庫單，做暫估入庫；待取得發(fā)票后，再輸入發(fā)票進行報賬結算。對于暫估業(yè)務，在月末暫估入庫單記賬前，要對所有的沒有結算的入庫單填入暫估單價，然后才能記賬。暫估入庫的后續(xù)業(yè)務處理可以分為單到回沖、月初回沖和單到補差3類。9/23/202494第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理單到回沖采取單到回沖方式在下月初不做處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票并進行采購結算（手工結算）；再到存貨核算中進行“暫估處理”，存貨核算系統(tǒng)中生成紅字回沖單、藍字回沖單并據(jù)以登記存貨明細賬。紅字回沖單的入庫金額為上月暫估金額，藍字回沖單（報銷）的入庫金額為發(fā)票上的報銷金額。存貨核算系統(tǒng)中生成的憑證，傳遞到總賬。單到回沖主要業(yè)務處理流程如圖7-11所示。圖7-11損壞圖7-11暫估業(yè)務單到回沖處理流程圖9/23/202495第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理月初回沖月初回沖是在轉(zhuǎn)月月初，在存貨核算系統(tǒng)中生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”并登錄相應的存貨明細賬。收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結算；結算完畢后，進入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能；進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動生成一張“藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金額；同時登記存貨明細賬，使庫存增加；對“藍字回沖單”制單，生成采購入庫憑證。月初回沖主要業(yè)務處理流程如圖7-12所示。9/23/202496圖7-12暫估業(yè)務月初回沖處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202497第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理單到補差采取單到補差方式則在下月初不做處理，采購發(fā)票收到后，在采購管理系統(tǒng)中錄入并進行采購結算，再到存貨核算中進行“暫估處理”。如果報銷金額與暫估金額的差額不為零，則產(chǎn)生調(diào)整單，一張采購入庫單生成一張調(diào)整單，用戶確認后，自動記入存貨明細賬；如果差額為零，則不生成調(diào)整單。最后對“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。單到補差主要業(yè)務處理流程如圖7-13所示。9/23/202498圖7-13暫估業(yè)務單到補差處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/202499第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理票到貨未到當先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物時（即出現(xiàn)在途存貨），可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做結算處理。但如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結算。9/23/2024100第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（4）采購退貨處理在實務中，由于材料質(zhì)量不合格、企業(yè)轉(zhuǎn)產(chǎn)等原因，企業(yè)可能發(fā)生退貨業(yè)務。當企業(yè)尚未錄入采購入庫單發(fā)生退貨時，只要把貨退還給供應商即可，在采購管理系統(tǒng)中不做任何處理。故而，我們僅介紹入庫后的退貨。采購退貨的結算可以分為三種情況：結算前全額退貨、結算前部分退貨和結算后退貨。結算前全額退貨。對于已錄入采購入庫單，但未進行采購結算，并且全額退貨的情況，需要填制一張全額數(shù)量的紅字采購入庫單；把這張紅字采購入庫單與原入庫單進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。結算前全額退貨主要業(yè)務處理流程如圖7-14所示。9/23/2024101圖7-14結算前全額退貨業(yè)務處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/2024102第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理結算前部分退貨。對于已錄入采購入庫單但未進行采購結算，并且部分退貨的情況，需要填制一張部分數(shù)量的紅字采購入庫單并填制一張相對應的采購發(fā)票，其中發(fā)票上的數(shù)量＝原入庫單數(shù)量－紅字入庫單數(shù)量。最后，把這張紅字入庫單與原入庫單、采購發(fā)票進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。結算前部分退貨主要業(yè)務處理流程如圖7-15所示。9/23/2024103圖7-15結算前部分退貨業(yè)務處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/2024104圖7-16結算后退貨業(yè)務處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理結算后退貨。對于已錄入采購入庫單、采購發(fā)票，并且已進行了采購結算的情況，需要填制一張紅字采購入庫單，再填制一張紅字發(fā)票；最后，把這張紅字采購入庫單與紅字發(fā)票進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。結算后退貨主要業(yè)務處理流程如圖7-16所示。9/23/2024105圖7-17現(xiàn)付業(yè)務處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（5）現(xiàn)付業(yè)務處理現(xiàn)付業(yè)務指在采購業(yè)務發(fā)生時，立即付款開發(fā)票；在實際業(yè)務中當采購人員在采購取得貨物的同時將貨款先行墊付，這時需將款項直接支付給本單位的采購人員。在采購發(fā)票保存后就可以進行現(xiàn)付款處理，已審核的發(fā)票不能再做現(xiàn)付處理?，F(xiàn)付業(yè)務處理流程如圖7-17所示。9/23/2024106第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理（6）常見采購業(yè)務類型處理普通采購業(yè)務普通采購業(yè)務是指所有正常的采購業(yè)務，適用于一般工商企業(yè)的采購業(yè)務。普通采購業(yè)務提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款全過程的管理。普通采購業(yè)務處理流程如圖7-18所示。（到貨單錄入環(huán)節(jié)可省略，以虛線表示。）9/23/2024107圖7-18普通采購業(yè)務處理流程圖7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理9/23/2024108第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理受托代銷業(yè)務受托代銷是一種先銷售后結算的采購模式，指其他企業(yè)委托本企業(yè)代銷其商品，代銷商品的所有權仍歸委托方；代銷商品銷售后，本企業(yè)與委托方進行結算，開具正式的銷售發(fā)票，商品所有權轉(zhuǎn)移。受托代銷的業(yè)務模式是與委托代銷相對應的一種業(yè)務模式，可以節(jié)省商家的庫存資金，降低經(jīng)營風險。9/23/2024109第7章會計信息系統(tǒng)7.4.1采購管理系統(tǒng)的日常業(yè)務處理該項業(yè)務的處理適用于有受托代銷業(yè)務的商業(yè)企業(yè)。因此，受托代銷業(yè)務的處理要求企業(yè)類型為“商業(yè)”；受托代銷商品，必須在存貨檔案選擇“是否受托代銷”功能并且把存貨屬性設置為“外購”、“銷售”，采購訂單中的采購類型設置為“受托代銷”。對受托方而言，受托代銷業(yè)務有兩種常見核算方法：一種是收取手續(xù)費方式；另一種是視同買斷方式。這里以收取手續(xù)費方式為例進行介紹，在這種方式下可以將受托代銷業(yè)務處理流程分為三個階段，包括：收到受托代銷商品、銷售