工程公司采購工作流程

公司采購工作流程目錄TOC\o"1-2"\h\z1總則 21.1目的 21.2范圍 22術語 23工作流程 23.1投標詢價報價 23.2采購策劃 23.3采購實施 33.3.1采買 33.3.2催交 43.3.3檢驗 43.3.4運輸 63.3.5現(xiàn)場管理 73.4采購收尾 83.4.1合同關閉 83.4.2質保期內的管理 83.4.3供應商評價 83.4.4采購文件歸檔 83.4.5采購完工報告 83.5采購管理 83.5.1采購合同管理 93.5.2采購文檔管理 93.5.3采購IT管理 9

1總則1.1目的在公司生產經營活動中，為了指導采購活動有序地進行，規(guī)范采購活動的過程和行為，保證采購活動符合相關的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，特編制本工作流程。1.2范圍組織實施公司生產經營中所承接的項目和日常生產中采購工作。2術語2.1采購采購（purchasing），是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產及經營活動正常開展的一項企業(yè)經營活動。3工作流程3.1投標詢價報價編制項目投標文件的采購部分，包括設備材料的價格、供貨范圍、國內外物資分交原則等。采購經理負責根據(jù)投標報價對采購部分的要求，組織采購工程師進行詢價，編制相關內容，并經采購部經理確認，提交項目經理，供商務部投標報價。3.2采購策劃1）采購活動：●編制《項目采購執(zhí)行計劃》，應包括采購管理（采購作業(yè)平臺、合同管理、文件歸檔等）、采購過程管理（采買、催交、檢驗、運輸、現(xiàn)場管理等）、物流管理計劃（運輸、清關、保險等）、質量計劃（設備等級劃分、監(jiān)造計劃、第三方檢驗等）等方面的內容?！窬幹撇少彿职桨?。包括第三方檢驗分包方案、運輸委托方案、清關代理方案、保險方案等，各方案應包括擬詢價廠商合同模式、合同條件、費用預算、管理辦法、進度安排等內容?！衽c設計協(xié)商確定采購請購單分類打包原則?！裥纬伞俄椖抗堂麊巍罚ǘ堂麊危瑢徍伺鷾屎蟀l(fā)布執(zhí)行。2）職責與權限：●采購經理組織采購部相關人員編寫《項目采購執(zhí)行計劃》，經采購部經理和項目經理1）檢驗/監(jiān)造策劃檢驗/監(jiān)造策劃是采購策劃的組成部分，確定項目檢驗/監(jiān)造的深度和范圍，檢驗/監(jiān)造的方式方法，編制項目檢驗/監(jiān)造計劃。2）檢驗/監(jiān)造工作分包如將全部或部分檢驗/監(jiān)造工作委托第三方，則應包括向有資格的檢驗服務機構進行詢價、資格評審、報價評審、簽定委托合同等工作。3）檢驗/監(jiān)造方式●中間檢驗：赴制造廠對設備、材料制造過程中的關鍵質量控制點或中間產品試驗進行的現(xiàn)場監(jiān)控。同時監(jiān)督檢查執(zhí)行監(jiān)造任務的地區(qū)檢驗工程師的工作情況。●隨機檢驗（巡檢）：赴制造廠設備、材料制造過程中進行的隨機性檢查，同時檢查執(zhí)行監(jiān)造任務的地區(qū)檢驗工程師的工作情況?！褡罱K檢驗：檢驗工程師在制造廠對已經完成組裝的設備、材料或半成品進行的綜合性能檢驗。檢驗報告遞交至項目檢驗協(xié)調員（或采購經理）并存檔?！耨v廠監(jiān)造：檢驗工程師在制造廠對設備、材料的整個制造過程進行的監(jiān)控。周期性檢驗報告提交采購經理并存檔。●免除檢驗：當檢驗工程師由于特殊原因不能實施或認為沒有必要實施上述檢驗手段時，簽發(fā)免除檢驗放行單。4）檢驗工作的協(xié)調與處理質監(jiān)物流工程師按規(guī)定發(fā)布項目檢驗狀態(tài)報告和設備、材料的質量信息，協(xié)調項目檢驗與項目控制組、設計部、項目經理、項目采購經理、業(yè)主代表的關系，將不一致項提交采購經理、專業(yè)設計負責人，由設計部門作出接受或返修的決定。重大不一致項報項目經理和采購部經理。5）檢驗總結質檢物流工程師編制檢驗/監(jiān)造完工總結報告，經采購經理、采購部經理審核后存檔。3.3.4運輸1）質檢物流工程師編制項目運輸方案以及分級控制規(guī)定。該部分文件屬于《項目采購執(zhí)行計劃》的一部分。超限設備應編制運輸方案，批準后實施。2）供應商負責的運輸：合同交付條件為項目現(xiàn)場交貨時，運輸工作由供應商組織進行。供應商或服務商負責運輸方案的編制，質檢物流工程師審批后實施。重大運輸方案由采購部聯(lián)合相關部門審定，項目經理批準。超限設備的運輸必要時進行監(jiān)裝、監(jiān)卸或監(jiān)運，同時在應用的計算機系統(tǒng)中填寫相關信息；3）公司負責的運輸：合同交付條件不是項目現(xiàn)場交貨時，運輸工作由公司自行組織進行?！襁x擇合適的承運商。承運商的選擇采用邀請招標的方式，經評審后，選擇出適應項目要求的承運商，并獲得相應的批準。●通知承運商，準備運輸?shù)膶嵤?。質檢物流工程師負責選擇承運商詢價文件的編制、發(fā)布、投標文件收集、組織評審工作；評審應有采購部、采購經理、采購工程師參加；評審結果由采購部經理批準，必要時應得到分管采購高管的批準。4）清關●清關代理公司的選擇。清關代理公司的選擇采用邀請招標的方式，經評審后，選擇出適應項目要求的代理商，并獲得相應的批準?！駠馕镔Y的清關。質檢物流工程師負責向清關代理公司發(fā)出的詢價文件的編制、發(fā)布、投標文件收集、組織評審工作；評審應有采購部經理、采購經理參加；評審結果由采購部批準，必要時應得到公司分管采購高管的批準。3.3.5現(xiàn)場管理1)物資接運：接運工作的主要任務是及時、準確、安全的在車站、港口或承運人處接收或提取貨物。項目現(xiàn)場接收供應商的“到貨通知”后及時組織接運，落實交貨地點及裝卸工具，接收貨物及資料，移交倉庫。2）開箱檢驗：到達現(xiàn)場的物資必須進行數(shù)量（包括隨機資料）和質量的驗收，以確定入庫及使用前的物資數(shù)量、質量狀態(tài)，分清不合格品責任，防止不合格品入庫。3）出、入庫辦理：檢驗合格的設備、材料按規(guī)定及時辦理入庫手續(xù)。需要領料出庫時也應辦理相應的出庫手續(xù)后，物資方可出庫。4）倉儲管理：入庫設備、材料應做好標記，在庫房分區(qū)、分類妥善放置，并按規(guī)定做好保管、點查、清理、發(fā)放等日常倉庫工作。各類文件、記錄要及時歸檔保存。5）現(xiàn)場采購：現(xiàn)場采購指就地采購或因現(xiàn)場變更而發(fā)生的零星采購或緊急采購，或經采購部經理批準可以在現(xiàn)場實施的簡單、通用材料的采購，且采購金額RMB≤5萬元。6）剩余材料的處理：施工后的剩余材料應退庫，退庫材料和倉庫內的剩余材料經統(tǒng)計后列出清單，由項目組和采購部共同協(xié)商解決（一般歸入公司級倉庫）。3.4采購收尾3.4.1合同關閉對全部采購合同進行清查，處理包括合同結算、補充合同的處理、索賠處理等未完成事宜。采購工程師負責關閉采購合同，對符合條件的訂單適時辦理相關手續(xù)。3.4.2質量保證期內的管理合同關閉后，協(xié)調、處理設備、材料質量保證期內發(fā)生的各種問題，并在到達質保期后，進行合同質保金的支付。質保期內的合同管理由采購購工程師負責協(xié)調、處理相關問題，必要采購經理協(xié)助解決。質保期結束時，由采購工程師提出質保金支付請款，采購經理、采購部經理批準后交合同及資金管理員辦理財務付款手續(xù)。3.4.3供應商評價項目結束前，應對為本項目提供設備、材料的供應商進行供貨情況的評價，并形成報告。設備、材料供貨商的評價由采購經理組織采購部相關人員共同進行。3.4.4采購文件歸檔按公司項目文檔管理規(guī)定要求進行歸檔。項目采購文件歸檔的組織管理由采購經理負責。各采購人員負責各自崗位的采購文檔歸檔工作；采購合同文件由采購部合同管理員負責歸檔。3.4.5采購完工報告在工程驗收以及合同最終費用支付完成后，應編制采購完工報告，以便對項目采購業(yè)務進行總結以及對今后類似項目提供參考。完工報告的內容應包括：項目基本情況、項目合同對采購的要求、設備材料采購情況、分包情況、采購訂單執(zhí)行情況、倉庫管理以及庫存處理情況、項目運行中采購存在的問題、供貨商的評價等。采購完工報告應由采購經理組織編制，各采購人員提供相關內容，采購部經理審核，項目經理批準發(fā)布。3.5采購管理3.5.1采購合同管理合同管理內容包括對合同簽訂、合同章使用等步驟進行監(jiān)督、控制，并負責合同文件的登記、分類、造冊、存檔、保管、借閱以及建立合同臺帳等工作，并對合同管理動態(tài)進行匯報。采購部合同管理工程師，負責合同事宜進行管理；建立合同管理動態(tài)臺帳，定期統(tǒng)計，檢查，向采購部經理匯報合同管理動態(tài)。3.5.2采購文檔管理包括文件的編制、報批、發(fā)放、接收、分類、造冊、建檔、查閱管理和保管工作，直至項目結束按規(guī)定移交或到期銷毀。項目采購文件在項目運行當中有項目采購經理負責組織建檔管理，各崗位