會(huì)議辦理管理制度

會(huì)議辦理管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會(huì)議辦理的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議結(jié)果的落實(shí)，依據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本會(huì)議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的管理，包括但不限于董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持必要性原則，確需召開時(shí)方召開，避免頻繁開會(huì)影響正常工作秩序。

2.會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持效率原則，會(huì)前充分準(zhǔn)備，會(huì)中高效討論，會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)。

3.會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持決策原則，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和合法性。

第四條會(huì)議分類

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定或部門需要定期召開的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：針對(duì)突發(fā)事件或特定議題臨時(shí)召集的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，主持人應(yīng)確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議的管理由專人或?qū)ｉT部門負(fù)責(zé)，包括會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)場(chǎng)布置等。

第六條參會(huì)人員職責(zé)

1.與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

2.與會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表建設(shè)性意見，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第七條會(huì)議記錄與保密

1.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄涉及公司內(nèi)部信息，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密原則，未經(jīng)許可不得泄露。

本章節(jié)內(nèi)容僅為會(huì)議辦理管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際需求，參照本總則制定相關(guān)管理制度。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

-會(huì)議議題征集：會(huì)議主持人或指定人員應(yīng)至少提前一周征集會(huì)議議題，各部門或個(gè)人可提出與會(huì)議主題相關(guān)的議題，并簡(jiǎn)要說(shuō)明議題背景和目的。

-議程制定：會(huì)議主持人根據(jù)征集的議題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和順序，并將議程提前至少3天發(fā)給與會(huì)人員。

-會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)通過(guò)郵件、電話或其他形式，將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息通知到每一位與會(huì)人員。

第二條會(huì)議召開

-會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備：會(huì)議組織者需確保會(huì)場(chǎng)布置符合會(huì)議需求，包括座位安排、會(huì)議設(shè)備（如投影儀、白板等）的檢查和準(zhǔn)備。

-會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，與會(huì)人員應(yīng)進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)記錄簽到情況，以確保會(huì)議出席率。

-會(huì)議主持：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)引導(dǎo)討論，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議按時(shí)完成各項(xiàng)議題。

第三條會(huì)議討論

-議題報(bào)告：對(duì)于每個(gè)議題，由提出人或指定發(fā)言人進(jìn)行詳細(xì)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。

-討論與決策：與會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行充分討論，提出意見和解決方案，最終形成決策。

-決策記錄：會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論的過(guò)程和最終決策結(jié)果。

第四條會(huì)議總結(jié)

-會(huì)議回顧：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)本次會(huì)議的討論和決策進(jìn)行簡(jiǎn)要回顧，確保與會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰的認(rèn)識(shí)。

-會(huì)議記錄確認(rèn)：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議記錄，由會(huì)議主持人審核無(wú)誤后，發(fā)送給所有與會(huì)人員確認(rèn)。

-會(huì)議反饋：鼓勵(lì)與會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、流程等提供反饋，以便不斷優(yōu)化會(huì)議管理。

第五條會(huì)議資料歸檔

-會(huì)議記錄歸檔：會(huì)議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢和跟蹤執(zhí)行情況。

-會(huì)議附件管理：會(huì)議中使用的相關(guān)資料、附件等也應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議流程的各個(gè)階段，包括會(huì)議籌備、會(huì)議召開、會(huì)議討論、會(huì)議總結(jié)以及會(huì)議資料歸檔，旨在確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)介紹會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、與會(huì)人員名單、討論的主要議題、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃及負(fù)責(zé)人等。

-編制完成的會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)后，及時(shí)發(fā)布給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門。

第二條行動(dòng)計(jì)劃的制定與分配

-會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決策對(duì)應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃，包括具體的任務(wù)、目標(biāo)、完成時(shí)限和責(zé)任人。

-行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)具體、可操作，責(zé)任分配明確，確保每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

-責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后確認(rèn)行動(dòng)計(jì)劃，如有問題應(yīng)及時(shí)反饋。

第三條任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控

-責(zé)任人應(yīng)根據(jù)行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行任務(wù)，定期報(bào)告工作進(jìn)展。

-會(huì)議組織者或指定的人員應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，確保決策得到有效實(shí)施。

-對(duì)于執(zhí)行中出現(xiàn)的困難和問題，應(yīng)及時(shí)溝通解決，必要時(shí)可召集臨時(shí)會(huì)議進(jìn)行討論。

第四條進(jìn)度更新與反饋

-會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)設(shè)定進(jìn)度更新周期，責(zé)任人需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更新任務(wù)進(jìn)度。

-會(huì)議組織者應(yīng)收集責(zé)任人的反饋，整理更新會(huì)議紀(jì)要，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行回顧。

-對(duì)于未能按時(shí)完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

第五條跟蹤結(jié)果的評(píng)估與報(bào)告

-定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，包括完成情況、效果評(píng)價(jià)等。

-評(píng)估結(jié)果應(yīng)由會(huì)議組織者或指定人員匯總成報(bào)告，并在適當(dāng)?shù)臅?huì)議上進(jìn)行匯報(bào)。

-對(duì)于重要的決策執(zhí)行結(jié)果，應(yīng)形成案例分析，為未來(lái)的決策提供參考。

第六條改進(jìn)措施的實(shí)施

-根據(jù)跟蹤評(píng)估的結(jié)果，對(duì)于存在的問題和不足，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。

-改進(jìn)措施應(yīng)具體明確，有針對(duì)性地解決發(fā)現(xiàn)的問題，以提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效率。

本章節(jié)重點(diǎn)闡述了會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，從會(huì)議紀(jì)要的編制、行動(dòng)計(jì)劃的制定、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控到結(jié)果評(píng)估和改進(jìn)措施的實(shí)施，確保了會(huì)議決策的有效性和落地。后續(xù)章節(jié)將介紹會(huì)議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

-會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向會(huì)議室管理部門提交申請(qǐng)。

-預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型及所需的設(shè)備和服務(wù)。

-會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂情況合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知預(yù)訂人。

第二條會(huì)議室使用

-使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守預(yù)定時(shí)間，不得隨意占用或提前結(jié)束。

-會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙和進(jìn)食。

-會(huì)議使用過(guò)程中，如需調(diào)整設(shè)備或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議室管理部門聯(lián)系。

第三條會(huì)議室設(shè)備管理

-會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-使用會(huì)議室設(shè)備前，應(yīng)確保已掌握設(shè)備操作方法，避免因操作不當(dāng)造成損壞。

-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并告知會(huì)議室管理部門。

第四條會(huì)議室清潔與維護(hù)

-會(huì)議室使用結(jié)束后，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)場(chǎng)，將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源。

-會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

-對(duì)于違反會(huì)議室使用規(guī)定造成的損壞，責(zé)任方需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第五條會(huì)議室安全管理

-會(huì)議室管理部門應(yīng)制定會(huì)議室安全管理制度，確保會(huì)議期間的消防安全、信息安全等。

-會(huì)議室內(nèi)禁止存放易燃易爆物品，確保安全通道暢通。

-會(huì)議期間，應(yīng)保護(hù)會(huì)議內(nèi)容保密，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會(huì)議室。

第六條會(huì)議室使用反饋

-會(huì)議室管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用者的反饋，了解使用過(guò)程中的問題與需求，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理。

-鼓勵(lì)會(huì)議室使用者提出寶貴意見，共同提高會(huì)議室的使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議室管理規(guī)定，包括會(huì)議室預(yù)訂、使用、設(shè)備管理、清潔維護(hù)、安全管理和使用反饋等方面，以保障會(huì)議室的高效、有序使用。后續(xù)章節(jié)將介紹附則等內(nèi)容。

第五章附則

第一條制度的修訂與解釋

-本會(huì)議管理制度由公司管理部門負(fù)責(zé)解釋，并可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。

-修訂后的管理制度應(yīng)及時(shí)通知全體員工，確保員工知悉并遵守。

第二條制度的生效與執(zhí)行

-本管理制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

-對(duì)于違反本管理制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。

第三條特殊