醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑探析

摘要：隨著人們對健康關(guān)注度的持續(xù)提升，對醫(yī)療服務(wù)也提出了更高要求。檔案記錄了各種信息，是醫(yī)務(wù)人員開展各項工作的基礎(chǔ)。因此，檔案信息在提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。信息化時代的到來，醫(yī)院檔案信息直線增長，而傳統(tǒng)的檔案管理模式根本無法滿足實際需求。對此，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)積極引入信息技術(shù)，突破檔案管理瓶頸。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅可以有效提高檔案管理水平，還有助于更好地保存檔案資料。因此，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)受到醫(yī)院高度重視。但就當前實際情況而言，仍存在一些問題，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)推進?；诖?，文章對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑加以探究，以期給相關(guān)人員提供參考。關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)。因此，信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)的主流趨勢。尤其是醫(yī)院檔案管理工作，通過推進信息化建設(shè)不僅可以有效提高檔案管理效率，還有助于降低管理成本。另外，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)了遠程查詢，在推進醫(yī)療改革方面發(fā)揮著重要作用。因此，國內(nèi)研究學者一致認為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義。但就當前實際情況而言，很多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)是由其他行業(yè)的操作系統(tǒng)改進而來，雖然能夠給醫(yī)院檔案管理工作提供一定的助力，但因其與醫(yī)院實際情況結(jié)合不夠緊密，在使用過程中存在不兼容的問題。究其根本，還是缺少針對性的功能模塊。目前，國內(nèi)的相關(guān)研究都集中在概念和技術(shù)模型方面，很少會對系統(tǒng)建設(shè)的過程與方法開展研究。因此，研究醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義。一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，且已被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域。就檔案管理領(lǐng)域而言，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅可以有效提高檔案管理效率，還可以更好地保護檔案資料。醫(yī)院人流量比較大，需要對每個患者的相關(guān)信息記錄并整理成檔案，若仍采用人工處理，不僅需要花費大量的時間與精力，還容易出現(xiàn)信息錯誤。而信息技術(shù)的應(yīng)用可有效提高檔案管理的工作效率，促使檔案充分發(fā)揮其作用。由此可見，推進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。1.適應(yīng)時代發(fā)展需求在信息化時代，信息技術(shù)已融入人們生活的方方面面。醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的主要場所，其每天的人流量非常大，若仍采用傳統(tǒng)、單一的人工管理模式，根本無法滿足當前的發(fā)展需求?；诖耍t(yī)院在檔案管理方面應(yīng)積極尋求新的管理模式。在醫(yī)院管理中應(yīng)用信息技術(shù)不僅可以有效提升服務(wù)質(zhì)量，還可以提高管理水平。因此，醫(yī)院管理信息化建設(shè)已成必然趨勢。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是開展各項醫(yī)療服務(wù)工作的基礎(chǔ)，也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需求，加強信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，減少檔案缺失、重復等問題，促使檔案資料充分發(fā)揮其價值與作用。2.滿足檔案集約化管理需求由于醫(yī)院每天接收的病患非常多，檔案也隨之增多。在此背景下，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理根本無法滿足當前的工作需求，醫(yī)院必須積極推進檔案管理信息化建設(shè)?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)支持的檔案管理，不僅可以有效解決檔案管理分散、難度大的問題，還能按照程序設(shè)定存儲檔案信息，有效預(yù)防檔案管理不規(guī)范帶來的安全隱患，促使醫(yī)院檔案管理工作更有序開展，進而滿足當前醫(yī)院檔案集約化管理的需求，為實現(xiàn)檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。3.滿足檔案信息安全要求由于紙質(zhì)檔案在存儲過程中很容易出現(xiàn)損壞，影響檔案信息的應(yīng)用價值?；谛畔⒓夹g(shù)的檔案管理系統(tǒng)不僅可以優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，還創(chuàng)新了檔案信息存儲方式，推動了檔案管理革命性變革，完美解決了傳統(tǒng)檔案管理中信息安全問題，有效提升了檔案保存質(zhì)量。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為現(xiàn)代信息技術(shù)的典型代表，具有數(shù)據(jù)挖掘功能，可以有效識別醫(yī)院檔案管理中的錯誤信息，最大限度地推進醫(yī)院檔案管理標準化建設(shè)，為構(gòu)建安全、智能的檔案管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。尤其是在當前醫(yī)院業(yè)務(wù)量持續(xù)增加的背景下，業(yè)務(wù)類型更加多樣化，增加了醫(yī)院檔案管理的難度。但是，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以在無形中構(gòu)建信息保護屏障，有效提升檔案信息的安全性。二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，其管理好壞直接關(guān)系著醫(yī)院整體管理水平。目前，很多醫(yī)院在發(fā)展需求與檔案管理間存在較為突出的矛盾，無法為醫(yī)院穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展提供助力。究其根本，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些問題，影響檔案管理工作的開展。為了推進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提高醫(yī)院管理水平，需要研究分析醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，總結(jié)歸納常見問題，為后續(xù)改建提供方向。首先，缺乏檔案管理信息化建設(shè)意識。雖然當前大部分醫(yī)院對檔案管理信息化建設(shè)表現(xiàn)出重視，但在實際落實時因多方面因素影響，導致檔案管理信息化建設(shè)無法順利推進。究其根本，檔案管理信息化建設(shè)意識不足。部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)時只是將檔案資料輸入系統(tǒng)，并未積極轉(zhuǎn)變管理理念，導致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)仍停留在基礎(chǔ)層面，無法充分發(fā)揮檔案資料的價值。另外，還有部分醫(yī)院管理人員認為檔案管理信息化建設(shè)投入成本比較高，導致檔案管理信息化建設(shè)擱淺，從而阻礙檔案管理工作有序開展。其次，缺乏完善的檔案管理信息化建設(shè)制度。雖然已經(jīng)有越來越多的醫(yī)院認識到檔案管理信息化建設(shè)在提高醫(yī)院管理水平中的重要作用，但在推動檔案管理信息化建設(shè)過程中未建立完善的管理制度，無法為檔案管理信息化建設(shè)提供指導與依據(jù)。目前，以醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實際情況來看，大部分醫(yī)院雖然建立了檔案管理制度，但操作性與可行性較低，一是因為很多醫(yī)院在制定檔案管理信息化建設(shè)制度時直接照搬其他醫(yī)院的相關(guān)制度，沒有結(jié)合本醫(yī)院自身的實際情況；二是醫(yī)院未建立檔案管理信息化制度，而是沿用原有的檔案管理制度開展相關(guān)工作，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)無據(jù)可依。再次，系統(tǒng)維護力量薄弱。當前大部分醫(yī)院已經(jīng)投入資金購買相應(yīng)軟硬件建立檔案管理系統(tǒng)，但并未對系統(tǒng)定期維護，容易導致系統(tǒng)卡頓或引發(fā)信息安全問題。另外，部分醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)運行過程中并未根據(jù)實際需求擴充功能模塊，致使其根本無法滿足當前檔案管理需求。因此，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中會出現(xiàn)前期如火如荼而后期置若罔聞，不僅浪費大量資源，還影響了檔案管理工作的開展。最后，缺乏高素質(zhì)管理人才。檔案管理信息化建設(shè)的推進，對檔案管理人員提出了更高的要求，既要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，也要熟練操作檔案管理系統(tǒng)。但是，當前很多醫(yī)院的檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，不但檔案管理方面的專業(yè)知識儲備不足，而且無法熟練操作檔案管理系統(tǒng)，因而阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。雖然部分醫(yī)院為加快檔案管理信息化建設(shè)積極引進信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，但很多都是剛畢業(yè)的大學生，雖然具備一定的信息技術(shù)操作能力，但缺乏檔案管理經(jīng)驗，無法在檔案管理工作中發(fā)揮作用。三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑通過對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析，了解了醫(yī)院檔案管理中仍存在一些問題。對此，相關(guān)人員必須正視現(xiàn)存問題，并結(jié)合問題特征以及自身實際情況制定改善措施，推進檔案管理信息化建設(shè)，使檔案資料充分發(fā)揮其價值，有效提高醫(yī)院管理水平。1.增強檔案管理信息化建設(shè)意識檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，其在提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以及推進醫(yī)院良性發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。為保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有序推進，增強檔案管理信息化建設(shè)意識是基礎(chǔ)。只有醫(yī)院管理人員具備檔案管理信息化建設(shè)意識后，才能引導醫(yī)院管理向信息化管理層次邁進，進而有效提高醫(yī)院管理水平，為人民群眾提供更高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。首先，醫(yī)院管理層要積極轉(zhuǎn)變理念，加強檔案管理信息化建設(shè)方面的學習，認識檔案管理信息化在提高醫(yī)院管理水平方面發(fā)揮的作用。與此同時，醫(yī)院管理人員也要發(fā)揮帶頭作用，讓基層人員認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性；其次，醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)方面的宣傳，在潛移默化中增強基層員工檔案管理信息化建設(shè)意識。此外，醫(yī)院還可以通過建立檔案管理信息化建設(shè)文化創(chuàng)造良好的內(nèi)部氛圍，增強基層人員檔案管理信息化建設(shè)意識。2.建立完善的檔案信息化管理制度完善的檔案信息化管理制度不僅是保證檔案管理信息化建設(shè)有序開展的前提，還是規(guī)范檔案信息化管理的基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院應(yīng)重視檔案信息化管理制度建設(shè)。醫(yī)院傳統(tǒng)人工檔案管理向檔案信息化管理轉(zhuǎn)變，勢必會呈現(xiàn)出新的特點，醫(yī)院的檔案管理制度也要隨之更新與優(yōu)化，只有這樣才能保證檔案管理信息化建設(shè)有序開展。對此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身實際情況，梳理和分析現(xiàn)有檔案信息化管理制度，將不符合實際需求的規(guī)章制度剔除，并結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案信息化管理特點，調(diào)整、優(yōu)化檔案信息化管理制度，不僅能夠規(guī)范檔案信息化管理工作，還能保證檔案管理工作的合法性與合規(guī)性，為有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。值得一提的是，在借鑒其他醫(yī)院檔案信息化管理制度時不可以生搬硬套，應(yīng)將其優(yōu)點與自身實際情況相結(jié)合，使制定的管理制度更具針對性與指導性。3.重視檔案管理系統(tǒng)維護醫(yī)院若想充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，就要對其定期維護。首先，安排專業(yè)技術(shù)人員監(jiān)測檔案管理系統(tǒng)的運行狀況，并做好評估工作。與此同時，醫(yī)院還要制定檔案管理系統(tǒng)維護制度，不僅可以為檔案管理系統(tǒng)維護人員開展工作提供依據(jù)，還能起到規(guī)范檔案管理系統(tǒng)維護人員的作用，促使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)維護工作向規(guī)范、專業(yè)的方向發(fā)展；其次，檔案管理系統(tǒng)維護人員要根據(jù)系統(tǒng)運行狀態(tài)評估、制訂維護計劃，以便及時發(fā)現(xiàn)影響檔案管理系統(tǒng)正常運行的因素，再結(jié)合實際情況采取有效的措施，以保證檔案管理系統(tǒng)始終處于最佳運行狀態(tài)，為提高檔案管理工作效率與質(zhì)量奠定基礎(chǔ)；最后，醫(yī)院還應(yīng)積極與專業(yè)的軟件企業(yè)合作，優(yōu)化與完善檔案管理系統(tǒng)。尤其是檔案管理系統(tǒng)中最常見的不兼容和功能模塊缺失等問題，軟件企業(yè)需結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作需求對現(xiàn)運行的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存擴充與升級轉(zhuǎn)型，促使檔案管理系統(tǒng)的功能更完善，從而滿足醫(yī)院檔案管理需求。4.加強高素質(zhì)檔案管理人才隊伍建設(shè)人作為檔案管理工作的主體，其專業(yè)能力與綜合素質(zhì)的高低在一定程度上影響檔案管理水平。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進，對檔案管理人員也提出更高的要求。對此，醫(yī)院要重視高素質(zhì)檔案管理人才建設(shè)，具體可從以下兩個方面入手：首先，加強在職檔案管理人才培訓。為保證檔案管理培訓的針對性與有效性，在開展培訓活動前可通過問卷調(diào)查了解在職檔案管理人員對培訓的需求。培訓內(nèi)容不局限于檔案管理方面的專業(yè)知識與系統(tǒng)操作技能，還要加強檔案管理人員思想教育，在提高檔案管理人員專業(yè)能力的同時，促使其始終保持愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度。此外，也要注意豐富培訓方式，除了內(nèi)部定期開展培訓活動之外，醫(yī)院還可以邀請行業(yè)專家開展講座或安排優(yōu)秀檔案管理人員到兄弟單位參觀學習，幫助其不斷提高專業(yè)能力；其次，醫(yī)院也要積極開展人才引進工作，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮血液。醫(yī)院可通過良好的薪酬待遇以及清晰的職業(yè)晉升規(guī)劃留住高素質(zhì)檔案管理人才，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作的落實提供充足的人力支持。5.加強醫(yī)院檔案管理信息安全建設(shè)由于醫(yī)院的檔案記錄了大量的患者信息以及科研信息，所以對保密性的要求比較高。為了保證檔案信息的安全性，醫(yī)院必須加強檔案管理信息化建設(shè)，從根源上減少信息安全隱患。首先，醫(yī)院根據(jù)檔案資料的重要性分別實施加密處理，并采用專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備設(shè)施，以免外界因素對檔案信息造成不良影響；其次，檔案信息在傳輸過程中應(yīng)采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息傳輸創(chuàng)造私密性更強的信息傳輸通道；最后，為了保證醫(yī)院檔案信息的安全性，可以根據(jù)實際需求合理運用網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)，如防火墻、訪問控制以及身份識別等，最大限度地防御外來病毒以及黑客的攻擊，以提高檔案管理系統(tǒng)的安全管理水平。此外，醫(yī)院也要定期備份重要的檔案信息，如采取異地備份，該備份方式可有效避免檔案物理性損失，提高檔案管理系統(tǒng)的容災(zāi)能力，進而降低檔案信息破壞以及損毀導致的損失。四