會(huì)議 接待管理制度

會(huì)議接待管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議接待管理工作，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在明確會(huì)議的組織、召開、接待及服務(wù)等方面的管理要求，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉、保密的原則，提高工作效率，促進(jìn)溝通交流，推動(dòng)工作落實(shí)。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)等。

2.本制度涉及會(huì)議的組織、召開、接待、服務(wù)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議室管理等方面。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議的組織者（以下簡稱為“主持人”）負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召集、主持、總結(jié)等工作。

2.會(huì)議接待部門（以下簡稱為“接待部門”）負(fù)責(zé)會(huì)議的接待、服務(wù)、場地安排等工作。

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加，積極參與討論，并按時(shí)提交會(huì)議所需材料。

四、會(huì)議分類

1.按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容，會(huì)議分為以下幾類：

（1）董事會(huì)：研究公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策等事項(xiàng)。

（2）總經(jīng)理辦公會(huì)：研究公司日常經(jīng)營管理事項(xiàng)。

（3）部門例會(huì)：研究部門內(nèi)部工作事項(xiàng)，協(xié)調(diào)部門間工作。

（4）項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)：研究項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目問題。

（5）其他會(huì)議：根據(jù)工作需要，由主持人決定召開的各類臨時(shí)性會(huì)議。

五、會(huì)議召開時(shí)間

1.定期會(huì)議應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)召開，如遇特殊情況需調(diào)整，由主持人決定。

2.臨時(shí)會(huì)議應(yīng)在主持人確定的時(shí)間召開，與會(huì)人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作。

六、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、會(huì)議材料等。

2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開前一定時(shí)間發(fā)送給與會(huì)人員，確保與會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

七、其他事項(xiàng)

1.本管理制度解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

2.本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.主持人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間等，并制定會(huì)議方案。

2.接待部門根據(jù)會(huì)議方案，負(fù)責(zé)預(yù)訂會(huì)議室、布置場地、準(zhǔn)備會(huì)議設(shè)備、資料等。

3.主持人應(yīng)在會(huì)議召開前檢查會(huì)議籌備情況，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作到位。

二、會(huì)議通知與資料準(zhǔn)備

1.接待部門根據(jù)會(huì)議方案，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

2.與會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，并提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需資料。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前，接待部門負(fù)責(zé)與會(huì)人員的簽到工作，確保與會(huì)人員按時(shí)到場。

2.簽到時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)簽到表上簽名，并領(lǐng)取會(huì)議資料。

四、會(huì)議召開

1.會(huì)議開始時(shí)，主持人應(yīng)宣布會(huì)議主題、議程和會(huì)議紀(jì)律。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，并按照議程發(fā)言。

3.會(huì)議主持人應(yīng)控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)，避免跑題。

五、會(huì)議記錄

1.接待部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并于會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理。

六、會(huì)議決策與落實(shí)

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限等，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

2.與會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策，及時(shí)開展工作，并按時(shí)匯報(bào)進(jìn)展情況。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，概括會(huì)議成果、指出存在的問題，并提出改進(jìn)措施。

2.接待部門應(yīng)收集會(huì)議紀(jì)要、反饋意見等，以便對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。

八、會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，接待部門負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要、簽到表、會(huì)議照片等資料整理歸檔。

2.歸檔資料應(yīng)便于查閱，確保日后工作中能迅速找到相關(guān)資料。

九、會(huì)議反饋

1.與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議效果、組織和服務(wù)等方面提出意見和建議。

2.接待部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見，及時(shí)改進(jìn)工作，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)立即對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過郵件、公告等形式發(fā)布給所有與會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決策的跟蹤

1.對(duì)于會(huì)議中形成的決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門或個(gè)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并開始執(zhí)行。

3.接待部門或指定人員應(yīng)對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保決策得到有效實(shí)施。

三、進(jìn)度匯報(bào)與協(xié)調(diào)

1.責(zé)任人應(yīng)按計(jì)劃定期向主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。

2.如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)反饋，通過協(xié)調(diào)會(huì)或其他方式，尋求解決方案。

3.主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)調(diào)各方資源，幫助責(zé)任人解決執(zhí)行過程中遇到的問題。

四、會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋

1.隨著工作進(jìn)展，會(huì)議紀(jì)要中的信息可能需要更新，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)紀(jì)要進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布。

2.修訂后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)再次通知所有相關(guān)人員，確保每個(gè)人都掌握最新的決策和執(zhí)行情況。

五、會(huì)議決策的閉環(huán)管理

1.每一項(xiàng)決策完成后，責(zé)任人應(yīng)提供完成情況的書面報(bào)告，并由主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收。

2.驗(yàn)收通過的決策事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行閉環(huán)管理，確保所有決策都有始有終，形成完整的工作閉環(huán)。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，進(jìn)行歸檔保存，便于后續(xù)查詢和使用。

2.對(duì)于重要的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)設(shè)置便捷的查閱方式，確保關(guān)鍵信息能夠被及時(shí)檢索和利用。

七、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施。

2.通過不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率和效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個(gè)人根據(jù)會(huì)議需求，提前向接待部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便接待部門合理分配會(huì)議室資源。

二、會(huì)議室配置與布置

1.接待部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，為會(huì)議提供合適的場地。

2.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室布置應(yīng)簡潔大方，座位安排合理，便于與會(huì)人員交流。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.與會(huì)人員在會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得吸煙、亂丟垃圾等。

2.會(huì)議期間，未經(jīng)允許，不得擅自使用會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備，以防損壞。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室設(shè)備管理

1.接待部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢修，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議正常進(jìn)行。

3.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，確保會(huì)議期間設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置在易于管理、相對(duì)獨(dú)立的位置，確保會(huì)議安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)安裝必要的監(jiān)控系統(tǒng)，以保障會(huì)議安全。

3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議，應(yīng)采取保密措施，限制無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室。

六、會(huì)議室預(yù)訂優(yōu)先級(jí)

1.面對(duì)多個(gè)會(huì)議室預(yù)訂請(qǐng)求時(shí)，接待部門應(yīng)按照會(huì)議的重要性、緊急程度等因素，合理分配會(huì)議室資源。

2.公司級(jí)重要會(huì)議享有優(yōu)先預(yù)訂權(quán)，確保關(guān)鍵會(huì)議的順利進(jìn)行。

七、會(huì)議室使用反饋

1.使用會(huì)議室后，各部門或個(gè)人應(yīng)對(duì)會(huì)議室環(huán)境、設(shè)備等情況進(jìn)行反饋。

2.接待部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見，及時(shí)改進(jìn)會(huì)議室管理工作，提高會(huì)議體驗(yàn)。

本章旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，為各類會(huì)議提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)保障。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有變更，