對外出租會(huì)議室管理制度

對外出租會(huì)議室管理制度第一章總則

為確保對外出租會(huì)議室的管理工作有序、高效進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量與會(huì)議效率，特制定本管理制度。本管理制度適用于所有對外出租的會(huì)議室及相關(guān)配套設(shè)施的管理與使用。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范對外出租會(huì)議室的預(yù)訂、使用、維護(hù)及服務(wù)流程，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.遵循公平、公正、公開的原則，為租戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的會(huì)議服務(wù)。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司對外出租的各類會(huì)議室、報(bào)告廳、接待室等會(huì)議場所。

2.本管理制度適用于會(huì)議場所的預(yù)訂、使用、維護(hù)及服務(wù)等相關(guān)工作。

三、責(zé)任主體

1.會(huì)議室管理部門：負(fù)責(zé)對外出租會(huì)議室的日常管理工作，包括預(yù)訂、安排、協(xié)調(diào)、維護(hù)及服務(wù)等工作。

2.租戶：按照本管理制度規(guī)定，合理使用會(huì)議室，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四、制度依據(jù)

1.本管理制度依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。

2.本管理制度的修改和解釋權(quán)歸公司所有。

五、執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本管理制度，確保會(huì)議場所的正常運(yùn)行。

2.公司設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)渠道，接受全體員工及租戶的監(jiān)督。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程至關(guān)重要。以下是對外出租會(huì)議室的會(huì)議流程：

一、會(huì)議預(yù)訂

1.租戶提前與會(huì)議室管理部門聯(lián)系，提交會(huì)議預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議設(shè)備需求等。

3.會(huì)議室管理部門收到預(yù)訂申請后，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并在兩個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)。

4.預(yù)訂成功后，租戶需按照約定時(shí)間、地點(diǎn)參加會(huì)議。

二、會(huì)議前期準(zhǔn)備

1.會(huì)議室管理部門根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議室，確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。

2.租戶可提前進(jìn)入會(huì)議室進(jìn)行會(huì)場布置，但需在會(huì)議開始前30分鐘完成。

3.會(huì)議室管理部門協(xié)助租戶調(diào)試設(shè)備，確保會(huì)議設(shè)備滿足會(huì)議需求。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前30分鐘，會(huì)議室管理部門安排專人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.參會(huì)人員需在簽到表上簽字，確認(rèn)參會(huì)。

3.簽到表由會(huì)議室管理部門保存，以備后續(xù)查詢。

四、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行，主持人負(fù)責(zé)會(huì)議進(jìn)程的把控。

2.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門應(yīng)確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行，并為參會(huì)人員提供必要的服務(wù)。

3.租戶應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議室管理部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論結(jié)果等。

3.會(huì)議記錄需在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并提交給租戶。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，租戶應(yīng)盡快整理會(huì)場，將會(huì)議室恢復(fù)原狀。

2.會(huì)議室管理部門對會(huì)議室進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，雙方進(jìn)行交接。

七、會(huì)議費(fèi)用結(jié)算

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議室管理部門根據(jù)會(huì)議預(yù)訂申請和實(shí)際使用情況，計(jì)算會(huì)議費(fèi)用。

2.租戶在接到會(huì)議費(fèi)用通知后，按照約定時(shí)間和方式支付費(fèi)用。

3.會(huì)議室管理部門在收到費(fèi)用后，為租戶開具相關(guān)發(fā)票或收據(jù)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議成果的有效轉(zhuǎn)化，確保會(huì)議決議的執(zhí)行，本章對會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映會(huì)議內(nèi)容，明確會(huì)議決議和責(zé)任分工。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，由會(huì)議室管理部門發(fā)布給相關(guān)參會(huì)人員。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的責(zé)任分工，認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決議。

2.會(huì)議決議的執(zhí)行情況應(yīng)作為各部門工作考核的依據(jù)。

3.會(huì)議室管理部門定期對會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

三、問題反饋與協(xié)調(diào)

1.各部門在執(zhí)行會(huì)議決議過程中，如遇到問題，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議室管理部門反饋。

2.會(huì)議室管理部門收到問題反饋后，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，確保會(huì)議決議順利實(shí)施。

3.對于重大問題，會(huì)議室管理部門應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，尋求支持與指導(dǎo)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，由會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)歸檔，保存期限為五年。

2.公司員工及租戶有權(quán)查閱會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議內(nèi)容。

3.查閱會(huì)議紀(jì)要時(shí)，需向會(huì)議室管理部門提出申請，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。

五、會(huì)議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會(huì)議決議發(fā)生變更，會(huì)議室管理部門應(yīng)及時(shí)對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布。

2.修訂后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確標(biāo)注修訂時(shí)間和內(nèi)容，確保相關(guān)人員了解最新情況。

3.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)對會(huì)議紀(jì)要的修訂情況進(jìn)行跟蹤，確保修訂后的紀(jì)要得到有效執(zhí)行。

六、會(huì)議紀(jì)要的考核與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況納入各部門年度考核，作為評價(jià)部門工作的重要依據(jù)。

2.對會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行不力的部門，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約談，督促整改。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，為公司改進(jìn)管理提供參考。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的正常運(yùn)行，提供良好的會(huì)議環(huán)境，本章對會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)訂管理

1.會(huì)議室預(yù)訂采用先到先得的原則，租戶需提前與會(huì)議室管理部門聯(lián)系，進(jìn)行預(yù)訂。

2.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)制定會(huì)議室預(yù)訂指南，明確預(yù)訂流程、時(shí)間限制等相關(guān)規(guī)定。

3.預(yù)訂成功后，租戶需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)會(huì)議需求，否則視為自動(dòng)取消。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.租戶在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，保持會(huì)議室整潔、安靜。

2.會(huì)議期間，租戶不得擅自改變會(huì)議室布局，不得損壞會(huì)議設(shè)備。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、飲酒及進(jìn)行其他違反公司規(guī)定的行為。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.租戶在會(huì)議前應(yīng)與會(huì)議室管理部門溝通，了解設(shè)備操作方法。

3.租戶使用會(huì)議設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告。

四、會(huì)議室服務(wù)與保障

1.會(huì)議室管理部門為租戶提供必要的服務(wù)，包括會(huì)場布置、設(shè)備調(diào)試、簽到管理等。

2.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)會(huì)場服務(wù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對會(huì)議過程中可能出現(xiàn)的問題。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生與安全工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔、安全。

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行保潔，保持地面、墻面、家具等設(shè)施的清潔。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查消防設(shè)施，確保消防通道暢通，提高消防安全意識。

六、會(huì)議室費(fèi)用管理

1.會(huì)議室管理部門根據(jù)會(huì)議預(yù)訂申請和實(shí)際使用情況，制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

2.租戶在會(huì)議結(jié)束后，按照約定時(shí)間和方式支付會(huì)議費(fèi)用。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對會(huì)議室費(fèi)用進(jìn)行核算，合理調(diào)整收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

七、會(huì)議室管理與監(jiān)督

1.會(huì)議室管理部門建立健全會(huì)議室管理制度，加強(qiáng)對會(huì)議室的日常管理。

2.公司設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受全體員工及租戶對會(huì)議室管理工作的監(jiān)督。

3.對違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，會(huì)議室管理部門有權(quán)予以制止，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)措施。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，明確以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與