程序文件模式-文件控制

1、目的

為了使以及與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件得到有效控制，確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的

各個(gè)場所都能及時(shí)得到和使用文件的有效版本，特制定本程序。

2、適用范圍

本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

文件控制分為三個(gè)部分：即質(zhì)量管理體系文件、內(nèi)部行政文件及各類外來文件。

3、職責(zé)

3.1負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊和有關(guān)行政文件。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的審核。

3.3負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊、程序文件的編制及修改，全面負(fù)責(zé)各類文件（質(zhì)量管理體系文件、

行政公文、外來文件）的管理工作。

3.4各部門負(fù)責(zé)本部門有關(guān)文件的管理。

4、工作程序

流程責(zé)任部門/崗位工作內(nèi)容相關(guān)文件/記錄

〈開始）

?質(zhì)量管理體系文件

質(zhì)量手冊（包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)）

文件分類程序文件

各類工作文件

?為確保相關(guān)工作的策劃、運(yùn)行和

控制所需的相關(guān)管理文件及公文，

?接受的相關(guān)外來文件

??辦公室按工作業(yè)務(wù)流程和部門工作職

文件1編制

?責(zé)分工組織各部門編寫文件。

?文件內(nèi)容、格式符合要求。

■文件規(guī)定可操作。

?組織部門各負(fù)責(zé)人對體系文件進(jìn)行會(huì)

文件會(huì)審?

?審，確保文件質(zhì)量。

?《質(zhì)量手冊》、《程序文件》由管理者代

文件審批*

?表審核，批準(zhǔn)。

*?各部門工作文件由部門負(fù)責(zé)人審核，分

?管批準(zhǔn)。

?編文號、排版、校對、印刷、用印、裝

文件制作?訂成冊。

??外來文件由審閱批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)。

流程責(zé)任部門/崗位工作內(nèi)容相關(guān)文件/記錄

??注明文件名稱和文件編號。

文件標(biāo)識

??質(zhì)量手冊在封面上做出編號和分發(fā)號

標(biāo)識；

?程序文件做好編號、版本號和修改狀態(tài)

標(biāo)識。

?需要保密的文件，應(yīng)做好“密級”標(biāo)識。

文件發(fā)放??文件發(fā)放前應(yīng)作好發(fā)放策劃。

?紙質(zhì)文件作好文件接收和發(fā)放登記。

?電子文件的發(fā)放：下載后進(jìn)入0A系統(tǒng)

的收文處理程序。

??應(yīng)分別建立的各類文件清

文件管理

單。

*?各部門應(yīng)將指導(dǎo)本部門工作的文件、相

關(guān)的法律法規(guī)和《質(zhì)量手冊》、《程序文

件》錄入本部門《受控文件清單》。

?妥善保管文件，保持其清晰、易于識別，

防止丟失。

?做好電子文件的管理。

??《質(zhì)量手冊》和《程序文件》應(yīng)在每年

評審、更新

?年底或次年年初進(jìn)行定期評審，需更改

時(shí)，由提出更改人填寫文件更改審批表。

??《質(zhì)量手冊》的更改申請由管理者代表

審核、批準(zhǔn)。

??部門每年應(yīng)對與本部門工作相關(guān)的法

律、法規(guī)、規(guī)章進(jìn)行評審，以確保其有

效性。

?文件評審后，應(yīng)保存其評審記錄。

?辦公室?各部門質(zhì)量管理體系文件對應(yīng)表的更

改由部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)

批準(zhǔn)。

流程責(zé)任部門/崗位工作內(nèi)容相關(guān)文件/記錄

?質(zhì)量管理體系文件更改方式：換版、換

評審、更新頁。

?文件更改后的標(biāo)識：

△《質(zhì)量手冊》原版版本號為A,換版后

的版本號用B、C……標(biāo)識；

△《質(zhì)量手冊》的初始修改狀態(tài)為0,更

改后的修改狀態(tài)用1、2、3……標(biāo)識；

△文件更改后應(yīng)注明更改后的生效日期。

?新文件下發(fā)時(shí)作好發(fā)放記錄并收回舊

作廢文件處理?

文件。

?收回的作廢文件經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)

?行銷毀并做好銷毀記錄。

?做好保密文件的清退、俏毀管理。

?需作資料保留的作廢文件，應(yīng)做好作廢

標(biāo)識，以便識別并防止誤用。

文件管理檢查??辦公室在每年年底或次年年初對各部

門文件的管理情況進(jìn)行檢查。

??按OA系統(tǒng)管理辦法執(zhí)行。

非紙張類??為防止文件的意外丟失，確保文件的安

文件的管理全，應(yīng)做好異地備份。

?做好電子文件的歸檔管理

??對于電子版的《質(zhì)量手冊》和《程序文

件》的更改，辦公室還應(yīng)在《質(zhì)量管理

體系文件修改記錄》中作好書面記錄。

（結(jié)束）

5、相關(guān)文件

5.1

5.2