DB34T 4533-2023 企業(yè)商業(yè)秘密管理體系要求

34Enterprisetradesecretmanagementsystems—RequireI 2 2 2 2 3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 8 8 8 8 9 9 9 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定本文件由安徽省市場(chǎng)監(jiān)督管理局反壟斷和反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)執(zhí)法1企業(yè)商業(yè)秘密管理體系要求注2：管理體系要素規(guī)定了組織的結(jié)構(gòu)、崗位和職責(zé)、策劃、運(yùn)行、方針、慣例、規(guī)則、理念、目標(biāo)，以及實(shí)現(xiàn)這注3：管理體系的范圍可能包括整個(gè)組織，組織中可被明確識(shí)別的職能或可被明確識(shí)別的部門(mén)，以及跨組織的單一2注2：如果管理體系的范圍僅覆蓋組織的一部分，在這種情況下，最高管理者是指管理和控制組織的這部分的一個(gè)注3：目標(biāo)可以采用其他的方式進(jìn)行表述，例如：采用預(yù)期的結(jié)果、活動(dòng)的目的或運(yùn)作準(zhǔn)則，或使用其他有類(lèi)似含4企業(yè)所處的環(huán)境4.1理解企業(yè)及所處的環(huán)境a)外部因素可包括國(guó)內(nèi)外的法律法規(guī)、技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)、市場(chǎng)、文化、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境等；b)內(nèi)部因素可包括企業(yè)價(jià)值觀、文化、戰(zhàn)4.2理解相關(guān)方的需求和期望a)與商業(yè)秘密管理體系有關(guān)的相關(guān)方，包括但不限于：商業(yè)秘密權(quán)利人、員工、顧客、供方、b)與商業(yè)秘密管理體系有關(guān)的相關(guān)方的要求，包括但不限于：企業(yè)規(guī)章制度、合同約定、法律4.3確定商業(yè)秘密管理體系的范圍34.3.1企業(yè)應(yīng)確定商業(yè)秘密管理體系的邊界和適用性，以確定其范圍。在確定范圍時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮：d)權(quán)利人的技術(shù)信息、經(jīng)營(yíng)信息等商業(yè)信息。4.3.2企業(yè)商業(yè)秘密管理體系應(yīng)包括在企業(yè)控制下或在其影響范圍內(nèi)可能影響企業(yè)商業(yè)秘密管理績(jī)效4.3.3范圍應(yīng)作為成文信息，可獲得并得到保持。4.4商業(yè)秘密管理體系4.4.1企業(yè)應(yīng)按照本文件的要求建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)商業(yè)秘密管理體系，包括所需過(guò)程及其4.4.2在必要的范圍和程度上，企業(yè)應(yīng)：a)保持成文信息以支持過(guò)程運(yùn)行，如商業(yè)秘密管理方針、商業(yè)秘密管理目標(biāo)、商業(yè)秘密管理文b)保留成文信息以確信其過(guò)程按策劃進(jìn)行，如本文件要求形成文件的程序和記錄。5.1領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾最高管理者應(yīng)通過(guò)以下方面，證實(shí)其對(duì)商業(yè)秘密管理體系的領(lǐng)導(dǎo)作a)確保建立商業(yè)秘密管理方針和目標(biāo)，與企業(yè)戰(zhàn)略方向及所處的環(huán)境一致；b)確保將商業(yè)秘密管理體系要求融入企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)過(guò)程中；d)就有效的商業(yè)秘密管理和符合商業(yè)秘密管理體系要求的重要性進(jìn)行溝通；e)確保商業(yè)秘密管理體系達(dá)到預(yù)期結(jié)f)指導(dǎo)并支持相關(guān)人員為商業(yè)秘密管理體系的有效性做出貢獻(xiàn)；h)支持其他相關(guān)管理人員，以證實(shí)在其職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用；最高管理者應(yīng)建立、實(shí)施和保持商業(yè)秘密管理方針，a)與企業(yè)的宗旨和所處的環(huán)境相適宜；b)為建立商業(yè)秘密管理目標(biāo)提供框架；c)包含滿足法律法規(guī)要求和其他要求的承d)包含持續(xù)改進(jìn)商業(yè)秘密管理體系的4a)確保商業(yè)秘密管理體系符合本文件的要求；b)向最高管理者報(bào)告商業(yè)秘密管理體系的績(jī)效以及改進(jìn)機(jī)會(huì)。6.1.1.1在策劃商業(yè)秘密管理體系時(shí)6.1.1.3企業(yè)應(yīng)確定其商業(yè)秘密管理體系范圍內(nèi)的潛在緊急情況，包括那些可能發(fā)生商業(yè)秘密泄漏和——6.1.1~6.1.3中所需的過(guò)程，其詳盡程6.1.2.1企業(yè)應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的評(píng)估準(zhǔn)則，識(shí)別和分析其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)中能夠控制和能夠施加影響的商業(yè)秘密相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，并確定相應(yīng)的管理措6.1.2.2企業(yè)應(yīng)保持以下方面的成文當(dāng)策劃措施時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮最佳實(shí)踐、可選技術(shù)方5企業(yè)應(yīng)在相關(guān)職能和層級(jí)上建立商業(yè)秘密管理目標(biāo)在策劃如何實(shí)現(xiàn)商業(yè)秘密管理目標(biāo)時(shí)，企業(yè)應(yīng)f)如何將實(shí)現(xiàn)商業(yè)秘密管理目標(biāo)的措施融入其業(yè)務(wù)過(guò)企業(yè)應(yīng)確定并提供建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)商業(yè)秘密管理體系所需的a)配備所需的人員，以有效實(shí)施商業(yè)秘密管理體系，并運(yùn)行和控制其過(guò)程；b)提供并維護(hù)所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，支撐商業(yè)秘密管理過(guò)程的運(yùn)行；c)提供必要的經(jīng)費(fèi)，以保障商業(yè)秘密管理過(guò)程的運(yùn)行。a)確定影響商業(yè)秘密管理績(jī)效和有效性的人員所需具備的能力；b)基于適當(dāng)?shù)慕逃?、培?xùn)或經(jīng)歷，確保人員具備勝任工作的能力；c)在適用時(shí)，采取措施以獲得和保持所必需的能力，并評(píng)價(jià)所采取措施的有效性；d)保留適當(dāng)?shù)某晌男畔?，作為人員能力的6c)不符合商業(yè)秘密管理體系要求的后7.4.2企業(yè)應(yīng)建立必要的分層溝通機(jī)制，確保與商業(yè)秘密管理體系有關(guān)的內(nèi)部溝通和外部溝通，并應(yīng)——應(yīng)確保所溝通的信息與來(lái)源于商業(yè)秘密管理體系的信息一致且可信。注：通常包括商業(yè)秘密管理方針、商業(yè)秘密管理目標(biāo)、商業(yè)秘密管理文件等。a)標(biāo)識(shí)和說(shuō)明（如標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)b)形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的c)評(píng)審和批準(zhǔn)，以確保適宜性和充分7.5.3.1應(yīng)控制商業(yè)秘密管理體系和本文件所要求的成文信息，以a)予以妥善保護(hù)（如防止泄密、不當(dāng)使用或缺失a)分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；b)存儲(chǔ)和防護(hù)；7.5.3.3對(duì)于確定的策劃和運(yùn)行商業(yè)秘密管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，企業(yè)應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)77.5.3.4對(duì)所保留的、作為符合性證據(jù)的成文信息應(yīng)予以保護(hù)，防止非預(yù)期8.1.1為滿足商業(yè)秘密管理體系的要求，a)確定商業(yè)秘密管理要求；e)在必要的范圍和程度上，確定并保持、保留策劃和控制過(guò)程的成文信息，以確信過(guò)程已經(jīng)按8.1.2企業(yè)應(yīng)確保對(duì)外部提供的與商業(yè)秘密8.1.3企業(yè)應(yīng)控制策劃的變更，評(píng)審非預(yù)期變更的后果，必要時(shí)，采取措施減輕不利影響。企業(yè)應(yīng)按照8.1的要求開(kāi)展商業(yè)秘密的管理工作a)識(shí)別和確定商業(yè)秘密；b)采取措施隱藏商業(yè)秘密；d)解除不具有保密價(jià)值或由于特定因素導(dǎo)致被公開(kāi)的商業(yè)秘密；企業(yè)應(yīng)按照8.1的要求開(kāi)展涉密事項(xiàng)的管理工作a)識(shí)別和確定涉密事項(xiàng)（如涉密人員、涉密載體、涉密物品、涉密區(qū)域、涉密商務(wù)活動(dòng)等企業(yè)應(yīng)定期對(duì)涉密事項(xiàng)管理措施進(jìn)行評(píng)審。附錄A給出了a)針對(duì)商業(yè)秘密泄密、侵權(quán)等緊急情況策劃應(yīng)急預(yù)案；b)為所策劃的響應(yīng)提供培訓(xùn)；8企業(yè)應(yīng)對(duì)已發(fā)生或疑似發(fā)生的泄密、侵權(quán)等緊急情況做出響應(yīng)，a)啟動(dòng)對(duì)商業(yè)秘密泄漏、侵權(quán)等緊急事件的核查，確認(rèn)事件發(fā)生的事實(shí)和過(guò)程；b)分析商業(yè)秘密泄漏或侵權(quán)原因，判斷是否侵權(quán)，并評(píng)估事件的嚴(yán)重程度；c)收集和固定商業(yè)秘密相關(guān)證據(jù)；必要時(shí)，可委托律師調(diào)查取證、通過(guò)公證機(jī)構(gòu)取證、向法院9績(jī)效評(píng)價(jià)9.1監(jiān)視、測(cè)量、分析與評(píng)價(jià)9.1.1企業(yè)應(yīng)建立、實(shí)施和保持用于監(jiān)視、測(cè)量、b)適用時(shí)的監(jiān)視、測(cè)量、分析與評(píng)價(jià)的方法，以確保得到有效的結(jié)果；e)何時(shí)應(yīng)分析和評(píng)價(jià)監(jiān)視和測(cè)量的結(jié)9.1.2企業(yè)應(yīng)評(píng)價(jià)其商業(yè)秘密績(jī)效和商業(yè)秘密管理體系的有效性。9.2.1總則企業(yè)應(yīng)按照策劃的時(shí)間間隔進(jìn)行內(nèi)部審核，a)是否符合企業(yè)自身的商業(yè)秘密管理體系要求和本文件要求；a)在考慮相關(guān)過(guò)程的重要性和以往審核結(jié)果的情況下，策劃、建立、實(shí)施和保持審核方案，審b)規(guī)定每次審核的審核準(zhǔn)則和范圍；c)選擇審核員并實(shí)施審核，以確保審核過(guò)程的客觀性和公正性；e)采取措施，以應(yīng)對(duì)不符合和持續(xù)改進(jìn)其商業(yè)秘密9.3管理評(píng)審9.3.1總則99.3.2管理評(píng)審輸入b)與商業(yè)秘密管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化；e)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效h)監(jiān)視測(cè)量的結(jié)果；9.3.3管理評(píng)審輸出b)評(píng)審和分析不符合，確定不符合的原因，確定是否存在或者可能發(fā)生類(lèi)似的不符合；評(píng)價(jià)等，以確定是否存在需求和機(jī)遇，這些需求和機(jī)遇10.2.2企業(yè)應(yīng)持續(xù)改進(jìn)商業(yè)秘密a)應(yīng)制定涉密人員管理制度，明確涉密人員的應(yīng)聘、入職、在職、離職等環(huán)節(jié)的管理要求；b)應(yīng)對(duì)涉密崗位的應(yīng)聘人員進(jìn)行保密事項(xiàng)提醒，對(duì)涉密崗位的擬入職人員進(jìn)行背景調(diào)查；應(yīng)要求其做出不侵犯前雇主的商業(yè)秘密、不違反與前雇主簽訂的競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等承可簽署競(jìng)業(yè)限制協(xié)議；開(kāi)展新入職人員的保密教育培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后并進(jìn)行考核，保存培d)應(yīng)對(duì)在職人員進(jìn)行管理，建立涉密人員名單，實(shí)施分級(jí)管理；定期開(kāi)展保密教育培訓(xùn)，對(duì)e)應(yīng)對(duì)涉密人員離職進(jìn)行管理，對(duì)其使用的涉密設(shè)備、涉密載體、涉密文件及相關(guān)物品進(jìn)行清查并移交；開(kāi)展離職面談，告知其離職后應(yīng)負(fù)有的保密義務(wù)；應(yīng)完成涉密載體的交接，f)應(yīng)對(duì)聘任或委托外聘的專(zhuān)家、顧問(wèn)、翻譯、律師等可能接觸涉密信息的外部人員簽訂保密協(xié)議或保密承諾書(shū)，宜進(jìn)行背景調(diào)查；臨時(shí)訪問(wèn)人員需要接觸或可能接觸商業(yè)秘密時(shí)，應(yīng)經(jīng)審批和登記，簽訂保密協(xié)議或保密承諾書(shū)，并安排保密人員全a)應(yīng)制定涉密載體管理制度，明確涉密載體的識(shí)別和確定、制作、使用、保存、維修和銷(xiāo)毀b)應(yīng)識(shí)別和確定企業(yè)所有涉密載體，建立涉密載體臺(tái)賬，宜按照涉密信息的密級(jí)和性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，實(shí)行分級(jí)管理；應(yīng)定期對(duì)涉密載體進(jìn)行清點(diǎn)和核查，確定涉密載體的數(shù)量、位置、c)涉密載體制作過(guò)程應(yīng)進(jìn)行保密，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)制作、收轉(zhuǎn)、存檔，并在涉密載體的適當(dāng)位置d)涉密載體的使用（包括查閱、借閱、復(fù)印、拷貝等）應(yīng)履行審批和登記手續(xù)，并對(duì)涉密載e)涉密載體應(yīng)保存在涉密區(qū)域的專(zhuān)用設(shè)備中，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管；涉密載體的維修，應(yīng)指定f)涉密載體的維修和銷(xiāo)毀應(yīng)履行審批和登記手續(xù)，按照規(guī)定的程序和方法，并在專(zhuān)人監(jiān)督下a)應(yīng)制定涉密物品管理制度，明確涉密物品的識(shí)別和確定、生產(chǎn)和加工、使用、保存、維修b)應(yīng)識(shí)別和認(rèn)定企業(yè)所有涉密物品，建立涉密物品臺(tái)賬，宜實(shí)行分級(jí)管理，并在醒目位置粘貼（懸掛）涉密指示標(biāo)識(shí)和禁止行為的警示標(biāo)識(shí)；應(yīng)定期對(duì)涉密物品進(jìn)行清點(diǎn)和核查，確c)應(yīng)在涉密區(qū)域內(nèi)進(jìn)行涉密物品的生產(chǎn)和加工，宜根據(jù)涉密物品生產(chǎn)和加工流程，安排不同d)應(yīng)在涉密區(qū)域內(nèi)使用涉密物品，并履行使用登記程序；對(duì)外銷(xiāo)售的涉密物品，應(yīng)與客戶簽訂保密協(xié)議或在銷(xiāo)售合同中增加保密義務(wù)條款，宜采取足以對(duì)抗不特定第三人通過(guò)反向工e)應(yīng)在指定的涉密區(qū)域存放涉密物品，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理；f)涉密物品的維修、報(bào)廢應(yīng)履行審批和登記手續(xù)，按照規(guī)定的程序和方法，并在保密人員監(jiān)a)應(yīng)制定涉密區(qū)域管理制度，明確涉密區(qū)域的識(shí)別和確定、安全防護(hù)、日常管理、檢修和維b)應(yīng)識(shí)別企業(yè)所有涉密區(qū)域，確定涉密區(qū)域的范圍，并在醒目位置粘貼（懸掛）涉密區(qū)域指c)應(yīng)對(duì)涉密區(qū)域進(jìn)行物理隔離，并根據(jù)其保密級(jí)別，選擇安裝安全防范設(shè)施設(shè)備，配備專(zhuān)職d)涉密區(qū)域內(nèi)部使用的通信、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、辦公設(shè)備等應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)保密規(guī)e)應(yīng)對(duì)涉密區(qū)域人員、物資進(jìn)出實(shí)行登記管理，未經(jīng)審批或授權(quán)嚴(yán)禁人員進(jìn)入和物資離開(kāi)；涉密區(qū)域如需接待外來(lái)人員，應(yīng)指派保密人員全程陪同，并告知保密注意事項(xiàng)和要求；必f)應(yīng)定期對(duì)涉密區(qū)域的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢修和維護(hù)，并履行審批和登記手續(xù)，按照規(guī)定的程序和方法，并在保密人員監(jiān)督下進(jìn)行；必要時(shí)，應(yīng)開(kāi)展不定期a)應(yīng)制定涉密商務(wù)活動(dòng)管理制度，明確涉密商務(wù)活動(dòng)中信息發(fā)布、涉密會(huì)議、商業(yè)活動(dòng)、對(duì)b)應(yīng)對(duì)信息發(fā)布實(shí)施保密審查，明確人員職責(zé)權(quán)限，對(duì)新聞稿件、展覽展會(huì)宣傳資料、著作論文、申請(qǐng)專(zhuān)利等信息實(shí)施對(duì)外發(fā)布前審查、發(fā)布后檢查，以及對(duì)涉密信息的c)應(yīng)對(duì)涉密會(huì)議實(shí)施商業(yè)秘密管理，選擇具有保密條件的場(chǎng)所，限定參會(huì)人員范圍，簽訂保密協(xié)議或承諾書(shū)；涉密文件資料應(yīng)