企業(yè)秘書與行政助理管理制度

企業(yè)秘書與行政助理管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是為了規(guī)范和管理企業(yè)秘書與行政助理的工作，確保他們能夠高效地履行職責(zé)，供應(yīng)良好的行政支持，為企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)供應(yīng)保障。本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度訂立，適用于全體企業(yè)秘書與行政助理及相關(guān)工作人員。第二條工作職責(zé)企業(yè)秘書與行政助理是企業(yè)行政管理團(tuán)隊(duì)的緊要成員，重要負(fù)責(zé)以下工作：幫助上級(jí)進(jìn)行會(huì)議布置和紀(jì)要撰寫。幫助上級(jí)處理日常行政事務(wù)，如文件收發(fā)、辦公用品采購(gòu)等。管理和維護(hù)企業(yè)檔案，確保文件的有效保管和使用。組織和協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)。幫助上級(jí)進(jìn)行差旅布置和行政支持。維護(hù)辦公區(qū)域的乾凈和安全。幫助上級(jí)進(jìn)行文件編制和報(bào)表匯總等工作。其他由上級(jí)主管交辦的工作。第三條資格要求企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)具備以下基本素養(yǎng)和本領(lǐng)：具備良好的溝通與協(xié)調(diào)本領(lǐng)，能夠與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工有效溝通。具備較強(qiáng)的組織和協(xié)調(diào)本領(lǐng)，能夠協(xié)調(diào)不同部門和人員的工作。具備較好的文檔處理本領(lǐng)，嫻熟運(yùn)用辦公軟件處理文檔。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，能夠妥當(dāng)保管和管理機(jī)密文件。具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)和適應(yīng)本領(lǐng)，能夠及時(shí)了解和掌握各類業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)政策法規(guī)。具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度。第二章工作流程第四條任務(wù)調(diào)配公司行政管理部依據(jù)業(yè)務(wù)需求和工作量，將任務(wù)進(jìn)行合理調(diào)配，確保每個(gè)企業(yè)秘書與行政助理都能夠承當(dāng)適當(dāng)?shù)墓ぷ髁?，并有明確的工作目標(biāo)。第五條工作計(jì)劃每周初，企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)與直接上級(jí)進(jìn)行工作計(jì)劃的溝通，明確當(dāng)周的工作重點(diǎn)和工作計(jì)劃，合理布置時(shí)間和資源。第六條工作報(bào)告每周末，企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)當(dāng)向直接上級(jí)提交工作報(bào)告，記錄當(dāng)周工作完成情況、存在的問題和下周的工作計(jì)劃。第七條工作會(huì)議企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)樂觀參加相關(guān)部門的工作會(huì)議，了解會(huì)議內(nèi)容，協(xié)調(diào)會(huì)議布置，并及時(shí)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫和分發(fā)。第八條文件管理企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)依照公司文件管理制度，做好文件的收發(fā)、整理、存檔和檢索工作，確保文件的安全和有效性。第九條差旅管理企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)幫助上級(jí)進(jìn)行差旅布置，包含行程預(yù)訂、交通布置、留宿預(yù)訂等，確保差旅過程順利進(jìn)行。第十條辦公保障企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的乾凈和安全，包含定期清理、維護(hù)和修理設(shè)備、保障辦公環(huán)境的舒適性等工作。第十一條信息管理企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)及時(shí)了解和掌握各類業(yè)務(wù)信息和政策法規(guī)，為上級(jí)決策供應(yīng)參考依據(jù)，并確保信息的安全和保密。第三章權(quán)責(zé)第十二條上級(jí)引導(dǎo)企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)聽從上級(jí)的指揮和工作布置，聽從上級(jí)的決策，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)展和存在的問題。第十三條保密責(zé)任企業(yè)秘書與行政助理應(yīng)嚴(yán)守商業(yè)秘密，不得泄露公司的機(jī)密信息和商業(yè)機(jī)密，保護(hù)公司的利益和聲譽(yù)。第十四條違紀(jì)處分對(duì)于違反本制度的行為，公司將依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含批判教育、警告、記過、記大過等，并可以追究法律責(zé)任。第十五條獎(jiǎng)懲措施對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的企業(yè)秘書與行政助理，公司將予以相應(yīng)的嘉獎(jiǎng)和激勵(lì)措施，包含表?yè)P(yáng)、獎(jiǎng)金、晉升等，激勵(lì)他們提高工作質(zhì)量和效率。第十六條其他規(guī)定對(duì)于本制度未能涉及到的情況，公司行政管理部可以依據(jù)實(shí)際情況訂立相應(yīng)的增補(bǔ)細(xì)則，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核和批準(zhǔn)后執(zhí)行。第四章附則第十七條生效和更改本制度自公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之日起生效，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通知和宣傳。對(duì)于制度的修改和更改，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。第十八條解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部和公司領(lǐng)導(dǎo)全部，公司行政管理部負(fù)責(zé)本制度的具體執(zhí)行和解釋。第十九條違反制度的責(zé)任對(duì)于企業(yè)秘書與行政助理違反本制度的行為，公司將追究相應(yīng)責(zé)任，包含但不限于紀(jì)律處分、革職、辭退等。第二十條附件本制度的附件由公司行政管理部依據(jù)實(shí)際情況訂立，作為