2024年會(huì)計(jì)檔案管理制度（四篇）

第3頁共3頁2024年會(huì)計(jì)檔案管理制度第一條會(huì)計(jì)檔案，作為會(huì)計(jì)核算的核心資料，涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及財(cái)務(wù)報(bào)告等關(guān)鍵要素。此類檔案不僅是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的珍貴歷史資料與確鑿證據(jù)，亦是國家檔案體系中的關(guān)鍵構(gòu)成部分，同時(shí)在企業(yè)檔案管理中占據(jù)核心地位。第二條遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》之規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的管理務(wù)必確保制度健全、資料完整、安全保密、歸檔及時(shí)、存儲(chǔ)有序，并實(shí)行專人專責(zé)的保管機(jī)制。第三條會(huì)計(jì)檔案的具體范疇界定如下：1.會(huì)計(jì)憑證：細(xì)分為原始憑證、記賬憑證及其他會(huì)計(jì)憑證。原始憑證直接源于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的直接獲取或填制，用于明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、完成情況及相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是記賬憑證編制與賬簿登記的基礎(chǔ)依據(jù)，包括外單位取得與自制兩種類型。記賬憑證則依據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，確定會(huì)計(jì)分錄，并作為賬簿登記的憑據(jù)。其他會(huì)計(jì)憑證則涵蓋上述兩類憑證之外的所有憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿：以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)分散數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。賬簿種類包括日記賬、明細(xì)賬、總賬及各類輔助賬。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：作為反映會(huì)計(jì)實(shí)體財(cái)務(wù)狀況與經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書面文件，財(cái)務(wù)報(bào)告涵蓋會(huì)計(jì)報(bào)表、附表及財(cái)務(wù)情況說明書等，其中會(huì)計(jì)報(bào)表又分月、季、年度報(bào)表及附注。4.其他類會(huì)計(jì)檔案：包括但不限于銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、需保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)等，其中需保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料特指與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的重要資料。第四條會(huì)計(jì)檔案的立卷與保管應(yīng)遵循以下原則：1.分類編號(hào)：會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類及其他類，實(shí)行分級(jí)編號(hào)管理。2.立卷整理：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按上述分類與編號(hào)進(jìn)行整理立卷，并采用硬紙卷盒（或卷皮）進(jìn)行包裝。3.移交程序：會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后由財(cái)務(wù)部門暫存一年，以備查閱。一年后，若設(shè)有獨(dú)立檔案部門，則與財(cái)務(wù)部門共同編造清冊(cè)并移交檔案部門保管。4.保管清冊(cè)：檔案部門需建立“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”，由檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。5.存放要求：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按分類與編號(hào)順序存放，存放地點(diǎn)需滿足防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠等安全要求。6.清點(diǎn)與檢查：每年至少進(jìn)行一次會(huì)計(jì)檔案清點(diǎn)與檢查，確保檔案完整、借閱有序，并對(duì)保管期滿需處理的檔案及時(shí)采取措施。7.保管期限：各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱管理：1.內(nèi)部調(diào)閱需經(jīng)主管會(huì)計(jì)同意；外部調(diào)閱則需憑正式介紹信并經(jīng)會(huì)計(jì)主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，且會(huì)計(jì)檔案原件不得外借。2.調(diào)閱時(shí)需填寫調(diào)閱登記簿，復(fù)印需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并登記，調(diào)閱過程中檔案管理人員需在場(chǎng)監(jiān)督，調(diào)閱人員不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、勾劃或抄錄無關(guān)內(nèi)容。第六條會(huì)計(jì)檔案的銷毀管理：1.對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定。對(duì)未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)原始憑證應(yīng)單獨(dú)保管，直至確無保存價(jià)值時(shí)再行銷毀。2.對(duì)符合銷毀條件的檔案，應(yīng)編造“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查并報(bào)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀。銷毀時(shí)由財(cái)會(huì)部門與檔案部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需清點(diǎn)核對(duì)并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。銷毀清冊(cè)一式三份，分別由檔案、財(cái)會(huì)及上級(jí)主管單位保存。2024年會(huì)計(jì)檔案管理制度（二）1、公司的會(huì)計(jì)檔案，涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（含備查賬簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表及電腦軟盤資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。因此，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，確保其完整性和安全性。2、會(huì)計(jì)檔案的管理職責(zé)由公司財(cái)務(wù)部承擔(dān)，具體由主辦會(huì)計(jì)組織相關(guān)人員，依據(jù)《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》的要求，進(jìn)行定期收集、審查核對(duì)、分類裝訂成冊(cè)或整理成卷，并編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記。同時(shí)，需嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案的毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔工作應(yīng)在次年的____月底前完成。3、主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，需確保檔案不丟失、不缺損、不腐爛、不被蟲蛀等。財(cái)務(wù)部將定期或不定期檢查會(huì)計(jì)檔案的保管情況，并及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題。4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)按照年、季、月的順序，對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行立卷登記存放，以便于查閱和管理。5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需向檔案管理人員打招呼，并在閱后按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，并由檔案管理人員接待查閱。7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人將指定檔案管理人員接待查閱，并詳細(xì)登記查閱人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。8、會(huì)計(jì)檔案原則上不對(duì)外借出。如有特殊情況需要外借或復(fù)印，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期間，檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，且需限期歸還。9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值分為永久和定期兩類。定期保管期又分為三年、五年、十五年、二十五年不等。具體保管期限詳見附表。10、當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同審定。銷毀前需編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，并報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。對(duì)于應(yīng)保存的資料，需按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11、因單位人員變動(dòng)而需要移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章確認(rèn)。12、在撤銷、合并單位或建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。13、當(dāng)公司分設(shè)新單位時(shí)，應(yīng)由老單位根據(jù)賬面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字確認(rèn)作為新建單位建立新賬冊(cè)的依據(jù)。原憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。2024年會(huì)計(jì)檔案管理制度（三）1.公司會(huì)計(jì)檔案涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿（含備查賬簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃及財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表及電腦軟盤資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料與證據(jù)。因此，必須嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。2.會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任由公司財(cái)務(wù)部承擔(dān)，具體由主辦會(huì)計(jì)組織相關(guān)人員依據(jù)《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，定期收集、審查核對(duì)、分類裝訂成冊(cè)或整理成卷，并編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，確保檔案的安全，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度會(huì)計(jì)資料的歸檔工作需在次年的____月底前完成。3.主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，確保檔案不丟失、不缺損、不損壞、不被蟲蛀。財(cái)務(wù)部將定期或不定期檢查會(huì)計(jì)檔案的保管情況，及時(shí)解決保管中存在的問題。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員需按照年、季、月的順序，對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行立卷登記并存放。5.財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)，需向檔案管理人員通報(bào)，并在閱后按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。6.公司內(nèi)部各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，并由檔案管理人員接待查閱。7.外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)攜帶單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定檔案管理人員接待查閱。同時(shí)，需詳細(xì)登記查閱人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。8.會(huì)計(jì)檔案原則上不對(duì)外借出。如有特殊需求，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可外借或復(fù)印，并需辦理相關(guān)手續(xù)。外借期間，檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，并需限期歸還。9.會(huì)計(jì)檔案的保管期限根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值分為永久和定期兩類。定期保管期進(jìn)一步細(xì)分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。10.當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員共同審核。銷毀前需編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)并報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。銷毀過程中需派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。需保存的資料將按照上級(jí)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。11.因單位人員變動(dòng)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章確認(rèn)。12.在單位撤銷、合并或建設(shè)項(xiàng)目完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位全部檔案一并移交至指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。13.當(dāng)公司設(shè)立新單位時(shí)，由老單位根據(jù)賬面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字確認(rèn)作為新建單位建立新賬冊(cè)的依據(jù)。原憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料需留在老單位。2024年會(huì)計(jì)檔案管理制度（四）多個(gè)部門共同承擔(dān)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查工作。會(huì)計(jì)檔案的具體管理職責(zé)由財(cái)務(wù)部門專門承擔(dān)，并需指定專人于特定地點(diǎn)負(fù)責(zé)檔案的保管工作。該保管地點(diǎn)需確保具備充分的防潮、防霉、防蛀、防火及防盜等安全保障措施。第二章規(guī)定，財(cái)務(wù)部門及其下屬分公司、子公司必須建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱及銷毀等管理制度，旨在確保會(huì)計(jì)檔案的妥善保管、有序存放、便捷查閱，并嚴(yán)格防止檔案的損毀、散失及泄露。第三章明確了會(huì)計(jì)檔案歸檔的具體范圍，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算資料以及增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票等。第四章詳細(xì)描述了會(huì)計(jì)檔案的整理流程。會(huì)計(jì)年度結(jié)束后，應(yīng)將已裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類整理并立卷。各類會(huì)計(jì)檔案需根據(jù)其關(guān)聯(lián)性進(jìn)行分類，組成若干類型的案卷，并按順序編號(hào)。具體步驟涵蓋了會(huì)計(jì)憑證的按月立卷、分散裝訂及封面內(nèi)容填寫；會(huì)計(jì)賬簿的年度結(jié)賬處理、裝訂前的核對(duì)、裝訂順序及要求；以及會(huì)計(jì)報(bào)表的按月裝訂及年度歸檔等。第五章規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管要求。包括當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在年度終了后的暫存與移交、檔案管理人員的職責(zé)