公司會議室5s管理制度

公司會議室5s管理制度第一章總則

為確保公司會議室管理規(guī)范，提高會議效率，營造良好的會議環(huán)境，特制定本會議室5S管理制度。本制度旨在通過整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）五大原則，對會議室進行全方位管理。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室及與會議相關的配套設施。

二、定義

1.會議：指在公司內(nèi)部舉行的各類討論、研究、決策、協(xié)調(diào)、培訓等活動。

2.會議室：供召開會議使用的專門場所。

3.5S：整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。

三、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織和實施，確保會議的順利進行。

2.會議室管理員：負責會議室的日常管理和維護，確保會議室設施完好、環(huán)境整潔。

3.參會人員：遵守會議室管理制度，共同維護會議秩序和環(huán)境衛(wèi)生。

四、制度目標

1.提高會議效率，縮短無效會議時間。

2.營造整潔、舒適的會議環(huán)境，提升公司形象。

3.培養(yǎng)員工良好的會議素養(yǎng)，促進團隊協(xié)作。

五、制度執(zhí)行

1.全體員工應認真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護會議室管理秩序。

2.各級管理人員應加強對會議室管理工作的指導和監(jiān)督，確保制度落實到位。

3.對違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關規(guī)定給予相應處理。

六、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂后的制度經(jīng)公司批準后予以公布，自公布之日起生效。

本制度的解釋權(quán)歸公司所有。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，以下詳細闡述會議流程的各個環(huán)節(jié)。

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議目的，確保會議內(nèi)容緊密圍繞主題展開。

2.確定參會人員：根據(jù)會議主題，邀請相關人員參會，避免不相關人員參會，以提高會議效率。

3.確定會議時間：合理安排會議時間，避免影響正常工作，同時確保參會人員能夠按時參加。

4.通知與提醒：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點等信息，并在會議開始前進行提醒。

二、會議組織

1.會場布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會場，確保座位舒適、視線良好。

2.會議材料準備：提前準備會議相關材料，包括會議議程、發(fā)言稿、參考資料等，并于會前分發(fā)給參會人員。

3.設備檢查：檢查會議室設備（如投影儀、音響、話筒等）是否正常，確保會議過程中無技術(shù)問題影響會議進程。

三、會議進行

1.會議簽到：會議開始前進行簽到，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人發(fā)言：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和期望成果。

3.各部門匯報：各部門負責人按照會議議程，依次匯報相關工作，并提出問題和建議。

4.討論與決策：針對會議主題和各部門匯報內(nèi)容，展開討論，形成決策。

5.會議記錄：指定專人負責會議記錄，詳細記錄會議內(nèi)容、決策和行動計劃。

四、會議總結(jié)

1.總結(jié)發(fā)言：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確決策和行動計劃。

2.分工與責任：明確各責任人，將決策和行動計劃落實到位。

3.會議紀要：整理會議記錄，形成會議紀要，并于會后在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)給參會人員。

五、會議反饋

1.參會人員就會議組織、內(nèi)容和效果等方面提出意見和建議。

2.會議組織者針對反饋意見進行改進，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議內(nèi)容的書面記錄，是會議決策和行動計劃的重要依據(jù)。為確保會議成果的落實，以下對會議紀要的跟蹤落實進行詳細闡述。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由指定的會議記錄人負責整理會議紀要，確保紀要內(nèi)容完整、準確。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決策事項、行動計劃及責任分配等關鍵信息。

3.會議紀要應在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并在48小時內(nèi)發(fā)送給所有參會人員征求意見。

4.經(jīng)參會人員確認無誤后，會議紀要最終版應在72小時內(nèi)正式發(fā)布。

二、決策事項的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任人對會議紀要中明確的決策事項和行動計劃進行認領，并按照既定時間表推進實施。

2.會議組織者或指定專人定期對決策事項的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項工作按計劃推進。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應及時反饋給相關人員，協(xié)調(diào)資源予以解決。

三、進度報告與評估

1.各責任人需定期向會議組織者報告決策事項的執(zhí)行進度，包括已完成事項、進行中事項及預計完成時間等。

2.會議組織者對進度報告進行分析，評估會議決策的落實情況，并根據(jù)實際情況調(diào)整后續(xù)行動計劃。

3.對于未按計劃推進的事項，應查明原因，制定整改措施，并督促責任人落實到位。

四、會議紀要的存檔與查閱

1.會議紀要最終版應作為公司重要文件進行存檔，以便于后續(xù)查閱和追溯。

2.建立會議紀要查閱制度，確保相關人員能夠方便、快捷地查閱到所需會議紀要。

3.對會議紀要的存檔和查閱情況進行定期檢查，確保資料的安全與完整。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用和良好維護，制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂時應明確會議主題、參會人數(shù)、使用時間等。

2.預訂者需通過公司規(guī)定的預訂系統(tǒng)或聯(lián)系會議室管理員進行預訂，遵循先到先得的原則。

3.若預訂時間發(fā)生沖突，會議室管理員將協(xié)調(diào)安排或提出替代方案。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應保持安靜、整潔，不得吸煙、進食或進行與會議無關的活動。

2.會議開始前，使用人員應確保會議室設備（如投影儀、音響、白板等）的正常運作，并在會議結(jié)束后恢復原狀。

3.會議室內(nèi)物品應妥善使用，不得隨意搬動或損壞，如有損壞，應照價賠償。

三、會議室設備管理

1.定期對會議室設備進行檢查和維護，確保設備處于良好狀態(tài)。

2.非專業(yè)人員不得隨意拆卸或調(diào)整會議室設備，如需技術(shù)支持，應聯(lián)系專業(yè)人員處理。

3.會議室內(nèi)應配備必要的會議用品，如白板筆、紙筆、垃圾桶等，并定期補充。

四、會議室清潔與維護

1.會議室使用后，使用人員應負責清理垃圾，保持會議室整潔。

2.定期對會議室進行深度清潔，包括地毯、座椅、窗臺等，確保會議室衛(wèi)生。

3.會議室管理員應定期檢查會議室設施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議室的正常使用。

五、會議室安全

1.會議室內(nèi)應配置適當數(shù)量的消防設施，并定期檢查，確保其正常工作。

2.會議室使用人員應熟悉安全逃生路線和應急措施。

3.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆物品，確保會議安全。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理員有權(quán)制止并記錄。

2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴重程度，違規(guī)者將接受相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、限制使用會議室等。

3.會議室管理員應定期匯總違規(guī)情況，并向管理層報告，以便持續(xù)改進會議室管理。

第五章附則

為確保本會議室5S管理制度的實施效果，以下為附則內(nèi)容：

一、本制度自發(fā)布之日起生效，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

二、本制度的解釋權(quán)歸公司所有，如有未